Ensivaikutelma joka tekee vaikutuksen

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Siksi sen on parasta olla hyvä.

Ensivaikutelma ratkaisee. Vanha klisee on erityisen totta erityisesti yritysmaailman tapahtumissa. Hyvä ensivaikutelma luo vieraalle hyvän olon, joka avaa aistit uusille viesteille ja ajatuksille. Se puolestaan on edellytys tapahtuman tavoitteiden toteutumiselle.

”Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Jos sen mokaa, raha ja Michelin-tasoiset ruoka-annokset eivät siitä suosta enää nosta”, Woltti Groupin Business Director Jarkko Kivikoski sanoo.

Vieraan kokemuksen eteen on oltava valmis näkemään jo suunnitteluvaiheessa vaivaa.

”Kun ensivaikutelman tekee hyvin, sen avulla voi saada muita kömmähdyksiä jopa anteeksi.”

Vieras ei halua olla hukassa – huomioi hänet

Ensivaikutelman rooli tapahtumassa on luoda vieraalle innostunut ja vastaanottavainen olotila.

”Etenkin massatapahtumissa käy kuitenkin usein niin, että vieras jää palloilemaan yksikseen, eikä oikeastaan kukaan huomioi häntä”, Jarkko Kivikoski sanoo.

Virhe on inhimillinen mutta suuri. Kun ihminen hämmentyy, hän myös ärsyyntyy ja turhautuu. Silloin myöskään viestit eivät mene läpi.

Korjausliike on onneksi helppo. Olivatpa kyseessä kymmenen hengen illalliset tai satojen vieraiden tapahtuma, vieras on toivotettava tervetulleeksi henkilökohtaisesti ja varmistuttava, että hän tietää, mitä seuraavaksi tapahtuu. Kyse on viitseliäisyydestä.

”Esimerkiksi Nordic Business Forum on tästä hieno esimerkki. Vaikka tapahtuma on suuri, intoa täynnä olevat työntekijät tervehtivät jokaista, varmistavat että hän löytää narikan ja kertovat, milloin ja missä ohjelma alkaa.”

Muutoskohdat ovat avain vaikuttamiseen

Vaikka ensivaikutelman voi tehdä vain kerran, jokaisessa tapahtumassa syntyy useita mahdollisuuksia vaikutuksen tekemiseen vieraan vaihtaessa paikkaa.

”Liian usein rakastumme suunnittelupöydän kuvioihin. Tapahtuman järjestämisessä pitäisi kuitenkin aina asettua vieraan asemaan ja miettiä, millaisia muutoskohtia hänelle tulee vastaan”, Jarkko Kivikoski sanoo.

Tapahtuman voikin nähdä myös ensivaikutelmien sarjana. Murroskohtia ovat esimerkiksi sisääntulo, siirtyminen juhlatilaan tai omalle penkille ja tarjoiluiden noutaminen juhlapöydästä. Siirtymien avulla vieras on mahdollista saada innostumaan kerta toisensa perään.

”Jos halutaan hyvä tapahtuma joka synnyttää tarinoita, on nähtävä ne kohdat, joissa muistijäljet syntyvät. Muutoskohdat ovat niitä, joilla ihmisen asennoitumista omaan viestiin ja tavoitteisiin voidaan muuttaa – suuntaan jos toiseenkin.”

Hurmaa vieras uudestaan ja uudestaan

Vieraan kokemus tapahtumasta rakentuu ja vahvistuu ensivaikutelmien ketjusta. Muutoskohtien tunnistaminen ja yllätyksien luominen synnyttävät muistot ja tarinat, joita tapahtumasta kerrotaan.

