Yritystapahtumat vuonna 2021

Mitä tapahtuu sidosryhmätapahtumille, messuille ja sisäisille tapahtumille vuonna 2021? Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola katsoo kristallipalloon.

Vuoden 2021 alkaessa koronarokotukset ovat alkaneet maailmalla ja tunnelin päässä pilkottaa valoa. Moni yritystapahtumien järjestämisen kannalta olennainen asia on kuitenkin vielä pimeän peitossa.

Kysyimme tapahtumatoimisto Woltti Groupin toimitusjohtajalta ja tapahtuma-alan konkarilta Jyrki Aittolalta, mitä yritysten pitäisi ymmärtää vuoden 2021 yritystapahtumista.

Mihin suuntaan yritystapahtumat ovat menossa vuonna 2021?

Vuosi 2020 oli poikkeuksellinen. Kevään, kesän ja syksyn koronashokin jälkeen edettiin tilanteeseen, jossa ymmärrettiin, ettei kaikkia tapahtumia voida enää perua tai siirtää. Shokkivaihe on ohi ja elämä jatkuu, vaikkakin erilaisena.

Elämme uutta normaalia, joka on koko ajan muutoksessa, joten trendiennustetta vuodelle 2021 on tosi vaikea tehdä. Rokotukset kuitenkin etenevät, ja se on selvää, että 2021 tulee olemaan tapahtumien osalta yhtä mielenkiintoinen kuin 2020.

Tilanne on jotenkin nähtävissä alkuvuoden osalta, mutta kukaan ei tiedä, mitä tapahtuu ensi syksynä. Kaikki joutuvat suunnittelemaan tapahtumia todella epävarmassa tilanteessa. Se on kuitenkin selvää, että pitää mennä ja tehdä. Samalla kun jännätään, milloin päästään taas kohtaamaan fyysisesti meille tärkeitä ihmisiä, digitapahtumat kehittyvät kovaa vauhtia niin sisällöltään kuin teknologioiltaan.

Mihin tänä vuonna kannattaa tapahtumien suunnittelussa panostaa ja mihin varautua? Ovatko digitapahtumat turvallisin vaihtoehto, kun koronatilanteesta ei vielä tiedetä?

Tapahtumia järjestävien yritysten kannattaa varautua vähintään seuraavan puolen vuoden ajan siihen, että tilanne voi nopeastikin muuttua suuntaan tai toiseen. Olennaista on, että tärkeitä kohderyhmiä ei voi silti jättää vain odottamaan.

Alkuvuodesta järjestetään varmasti pääasiassa vain digitaalisia tapahtumia, mutta sen jälkeisestä ajasta ei tiedä.

Suunnittelun kannalta on tärkeää ymmärtää, että tapahtuman voi päättää järjestää, vaikka ei vielä voisikaan lyödä lukkoon, kohdataanko osallistujat fyysisesti vai virtuaalisesti. Vaikka toimintatapaa ja välinettä ei vielä päätetä suunnittelun alussa, kannattaa panostaa siihen, että tapahtuman tavoite ja viestittävät asiat ovat kristallinkirkkaat. Toteutusta voidaan sitten muokata tilanteen mukaan.

Digitaaliset tapahtumat ovat turvallisimpia, kun halutaan varmistaa fyysiset etäisyydet, mutta jos tavoite on tarjota elämyksiä tai rakentaa suhdetta, se on helpompaa kasvotusten. Siinä vaiheessa kun tarvetta fyysiselle etäisyydelle ei enää ole, kaikki varmasti haluavat tavata taas toisiaan kasvotusten. Patoutunutta tarvetta kohtaamiselle varmasti on.

Toisaalta emme vielä tiedä, miten etätyöilmiö muuttaa ihmisten käyttäytymistä post-korona-maailmassa. Se saattaa viedä kehitystä myös toiseen suuntaan ja vahvistaa digitapahtumien suosiota jatkossakin.

Jos yrityksen markkinoinnin kulmakivenä ovat olleet messut tai muut sidosryhmätapahtumat, mitä vaihtoehtoja 2021 tarjoaa näille tapahtumille? Miten kohdata asiakkaita ja saada aikaan elämyksiä, jos ei voida edelleenkään tavata fyysisesti?

Viimeisen puolen vuoden aikana verkon yli tehtävät tapahtumat ovat kehittyneet todella paljon. Digitaalisiin tapahtumiin on rakennettavissa jo hyvinkin paljon interaktiivisia osia. Jos arki on digitaalista ja etänä, digitaalinenkin tapahtuma katkaisee mukavalla tavalla etätyöarjen. Sillä tavalla tapahtumat kannattaa ajatellakin ja miettiä, miten niiden avulla voi erottautua kohderyhmän työpäivässä.

Digitaaliset alustat ja teknologiat ovat jo tulleet tutuksi, ja niiden avulla on aiempaa vaikeampaa erottautua. Siksi on osattava tehdä sisältöjä, jotka synnyttävät muistijälkiä, ovat helppoja seurata ja nostavat fiilistä. Osallistujalle pitää jäädä tunne, että osallistuminen oli käytetyn ajan väärti.

Uskaltaako fyysisiä tapahtumia alkaa jo suunnitella? Miten tapahtuman peruuntumiseen tai siirtymiseen liittyviin taloudellisiin riskeihin voi varautua etukäteen suunnitteluvaiheessa?

Tapahtumia pitää jo alkaa suunnitella, mutta järjestämismuotoa eli sitä, onko tapahtuma digitaalinen, hybridi tai fyysinen, ei vielä kannata lyödä lukkoon. On siis oltava plan B, jossa muuttuva koronatilanne otetaan huomioon.

Kun päätöstä järjestämismuodosta siirretään eteenpäin, on tärkeää suunnitella tapahtuma niin, että kustannuksia pystytään hallitsemaan. Olennaista on tunnistaa, missä hetkessä sitoudutaan mihinkin kustannuksiin eri tapahtumatyyppien valinnan välillä, ettei jouduta maksamaan esimerkiksi tapahtumapaikalle isoja peruutusmaksuja fyysisen tapahtuman peruuntuessa.

Meillä Woltti Groupissa riskienhallinta toteutetaan rakentamalla koko projekti suunnitteluvaiheesta alkaen siitä lähtökohdasta, ettei päätöstä tapahtuman muodosta voida vielä tehdä, ja tunnistamalla ajoissa se kriittinen hetki, jolloin valinta lopulta täytyy tehdä. Huolellisella suunnittelulla voidaan tuoda tapahtuman järjestämiseen taloudellista turvallisuutta.

Jos tilanne pitäisi tiivistää kolmeen kohtaan, mitä yritysten johdon pitäisi ymmärtää vuoden 2021 yritystapahtumista?

  1. Tapahtumia ei voi enää jättää kokonaan tekemättä tai siirtää. Liiketoiminnalle tärkeät kohderyhmät on huomioitava, oli koronatilanne mikä tahansa. Heidän tavoittaminen ja heihin vaikuttaminen vaatii toimenpiteitä.
  2. Sisäiset kohderyhmät ovat yhtä lailla kriittisiä kaikille yrityksille. Etätyössä yhdessä tekeminen, yhteisöllisyys ja joukkoon kuulumisen tunne on laimentunut. Sisäiset kohderyhmät kannattaakin tapahtumien avulla aktivoida ja miettiä, miten etätyön haitat saadaan korjattua ja viesti kulkemaan. Siihen tarvitaan Teamsin lisäksi järeämpiä työkaluja. On myös hyvä huomata, että vaikka korona helpottaisi, uusi etätyökulttuuri varmasti jatkuu. Olemme etätyön johtamisessa kokonaan uudessa tilanteessa. Siksi digitaaliset tapahtumat kannattaa rakentaa osaksi etätyöarkea.
  3. Osa ajattelee digitapahtumien korvaavan jatkossa kokonaan fyysiset tapahtumat. Digitapahtumilla onkin vahvuutensa ja roolinsa, mutta ne eivät korvaa fyysistä tapahtumaa elämysten luomisessa ja luottamussuhteen rakentamisessa. Ne voivat kuitenkin olla mainio työkalu, ja toimivat erityisen hyvin silloin, kun osallistujat tuntevat toisensa. Kokeiluvaiheen yli on jo päästy, nyt on aika rakentaa jatkuvia toimintamalleja ja formaatteja.

Woltti Group on apunasi niin digitaalisten, hybridi- kuin fyysisten tapahtumien suunnittelussa ja tuotannossa. Ota yhteyttä jyrki.aittola@wolttigroup.fi 

Asiantuntija
Jyrki Aittola

Jyrki Aittola

Synnynnäisesti kyltymätön CEO ja Senior Partner, liiketoiminnan kehittäjä ja strategi, joka etsii uusia ideoita ja näkökulmia.

Motto: We don´t remember day´s we remember moments.

+358 40 5036 625 jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

Virtuaaliset tapahtumat ja digitaalisuus

Videot ja muut digitaaliset sisällöt ovat hyviä välineitä vaikuttaa tunteisiin. Autamme asiakkaitamme tärkeiden viestien kiteyttämisessä, havainnollistamisessa ja tarinallistamisessa.

Kokemuksellinen
markkinointi

Kokemuksellinen markkinointi luo voimakkaan tunne-elämyksen. Brändi, joka saa asiakkaan tunteet loistamaan, erottuu kilpailijoista. Kun asiakkaat sitoutuvat brändiin, bisnes sujuu.
Studio33 Vallilassa on virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio

Studio 33 – virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio

Studio 33 on huippuammattilaisten operoima virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio. Haluatko tapahtumastasi inspiroivan, innostavan ja yhteisöllisen? Studio 33 on Woltti Groupin huippuammattilaisten…

Virtuaaliset tapahtumat rakentavat yhteisöllisyyttä

Yritystapahtumien exit on ajankohtainen nyt 

Jos kohderyhmä on tärkeä, ei kannata jäädä odottamaan parempaa aikaa kohtaamiselle. Kun tapaamiset ovat säännöllisiä, on suhde paremmassa kunnossa sitten,…

Studiosta lähetetty virtuaalitapahtuma tuo ohjelmaan yllätyksellisyyttä

Koukuta osallistujat mukaan digitapahtumaan

Onnistunut virtuaalitapahtuma antaa osallistujilleen energiaa, inspiroi ja rakentaa yhteisöllisyyttä. Kun virtuaalinen tapahtuma päättyy, ihmisten on jäätävä haluamaan seuraavaa jaksoa. Digitapahtumista…

Sisältö on virtuaalisen tapahtuman tärkein asia

Digitaalisen tapahtuman arvo syntyy sisällöstä

Virtuaalisen tapahtuman tehtävä on irrottaa ihmiset digitaalisen arjen etäkokousrumbasta. Siksi tavallisimmat videoneuvottelualustat eivät aina ole paras valinta elämyksellisen digitapahtuman luomiseen….

hybriditapahtuma Scandicin Tapahtumastudiolla

Wow! Virtuaalitapahtuma voi olla mukava myös esiintyjille

Woltti Groupin ja hotelliketju Scandicin yhteistyö nostaa osallistujien ja esiintyjien mukavuuden hybriditapahtumissa uudelle tasolle. Yritysten sisäisten ja sidosryhmille suunnattujen tapahtumien…

SPR yleiskokous 2020

SPR:n yleiskokous yhdisti 11 paikkakuntaa virtuaalisesti

Punaisen Ristin yleiskokous laittoi luovuuden ja tekniikan koetukselle: yhdistimme yksitoista paikkakuntaa reaaliaikaisesti kahdella kielellä. Syksyn alussa törmäsimme asiakkaamme Suomen Punaisen…

Virtuaalimessut

Liidejä ja diilejä virtuaalimessuilta

Virtuaalimessut yhdistävät yrityksen ja asiakkaat paikasta riippumatta. Korona-ajan hätäapuna alkanut digitaalinen läsnäolo muuttuu tärkeäksi verkkonäkyvyyden työkaluksi. Pandemia on luonut moneen…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme