Näin dokumentoit tapahtuman fiksulla tavalla

Kun tapahtuma dokumentoidaan suunnitelmallisesti fiksulla tavalla, tapahtuman vaikuttavuutta saadaan laajennettua ja pidennettyä ajallisesti.

Woltti Groupin partneri Hans Karlsson kertoo miten tapahtuma kannattaa dokumentoida.

Dokumentoi tavoitteiden ja kohderyhmän perusteella

Erilaisilla tapahtumilla on erilainen dokumentoinnin tarve. Dokumentointi kannattaa suunnitella tapahtuman tavoitteiden ja kohderyhmän perusteella. Esimerkiksi asiantuntijaseminaarissa on yleensä järkevää dokumentoida puheenvuorot ja haastatella osallistujia. Kansainvälisen yrityksen sisäisessä tapahtumassa taas kannattaa esimerkiksi paneelikeskustelu striimata livenä kaikille ja lisäksi jakaa tallenteena eri aikavyöhykkeillä oleville työntekijöille myöhemmin katsottavaksi.

Suunnittelu ja käsikirjoita etukäteen

Edelleen liian usein tapahtumaan tilataan valokuvaaja tai videokuvaaja kuvaamaan vähän kaikkea mahdollista, ja mietitään vasta tapahtuman jälkeen, miten dokumentoituja sisältöjä hyödynnettäisiin. Pieleen menee. Vaikuttava dokumentointi lähtee hyvästä suunnittelusta ja käsikirjoituksesta: ennen tapahtumaa kannattaa suunnitella ja päättää mitä tapahtumassa dokumentoidaan ja miten siitä syntyviä sisältöjä hyödynnetään tapahtuman jälkeen.

Laajenna vaikuttavuutta jälkimarkkinoinnin keinoin

Hyvin suunniteltu ja tehty tapahtuman dokumentointi antaa mahdollisuuden tapahtuman vaikuttavuuden laajentamiseen ja pidentämiseen. Tapahtuman puheenvuoroja, haastatteluja, videokoosteita sekä muita hyvin tehtyjä sisältöjä voidaan jakaa tapahtuman jälkeen halutuille kohderyhmille, mikä lisää tapahtuman vaikuttavuutta. Ilman hyvää suunnittelua tähän ei päästä. Hyvin tehty dokumentointi onkin tavoitteellinen prosessi, jossa on etukäteen mietitty, mitä tapahtuman järjestäjä haluaa tapahtuman pohjalta välittää yleisölle.

Kiinnostuitko juuri sinun tapahtumaasi sopivista vaikuttavan dokumentoinnin keinoista?
Ota yhteyttä: hans.karlsson@wolttigroup.fi

Asiantuntija

Hans Karlsson

Ekstrovertti Account Director, joka syttyy ihmisten kanssa työskentelystä ja tapahtuma-alan monista mahdollisuuksista.

+358 44 7574 074 hans.karlsson@wolttigroup.fi

Lisää artikkeleita

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran

Ensivaikutelma joka tekee vaikutuksen

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Siksi sen on parasta olla hyvä. Ensivaikutelma ratkaisee. Vanha klisee on erityisen totta erityisesti yritysmaailman…

Työpajamuotoinen tapahtuma kiinnostaa

Kun ohjelman tekevät vieraat itse

Fasilitointi tekee yritystapahtumasta vaikuttavamman. “Perinteinen tapa järjestää B2B-tapahtuma on laittaa kutsuvieraat kuuntelemaan muiden juttuja. On keynote-puhuja, paneeli, pyöreän pöydän keskustelu…

Messut kiinnostavat taas

Älä unohda messuja

Kuinka ohjataan omalle messuosastolle juuri ne oikeat vieraat? Kun uudet tuotteet esitellään 3D-videoina ja ihmiset rakentavat ammattiverkostojaan sosiaalisessa mediassa, näyttävät…

Tapahtuman tarina alkaa jo kutsusta

Tapahtumassa brändi herää eloon

Tapahtuma kertoo tarinaa aina ensimmäisestä kutsuviestistä vieraiden siitä kertomiin kokemuksiin. Tapahtumaa suunniteltaessa on tärkeää miettiä, mitä asioita tilaisuudessa halutaan nostaa…

Tapahtumat ovat kohtaamisia, jotka jäävät mieleen

Ostopolun vaikuttavin kohtaamispiste

Tapahtumamarkkinointi on yksi tehokkaimmista ostokäyttäytymiseen vaikuttavista toimenpiteistä, mutta välitön myynti ei aina kerro olennaista tapahtuman aikaansaamasta vaikutuksesta. Markkinoijan vuosisuunnitelmassa tapahtumat…

Uudenlaista ajattelua Gas Fest -tapahtumassa

Kilpailumenestys kertoo uudesta ajattelusta

Markkinointialan kilpailuissa menestyvät suunnannäyttäjät, joissa tulokset pystytään osoittamaan ja asiat on tehty uudella tavalla. Tehdään tästä tapahtuma, joka voittaa palkintoja….

LUX Helsinki | kuva Petri Anttila

Yritystilaisuus ison tapahtuman kyljessä

LUX Helsinki, SuomiAreena ja muut laajaa kohderyhmää kiinnostavat massatapahtumat tarjoavat loistomahdollisuuden kiinnostavan B2B-tilaisuuden järjestämiselle. Pakkanen paukkuu ja pimeys laskeutuu aikaisin….

IBM Think 2018 -tapahtuma

Tapahtumamarkkinointi kasvaa kohisten

Tapahtumamarkkinointi voi Suomessa yhä vahvemmin. Nousukiitoinen trendi selviää Sponsorointi ja tapahtumamarkkinointi ry:n teettämästä Tapahtumabarometri-tutkimuksesta. Suomalaiset yritykset käyttivät vuonna 2018 tapahtumamarkkinointiin…

Briefin tekeminen tapahtumatoimistolle

Tapahtumatoimiston briefaus

Toimistokumppanin ohjeistamisessa on olennaista avata myös hankkeen taustat, tavoitteet ja kohderyhmä. Nappaa talteen tapahtumajärjestäjän check-list! Tärkeä tapahtuma on tulossa ja…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme