Ensivaikutelma joka tekee vaikutuksen

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Siksi sen on parasta olla hyvä.

Ensivaikutelma ratkaisee. Vanha klisee on erityisen totta erityisesti yritysmaailman tapahtumissa. Hyvä ensivaikutelma luo vieraalle hyvän olon, joka avaa aistit uusille viesteille ja ajatuksille. Se puolestaan on edellytys tapahtuman tavoitteiden toteutumiselle.

”Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Jos sen mokaa, raha ja Michelin-tasoiset ruoka-annokset eivät siitä suosta enää nosta”, Woltti Groupin Business Director Jarkko Kivikoski sanoo.

Vieraan kokemuksen eteen on oltava valmis näkemään jo suunnitteluvaiheessa vaivaa.

”Kun ensivaikutelman tekee hyvin, sen avulla voi saada muita kömmähdyksiä jopa anteeksi.”

Vieras ei halua olla hukassa – huomioi hänet

Ensivaikutelman rooli tapahtumassa on luoda vieraalle innostunut ja vastaanottavainen olotila.

”Etenkin massatapahtumissa käy kuitenkin usein niin, että vieras jää palloilemaan yksikseen, eikä oikeastaan kukaan huomioi häntä”, Jarkko Kivikoski sanoo.

Virhe on inhimillinen mutta suuri. Kun ihminen hämmentyy, hän myös ärsyyntyy ja turhautuu. Silloin myöskään viestit eivät mene läpi.

Korjausliike on onneksi helppo. Olivatpa kyseessä kymmenen hengen illalliset tai satojen vieraiden tapahtuma, vieras on toivotettava tervetulleeksi henkilökohtaisesti ja varmistuttava, että hän tietää, mitä seuraavaksi tapahtuu. Kyse on viitseliäisyydestä.

”Esimerkiksi Nordic Business Forum on tästä hieno esimerkki. Vaikka tapahtuma on suuri, intoa täynnä olevat työntekijät tervehtivät jokaista, varmistavat että hän löytää narikan ja kertovat, milloin ja missä ohjelma alkaa.”

Muutoskohdat ovat avain vaikuttamiseen

Vaikka ensivaikutelman voi tehdä vain kerran, jokaisessa tapahtumassa syntyy useita mahdollisuuksia vaikutuksen tekemiseen vieraan vaihtaessa paikkaa.

”Liian usein rakastumme suunnittelupöydän kuvioihin. Tapahtuman järjestämisessä pitäisi kuitenkin aina asettua vieraan asemaan ja miettiä, millaisia muutoskohtia hänelle tulee vastaan”, Jarkko Kivikoski sanoo.

Tapahtuman voikin nähdä myös ensivaikutelmien sarjana. Murroskohtia ovat esimerkiksi sisääntulo, siirtyminen juhlatilaan tai omalle penkille ja tarjoiluiden noutaminen juhlapöydästä. Siirtymien avulla vieras on mahdollista saada innostumaan kerta toisensa perään.

”Jos halutaan hyvä tapahtuma joka synnyttää tarinoita, on nähtävä ne kohdat, joissa muistijäljet syntyvät. Muutoskohdat ovat niitä, joilla ihmisen asennoitumista omaan viestiin ja tavoitteisiin voidaan muuttaa – suuntaan jos toiseenkin.”

Hurmaa vieras uudestaan ja uudestaan

Vieraan kokemus tapahtumasta rakentuu ja vahvistuu ensivaikutelmien ketjusta. Muutoskohtien tunnistaminen ja yllätyksien luominen synnyttävät muistot ja tarinat, joita tapahtumasta kerrotaan.

