Tapahtuman fiksu jälkihoito vaatii hyvän suunnitelman ja raakaa energiaa

Liian usein tapahtuman jälkihoito mietitään vasta tapahtuman jälkeen. Silloin ollaan jo auttamattomasti myöhässä. Woltin Jarkko Kivikoski neuvoo tekemään etukäteen hyvän suunnitelman siihen, mitä kaikkia toimenpiteitä tapahtuman jälkeen tehdään.

Kun tapahtuman järjestäjä noudattaa seuraavia vinkkejä, tapahtuman jälkihoito onnistuu selvästi keskimääräistä paremmin ja tehdystä investoinnista saadaan enemmän irti.

1. Suunnittele ja toteuta jälkihoito osana tapahtumaa

Tapahtuman jälkihoito on itse asiassa osa koko tapahtuman suunnittelua ja toteutusta. Sen erottaminen omaksi osaksi kaikesta muusta tapahtuman suunnittelusta ja toteutuksesta ei ole järkevää. Jotta jälkihoito onnistuisi hyvin ja tehokkaasti, se pitäisi suunnitella ja myös suurelta osalta toteuttaa ennen tapahtumaa. Jälkihoidon toimenpiteet ja materiaalit toimenpiteisiin kannattaa siis suunnitella ja tehdä ennen tapahtumaa.

2. Mieti mitä tapahtuu heti tapahtuman jälkeen

Tee itsellesi happotesti: saavatko tapahtumaasi osallistuneet seuraavana aamuna sähköpostiinsa relevanttia ja kiinnostavaa sisältöä vaiko pelkän kiitoksen osallistumisesta? Kun tapahtuma on vielä osallistujien tuoreessa mielessä, silloin brändillä ja yrityksellä on erinomainen mahdollisuus vaikuttaa osallistuneiden mieleen ja käyttäytymiseen. Jos tapahtumavideo valmistuu vasta pari viikkoa tapahtuman jälkeen, ollaan jo auttamattomasti myöhässä.

3. Panosta sisältöjen tuotantoon ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana

Samalla kun tapahtumaa varten tuotetaan erilaisia sisältöjä kuten videoita, esityksiä, haastatteluja ja artikkeleita, niin samalla kannattaa suunnitella mitä sisältöjä tuotetaan etukäteen julkaistavaksi tapahtuman jälkeen. Mitä paremmin asiakaspolun kohtaamiset ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen suunnitellaan, sitä paremmin yleisöön pystytään vaikuttamaan yrityksen toivomalla tavalla.

Tapahtuma tarjoaa oikeastaan aina kiinnostavaa sisältöä. Kun asiakastapahtumaan investoidaan, niin valokuvaajan ja videokuvaajan lisäksi tapahtumaan kannattaisi palkata mukaan ammattitaitoinen toimittaja tekemään kiinnostavista asioista sisältöjä heti tapahtuman jälkeen hyödynnettäväksi.

4. Kerää tapahtuman aikana osanottajista dataa

Liian harvoin käytetty jälkihoidon keino on kerätä dataa tapahtuman osallistujista. Mitä enemmän dataa yleisöstä kerätään tapahtuman aikana, sitä paremmin heille voi lähettää datan perusteella personoituja viestejä tapahtuman jälkeisinä viikkoina. Datan kerääminen vaatii pitkäjänteistä suunnittelua ja teknologisia ratkaisuja kuten hyvää tapahtumasovellusta.

5. Roolita ja vastuuta jälkihoidon toimenpiteet ennen tapahtumaa

Usein vastuu jälkihoidosta jää vain tapahtuman projektiryhmän vastuulle. Jälkihoidon toimenpiteiden tekeminen kannattaisi vastuuttaa laajemmalle joukolle, esimerkiksi koko myyntiryhmälle. Jälkihoidossa on tärkeä vastuuttaa tuotettujen sisältöjen julkaisu ja jakaminen kohderyhmille sekä saatujen liidien ja kaupallisten mahdollisuuksien kontaktointi. Ilman etukäteen tehtyä aikataulua ja vastuutusta, toimenpiteet tehdään yleensä liian myöhään.

6. Muista viestiä myös sisäisesti

Onnistunut tapahtuma kannattaa viestiä sisäisesti yrityksen sisällä. Sisäinen viestintä tulee myös suunnitella ja aikatauluttaa ennen tapahtumaa, koska osa sisäiseen viestintään suunnatuista sisällöistä kannattaa tuottaa ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana.

Kiinnostuitko miten teet tapahtuman jälkihoidon seuraavalla kerralla entistä paremmin? Ota yhteyttä, niin kerromme tarkemmin miten se tapahtuu: jarkko.kivikoski@wolttigroup.fi