Kuvatekniikan ABC tapahtumajärjestäjille

”Viestin sujuva esiintuominen on tapahtuman tärkein tehtävä”, Woltti Groupin CTO ja senior partner Roy-Petri Pashur painottaa.

Tekniikalla viestin välittymistä yleisölle voidaan auttaa, mutta huonosti toimiva tekniikka voi pilata koko tapahtuman.

Yrityksissä tapahtumia suunnittelevien ja niitä järjestävien ei tarvitse murehtia teknisistä yksityiskohdista, koska ne voi jättää tapahtumatoimiston asiantuntijoiden vastuulle.

Muutama asia kannattaa kuitenkin selvittää ja hoitaa jo ennen kuin ottaa yhteyttä tapahtumatoimistoon:

1. Onko tapahtumapaikan tekniikka ajantasalla? Jos käytetään tapahtumapaikan tarjoamaa laitteistoa, varmista, että kuvantoistolaite eli näyttö tai projektori on Full HD -tasoinen.
2. Informoi esiintyjiä etukäteen. Tapahtuman esityksistä muodostuu sujuva kokonaisuus, kun esiintyjät valmistavat esityksensä samassa kuvasuhteessa. Nykyään käytetään kuvasuhdetta 16:9. ”Kuvasuhteiden muuttaminen jälkeenpäin aiheuttaa paljon ylimääräistä työtä ja lisäkustannuksia”, Pashur huomauttaa.
3. Tuleeko tilaan luonnonvaloa? Jos kuvantoistoon käytetään projektoria, on pidettävä huolta siitä, että tilaan tuleva luonnonvalo voidaan tarvittaessa sulkea pois esimerkiksi verhoilla. ”Ledinäyttöjen kanssa ei yleensä tule ongelmia, koska niiden kirkkautta pystytään säätämään”, Pashur sanoo.

Saumattomasti esityksestä toiseen

Varsinaisen tapahtuman aikana tilaisuuden onnistumista voidaan auttaa teknisillä apuvälineillä. Puhujat saavat keskittyä rauhassa esityksiinsä, ja tapahtumatoimiston av-teknikko pitää huolta siitä, että kunkin esityksen materiaalit ilmestyvät screenille oikeaan aikaan.

”Yleisö ei joudu katsomaan esitysten välillä mustaa näyttöä tai tietokoneen työpöytänäkymää, kun av-teknikko pitää huolta tilaisuuden rungosta. Screenille voidaan heijastaa esitysten välillä esimerkiksi tapahtuman logo, aikataulu, videoita tai kuvia”, Pashur mainitsee.

Laatu syntyy yksityiskohdista

Av-teknikko pitää huolta myös siitä, että puhujien esityksissä mahdollisesti olevat videot ja animaatiot toistuvat yleisölle korkealaatuisina. Käytännössä tämä varmistetaan niin, että videot irrotetaan Power Point -esityksistä ja toistetaan erikseen.

Tilaisuuden puhujilla on kädessään ”klikkeri”, jota painelemalla he siirtyvät omassa esityksessään eteenpäin. He saavat avukseen myös puhujatukinäytön, jolta he näkevät saman näkymän, jonka yleisö näkee screenillä.

”Puhujan ei tarvitse katsella selkänsä taakse, vaan hän voi pitää koko ajan katsekontaktin yleisöön”, Pashur sanoo.

Erillisellä näytöllä pyörivä counter-kello auttaa pysymään aikataulussa, koska se laskee, kuinka paljon esitysaikaa on vielä jäljellä.
”Puhujilla on rauhallinen ja varma olo, kun heidän ei tarvitse miettiä mitään teknisiä asioita”, Pashur sanoo.

Äänentoisto mitoitetaan yleisön mukaan

Tapahtumien äänentoisto on asia, jonka yritysten tapahtumavastaavat voivat jättää tapahtumatoimiston ammattitaitoisen henkilökunnan vastuulle. Tila saattaa asettaa rajoituksia esimerkiksi musiikkiesitysten ja vaikuttavien äänitehosteiden toistamiselle.
”Tapahtumatoimisto tai tekniikasta vastaava yritys mitoittaa äänentoiston riittäväksi tilaisuuden luonteen ja ihmismäärän mukaan”, Pashur toteaa.

Haluatko tietää lisää tapahtumien kuvatekniikasta? Ota yhteyttä Roy-Petri Pashur: roy-petri.pashur@wolttigroup.fi