Kuusi tärkeää asiaa, jotka kannattaa tietää kansainvälisten tapahtumien toteutuksesta satojen kansainvälisten tapahtumien organisoinnin kokemuksen perusteella.
Olemme Woltti Groupissa suunnitelleet ja toteuttaneet laajan kumppaniverkoston avulla satoja kansainvälisiä tapahtumia lähes kaikkialla maailmassa. Kokemuksemme perusteella jokaisen omassa yrityksessään kansainvälisiä tapahtumia organisoivan kannattaa tietää ja muistaa seuraavat asiat.
Ymmärrä kohderyhmä todella hyvin
Kansainvälisissä tapahtumissa kohderyhmäymmärryksen systemaattinen kartuttaminen on erityisen tärkeää. Suomessa meillä on monasti kokemuksen mukanaan tuoma ymmärrys suomalaisista kohderyhmistä, mutta kansainvälisten tapahtumien kohderyhmistä meillä ei tällaista ymmärrystä ole. Kohderyhmät saattavat olla paikallisia tai sitten sekoitus monesta eri maasta, esimerkiksi messutapahtumissa. Mitä paremmin ja monipuolisimmin saa kerättyä tietoa kansainvälisen tapahtuman kohderyhmästä, sitä onnistuneemman tapahtuman pystyy rakentamaan.
Paikallisen kulttuurin tuntemus
Paikallisen kulttuuriympäristön tunteminen ja tiedon kerääminen siitä nimenomaan tapahtuman kohderyhmän näkökulmasta katsottuna on ensiarvoisen tärkeää. Esimerkiksi se mikä toimii Kiinassa, ei toimi Koreassa. Pienet yksityiskohdat resonoivat eri tavoin eri kulttuureissa ja paikoissa, ja niiden ymmärtäminen ratkaisee kuinka onnistunut tapahtumasta tulee.
Luotettavat kumppanit ratkaisevan tärkeitä
Kansainvälisiä tapahtumia on hyvin vaikea toteuttaa ilman paikallisia kumppaneita. Siksi on tärkeää löytää oikeat verkostot ja ymmärtää miten nämä toimivat. Kumppaneiden kautta tulee myös paljon sekä paikallisen kulttuurin tuntemusta että toimintatapojen tuntemusta, jotka auttavat tapahtuman onnistumista.
Ota selvää paikallisista toimintatavoista
Jokaisessa maassa on oma tapansa toimia. Tapahtumien toteutuksen maksuliikenne ja maksusäännökset sekä vakuutukset ja vastuukysymykset vaihtelevat paljon maittain. Lisäksi myös logistiikka on usein haastavaa: tullimuodollisuudet ja paperisodat saattavat olla pitkiä ja kimurantteja, mikä kannattaa huomioida niin suunnittelussa kuin aikataulutuksessa.
Tarpeeksi pitkä aikataulu
Suomalaisella aikataululla ei kannata lähteä liikkeelle kansainvälistä tapahtumaa suunnittelemaan ja toteuttamaan. Yksin paikallisten kumppanien kilpailutukseen kannattaa varata tarpeeksi aikaa, jotta laatu ja luotettavuus pystytään varmistamaan. Lisäksi toteutusta hidastavat muun muassa erilaiset byrokratiat, tullimuodollisuudet, toimintatavat ja kulttuurinen ajan käsitys. Myös kansainvälisten messuorganisaatioiden kanssa toimiessa aikaa kuluu huomattavasti enemmän kuin Suomessa.
Tunne paikallinen kalenteri
Pieni mutta erittäin oleellinen asia on kalenterin paikallisuuden huomioiminen kansainvälisen tapahtuman suunnittelussa. Joka maassa ja kulttuurissa on omat tärkeät loma-ajat ja kansalliset vapaapäivät, jotka vaihtelevat merkittävästi. Esimerkiksi islamilaisissa maissa ramadanin aikaan ei kannata tapahtumia järjestää.
Woltti Group on suunnittellut ja toteuttanut laajan kumppaniverkoston avulla satoja kansainvälisiä tapahtumia lähes kaikkialla maailmassa. Erityisesti Euroopassa, Aasiassa, Pohjois- ja Etelä-Amerikassa sekä Australissa.
Haluatko tietää lisää kansainvälisten tapahtumien järjestämisestä?
Ota yhteyttä Johanna Joutsen: johanna.joutsen@wolttigroup.fi
Ota meihin yhteyttä
Jätä yhteystietosi oheisella lomakkeella. Asiantuntijamme on teihin yhteydessä ja voitte keskustella tarkemmin erilaisten tapahtumien järjestämisestä.
Lisää artikkeleita

Vastuullinen yritys osallistuu yhteiskunnalliseen keskusteluun
Yrityksiltä odotetaan nyt vastuullisuutta ja kannanottoja yhteiskunnalliseen keskusteluun. SuomiAreena heinäkuussa on erinomainen tilaisuus tähän. SuomiAreena kutsuu yrityksiä mukaan kesän suurimpaan yhteiskunnalliseen festivaaliin ja herättelee yrityksiä…

Suomalaiset saivat Dubain maailmannäyttelyn yleisön liekkeihin
“Maailmannäyttely on aivan ainutlaatuinen ja ikimuistoinen tapahtuma. Ei ole toista vastaavanlaista olemassa”, Wolttigroupin tuottaja Martina Haglund hehkuttaa. Wolttigroup toteutti Business Finlandin kumppanina Dubain maailmannäyttelyssä Suomi-päivän…

Tunteiden liekittäminen on avain onnistuneisiin tapahtumiin
Osallistujan näkökulman huomioiminen ja tunnekokemuksen suunnitteleminen on aiempaakin tärkeämpää tapahtumien onnistumiselle. Inspiroimiseen, tutustumiseen ja yhteisöllisyyden rakentamiseen tarvitaan tunteiden herättämistä. Työelämä on muuttunut pysyvästi. Hybridityöstä, etä-…