Tapahtuman draaman kaari kannattaa rakentaa koko ajan nousevaksi kokonaisuudeksi, jossa on loppuhuipentuma. Väliin pitää rakentaa laskuja ja uusia nousuja sekä suvantoja.

Hyvä elokuvan ja lempisarjan parissa aika menee tosi nopeasti. Mutta jos elokuvan kulku tökkii tai lempisarja ei rokkaa, niin meistä alkaa tuntua ettei se lopu koskaan. Sama koskee tapahtumia, seminaareja ja jopa kokouksia. Hyvin suunnitellut tapahtumat tempaisevat mukaansa ja loppuvat ajatukseen: “täällähän olisi vielä voinut olla kauemmin”. Huonot tapahtumat taas haukotuttavat ja päättyvät tunteeseen: “vihdoinkin tämä loppui”.

Millä keinoin tapahtumissa voidaan saada ja pitää yleisön mielenkiinto yllä niin, että tapahtuman jälkeen yleisön fiilis on edelleen hyvä? Tämä on tuhannen taalan kysymys ja ratkaisu löytyy perusasioiden ja draaman kaaren huomioimisesta.

Perusasiat kuntoon ensimmäisenä

Tapahtuman mielenkiinnon suunnittelu tulee aloittaa perusasioista. Yksinkertaiset perustarpeet on ensin tyydytettävä hyvin. Yleisö ei pysty keskittymään mielenkiintoiseenkaan esitykseen, jos esimerkiksi

  • yleisöllä on nälkä, jano tai tarve käydä vessassa,
  • yleisö palelee tai heillä on liian kuuma,
  • yleisöllä on fyysisesti epämukava olo esimerkiksi huonojen penkkien vuoksi tai liiallisen seisomisen vuoksi,
  • yleisöllä on hankala seurata ohjelmaa, kun ääni ei kuulu tai on liian kovalla tai sisältöjä ei näe kun esiintyjä on liian kaukana ja isot näytöt puuttuvat tai ovat liian pienet,
  • yleisö ei tiedä tarpeeksi missä mennään ja mitä tapahtuu, vaan joutuu aprikoimaan milloin mennä tauolle syömään tai vessaan.

Kun nämä perusasiat on laitettu kuntoon, yleisöllä on mahdollista seurata tapahtuman ohjelmaa ilman että mikään ongelma häiritsee.

Hyödynnä ihmisen luonnollinen vuorokausirytmi

Ihmisen normaali vuorokausirytmi on tärkeä ottaa suunnittelussa huomioon. Ihmisen vuorokausirytmiä tutkineet lääketieteen Nobel-palkinnon saaneet tutkijat ovat havainneet ,että esimerkiksi ihmisen vireystila on parhaimmillaan aamupäivällä ja kehon koordinaatio iltapäivällä. Siksi ihmisen biologisen rytmin vuoksi yleisöä on vaikea saada keskittymään tiukkaan asiaan enää loppuiltapäivästä tai illasta, tai riehakkaita juhlia saada aikaan aamulla ja aamupäivällä.

Ruokarytmi on myös tärkeä ottaa huomioon tapahtuman draaman kaaren suunnittelussa. Olemme tottuneet, että aamiaisella, lounaalla, välipalalla, päivällisellä ja iltapalalla on tietty sopiva hetki. Tapahtuman ohjelma kannattaa suunnitella siten että ihmisen normaalia päivärytmiä hyödynnetään hyviksi eikä siten että sitä vastaan taistellaan.

Yksittäiset ja erilaiset ohjelmanumerot rakentavat draaman kaaren

Pidemmän tapahtuman ohjelma kannattaa rakentaa draaman kaarta noudattaen ihan kuten elokuvissa tehdään. Kukaan ei jaksa tasaista jatkuvaa tykitystä oli se kuinka hyvää tahansa, kuten kukaan ei jaksa katsoa 5-6 tunnin intensiivistä elokuvaa putkeen vaikka kuinka hyvä leffa olisi kyseessä.

Tapahtuman draaman kaari kannattaa rakentaa koko ajan nousevaksi kokonaisuudeksi, jossa on loppuhuipentuma. Väliin pitää rakentaa laskuja ja uusia nousuja sekä rauhallisempia suvantovaiheita ja taukoja. Draaman kaari rakentuu yleensä yksittäisistä ja erilaisista ohjelmanumeroista.

Ohjelmanumeroiden sisältö tulisi olla esitystavaltaan vaihtelevaa. Kukaan ei jaksa hyviäkään puheita toinen toisensa perään tai vain passiivisesti seurata tai katsella vain powerpoint-muodossa olevia esityksiä. Viihteelliset kevyet välipalat kannattaa suunnitella toisistaan erilaisiksi ja yllättäviksi. Tapahtuma vaatii selkeitä huippukohtia ja yllätyksellisyyttä.

Muista lopettaa tarpeeksi aikaisin

Aloitus on tärkeä. Hyvä aloitus tempaa mukaansa ja saa yleisön samalle aaltopituudelle ja vastaanottavaiseksi tuleville ohjelmanumeroille.

Tapahtuman lopetus kruunaa tilaisuuden. Yleisin virhe on jatkaa tapahtumaa liian pitkään. Draaman kaari on alkanut jo laskea ja lässähtää. On aina parempi päättää tilaisuus liian aikaiseen kun venyttää liian pitkään.

Ideaalitilanteessa tapahtuma, seminaari ja juhla pitäisi päästä päättämään siinä vaiheessa, kun kaikilla on vielä kivaa ja energiataso on korkealla. Tämä on tärkeää siksi, että oikea-aikainen lopetus sinetöi tapahtuman positiivisen muistijäljen ja voimakkaan vaikutuksen, mitä tapahtumalla on alunperinkin lähdetty hakemaan.

Haluatko tietää enemmän miten tapahtumalle rakennetaan toimiva draaman kaari. Ota meihin yhteyttä!