Massapostituksilla, löysillä lupauksilla ja me-ajattelulla yritystapahtumat kärsivät osallistujakadosta. Wolttigroupin nelivaiheisen kutsuprosessin avulla tapahtumiin saadaan osallistumaan oikeat ihmiset.

Elämme aikakautta, jolla Helsingin Sanomien etusivu tai suosikkiohjelman tauolla esitetty mainos Maikkarilla ei välttämättä enää tavoitakaan kaikkia suomalaisia. Ajankäyttömme on sirpaloitunut henkilökohtaisten mieltymyksien mukaan eri kanaviin, ja kanavia on tarjolla valtava määrä.

Muuttuneet mediankäyttötavat ovat vaikuttaneet tapahtuma-alaan merkittävästi. Osallistujat on aiempaa vaikeampi tavoittaa ja saada osallistumaan.

“Korona on vauhdittanut kehitystä entisestään. Se lisäsi pakkaan hybridityön. Jokainen järjestelee arkensa nykyään haluamallaan tavalla. Ihmiset saattavat viettää työpäivän vaikka mökillään”, Wolttigroupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola sanoo.

“Aiemmin voitiin olettaa, että ihmiset voivat esimerkiksi kesken työpäivän helposti osallistua tapahtumaan”, Aittola jatkaa.

Toisaalta viime vuosien kehitys on tuonut mukanaan myös hyvää: virtuaalitapahtumilla on luotu ennätyksiä.

“Aiemmin onnistuneeseen tapahtumaan saatettiin saada esimerkiksi 150 ihmistä. Nyt onnistuneen virtuaalitapahtuman osallistujia voi olla 800. Menestys tapahtumien suhteen on täysin toimiala- ja tilanneriippuvaista.”

Wolttigroupin menestysreseptillä tuloksiin

Sen ydin, saapuvatko ihmiset järjestettyyn tapahtumaan – livenä tai virtuaalisesti – löytyy Wolttigroupin Business Directorin Jarkko Kivikosken mukaan yhdestä asiasta: “Se voittaa, joka ymmärtää parhaiten kohderyhmäänsä. “

Wolttigroup on seurannut tapahtuma-alaa 20 vuotta. Täällä tiedetään, että tapahtumat ovat asiakkaille kallis investointi, mutta niiden vaikutusta on vaikea saada aikaan muilla välineillä.

“Vaikka tapahtumiin osallistuminen vie aikaa, ne voivat synnyttää jotain odottamatonta, luoda vuorovaikutusta ja mahdollistaa kohtaamisia”, Aittola sanoo.

Wolttigroup on luonut nelivaiheisen kutsuprosessin, jolla tapahtumiin käytetty työ ei valu hukkaan, vaan kohderyhmä saadaan kiinnostumaan ja osallistumaan.

Näin tapahtumakutsuilla saadaan aikaan tuloksia:

1. Pohjalla kohderyhmätyö

Tapahtumien osallistujakatoa ei ratkaista kutsumassaa lisäämällä. Sen sijaan kutsut on osattava lähettää oikein ja oikeille ihmisille.

“On mietittävä, mitä hyötyä kutsuttavalle tarjotaan ja miten kutsukokemus yksilöidään. B2B-tapahtumissa jokainen kutsuttava on varsinkin alkuvaiheessa todella tärkeä”, Jarkko Kivikoski sanoo.

Kutsuprosessi on aloitettava ahkeralla kohderyhmätyöllä.

“Tämä on vaihe, jossa moni menee metsään, koska siinä oikaistaan niin usein”, Kivikoski ja Aittola tietävät.

“Jos asiakas haluaa tapahtumaan 300 ihmistä, mutta ei osaa sanoa, ketkä ovat 50 kaikkein tärkeintä kutsuttavaa, mennään metsään. Oikeiden ihmisten kutsuminen liittyy vaikuttavuuteen. Kutsumalla paikalle oikeat ihmiset, tapaa myös oikeita ihmisiä”, Aittola sanoo.

Hyvä yhteistyö myynnin kanssa helpottaa myös kohderyhmäymmärrystä.

2. Lupaus kirkkaaksi

Kun ymmärretään, ketä tapahtumaan halutaan kutsua, pitää kirkastaa, mitä erinomaista ja poikkeavaa kutsuttavat voivat saada tapahtumassa, johon he tulevat käyttämään aikaansa.

“Jotain hyödyllistä mutta yllättävää. Tästä keskustelemme paljon asiakkaiden kanssa”, Kivikoski ja Aittola summaavat.

Myös kristallinkirkkaan lupauksen keksiminen helpottuu, jos kohderyhmä tunnetaan hyvin.

“Silloin heitä ei esimerkiksi yritetä kutsua yritykselle vuoden tärkeimpään tapahtumaan samaan aikaan kuin lasten kesäjuhlat ovat. Sellaista taistelua on nimittäin vaikea voittaa ellei tapahtuman lupaus ole jotain todella mehevää. Pelkät pullakahvit ja tiedonvälitys eivät riitä kilpailuun.”

3. Oikeat kanavat käyttöön

Kun kutsumista ja sen ympärillä tapahtuvaa markkinointia suunnitellaan, luovuudelle on tilaa. Digitalisaatio on kuitenkin saanut aikaan päinvastaista: moni luottaa sokeasti markkinoinnin automaatioon eli sähköpostikutsuihin ja listoihin pohjaaviin massapostituksiin.

“Tapahtuma on tuhoon tuomittu, jos  kutsua ei edes huomata tai se päätyy roskapostiin. Silloin kutsuttava ei voi edes harkita osallistumista”, Aittola sanoo.

Kivikosken mukaan sähköposti ei ole huono kanava, mutta sen ei pitäisi olla ainoa.

“Sähköposti voi olla osa kanavavalikoimaa. Kannattaa kuitenkin käyttää kanavakohtaista markkinointiälykkyyttä, jotta ihmiset tavoitetaan oikeasti. Miten myyjät esimerkiksi sitoutuvat pitämään yhteyttä asiakkaisiin, jotka tapahtumaan halutaan? Kuinka tässä onnistumista seurataan?” Kivikoski kysyy.

Hyvä esimerkki kutsukanavan pohdintaan on miettiä omia häitä tai vaikkapa presidentin Linnan juhlia. Kuinka moni kutsuisi tällaiseen tärkeään tapahtumaan ihmiset vain sähköpostilla?

4. Kutsulle tarpeeksi resursseja

Oikeiden ihmisten saaminen tapahtumaan vaatii paljon aikaa ja vaivannäköä. Ajan- ja rahankäytön kokonaisbudjetista kutsuprosessille varataan silti vain alle prosentti resursseja.

“Onnistuneet tapahtumat ovat olleet sellaisia, joissa rahaa ja resursseja kutsumiseen on käytetty huomattavasti enemmän, useampia prosentteja”, Aittola muistuttaa.

Onnistunut kutsuprosessi poistaa kustannuksia muualta. Vaihtoehto tehokkaille kutsuille nimittäin on se, että myyjät joutuvat tapaamaan asiakkaita.

“Kutsuprosessi on siis merkittävä osa kokonaisinvestoinnin tuottoa”, Aittola muistuttaa.

Parhaimmat onnistumiset tietysti syntyvät, kun hyvään kutsuprosessiin yhdistyy myynnin ja markkinoinnin saumaton yhteistyö, hän lisää.

Haluatteko panna kutsuprosessinne kuntoon? Wolttigroup konsultoi yrityksiä työpajamuotoisesti. Ota yhteyttä ja pyydä tarjous!