Mihin tapahtumamarkkinointi on menossa vuonna 2023? Mitä olemme oppineet koronapandemiasta ja miten tapahtuma-ala muuttuu? Toimivatko virtuaalitapahtumat edelleen?  Kysymyksiä, joihin Wolttigroupin Jyrki Aittola vastaa.

Vuosi 2022 oli epävarmuuden aikaa myös tapahtuma-alalla. Koronapandemian mukanaan tuomat isot muutokset ovat tulleet jäädäkseen. Kun paluuta entiseen ei ole, mikä on uusi suunta? Mitä olemme oppineet tästä vuodesta? Mihin tapahtumamarkkinointi on menossa vuonna 2023, Wolttigroupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola?

“Näimme tänä vuonna tapahtuma-alalla koronan jälkeisen elpymisen. Live-tapahtumat ja messut käynnistyivät, mutta samanlaiseen flow´hun kuin aikaisemmin emme ole niissä palanneet. Virtuaalitapahtumat tulivat jäädäkseen ja hybriditapahtumien parhaat käytännöt ovat vasta hahmottumassa”, Aittola vastaa.

Tapahtuma-ala on pirstaloitunut vanhoihin ja uusiin muotoihin aivan samalla tavalla kuin työn tekemisen tavat ovat hybridityön myötä pirstaloituneet. Osa toimistotyöläisistä on palannut tekemään töitä toimistolle, osa taas jatkaa etätöiden tekemistä ja suurin osa tekee jonkinlaista joustavaa lähi- ja etätöitä yhdistävää hybridityötä. Aiemman kaltaista joka arki toimistolle -työn tekemisen mallia ei enää asiantuntijatehtävissä ole.

“Hybridityön yleistymisen seurauksena valta omasta ajankäytöstä on siirtynyt entistäkin enemmän yksittäiselle ihmiselle. Hän tekee joustavasti töitä niin toimistolta, kotoa, mökiltä kuin matkoiltakin. Tällainen pirstoutunut arki on iso haaste tapahtumille: miten löytää yhteinen nimittäjä ja tarpeeksi kova lupaus, että minkäänlainen tapahtuma nousee yhdeksi ajankäytön vaihtoehdoksi?” Aittola kysyy.

Mihin eri tapahtumien muodot sopivat parhaiten?

Korona-aika on opettanut, että oikeanlaisilla tapahtumilla voidaan tehokkaasti saada haluttu kohderyhmä liikkeelle ja vaikutettua heihin.

“Virtuaalitapahtumat ovat erinomainen, nopea ja kustannustehokas vaihtoehto, kun pitää jakaa tietoa ja inspiroida. Ihmisten on helppo osallistua niihin, kun ne eivät vie niin paljon aikaa kuin livetapahtumat. Virtuaalitapahtumat ovat edullisempia ja niissä voi laittaa kaikki panokset ylivertaiseen sisältöön”, Aittola kertoo yli 200 virtuaalitapahtuman kokemuksen jälkeen.

Suhdanteiden epävarmuus suosii virtuaalitapahtumia, koska niitä voidaan suunnitella ja  toteuttaa nopeammin ja edullisemmin kuin livetapahtumia.

“Live-tapahtumat taas ovat parhaat, kun pitää oikeasti sitouttaa ja tavata asiakkaita. Livetapahtumien vahvuus on luottamuksen rakentamisessa ja verkostoitumisessa. Onkin vaarallista ja virheellistä ajatella, että livetapahtumat ja virtuaalitapahtumat olisivat toistensa vaihtoehtoja. Niiden roolit viestinnän arvoketjussa ovat erilaiset, ja samalla kohderyhmälle kannattaa tehdä niin virtuaalitapahtumia kuin livetapahtumiakin.”

Livetapahtuman ja virtuaalitapahtuman yhdistävien hybriditapahtumien erityisenä haasteena on osallistujakokemuksen rakentaminen. Jos hybriditapahtuman osallistujakokemuksen rakentaa livetapahtuman ehdoilla, jää virtuaalitapahtuman kokemus vaillinaiseksi, ja päinvastoin.

Kutsuissa onnistumisen merkitys kasvaa

Kaikkia tapahtuman muotoja yhdistää yksi haaste: miten tavoittaa haluttu kohderyhmä ja miten kutsua ihmiset tapahtumaan?

“Kyse on edelleen taistelusta ihmisten ajasta ja huomiosta. Tapahtumiin kutsumisissa olen huolestunut tehokkuutta lisäävien kutsutyökalujen käytöstä. Nehän perustuvat sähköpostiin, mutta kutsuisitko tärkeään tapahtumaan ihmisiä vain sähköpostin välityksellä?”, Aittola kysyy.

Jos haluaa saada jonkun ihmisen paikalle, hänet pitää ensinnäkin tavoittaa ja sen jälkeen saada hänen kiinnostuksensa heräämään sisällöllisesti huomiota herättävällä viestintätavalla.

“Itse peräänkuulutan luovuutta ja vaikuttavuutta siihen, miten kutsutaan ihmisiä tapahtumiin, koska jos yritys ei onnistu kutsumaan haluttuja ihmisiä, koko tapahtumalla ei ole enää mitään merkitystä.”

Ihmisten työarjen pirstoutuminen lisää kutsumisen vaikeusastetta. “Tapahtumien järjestejien pitää entistäkin paremmin ymmärtää yksittäisen ihmisen työarkea, työtapoja ja työn tekemisen sijainteja. Minä päivänä hänet parhaiten saa livetaopahtumaan ja milloin taas virtuaalitapahtumaan? Mitkä asiat häntä motivoivat?”

Epävarmaan tulevaisuuteen Aittola suhtautuu mahdollisuutena: “Vuonna 2023 yrityksillä on mahdollisuus rohkeasti ja oikein toimimalla vallata kilpailijoilta markkinoita myös tapahtumamarkkinoinnin keinoin.”