Kansainvälisen tapahtuman onnistumisen niksit

Kuusi tärkeää asiaa, jotka kannattaa tietää kansainvälisten tapahtumien toteutuksesta satojen kansainvälisten tapahtumien organisoinnin kokemuksen perusteella.

Olemme Woltti Groupissa suunnitelleet ja toteuttaneet laajan kumppaniverkoston avulla satoja kansainvälisiä tapahtumia lähes kaikkialla maailmassa. Kokemuksemme perusteella jokaisen omassa yrityksessään kansainvälisiä tapahtumia organisoivan kannattaa tietää ja muistaa seuraavat asiat.

Ymmärrä kohderyhmä todella hyvin

Kansainvälisissä tapahtumissa kohderyhmäymmärryksen systemaattinen kartuttaminen on erityisen tärkeää. Suomessa meillä on monasti kokemuksen mukanaan tuoma ymmärrys suomalaisista kohderyhmistä, mutta kansainvälisten tapahtumien kohderyhmistä meillä ei tällaista ymmärrystä ole. Kohderyhmät saattavat olla paikallisia tai sitten sekoitus monesta eri maasta, esimerkiksi messutapahtumissa. Mitä paremmin ja monipuolisimmin saa kerättyä tietoa kansainvälisen tapahtuman kohderyhmästä, sitä onnistuneemman tapahtuman pystyy rakentamaan.

Paikallisen kulttuurin tuntemus

Paikallisen kulttuuriympäristön tunteminen ja tiedon kerääminen siitä nimenomaan tapahtuman kohderyhmän näkökulmasta katsottuna on ensiarvoisen tärkeää. Esimerkiksi se mikä toimii Kiinassa, ei toimi Koreassa. Pienet yksityiskohdat resonoivat eri tavoin eri kulttuureissa ja paikoissa, ja niiden ymmärtäminen ratkaisee kuinka onnistunut tapahtumasta tulee.

Luotettavat kumppanit ratkaisevan tärkeitä

Kansainvälisiä tapahtumia on hyvin vaikea toteuttaa ilman paikallisia kumppaneita. Siksi on tärkeää löytää oikeat verkostot ja ymmärtää miten nämä toimivat. Kumppaneiden kautta tulee myös paljon sekä paikallisen kulttuurin tuntemusta että toimintatapojen tuntemusta, jotka auttavat tapahtuman onnistumista.

Ota selvää paikallisista toimintatavoista

Jokaisessa maassa on oma tapansa toimia. Tapahtumien toteutuksen maksuliikenne ja maksusäännökset sekä vakuutukset ja vastuukysymykset vaihtelevat paljon maittain. Lisäksi myös logistiikka on usein haastavaa: tullimuodollisuudet ja paperisodat saattavat olla pitkiä ja kimurantteja, mikä kannattaa huomioida niin suunnittelussa kuin aikataulutuksessa.

Tarpeeksi pitkä aikataulu

Suomalaisella aikataululla ei kannata lähteä liikkeelle kansainvälistä tapahtumaa suunnittelemaan ja toteuttamaan. Yksin paikallisten kumppanien kilpailutukseen kannattaa varata tarpeeksi aikaa, jotta laatu ja luotettavuus pystytään varmistamaan. Lisäksi toteutusta hidastavat muun muassa erilaiset byrokratiat, tullimuodollisuudet, toimintatavat ja kulttuurinen ajan käsitys. Myös kansainvälisten messuorganisaatioiden kanssa toimiessa aikaa kuluu huomattavasti enemmän kuin Suomessa.

Tunne paikallinen kalenteri

Pieni mutta erittäin oleellinen asia on kalenterin paikallisuuden huomioiminen kansainvälisen tapahtuman suunnittelussa. Joka maassa ja kulttuurissa on omat tärkeät loma-ajat ja kansalliset vapaapäivät, jotka vaihtelevat merkittävästi. Esimerkiksi islamilaisissa maissa ramadanin aikaan ei kannata tapahtumia järjestää.

Woltti Group on suunnittellut ja toteuttanut laajan kumppaniverkoston avulla satoja kansainvälisiä tapahtumia lähes kaikkialla maailmassa. Erityisesti Euroopassa, Aasiassa, Pohjois- ja Etelä-Amerikassa sekä Australissa.

Haluatko tietää lisää kansainvälisten tapahtumien järjestämisestä?
Ota yhteyttä Johanna Joutsen: johanna.joutsen@wolttigroup.fi

Lisää artikkeleita

Sisältö on virtuaalisen tapahtuman tärkein asia

Digitaalisen tapahtuman arvo syntyy sisällöstä

Virtuaalisen tapahtuman tehtävä on irrottaa ihmiset digitaalisen arjen etäkokousrumbasta. Siksi tavallisimmat videoneuvottelualustat eivät aina ole paras valinta elämyksellisen digitapahtuman luomiseen….

Yritystapahtumat vuonna 2021

Yritystapahtumat vuonna 2021

Mitä tapahtuu sidosryhmätapahtumille, messuille ja sisäisille tapahtumille vuonna 2021? Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola katsoo kristallipalloon. Vuoden 2021 alkaessa koronarokotukset…

hybriditapahtuma Scandicin Tapahtumastudiolla

Wow! Virtuaalitapahtuma voi olla mukava myös esiintyjille

Woltti Groupin ja hotelliketju Scandicin yhteistyö nostaa osallistujien ja esiintyjien mukavuuden hybriditapahtumissa uudelle tasolle. Yritysten sisäisten ja sidosryhmille suunnattujen tapahtumien…

SPR yleiskokous 2020

SPR:n yleiskokous yhdisti 11 paikkakuntaa virtuaalisesti

Punaisen Ristin yleiskokous laittoi luovuuden ja tekniikan koetukselle: yhdistimme yksitoista paikkakuntaa reaaliaikaisesti kahdella kielellä. Syksyn alussa törmäsimme asiakkaamme Suomen Punaisen…

Virtuaalimessut

Liidejä ja diilejä virtuaalimessuilta

Virtuaalimessut yhdistävät yrityksen ja asiakkaat paikasta riippumatta. Korona-ajan hätäapuna alkanut digitaalinen läsnäolo muuttuu tärkeäksi verkkonäkyvyyden työkaluksi. Pandemia on luonut moneen…

sisäinen henkilöstötapahtuma

Sisäinen virtuaalitapahtuma nostattaa fiilistä

Etätöiden aikana yrityksen sisäinen viestintä on tärkeämpää kuin koskaan. Virtuaaliset HR-tapahtumat luovat fyysisen etäisyyden aikaan henkistä läheisyyttä.  Etätyö voi olla…

After partyt voi järjestää virtuaalisestikin

Virtuaaliset löylyt ITS Finlandin virtuaalikongressissa

Korona loi virtuaalikongresseille nopeasti tarpeen, kysynnän ja tarjonnan.Virtuaalinen elämys syntyy siitä, että vieras voi osallistua kuin paikan päällä. Ihmissuhteet ja…

Digitapahtumien välineitä

Vaikuttavan digitapahtuman anatomia 

Digitaalista tapahtumapaikkaa ei valita tekniikka edellä vaan tavoitteet ja vaikuttavuus mielessä.  Kun puhutaan verkon yli ja virtuaalisesti tehtävistä tapahtumista, puhe…

Virusturvallisissa tapahtumissa olennaista on huolellinen ennakkosuunnittelu

Miten järjestetään koronaturvallinen tapahtuma?

Virusturvallinen tapahtuma järjestetään huomioimalla suunnittelussa tarkasti turvallisuusnäkökulmat ennen ja jälkeen tapahtuman sekä itse tapahtumassa. Oleellista on läpinäkyvyys viestinnässä ja huolellinen…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme