Virtuaalitapahtuma, webinaari, striimaus vai etäkokouksen fasilitointi? Erilaisia etäratkaisuja on hyödynnetty jo vuosia tapahtumissa. Lue, millaisia vaihtoehtoja fyysisen tapahtuman järjestämiselle on ja mitä niissä pitää ottaa huomioon. 

Fyysiselle tapahtumalle on olemassa runsaasti digitaalisia vaihtoehtoja, ja Wolttigoupin tuottamissa tapahtumissa erilaisia joustavia digitaalisia ratkaisuja on hyödynnetty jo vuosia. 

Online-tapahtumien järjestämiseen on olemassa useita internetpohjaisia työkaluja, joita voidaan käyttää niin videon kautta viestimiseen kuin vuorovaikutteiseen kommunikaatioon. 

Kolme kysymystä, jotka auttavat määrittelemään tapahtumalle oikean formaatin

Kun fyysisen tapahtuman sijaan harkitaan tapahtuman järjestämistä digitaalisessa muodossa striimattuna tai vaikka virtuaaliteknologioita hyödyntäen, on olennaista vastata näihin kolmeen kysymykseen:

1) Minkälainen sisältö tapahtumalla on?

2) Millaisia teknisiä ratkaisuja sen esittämiseen ja toteuttamiseen tarvitaan?

3) Miten tapahtuma moderoidaan? 

Tapahtumat, joissa on aiheena sisäinen viestintä tai ylipäätään asioiden tiedottaminen ja viestiminen, onnistuvat yleensä sujuvasti myös digitaalisina verkon yli. Sen sijaan asiakastapaamisissa, joissa on tarkoitus luoda suhteita, jää hyöty osittain syntymättä ilman kasvokkain kohtaamista. 

Myös kohderyhmästä riippuu paljon. Jos vastaanottajat saadaan suurella todennäköisyydellä houkuteltua sähköisen kanavan ääreen ja pysymään siellä tapahtuman ajan, etätapahtuman järjestäminen kannattaa. Jos taas on todennäköistä, että yleisöä ei helposti saa vastaanotinten ääreen ilman fyysisen tapahtuman kokemuksellisuuden ja verkostojen tapaamisen luomaa vetovoimaa, ei panostus välttämättä kannata. 

Kuinka fyysinen tapahtuma muutetaan etätapahtumaksi? 

1. Valitse tila oikein 

Digitaalisen tapahtuman järjestäminen poikkeaa jonkin verran fyysisen tapahtuman järjestämisestä. Tila on aina tärkeä tapahtuman järjestämisessä, mutta online-osallistuminen vaatii tilalta erilaisia ominaisuuksia kuin suuren ihmisjoukon kutsuminen paikan päälle. 

Koska tapahtuma kuvataan, tilalta vaaditaan studiomaisia olosuhteita. Kuvaus edellyttää kuvausvaloja ja tilalta riittävää korkeutta, jotta valaistus ja ääni saadaan optimaaliseksi. 

Tapahtuma voidaan järjestää myös fyysisen ja online-tapahtuman hybridinä. Tällöin tilan valinnassa on huomioitava paikalla olevan yleisön lisäksi se, että tila on mahdollisimman optimaalinen broadcast-tuotantoon. 

Nyrkkisääntönä voi pitää, että yrityksen omasta neuvottelutilasta tilaisuutta ei kannata lähettää. Haasteena on neuvottelutilojen kuvaukseen sopimattomuuden lisäksi se, että yrityksen it-infraa suojaava palomuuri saattaa aiheuttaa striimaukselle odottamattomia esteitä. Esteiden aukoton selvittäminen etukäteen saattaa olla hankalaa ja uloslähtevän verkkoyhteyden laatu riippua päivästä toiseen. 

2. Huomioi viive lähetyksessä 

Kun videokuvaa tapahtumasta striimataan yhdestä paikasta useille vastaanottajille, lähetykseen tulee väistämättä 0,5–1 minuutin viive. Viiveetön lähetys pystytään rakentamaan silloin, kun lähetys tehdään yhdestä pisteestä toiseen, “point-to-point”. 

Jos siis halutaan tapahtumaan keynote-puhuja puhumaan tietokoneen välityksellä, voidaan päätapahtumapaikan kuvanohjauksen ja puhujan koneiden välille ottaa point-to-point-yhteys. Omalta koneeltaan tapahtumaa seuraavien katsojien striimattuun yhteyteen kokonaisviive tulee silloinkin. 

Viive ei yleensä haittaa osallistumiskokemusta, mutta se pitää tiedostaa silloin kun tapahtumaan halutaan interaktiivisuutta. Tällöin äänellä osallistuminen ei onnistu parhaalla mahdollisella tavalla, vaan osallistuminen toteutetaan esimerkiksi chatin, viestiseinän, äänestysten tai sanapilven mahdollistavan alustan kautta. 

Vastaanottajalla voi myös olla kaksi vastaanotinta, joista toisen kautta hän seuraa tapahtuman striimiä ja toisessa osallistuu sovelluksen kautta. 

3. Suunnittele kokemus kaikille eri osallistujatyypeille

Kun tapahtuma järjestetään hybridinä, jossa osa yleisöstä osallistuu siihen päätapahtumapaikalla, osa ryhmänä toimiston neuvottelutilasta käsin ja osa etänä omalta koneelta, täytyy kokemus suunnitella kolmella eri tavalla. 

Taukojen rytmityksessä, pituudessa ja määrässä on mietittävä niin kotikoneellaan istuvien kuin tapahtumapaikan vessaan jonottavien tarpeita. 

Kokemuksen muotoilussa auttaa, kun teknologioiden valinnassa ja sisältöjen esitystavan suunnittelussa hyödynnetään olemassa olevia ja osallistujille tuttuja kanavia. Esimerkiksi  sisäisessä tapahtumassa on usein järkevää käyttää tavanomaisia työvälineitä ja kanavia materiaalien jakokanavana, vaikka ne muuten eivät olisikaan tapahtuman ensisijainen kanava. 

Hauska lisä omalta koneeltaan käsin osallistuvalle yleisölle on asentaa tapahtumapaikan yhdelle istuinpaikalle 360-kamera, josta lähetettävään striimiin voi ottaa yhteyden. Sen avulla etäosallistuja voi olla tavallaan yhtenä katsojana paikan päällä. Sijoittelusta riippuen 360-kamera mahdollistaa katsojille myös pääsyn paikkoihin, joihin on rajoitettu pääsy tai ei pääsyä lainkaan – vaikkapa muotinäytöksen eturiviin heti catwalkin viereen. 

4. Moderointi on online-tapahtumissa erityisen tärkeää

Hybridimuotoisten tapahtumien moderaattoreilta vaaditaan jatkuvasti usean eri yleisön huomioimista. Esimerkiksi viihteellinen lavaohjelma ja yleisön yhteisöllinen osallistaminen eivät useinkaan toimi yksin etänä olevalle yleisölle samalla tavalla kuin tapahtumapaikalla olijoille, jos etänä olevan yleisön osallistamista ei ole erikseen suunniteltu. 

Moderaattorin on myös muistettava ottaa huomioon ja käsitellä etäosallistujien lähettämät viestit ja kommentit. Usein sisältöä eteenpäin vievien moderaattoreiden lisäksi kannattaakin olla erillinen moderaattori, joka käy etukäteen läpi viestiseinälle lähetettyjä kommentteja ja kysymyksiä ja karsii tarpeettoman tai epäsovinnaisen sisällön. 

Vaikka yleisö osallistuu tapahtumaan etänä, kannattaa juontajien tai moderaattorien yleensä olla samassa paikassa keskenään, jotta kommunikaatio heidän välillään toimii saumattomasti. Tunne läsnäolosta on tärkeä myös kameran välittämän kuvan kautta osallistuville. 

Pohditko tapahtumasi toteuttamista digitaalisesti fyysisen tapahtuman sijaan? Ota meihin yhteyttä!