Jos kohderyhmä on tärkeä, ei kannata jäädä odottamaan parempaa aikaa kohtaamiselle. Kun tapaamiset ovat säännöllisiä, on suhde paremmassa kunnossa sitten, kun vihdoin päästään näkemään kasvokkain. 

Suhde kuin suhde kaipaa säännöllistä huoltoa – oli kyse sitten asiakkaista tai omasta henkilökunnasta. Kun suhteita on hoidettu ja kohtaamiset olleet säännöllisiä, on suhde paremmassa kunnossa sitten, kun vihdoin päästään tapaamaan kasvotusten.

“Jos jokin kohderyhmä on yritykselle tärkeä, sitä ei voi jättää vain odottamaan. Nyrkkisääntö on, että kommunikaatiota ei voi koskaan olla liikaa”, painottaa Wolttigroupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola.

”Sama pätee niin ulkoisissa kuin sisäisissä tapahtumissa.”

Etätyö on muuttunut yrityksissä rutiiniksi, ja vaikka digitaalisessa arjessa on niin hyviä kuin huonoja puolia, ovat huonot puolet alkaneet nostaa entistä useammin päätään. 

“Niitä vastaan voi taistella tuomalla arkeen uusia asioita inspiroivalla tavalla ja sisältö edellä”, Aittola sanoo. “Digitaalisissa kohtaamisissa itsessään ei ole enää mitään uutuudenviehätystä.”

Saman sisällön voi toteuttaa monella tavalla. Virtuaalitapahtuman ja webinaarin ero on, että virtuaalitapahtumassa kokemuksesta tulee yhteisöllinen ja inspiroiva – ja juuri näitä ihmiset janoavat.

“Jotta saat jengin paikalle, pitää jo kutsussa pystyä lupaamaan jotain innostavaa. Sitä lupausta ja sisältöjä pitää miettiä osallistujakokemuksen kautta. Osallistujan pitäisi kokea, että olipa hyvä juttu: innostuin ja sain energiaa, tapahtumaa oli helppoa seurata ja tuntui että olin aidosti mukana.” 

Kutsua kalenteriin ja toimintamalli hybridiaikaan

Tärkeiden suhteiden ylläpito on monella perustunut jo useamman vuoden ajan satunnaiseen soitteluun ja videotapaamisiin. Suhteen rakentamisen kannalta se tarkoittaa tarvetta uudelleenkäynnistykselle. Edessä on paljon päivitettävää ja tapaamisvelkaa.

“B2B-puolella murheena on se, ettei tärkeitä ihmisiä päästä enää yhtä helposti tapaamaan kuin aiemmin. Voi olla ettei ole päästy pitkään aikaan. Itseltään voi kysyä, uskallammeko päästää meille tärkeät ihmiset lomille tapaamatta heitä” Aittola sanoo. 

“Moni kysyy suoraan, että mitä hittoa tässä voi tehdä”, Aittola sanoo ja muistuttaa, että lopullista tapahtuman muotoa ei tarvitse heti lyödä lukkoon – suunnittelun lähtökohdaksi riittää, kun sovitaan ajankohta ja aiheet. 

“Kohderyhmän näkökulmasta olennaista on tarjota näkymä tulevaan. Kutsu on ensimmäinen kohtaamispiste henkilökohtaisen kontaktin ottamiseen.”

Syksyn ensimmäisiin hybridi- ja livetapahtumiin kutsut lähtevät heti lomien jälkeen, sillä hybriditapahtuma pitää saada hyvissä ajoin kohderyhmän kalenteriin, jotta ihmiset tulevat paikalle. Digitaalisen tapahtuman järjestäminen ei vaadi yhtä paljon. Niihin osallistumisen suunnittelujänne on kohderyhmällä lyhyempi ja osallistujat voi saada mukaan lyhyelläkin aikataululla.

“Meiltä kysytään paljon sisäisten tapahtumien järjestämisestä etänä, ja monien kanssa on päädytty luomaan jatkuvia formaatteja sisäiseen viestintään. Työntekijäkokemus suunnitellaan uusiksi. Toistuvat virtuaalitapahtumat ja suunniteltu yhdessäolo synnyttävät yhteisöllisyyden, joka jää pois fyysisen läsnäolon puuttuessa.”

Hybridi-toimintamalli vaatii sekin sisäisten foorumien muuntamisen uudenlaisiksi. Yksittäisten tapahtumien sijaan yrityksille luodaan tällöin toimintamalli, joka antaa kyvyn reagoida ja elää uuden hybridimaailman mukaisesti. 

“Suurin etu jatkuvassa formaatissa on, että teknologia ratkaistaan kerralla. Näin kunkin tapahtuman suunnittelussa päästään keskittymään sisältöön, eikä joka kerta jouduta erikseen miettimään toteutustapaa.” 

Kaipaatko apua ihmisten tavoittamiseen ja kohtaamiseen etä- ja hybridiaikana? Ota meihin yhteyttä!