Vieraiden ehdoilla valittu paikka vahvistaa tapahtuman brändiä

Onko tapahtumamme paikka oikea, riittävän uusi ja tarpeeksi upea? Sitä yritystapahtumaa järjestäessä usein mietitään, mutta joskus turhaan.

”Eivät ihmiset jätä tulematta tapahtumaan paikan vuoksi. Tapahtumapaikka tarjoaa raamit, ja sisältö ratkaisee”, Woltti Groupin osakas Jyri Räsänen sanoo.

Yhtä oikeaa tilaa tai sijaintia ei ole. Asiaa kannattaakin lähestyä käytännöllisyyden näkökulmasta. Keitä tapahtumaan tulee, missä juuri ne ihmiset liikkuvat ja miten. Jos suuri osa vieraista työskentelee keskustassa, on luontevaa että paikalle on helppo kävellä. Toisinaan on järkevämpää painottaa hyviä kulkuyhteyksiä ja toimivia parkkitiloja.

”Oleellisinta on unohtaa omat mieltymyksensä ja asettua vieraiden asemaan. Tapahtumajärjestäjääkin kannattaa konsultoida heti alussa, sillä heillä on tieto siitä, miten paikat toimivat. Tylsältä vaikuttava messuhalli tarjoaa toimivan logistiikan ja puitteet, ja luovalla sisustamisella sinne voi halutessaan rakentaa vaikka Afrikan.”

Taustatyö auttaa onnistumaan

Vaikka paikka yksin ei ole tapahtumajärjestäjän avain onneen, oikein valittu paikka edesauttaa ihmisten viihtymistä ja tapahtuman onnistumista. Suunnittelijan muistilista paikan valinnassa kuuluu näin:

1. Unohda henkilökohtaiset mieltymyksesi ja mieti paikkaa aina osallistujien ehdoilla.
2. Upeidenkin tilojen uutuudenviehätys menee nopeasti ohitse. Mieti sen sijaan tilan toimivuutta.
3. Selvitä heti alussa tapahtuman osallistujamäärä. Harva asia pilaa tapahtuman yhtä tehokkaasti, kuin väärin mitoitettu tila.
4. Selvitä ja suunnittele, miten ihmiset saapuvat tapahtumaan. Kerro kutsussa selvät reitti- ja pysäköintiohjeet.
5. Hyödynnä olemassa olevien paikojen charmia, mutta pidä myös vaihtoehdot mielessä. Oma venue, kuten esimerkiksi teltta vaatii vaivaa, mutta voi viedä tapahtuman todella uniikkiin ympäristöön.
6. Tarkasta vielä ajoitus. EU-kokoukset tai muut suurtapahtumat lisäävät painetta tapahtuma- ja majoitustiloille sekä liikenteeseen. Haitan voi myös kääntää hyödyksi järjestämällä oman tapahtumansa esimerkiksi messujen tai Slushin kaltaisen startup-tapahtuman yhteyteen.

Saapuminen luo tärkeän ensifiiliksen

Jos kyseessä on oman firman sisäinen kick off, yhteiskuljetus on toimiva ja parhaimmillaan yhteishenkeä kasvattava liikkumismuoto. Kutsuvieraat sen sijaan saapuvat useimmiten tapahtumiin taksilla tai omalla autolla. ”Oli tapa mikä hyvänsä, ensifiiliksen vuoksi logistiikan on oltava mietittyä ja selkeästi viestittyä. Myös se on kohteliasta kertoa ja ottaa huomioon, jos parkkitilaa ei ole, tai jos se sijaitsee kauempana.”

Juuri saapuminen on taitavan järjestäjän paikka iskeä. Jos esimerkiksi parkkihallista on matkaa tapahtumapaikalle, voi pysäköintialueelle palkata avustajan ohjaamaan vieraita. Sadesäällä hän voi tarjota sateenvarjoa, helteellä vettä. ”Kustannuksiltaan se on marginaalista, mutta henkilökohtaisen huomioimisen ja avustamisen vaikutus on sitäkin suurempi.

Maksa, mutta tiedä, mistä maksat

Kuten autokaupassa, ei tapahtumapaikassakaan Ladan hinnalla saa Mersua. ”Kulun sijaan tapahtumaa kannattaa aina katsoa siitä näkökulmasta, mikä on sijoitetun pääoman tuotto. Hyvä alku on se, että mietitään, mitä tapahtumalla halutaan saada aikaan ja miksi.”

Budjetilta harvoin silti pääsee eroon. Tärkeintä onkin katsoa, mistä tilaa vuokratessaan maksaa. Kuuluvatko hintaan kalusteet ja tekniikka, entä saako juomatarjoilun järjestää itse vai onko eväät ostettava ravintoloitsijalta? ”Monesti loppuhinnaltaan edullisin on diili, missä hintaan sisältyy tapahtumapaikan puolesta mahdollisimman laajat kalusteen ja palvelut. Kalliimpaa on rakentaa koko paketti alusta asti itse.”

Luota tuttuun ja testattuun, tai lyö kunnolla yli

Wow-efekti tunteiden ja muistijäljen pintaan nostamiseksi on myös tärkeää. Joskus sen voi tehdä uusi ja mielenkiintoinen rakennus tai tila. Pelkkään uutuusarvoon ei silti kannata jumittua: sama paikka voi olla yhdelle vieraalle tuttu mutta toiselle uusi kokemus.

”Jos tapahtuma on onnistunut jossakin paikassa kerran, siihen voi luottaa toisenkin kerran. Paikasta voi tehdä jopa yritys- tai tapahtumabrändille niin sanotun oman paikan ainakin muutamaksi vuodeksi. Järjestelyt helpottuvat, vieraat tuntevat paikan ja kuitenkin somistamisen ja lavastuksen avulla siitä saadaan taas uutta tapahtumaa varten täysin uniikki tila.”

Välillä repäisykin on paikallaan. Upeita yritystapahtumia on järjestetty niin vanhalla öljysäiliöllä, vesitornissa, jäänmurtajan kannella kuin ulkoilma-altaallakin.

Hyvä vaihtoehto voi myös olla rakentaa tapahtumalle kokonaan oma venue eli esimerkiksi telttojen tai konttien avulla rakennettu tapahtumapaikka. Silloin oman yritystapahtuman voi siirtää lähes mihin vain.
”Samalla on hyvä muistaa, että perusvarustuksen järjestäminen erikoisempiin paikkoihin vie aikaa ja vähän enemmän rahaakin, mutta kun lähdetään tekemään jotakin uutta, on mukaan lähdettävä rohkeasti eikä jätettävä asiaa puolitiehen.”

Haluatko kuulla lisää tapahtumapaikoista ja niiden valinnasta. Ota yhteyttä jyri.rasanen@wolttigroup.fi