  1. Kutsu luo viitekehyksen tapahtumalle ja myös vieraan myöhemmille odotuksille. Se joko puhuttelee tai ei.
  2. Pohja ensivaikutelmalle syntyy rationaalisista tekijöistä. Jos pysäköinti tai paikalle löytäminen on vaikeaa, ensivaikutelma on pettänyt. Ja sama toisin päin!
  3. Tunteet vahvistavat rationaalisuutta. Vaikka rationaaliset tekijät toimisivat, ensivaikutelma on parhaimmillaankin laimea, jos inhimillinen kohtaaminen ja myönteiset tunne-elämykset jäävät puuttumaan.
  4. Koska muutoskohdissa ensivaikutelma syntyy aina uudelleen, ensivaikutelmasta on pidettävä huolta. Ei riitä, että vieraan ensimmäinen havainto tapahtumasta on upea – saman tunteen on toistuttava myös jatkossa.

Kiinnostuitko? Lataa Tapahtumajärjestäjän opas! 

Haluatko hurmata vieraasi? Ota yhteyttä jarkko.kivikoski@wolttigroup.fi

More Articles

Tapahtumatuotanto

Jokaisen tapahtuman ytimessä on asiakas. Mikä heitä koskettaa, mikä saa heidät haukkomaan happea? Vaikuttava tapahtuma ei synny sattumalta. Hyvä suunnittelu on onnistuneen tapahtuman salaisuus.
After partyt voi järjestää virtuaalisestikin

Virtuaaliset löylyt ITS Finlandin virtuaalikongressissa

Korona loi virtuaalikongresseille nopeasti tarpeen, kysynnän ja tarjonnan.Virtuaalinen elämys syntyy siitä, että vieras voi osallistua kuin paikan päällä. Ihmissuhteet ja…

Digitapahtumien välineitä

Vaikuttavan digitapahtuman anatomia 

Digitaalista tapahtumapaikkaa ei valita tekniikka edellä vaan tavoitteet ja vaikuttavuus mielessä.  Kun puhutaan verkon yli ja virtuaalisesti tehtävistä tapahtumista, puhe…

Virusturvallisissa tapahtumissa olennaista on huolellinen ennakkosuunnittelu

Miten järjestetään koronaturvallinen tapahtuma?

Virusturvallinen tapahtuma järjestetään huomioimalla suunnittelussa tarkasti turvallisuusnäkökulmat ennen ja jälkeen tapahtuman sekä itse tapahtumassa. Oleellista on läpinäkyvyys viestinnässä ja huolellinen…

Tapahtumien järjestäminen digitaalisesti

Vinkit onnistuneen online-tapahtuman järjestämiseen

Virtuaalitapahtuma, webinaari, striimaus vai etäkokouksen fasilitointi? Erilaisia etäratkaisuja on hyödynnetty jo vuosia tapahtumissa. Lue, millaisia vaihtoehtoja fyysisen tapahtuman järjestämiselle on…

Messut ulkomailla

Messut ulkomailla

Ulkomailla järjestettäville messuille osallistuminen on arvokas investointi, joka oikein suunniteltuna on oivallinen tapa tavata tärkeitä ihmisiä. Toiveissa uudet markkinat tai…

Tila on osa elämystä

Tila on osa elämystä

Rohkeus ja kohderyhmän saappaisiin hyppääminen ovat avain uudenlaisten elämysten tuottamiselle. Tila on voimakas tapa vaikuttaa ihmisen käyttäytymiseen. Se luo ihmisten…

Visuaalisesti näyttävä kasvoseinä teki tapahtumasta somehitin

5 x näyttävä tapahtuma Instagramissa

Instagram nostaa merkitystään yritysten ja organisaatioiden markkinoinnissa. Katso vinkit, kuinka luot näyttävän kuvavirran ja rakennat Instagramissa näkyvyyttä tapahtumien avulla. Instagram…

Tulevaisuuden tekijät Haaga-Heliasta

Tapahtuma-alan tulevaisuuden tekijät

Woltti Groupin ja Haaga-Helia-ammattikorkeakoulun yhteistyö on win-win-tilanne. Opiskelijat saavat oppia käytännön työelämästä ja Woltti Group pääsee tutustumaan tulevaisuuden työntekijöihin. Fiuu!…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme