Näin dokumentoit tapahtuman fiksulla tavalla

Kun tapahtuma dokumentoidaan suunnitelmallisesti fiksulla tavalla, tapahtuman vaikuttavuutta saadaan laajennettua ja pidennettyä ajallisesti.

Woltti Groupin partneri Hans Karlsson kertoo miten tapahtuma kannattaa dokumentoida.

Dokumentoi tavoitteiden ja kohderyhmän perusteella

Erilaisilla tapahtumilla on erilainen dokumentoinnin tarve. Dokumentointi kannattaa suunnitella tapahtuman tavoitteiden ja kohderyhmän perusteella. Esimerkiksi asiantuntijaseminaarissa on yleensä järkevää dokumentoida puheenvuorot ja haastatella osallistujia. Kansainvälisen yrityksen sisäisessä tapahtumassa taas kannattaa esimerkiksi paneelikeskustelu striimata livenä kaikille ja lisäksi jakaa tallenteena eri aikavyöhykkeillä oleville työntekijöille myöhemmin katsottavaksi.

Suunnittelu ja käsikirjoita etukäteen

Edelleen liian usein tapahtumaan tilataan valokuvaaja tai videokuvaaja kuvaamaan vähän kaikkea mahdollista, ja mietitään vasta tapahtuman jälkeen, miten dokumentoituja sisältöjä hyödynnettäisiin. Pieleen menee. Vaikuttava dokumentointi lähtee hyvästä suunnittelusta ja käsikirjoituksesta: ennen tapahtumaa kannattaa suunnitella ja päättää mitä tapahtumassa dokumentoidaan ja miten siitä syntyviä sisältöjä hyödynnetään tapahtuman jälkeen.

Laajenna vaikuttavuutta jälkimarkkinoinnin keinoin

Hyvin suunniteltu ja tehty tapahtuman dokumentointi antaa mahdollisuuden tapahtuman vaikuttavuuden laajentamiseen ja pidentämiseen. Tapahtuman puheenvuoroja, haastatteluja, videokoosteita sekä muita hyvin tehtyjä sisältöjä voidaan jakaa tapahtuman jälkeen halutuille kohderyhmille, mikä lisää tapahtuman vaikuttavuutta. Ilman hyvää suunnittelua tähän ei päästä. Hyvin tehty dokumentointi onkin tavoitteellinen prosessi, jossa on etukäteen mietitty, mitä tapahtuman järjestäjä haluaa tapahtuman pohjalta välittää yleisölle.

Kiinnostuitko juuri sinun tapahtumaasi sopivista vaikuttavan dokumentoinnin keinoista?
Ota yhteyttä: hans.karlsson@wolttigroup.fi

Asiantuntija

Hans Karlsson

Ekstrovertti Account Director, joka syttyy ihmisten kanssa työskentelystä ja tapahtuma-alan monista mahdollisuuksista.

+358 44 7574 074 hans.karlsson@wolttigroup.fi

Lisää artikkeleita

Näin kick offista tulee liiketoiminnan työkalu

Huolella suunniteltu kick off muuttaa irrallisen seminaarin koko tilikauden kattavaksi liiketoiminnan työkaluksi. Kick offin merkitystä ei yrityksen menestykselle sovi vähätellä.… Read more »

Yhtiökokous markkinoi yrityksen brändiä

Hyvin järjestetty yhtiökokous on viesti. Se kertoo osakkeenomistajan arvon. Yhtiökokouksen koolle kutsuminen perustuu osakeyhtiölakiin. Se on pidettävä, mutta itse tapahtuman… Read more »

Suunnittelulla tehot irti tapahtuman vaikuttajamarkkinoinnista

Valjasta tarinasi kertojaksi vaikuttaja. Viestin uskottavuutta vahvistaa, jos yritys puhuu muullakin äänellä kuin omallaan. Livekohtaamisista saa myös enemmän irti, kun… Read more »

Tapahtumat tarvitsevat vastuullisuustrategiaa

Vastuullisuus: miksi et järjestäisi tapahtumaa vastuullisesti, jos kerran voit? Yritysten järjestämät tapahtumat ovat sekä henkilöstö- myös asiakastyön näkökulmasta korvaamattomia ja… Read more »

3,2 mrd eurolla näkyvyyttä suomalaiselle tapahtumaosaamiselle

Trumpin ja Putinin tapaaminen toi Helsingille ennennäkemättömän medianäkyvyyden. “Luottamus Woltti Groupin kykyyn ottaa tuotanto haltuun erittäin lyhyellä varoitusajalla ratkaisi kumppanivalinnan”,… Read more »

Vieraiden ehdoilla valittu paikka vahvistaa tapahtuman brändiä

Yhtä oikeaa tapahtuman paikkaa ei ole. Asiaa kannattaakin lähestyä käytännöllisyyden näkökulmasta. Keitä tapahtumaan tulee, missä juuri he liikkuvat ja miten?

Hyvät pikkujoulut sitouttavat työntekijät yrityksen tavoitteisiin

Kun pikkujoulut suunnitellaan huolellisesti, niihin käytettävä raha muuttuu kulusta investoinniksi, joka kasvattaa yhteenkuuluvuuden tunnetta ja sitoutumista yhteisiin tavoitteisiin.

Tapahtumamarkkinoinnin trendit vuonna 2018

Sosiaalinen vastuu, luovuus ja digitalisaatio leimaavat tapahtumamarkkinoinnin trendejä vuonna 2018. Woltti Groupin Jyri Räsänen keräsi tärkeimmät ilmiöt.

Näin yrityksesi tapahtuma onnistuu SuomiAreenalla

SuomiAreena on Suomen suurin yhteiskunnallinen keskustelutapahtuma. Se on huikea mahdollisuus, mutta jos siellä haluaa erottautua, kannattaa omaan tapahtumaan satsata.

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme