Pieni opas tapahtumasuunnitteluun

14 tärkeää asiaa jotka kannattaa muistaa tapahtumien suunnittelussa

Onnistunut tapahtuma vaatii hyvän ja huolellisen suunnittelun sekä rautaisen toteutuksen yksityiskohtia myöten. Jos jokin asia jää suunnittelematta, sitä on toteutuksessa aina hankalaa paikata. Pahimmillaan pieni unohdus johtaa tyytymättömiin vieraisiin ja vaarantaa koko investoinnin. Erityisesti seuraavat 14 asiaa kannattaa muistaa, kun suunnittelee tapahtumaa.

1. Aseta vieras etusijalle

Yrityksen liiketoiminnalliset tavoitteet ovat aina yritystapahtuman suunnittelun lähtökohta. Vaikka yrityksen oma brändi, tuotteet ja viestit ovat tärkeitä, suunnittelun lähtökohtana tulisi olla tapahtuman kohderyhmän ja vieraiden tarkempi analysointi. Vieraat ovat kuitenkin tapahtuman kaikista tärkein asia. Juuri heitä varten tilaisuus järjestetään. Jotta vieraiden näkökulma säilyy, suunnittelussa on hyvä esittää itselleen kysymykset: Miksi ihmeessä vieras antaisi aikaansa meille ja meidän tapahtumalle? Tämä on ehkä tärkein yksittäinen kysymys vastattavaksi, eikä siihen voi vastata, jos vierasta ei aseteta suunnittelussa kaikista tärkeimpään asemaan.

2. Ymmärrä vieraiden arkea ja elämäntilannetta

Vieraan näkökulmasta katsottuna hänellä on valtava määrä erilaisia ajankäytön vaihtoehtoja. Osallistuminen tilaisuuteesi on myös aina valinta useamman vaihtoehdon välillä. Tapahtumasi sijaan hän voi tehdä töitä, harrastaa, mennä mökille, olla perheensä ja lastensa kanssa. Jokainen tapahtuma kilpailee aina vieraiden kaikkien muiden ajankäytön vaihtoehtojen kanssa. Mitä paremmin tunnet kohderyhmäsi ja tiedät kilpailutilanteen ajankäytöstä, sen paremmat mahdollisuudet sinulla on onnistua.

3. Valitse ajankohta kohderyhmän mukaan

Kun ymmärrät kohderyhmän elämäntilanteen hyvin, osaat päättää tapahtuman parhaan mahdollisen ajankohdan. Jokaisella toimialalla on omat vuosittaiset syklinsä, jotka kannattaa huomioida. Arjen ja työelämän sovittaminen on monelle asiakkaalle haastava dilemma. Esimerkiksi perheellisten arkea ohjaavat lasten tarhojen, koulujen ja harrastusten aikataulut. Jos järjestät tilaisuuden hiihtolomalla, perheelliset ovat yleensä hiihtolomalla, eivätkä siksi osallistu. Yritysten iltatilaisuudet taas ovat harvoin perjantaina tai lauantaina, koska nuo ajat moni haluaa pyhittää perheille.

Aamiaistilaisuudet ovat yleistyneet, koska silloin on helpompi saada kohderyhmältä aikaa. Monen kohderyhmän arkea helpottaa merkittävästi, kun työmatkan varrella voi pistäytyä aamiaisella ja samalla osallistua tilaisuuteen, jonka sisältö on itseä kiinnostava. Muista, että jokaisessa ajankohdassa on omat plussat ja miinukset.

4. Mieti mitä vieras hyötyy tapahtumastasi

Vieraan näkökulmasta osallistuminen tilaisuuteen on aina valinta, jolle pitää löytyä motiivi. Vieraan pitäisi osata vastata itselleen: Miksi osallistuisin tähän tilaisuuteen? Mikä on se aito hyöty, jonka saan osallistumalla? Miksi minun kannattaisi hylätä kaikki muut ajankäytön vaihtoehdot ja osallistua yrityksesi tapahtumaan? Jos tapahtuman tarjoamaa hyötyä ei pystytä kirkkaasti ja selvästi kertomaan, tapahtuman onnistumisen mahdollisuudet pienenevät selvästi.

5. Päätä tapahtuman liiketoiminnallinen tavoitteet

Jokaisella tapahtumalla on oma liiketoiminnallinen tavoite: mitä tapahtumalla halutaan saada aikaan vieraiden tunteissa ja toiminnassa, mitä tietoja ja taitoja halutaan jakaa. Tapahtuman avulla synnytetään vieraiden tunteissa ja toiminnassa jotain, joka vastaa yrityksen liiketoiminnallisiin tavoitteisiin. Mitä selkeämmät liiketoiminnalliset tavoitteet tapahtumalla on, sitä paremmin tapahtumalle voidaan suunnitella niin budjetti kuin mittarit.

6. Aseta budjetti tavoitteiden mukaiseksi

Hyvin tehty liiketoiminnallisten tavoitteiden määrittely auttaa määrittämään tapahtumalle investoinnin suuruuden: budjetin, jonka avulla tapahtuma on kannattava toteuttaa. Kun heti suunnittelun alussa on olemassa selkeä budjetti tai budjettiraami, se nopeuttaa ja helpottaa suunnittelua ja toteutumista. Tällöin on mahdollista löytää parhaat budjettiin sopivat ratkaisut mahdollisimman vaikuttavan tapahtuman toteuttamiseksi.

7. Mittaa onnistumista suunnittelun alusta lähtien

Tapahtuman onnistumisen mittarointi pitää aloittaa heti kun suunnittelu alkaa. Silloin pystytään alusta lähtien seuraamaan tapahtuman onnistumista ja analysoimaan kohdat, joita muuttamalla tapahtuma voidaan toistaa seuraavalla kerralla vielä paremmin. Mittarit kannattaa miettiä tapahtuman liiketoiminnallisten tavoitteiden näkökulmasta.

8. Dokumentoi suunnittelu ja toteutus

Järjestelmällinen dokumentointi on asia, joka usein unohtuu. Kun dokumentoi järjestelmällisesti kaiken mitä on suunniteltu, sovittu ja tehty, tapahtuman analysointi ja parantaminen on seuraavalla kerralla selvästi helpompaa. Tapahtumasta jää kaikille yhteinen muistijälki, jonka avulla onnistumiset on helpompi toistaa.

9. Sitouta oma porukka

Yleensä yrityksen sisällä on monenlaisia tapahtumaan liittyvien oikeuksien omistajia kuten kutsujat, liiketoimintojen vetäjät ja rahapäättäjät. Jos kaikki yrityksessä eivät ole sitoutuneet tapahtuman järjestävän sisäisen työryhmän työskentelyyn, syntyy helposti tilanteita, jotka vähentävät tapahtuman onnistumisen mahdollisuuksia tai lisäävät sen kustannuksia. Oman porukan sitouttaminen tapahtuman järjestämiseen lisää menestyksellisen tapahtuman todennäköisyyttä.

10. Laita kutsuprosessi kuntoon

Hyvin suunniteltu tapahtuman kutsuprosessi varmistaa oikean kohderyhmän tavoittamisen ja saamisen tilaisuuteen. Kutsun suunnittelu kannattaakin aloittaa samaan aikaan, kun tapahtuman sisällön suunnittelu alkaa. Lue tästä artikkelista miten panostaa hyvään kutsuprosessiin. (linkki toiseen artikkeliin)

11. Varaudu realistisesti osallistujien määrään

Hyvin usein yrityksissä odotetaan, että vieraita tulisi paikalle toteutunutta enemmän ja ilmoittautuneiden sitoutuminen olisi parempaa. Realistinen suhtautuminen vieraiden määrään ja ilmoittautuneiden noshow-määrään auttaa pitämään tapahtuman kustannukset kurissa. Vieraiden määrää voidaan lisätä ja noshow´ta pienentää panostamalla hyvään kutsuprosessiin ja käyttämällä siihen enemmän aikaa.

12. Suunnittele koukuttava draaman kaari tapahtumaan

Millainen on draaman kaari koko tilaisuudessa? Miten kiinnostus nostatetaan ja ylläpidetään, siten, että vieraiden mielenkiinto säilyy eikä lopahda ja että yrityksen viestit menevät perille? Jokaiselle tapahtumalle kannattaa suunnitella draaman kaari kohderyhmän mukaisesti. Esitysten pitää olla sopivan mittaisia, taukoja tarpeeksi, positiivisia yllätyksiä oikeissa kohdissa. Mikä on se kohta, jossa vieraiden ihokarvat nousevat pystyyn tai kyynel vierähtää poskelle? Tapahtuman kokonaisuus on osiensa summa, ja parhaassa tapauksessa vieras kokee saaneensa sellaisen lisäarvon, että haluaa tulla tapahtumaan uudestaan.

13. Varmista kuvatekniikan toimivuus

Tilaisuuden kuvatekniikassa ei riitä sen varmistaminen, että tarvittavat laitteet ovat olemassa ja toimivat. Jos tapahtumassa näytetään jotain, kuvan pitää näkyä ja äänen pitää kuulua kaikille. Tällöin pitää teknisen toimivuuden lisäksi varmistaa muun muassa esitettävien materiaalien resoluution sopiminen isoille kuvapinnoille, äänen kuuluvuus kaikille vieraille ja kuvan näkeminen kauempaakin. Kun nämä asiat tekee huolella, tapahtuman esiintyjien energia vapautuu viestin saamiseksi perille yleisölle.

14. Suunnittele tapahtuman jälkihoito

Tilaisuus ei pääty yleisön kotiutumiseen ja ovien sulkemiseen. On tärkeä miettiä, mitä tapahtuu tapahtuman jälkeen, miten tapahtuman sisältöä hyödynnetään jälkikäteen, millaisia tapahtuman jälkeisiä kohtaamispisteitä osallistujille rakennetaan. Vasta silloin tapahtumasta saadaan kaikki liiketoiminnallinen hyöty irti.

Haluatko kuulla enemmän miten tapahtuma suunnitellaan onnistuneesti? Ota yhteyttä jyrki.aittola@wolttigroup.fi