  1. Kutsu luo viitekehyksen tapahtumalle ja myös vieraan myöhemmille odotuksille. Se joko puhuttelee tai ei.
  2. Pohja ensivaikutelmalle syntyy rationaalisista tekijöistä. Jos pysäköinti tai paikalle löytäminen on vaikeaa, ensivaikutelma on pettänyt. Ja sama toisin päin!
  3. Tunteet vahvistavat rationaalisuutta. Vaikka rationaaliset tekijät toimisivat, ensivaikutelma on parhaimmillaankin laimea, jos inhimillinen kohtaaminen ja myönteiset tunne-elämykset jäävät puuttumaan.
  4. Koska muutoskohdissa ensivaikutelma syntyy aina uudelleen, ensivaikutelmasta on pidettävä huolta. Ei riitä, että vieraan ensimmäinen havainto tapahtumasta on upea – saman tunteen on toistuttava myös jatkossa.

Kiinnostuitko? Lataa Tapahtumajärjestäjän opas! 

Haluatko hurmata vieraasi? Ota yhteyttä jarkko.kivikoski@wolttigroup.fi

Lisää artikkeleita

Tapahtumatuotanto

Jokaisen tapahtuman ytimessä on asiakas. Mikä heitä koskettaa, mikä saa heidät haukkomaan happea? Vaikuttava tapahtuma ei synny sattumalta. Hyvä suunnittelu on onnistuneen tapahtuman salaisuus.
Sisältö on virtuaalisen tapahtuman tärkein asia

Digitaalisen tapahtuman arvo syntyy sisällöstä

Virtuaalisen tapahtuman tehtävä on irrottaa ihmiset digitaalisen arjen etäkokousrumbasta. Siksi tavallisimmat videoneuvottelualustat eivät aina ole paras valinta elämyksellisen digitapahtuman luomiseen….

Yritystapahtumat vuonna 2021

Yritystapahtumat vuonna 2021

Mitä tapahtuu sidosryhmätapahtumille, messuille ja sisäisille tapahtumille vuonna 2021? Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola katsoo kristallipalloon. Vuoden 2021 alkaessa koronarokotukset…

hybriditapahtuma Scandicin Tapahtumastudiolla

Wow! Virtuaalitapahtuma voi olla mukava myös esiintyjille

Woltti Groupin ja hotelliketju Scandicin yhteistyö nostaa osallistujien ja esiintyjien mukavuuden hybriditapahtumissa uudelle tasolle. Yritysten sisäisten ja sidosryhmille suunnattujen tapahtumien…

SPR yleiskokous 2020

SPR:n yleiskokous yhdisti 11 paikkakuntaa virtuaalisesti

Punaisen Ristin yleiskokous laittoi luovuuden ja tekniikan koetukselle: yhdistimme yksitoista paikkakuntaa reaaliaikaisesti kahdella kielellä. Syksyn alussa törmäsimme asiakkaamme Suomen Punaisen…

Virtuaalimessut

Liidejä ja diilejä virtuaalimessuilta

Virtuaalimessut yhdistävät yrityksen ja asiakkaat paikasta riippumatta. Korona-ajan hätäapuna alkanut digitaalinen läsnäolo muuttuu tärkeäksi verkkonäkyvyyden työkaluksi. Pandemia on luonut moneen…

sisäinen henkilöstötapahtuma

Sisäinen virtuaalitapahtuma nostattaa fiilistä

Etätöiden aikana yrityksen sisäinen viestintä on tärkeämpää kuin koskaan. Virtuaaliset HR-tapahtumat luovat fyysisen etäisyyden aikaan henkistä läheisyyttä.  Etätyö voi olla…

After partyt voi järjestää virtuaalisestikin

Virtuaaliset löylyt ITS Finlandin virtuaalikongressissa

Korona loi virtuaalikongresseille nopeasti tarpeen, kysynnän ja tarjonnan.Virtuaalinen elämys syntyy siitä, että vieras voi osallistua kuin paikan päällä. Ihmissuhteet ja…

Digitapahtumien välineitä

Vaikuttavan digitapahtuman anatomia 

Digitaalista tapahtumapaikkaa ei valita tekniikka edellä vaan tavoitteet ja vaikuttavuus mielessä.  Kun puhutaan verkon yli ja virtuaalisesti tehtävistä tapahtumista, puhe…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme