Kuvatekniikan ABC tapahtumajärjestäjille

Tapahtumien kuvatekniikassa on yllättävän paljon pieniä yksityiskohtia, joissa voi mennä pieleen.

Huono kuvatekniikka voi pilata tapahtuman ja hyvällä kuvatekniikalla viestin perillemeno varmistetaan. ”Viestin sujuva esiintuominen on tapahtuman tärkein tehtävä”, Woltti Groupin CTO ja senior partner Roy-Petri Pashur painottaa.

Tekniikalla viestin välittymistä yleisölle voidaan auttaa, mutta huonosti toimiva tekniikka voi pilata koko tapahtuman.

Yrityksissä tapahtumia suunnittelevien ja niitä järjestävien ei tarvitse murehtia teknisistä yksityiskohdista, koska ne voi jättää tapahtumatoimiston asiantuntijoiden vastuulle.

Tarkista perusasiat

Muutama asia kannattaa kuitenkin selvittää ja hoitaa jo ennen kuin ottaa yhteyttä tapahtumatoimistoon:

  1. Onko tapahtumapaikan tekniikka ajantasalla? Jos käytetään tapahtumapaikan tarjoamaa laitteistoa, varmista, että kuvantoistolaite eli näyttö tai projektori on Full HD -tasoinen.
  2. Informoi esiintyjiä etukäteen. Tapahtuman esityksistä muodostuu sujuva kokonaisuus, kun esiintyjät valmistavat esityksensä samassa kuvasuhteessa. Nykyään käytetään kuvasuhdetta 16:9. ”Kuvasuhteiden muuttaminen jälkeenpäin aiheuttaa paljon ylimääräistä työtä ja lisäkustannuksia”, Pashur huomauttaa.
  3. Tuleeko tilaan luonnonvaloa? Jos kuvantoistoon käytetään projektoria, on pidettävä huolta siitä, että tilaan tuleva luonnonvalo voidaan tarvittaessa sulkea pois esimerkiksi verhoilla. ”Ledinäyttöjen kanssa ei yleensä tule ongelmia, koska niiden kirkkautta pystytään säätämään”, Pashur sanoo.

Saumattomasti esityksestä toiseen

Varsinaisen tapahtuman aikana tilaisuuden onnistumista voidaan auttaa teknisillä apuvälineillä. Puhujat saavat keskittyä rauhassa esityksiinsä, ja tapahtumatoimiston av-teknikko pitää huolta siitä, että kunkin esityksen materiaalit ilmestyvät screenille oikeaan aikaan.

”Yleisö ei joudu katsomaan esitysten välillä mustaa näyttöä tai tietokoneen työpöytänäkymää, kun av-teknikko pitää huolta tilaisuuden rungosta. Screenille voidaan heijastaa esitysten välillä esimerkiksi tapahtuman logo, aikataulu, videoita tai kuvia”, Pashur mainitsee.

Laatu syntyy yksityiskohdista

Av-teknikko pitää huolta myös siitä, että puhujien esityksissä mahdollisesti olevat videot ja animaatiot toistuvat yleisölle korkealaatuisina. Käytännössä tämä varmistetaan niin, että videot irrotetaan Power Point -esityksistä ja toistetaan erikseen.

Tilaisuuden puhujilla on kädessään ”klikkeri”, jota painelemalla he siirtyvät omassa esityksessään eteenpäin. He saavat avukseen myös puhujatukinäytön, jolta he näkevät saman näkymän, jonka yleisö näkee screenillä. ”Puhujan ei tarvitse katsella selkänsä taakse, vaan hän voi pitää koko ajan katsekontaktin yleisöön”, Pashur sanoo.

Erillisellä näytöllä pyörivä counter-kello auttaa pysymään aikataulussa, koska se laskee, kuinka paljon esitysaikaa on vielä jäljellä. ”Puhujilla on rauhallinen ja varma olo, kun heidän ei tarvitse miettiä mitään teknisiä asioita”, Pashur sanoo.

Äänentoisto mitoitetaan yleisön mukaan

Tapahtumien äänentoisto on asia, jonka yritysten tapahtumavastaavat voivat jättää tapahtumatoimiston ammattitaitoisen henkilökunnan vastuulle. Tila saattaa asettaa rajoituksia esimerkiksi musiikkiesitysten ja vaikuttavien äänitehosteiden toistamiselle.

”Tapahtumatoimisto tai tekniikasta vastaava yritys mitoittaa äänentoiston riittäväksi tilaisuuden luonteen ja ihmismäärän mukaan”, Pashur toteaa.

Haluatko tietää lisää tapahtumien kuvatekniikasta?
Ota yhteyttä: roy-petri.pashur@wolttigroup.fi

Asiantuntija

Roy-Petri Pashur

CTO, Senior Partner, jolla on yli 20 vuoden kokemus digitaalisesta AV-tekniikasta.

Motto: Tehdään hienoja projekteja täydellä sydämellä, jottei vaan lopulta päädytä "oikeisiin" töihin.

+358 50 525 2627 roy-petri.pashur@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

Näin kick offista tulee liiketoiminnan työkalu

Huolella suunniteltu kick off muuttaa irrallisen seminaarin koko tilikauden kattavaksi liiketoiminnan työkaluksi. Kick offin merkitystä ei yrityksen menestykselle sovi vähätellä.… Read more »

Yhtiökokous markkinoi yrityksen brändiä

Hyvin järjestetty yhtiökokous on viesti. Se kertoo osakkeenomistajan arvon. Yhtiökokouksen koolle kutsuminen perustuu osakeyhtiölakiin. Se on pidettävä, mutta itse tapahtuman… Read more »

Suunnittelulla tehot irti tapahtuman vaikuttajamarkkinoinnista

Valjasta tarinasi kertojaksi vaikuttaja. Viestin uskottavuutta vahvistaa, jos yritys puhuu muullakin äänellä kuin omallaan. Livekohtaamisista saa myös enemmän irti, kun… Read more »

Tapahtumat tarvitsevat vastuullisuustrategiaa

Vastuullisuus: miksi et järjestäisi tapahtumaa vastuullisesti, jos kerran voit? Yritysten järjestämät tapahtumat ovat sekä henkilöstö- myös asiakastyön näkökulmasta korvaamattomia ja… Read more »

3,2 mrd eurolla näkyvyyttä suomalaiselle tapahtumaosaamiselle

Trumpin ja Putinin tapaaminen toi Helsingille ennennäkemättömän medianäkyvyyden. “Luottamus Woltti Groupin kykyyn ottaa tuotanto haltuun erittäin lyhyellä varoitusajalla ratkaisi kumppanivalinnan”,… Read more »

Vieraiden ehdoilla valittu paikka vahvistaa tapahtuman brändiä

Yhtä oikeaa tapahtuman paikkaa ei ole. Asiaa kannattaakin lähestyä käytännöllisyyden näkökulmasta. Keitä tapahtumaan tulee, missä juuri he liikkuvat ja miten?

Hyvät pikkujoulut sitouttavat työntekijät yrityksen tavoitteisiin

Kun pikkujoulut suunnitellaan huolellisesti, niihin käytettävä raha muuttuu kulusta investoinniksi, joka kasvattaa yhteenkuuluvuuden tunnetta ja sitoutumista yhteisiin tavoitteisiin.

Tapahtumamarkkinoinnin trendit vuonna 2018

Sosiaalinen vastuu, luovuus ja digitalisaatio leimaavat tapahtumamarkkinoinnin trendejä vuonna 2018. Woltti Groupin Jyri Räsänen keräsi tärkeimmät ilmiöt.

Näin yrityksesi tapahtuma onnistuu SuomiAreenalla

SuomiAreena on Suomen suurin yhteiskunnallinen keskustelutapahtuma. Se on huikea mahdollisuus, mutta jos siellä haluaa erottautua, kannattaa omaan tapahtumaan satsata.

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme