Näin kutsut vieraasi fiksulla tavalla tapahtumaan

Kutsun suunnittelu kannattaakin aloittaa samaan aikaan kun tapahtuman sisällön suunnittelu alkaa. Tässä yhdeksän hyvää vinkkiä, miten panostaa hyvään kutsuun.

1. Perinteinen tapa ei enää riitä

Perinteinen tapa tehdä kutsu on yksinkertainen. Kerätään kutsulistat kasaan, lähetetään kutsut ja odotetaan ilmoittautumisia. Tämä tapa ei enää riitä eikä sen avulla varmisteta haluttujen vieraiden osallistumista. Perinteinen tapa on kuin arpanopan heittoa, jossa ihmetellään saadaanko tarpeeksi osallistujia ja kuinka moni ilmoittautuneista jättää kokonaan saapumatta paikalle.

2. Päätä ketkä haluat paikalle

Kaikkia kutsuttavia ei kannata kutsua samalla tavalla. Päätä ketkä erityisesti haluat tulevan tapahtumaan ja panosta heidän kutsumiseen muita enemmän. Jos vieras on tärkeä, hänet kannattaa kutsua henkilökohtaisesti ja jopa hakea tapahtumaan vaikka limusiinilla.>

3. Henkilökohtainen kutsu on paras kutsu

Henkilökohtaisesti viety kutsu osoittaa että kutsuttua arvostetaan. Helppo tapa kutsua henkilökohtaisesti on seuraavanlainen: tilaisuuden järjestävän yrityksen myyjät ja asiakasvastaavat kutsuvat omat yhteyshenkilönsä normaalien asiakastapaamisten yhteydessä.

4. Hyvällä kutsulla on huomioarvo

Hyvä kutsu herättää saajassaan huomiota. Huomioarvon saamiseksi voi esimerkiksi tehdä personoidun videokutsun tai tehdä painepesurilla kutsugraffitin kutsuttavien toimiston eteen.

5. Käytä useita kutsukanavia

Todella harvoin saadaan aikaan hyviä tuloksia käyttämällä vain yhtä kutsukanavaa oli se sitten uutiskirje tai postitse lähetetty painettu kutsu. Kanavat kannattaa miettiä tapahtuman kohderyhmän mukaan. B2b-liiketoiminnassa myyjät voi valjastaa kutsumaan puhelimitse haluttuja vieraita paikalle.

6. Varmista että tavoitat kaikki kutsuttavat

Suunnittele kutsuprosessi siten, että varmasti tavoitat eri kanavia käyttämällä jokaisen kutsuttavan tavalla tai toisella. Digitaalisissa kanavissa seuraa ketkä tavoitat ja miten he reagoivat. Mieti miten tavoitat ne, jotka eivät digitaalisissa kanavissa huomaa kutsua eivätkä reagoi kutsuun millään tavalla.

7. Avoin osallistuvien nimilista houkuttaa

Jos tapahtuman osana on verkostoitumista, niin osallistuvien nimilistat kannattaa pitää avoinna ja kertoa tämä kutsussa. Tällöin myyt verkostoitumismahdollisuutta paikalle tuleville ja lisäät motivaatiota osallistua tilaisuuteen.

8. Perustelu tapahtuman antama lisäarvo

Jokainen kutsu herättää saajassaan pohdinnan, mitä minä tapahtumasta saan ja voisinko viettää ajan hyödyllisemmin tai mukavammin esimerkiksi perheen tai harrastusten parissa. Kutsussa kannattaa perustella tapahtuman antama lisäarvo selvästi, jotta motivaatio osallistua tapahtumaan olisi mahdollisimman iso.

9. Älä unohda kiinnostuneita poissaolijoita

Jokaisessa tapahtumassa on joukko ihmisiä, jotka haluaisivat tulla paikalle mutta eivät tilaisuuden väärän ajankohdan vuoksi pysty osallistumaan. Heitä ei pidä unohtaa. Heille kannattaa kertoa jo kutsuprosessin aikana miten he saavat tietää mitä tilaisuudessa tapahtui.

Haluatko kuulla enemmän miten vieraiden kutsuminen tehdään mahdollisimman tehokkaasti? Ota yhteyttä: jyri.rasanen@wolttirgroup.fi

Asiantuntija

Jyri Räsänen

Joogasta, filosofiasta ja lumella liikkumisesta innostunut Account Director / Partner, joka haluaa ennen kaikkea inspiroida asiakkaita ja työkavereita.

Motto: Action speaks louder than words. And I'm a man of great experience.

+358 40 5563 041 jyri.rasanen@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

Näin kick offista tulee liiketoiminnan työkalu

Huolella suunniteltu kick off muuttaa irrallisen seminaarin koko tilikauden kattavaksi liiketoiminnan työkaluksi. Kick offin merkitystä ei yrityksen menestykselle sovi vähätellä.… Read more »

Yhtiökokous markkinoi yrityksen brändiä

Hyvin järjestetty yhtiökokous on viesti. Se kertoo osakkeenomistajan arvon. Yhtiökokouksen koolle kutsuminen perustuu osakeyhtiölakiin. Se on pidettävä, mutta itse tapahtuman… Read more »

Suunnittelulla tehot irti tapahtuman vaikuttajamarkkinoinnista

Valjasta tarinasi kertojaksi vaikuttaja. Viestin uskottavuutta vahvistaa, jos yritys puhuu muullakin äänellä kuin omallaan. Livekohtaamisista saa myös enemmän irti, kun… Read more »

Tapahtumat tarvitsevat vastuullisuustrategiaa

Vastuullisuus: miksi et järjestäisi tapahtumaa vastuullisesti, jos kerran voit? Yritysten järjestämät tapahtumat ovat sekä henkilöstö- myös asiakastyön näkökulmasta korvaamattomia ja… Read more »

3,2 mrd eurolla näkyvyyttä suomalaiselle tapahtumaosaamiselle

Trumpin ja Putinin tapaaminen toi Helsingille ennennäkemättömän medianäkyvyyden. “Luottamus Woltti Groupin kykyyn ottaa tuotanto haltuun erittäin lyhyellä varoitusajalla ratkaisi kumppanivalinnan”,… Read more »

Vieraiden ehdoilla valittu paikka vahvistaa tapahtuman brändiä

Yhtä oikeaa tapahtuman paikkaa ei ole. Asiaa kannattaakin lähestyä käytännöllisyyden näkökulmasta. Keitä tapahtumaan tulee, missä juuri he liikkuvat ja miten?

Hyvät pikkujoulut sitouttavat työntekijät yrityksen tavoitteisiin

Kun pikkujoulut suunnitellaan huolellisesti, niihin käytettävä raha muuttuu kulusta investoinniksi, joka kasvattaa yhteenkuuluvuuden tunnetta ja sitoutumista yhteisiin tavoitteisiin.

Tapahtumamarkkinoinnin trendit vuonna 2018

Sosiaalinen vastuu, luovuus ja digitalisaatio leimaavat tapahtumamarkkinoinnin trendejä vuonna 2018. Woltti Groupin Jyri Räsänen keräsi tärkeimmät ilmiöt.

Näin yrityksesi tapahtuma onnistuu SuomiAreenalla

SuomiAreena on Suomen suurin yhteiskunnallinen keskustelutapahtuma. Se on huikea mahdollisuus, mutta jos siellä haluaa erottautua, kannattaa omaan tapahtumaan satsata.

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme