Näin kutsut vieraasi fiksulla tavalla tapahtumaan

Hyvin suunniteltu tapahtuman kutsuprosessi varmistaa oikean kohderyhmän tavoittamisen ja saamisen tilaisuuteen. Kutsun suunnittelu kannattaakin aloittaa samaan aikaan kun tapahtuman sisällön suunnittelu alkaa. Tässä yhdeksän hyvää vinkkiä, miten panostaa hyvään kutsuun.

1. Perinteinen tapa ei enää riitä

Perinteinen tapa tehdä kutsu on yksinkertainen. Kerätään kutsulistat kasaan, lähetetään kutsut ja odotetaan ilmoittautumisia. Tämä tapa ei enää riitä eikä sen avulla varmisteta haluttujen vieraiden osallistumista. Perinteinen tapa on kuin arpanopan heittoa, jossa ihmetellään saadaanko tarpeeksi osallistujia ja kuinka moni ilmoittautuneista jättää kokonaan saapumatta paikalle.

2. Päätä ketkä haluat paikalle

Kaikkia kutsuttavia ei kannata kutsua samalla tavalla. Päätä ketkä erityisesti haluat tulevan tapahtumaan ja panosta heidän kutsumiseen muita enemmän. Jos vieras on tärkeä, hänet kannattaa kutsua henkilökohtaisesti ja jopa hakea tapahtumaan vaikka limusiinilla.>

3. Henkilökohtainen kutsu on paras kutsu

Henkilökohtaisesti viety kutsu osoittaa että kutsuttua arvostetaan. Helppo tapa kutsua henkilökohtaisesti on seuraavanlainen: tilaisuuden järjestävän yrityksen myyjät ja asiakasvastaavat kutsuvat omat yhteyshenkilönsä normaalien asiakastapaamisten yhteydessä.

4. Hyvällä kutsulla on huomioarvo

Hyvä kutsu herättää saajassaan huomiota. Huomioarvon saamiseksi voi esimerkiksi tehdä personoidun videokutsun tai tehdä painepesurilla kutsugraffitin kutsuttavien toimiston eteen.

5. Käytä useita kutsukanavia

Todella harvoin saadaan aikaan hyviä tuloksia käyttämällä vain yhtä kutsukanavaa oli se sitten uutiskirje tai postitse lähetetty painettu kutsu. Kanavat kannattaa miettiä tapahtuman kohderyhmän mukaan. B2b-liiketoiminnassa myyjät voi valjastaa kutsumaan puhelimitse haluttuja vieraita paikalle.

6. Varmista että tavoitat kaikki kutsuttavat

Suunnittele kutsuprosessi siten, että varmasti tavoitat eri kanavia käyttämällä jokaisen kutsuttavan tavalla tai toisella. Digitaalisissa kanavissa seuraa ketkä tavoitat ja miten he reagoivat. Mieti miten tavoitat ne, jotka eivät digitaalisissa kanavissa huomaa kutsua eivätkä reagoi kutsuun millään tavalla.

7. Avoin osallistuvien nimilista houkuttaa

Jos tapahtuman osana on verkostoitumista, niin osallistuvien nimilistat kannattaa pitää avoinna ja kertoa tämä kutsussa. Tällöin myyt verkostoitumismahdollisuutta paikalle tuleville ja lisäät motivaatiota osallistua tilaisuuteen.

8. Perustelu tapahtuman antama lisäarvo

Jokainen kutsu herättää saajassaan pohdinnan, mitä minä tapahtumasta saan ja voisinko viettää ajan hyödyllisemmin tai mukavammin esimerkiksi perheen tai harrastusten parissa. Kutsussa kannattaa perustella tapahtuman antama lisäarvo selvästi, jotta motivaatio osallistua tapahtumaan olisi mahdollisimman iso.

9. Älä unohda kiinnostuneita poissaolijoita

Jokaisessa tapahtumassa on joukko ihmisiä, jotka haluaisivat tulla paikalle mutta eivät tilaisuuden väärän ajankohdan vuoksi pysty osallistumaan. Heitä ei pidä unohtaa. Heille kannattaa kertoa jo kutsuprosessin aikana miten he saavat tietää mitä tilaisuudessa tapahtui.

Haluatko kuulla enemmän miten vieraiden kutsuminen tehdään mahdollisimman tehokkaasti? Ota yhteyttä: jyri.rasanen@wolttirgroup.fi