Fasilitointi tekee yritystapahtumasta vaikuttavamman.

“Perinteinen tapa järjestää B2B-tapahtuma on laittaa kutsuvieraat kuuntelemaan muiden juttuja. On keynote-puhuja, paneeli, pyöreän pöydän keskustelu ja mausteena viestiseinä. Se toimii toisinaan hyvin, mutta vaativia kohderyhmiä ei enää saada paikalle tarjoamalla samaa kivaa sisältöä kuin muutkin”, Wolttigroupin Business Director Jarkko Kivikoski lataa.

Jos yritysten ylimmälle johdolle tai kysytyille huippuasiantuntijoille halutaan tarjota kiinnostavaa ja relevanttia sisältöä, se onnistuu parhaiten laittamalla heidät työskentelemään valmistellusti keskenään.

“Kun asiantuntijat laitetaan työskentelemään yhdessä, syntyy sisältöä, keskusteluita ja huomioita, joita tapahtuman järjestäjä ei parhaimmallakaan suunnittelulla pystyisi itse keksimään”, Kivikoski sanoo.

Fasilitoitu tapahtuma hyödyttää osallistujia

Fasilitointi tarkoittaa ohjattua ryhmässä tehtävää suunnittelua, jota hyödynnetään usein keinona osallistavissa työpajoissa. Yksi keino tuoda fasilitointi osaksi yritystapahtumaa on järjestää työpaja tapahtuman osana. Äärimmillään koko tapahtuma voi olla pelkkää osallistumista. Erilaisia fasilitointitapoja on lukuisia.

Olennaisin hyöty fasilitoinnista tulee ilmi osallistujien palautteista.

“Olemme huomanneet, että fasilitoiduissa tapahtumissa sisältö koetaan tavallista monipuolisemmaksi. Erityisen hyvänä asiana tapahtumiin osallistuneet pitävät sitä, että fasilitointi mahdollistaa aidon verkostoitumisen muiden osallistujien kanssa”, Jarkko Kivikoski sanoo.

Useimpien mielestä virkistävää on myös “analoginen työskentely” kaiken digitaalisen vastapainona: työpajoissa tapana on käyttää kyniä ja paperia ja piirtää fläppitaululle diaesitysten katselun sijasta.

Huolellinen suunnittelu on onnistuneen fasilitoinnin ydin

Työpajamuotoisessa tapahtumassa osallistujat tuottavat tapahtuman sisällön, mutta se ei tarkoita, että tilaisuuden sisällöt voisi jättää suunnittelematta. Päin vastoin. Fasilitoidun tapahtuman aiheet ja näkökulmat pitää suunnitella tarkkaan yleisön ja kohderyhmän tarpeiden ja kiinnostuksen kohteiden mukaan, jotta se kiinnostaa. Vetonaulana kun ovat tähtipuhujien sijaan erityisen huolella valitut ja näkökulmitetut keskustelunaiheet.

“Suurin ero puhuja- ja ohjelmavetoisen tapahtuman järjestelyihin on, että fasilitoidun tapahtuman ennakkovalmistelut vaativat selvästi enemmän aikaa. Olennaista on valmistella tapahtuma, aiheet ja fasilitointi huolella, ja suuri osa vaivannäöstä kuluu suunnittelutyöhön”, Jarkko Kivikoski kertoo.

Fasilitoidun tapahtuman ytimessä on ratkaisujen löytäminen osallistujia kiinnostaviin asioihin ja haasteisiin. Siksi aiheiden on oltava aidosti kutsuttavia vieraita mietityttäviä ja työstettävien ratkaisujen heitä hyödyttäviä.

“Siksi osallistujia kannattaa aina osallistaa aiheiden valintaan”, Jarkko Kivikoski sanoo. “Etukäteen toteutettu kyselytutkimus tai haastattelut tuovat ilmi asioita, joita tapahtumaa järjestävässä yrityksessä ei usein olisi osattu ajatellakaan. Sisältöjen suunnittelua ei kannata tehdä vain yrityksen omasta näkökulmasta.”

Osallistuminen sitouttaa haastavat kohderyhmät

Millaisiin tapahtumiin työpajamuotoinen työskentely ja fasilitointi sitten sopii?

“Fasilitointi on toimiva lisä tapahtumaan erityisesti, kun kyseessä on jollain tavoin haastava aihe tai kohderyhmä: esimerkiksi kiireiset päättäjät tai yrityksen omasta henkilöstöstä ne, jotka eivät ole sitoutuneita tekeillä olevaan asiaan. Kun ihmiset osallistetaan työskentelemaan itse, on sitoutumisen aste parempi”, Jarkko Kivikoski toteaa.

“Sen sijaan fasilitointi kannattaa unohtaa, jos valmisteluille ja toteutukselle ei ole aikaa tai tärkeintä on välittää tietoa tehokkaasti. Kolmen tunnin aamiaisseminaarissa fasilitointi jää helposti näennäiseksi post-it-lappujen täyttelyksi”, Kivikoski summaa.

Ylimmän johdon edustajien ja muiden kiireisten liiketoimintapäättäjien tavoittamisessa osallistava työtapa saattaa kuitenkin olla juuri se koukku, jolla haluttu kohderyhmä saadaan tapahtumaan mukaan. Vaakakupissa painavat silloin mahdollisuus aitoon verkostoitumiseen muiden kanssa yhteisen työskentelyn kautta ja oman näkemyksen laajentaminen muiden osallistujien avulla.

Tapahtuman järjestäjälle fasilitointi tarjoaa puolestaan näkemyksellisiä, monipuolisia ja yhdessä tehtyjä sisältöjä ja liiketoiminta-aihioita, joiden kehittämiseen osallistujat ovat jo valmiiksi sitoutuneet.

Kolme vinkkiä hyvin fasilitoituun tapahtumaan

  • Varaa tarpeeksi aikaa huolelliseen taustatyöhön ja henkilökohtaisesti hoidettuun kutsuprosessiin.
  • Sitouta kaikki vieraat tapahtumaan etukäteen selvittämällä heitä koskevat ja kiinnostavat aiheet.
  • Luo turvallinen tila, jossa vallitsee luottamus ja motivaation ilmapiiri osallistujien välillä.

 

Millainen on konferenssi, joka ei ole konferenssi? Lue menestystarina energia-alan yritysten ylimmän johdon ja päättäjät tavoittaneesta tapahtumasta, jonka kaikki sisältö oli osallistujien tuottamaa. 

Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä jarkko.kivikoski@wolttigroup.fi