Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Siksi sen on parasta olla hyvä.

Ensivaikutelma ratkaisee. Vanha klisee on erityisen totta erityisesti yritysmaailman tapahtumissa. Hyvä ensivaikutelma luo vieraalle hyvän olon, joka avaa aistit uusille viesteille ja ajatuksille. Se puolestaan on edellytys tapahtuman tavoitteiden toteutumiselle.

”Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Jos sen mokaa, raha ja Michelin-tasoiset ruoka-annokset eivät siitä suosta enää nosta”, Wolttigroupin Business Director Jarkko Kivikoski sanoo.

Vieraan kokemuksen eteen on oltava valmis näkemään jo suunnitteluvaiheessa vaivaa.

”Kun ensivaikutelman tekee hyvin, sen avulla voi saada muita kömmähdyksiä jopa anteeksi.”

Vieras ei halua olla hukassa – huomioi hänet

Ensivaikutelman rooli tapahtumassa on luoda vieraalle innostunut ja vastaanottavainen olotila.

”Etenkin massatapahtumissa käy kuitenkin usein niin, että vieras jää palloilemaan yksikseen, eikä oikeastaan kukaan huomioi häntä”, Jarkko Kivikoski sanoo.

Virhe on inhimillinen mutta suuri. Kun ihminen hämmentyy, hän myös ärsyyntyy ja turhautuu. Silloin myöskään viestit eivät mene läpi.

Korjausliike on onneksi helppo. Olivatpa kyseessä kymmenen hengen illalliset tai satojen vieraiden tapahtuma, vieras on toivotettava tervetulleeksi henkilökohtaisesti ja varmistuttava, että hän tietää, mitä seuraavaksi tapahtuu. Kyse on viitseliäisyydestä.

”Esimerkiksi Nordic Business Forum on tästä hieno esimerkki. Vaikka tapahtuma on suuri, intoa täynnä olevat työntekijät tervehtivät jokaista, varmistavat että hän löytää narikan ja kertovat, milloin ja missä ohjelma alkaa.”

Muutoskohdat ovat avain vaikuttamiseen

Vaikka ensivaikutelman voi tehdä vain kerran, jokaisessa tapahtumassa syntyy useita mahdollisuuksia vaikutuksen tekemiseen vieraan vaihtaessa paikkaa.

”Liian usein rakastumme suunnittelupöydän kuvioihin. Tapahtuman järjestämisessä pitäisi kuitenkin aina asettua vieraan asemaan ja miettiä, millaisia muutoskohtia hänelle tulee vastaan”, Jarkko Kivikoski sanoo.

Tapahtuman voikin nähdä myös ensivaikutelmien sarjana. Murroskohtia ovat esimerkiksi sisääntulo, siirtyminen juhlatilaan tai omalle penkille ja tarjoiluiden noutaminen juhlapöydästä. Siirtymien avulla vieras on mahdollista saada innostumaan kerta toisensa perään.

”Jos halutaan hyvä tapahtuma joka synnyttää tarinoita, on nähtävä ne kohdat, joissa muistijäljet syntyvät. Muutoskohdat ovat niitä, joilla ihmisen asennoitumista omaan viestiin ja tavoitteisiin voidaan muuttaa – suuntaan jos toiseenkin.”

Hurmaa vieras uudestaan ja uudestaan

Vieraan kokemus tapahtumasta rakentuu ja vahvistuu ensivaikutelmien ketjusta. Muutoskohtien tunnistaminen ja yllätyksien luominen synnyttävät muistot ja tarinat, joita tapahtumasta kerrotaan.

  1. Kutsu luo viitekehyksen tapahtumalle ja myös vieraan myöhemmille odotuksille. Se joko puhuttelee tai ei.
  2. Pohja ensivaikutelmalle syntyy rationaalisista tekijöistä. Jos pysäköinti tai paikalle löytäminen on vaikeaa, ensivaikutelma on pettänyt. Ja sama toisin päin!
  3. Tunteet vahvistavat rationaalisuutta. Vaikka rationaaliset tekijät toimisivat, ensivaikutelma on parhaimmillaankin laimea, jos inhimillinen kohtaaminen ja myönteiset tunne-elämykset jäävät puuttumaan.
  4. Koska muutoskohdissa ensivaikutelma syntyy aina uudelleen, ensivaikutelmasta on pidettävä huolta. Ei riitä, että vieraan ensimmäinen havainto tapahtumasta on upea – saman tunteen on toistuttava myös jatkossa.

Kiinnostuitko? Lataa Tapahtumajärjestäjän opas! 

Haluatko hurmata vieraasi? Ota meihin yhteyttä!