Wolttigroupin liekittäjät listasivat vuoden kohokohtia ja kertovat, mitä kannattaa odottaa B2B-tapahtumilta vuonna 2023.

Vuosi 2022 on ollut kiistatta elpymisen vuosi koko tapahtuma-alalle. Messujen paluu, pitkästä aikaa järjestetyt massatapahtumat, hybridi- ja virtuaalitapahtumien vakiintuminen osaksi repertuaaria… Samalla kun Wolttigroupin Account Director / Partner Jyri Räsänen kertaa vuoden 2022 tapahtumia ja muutostrendejä alalla, hän toteaa, että vuoden kohokohtiin on kuulunut myös se, että monessa yrityksessä johto on viimein ymmärtänyt tarpeen laittaa itsensä likoon B2B-tapahtumissa.

“On ymmärretty, että yritystapahtumien avulla on mahdollista päästä paljon parempaan vaikuttavuuteen kuin Powerpoint-sulkeisilla ja paukuttamalla esityksiä peräjälkeen. Kaikista tärkeintä on käsikirjoitus ja siihen keskittyminen, millä palikoilla jengi saadaan liekkiin.”

Wolttigroupin strategian ydin, tunteiden liekittäminen, onkin resonoinut alalla ja asiakkaissa laajasti. Parin vuoden webinaariputken jälkeen tapahtumissa korostuu nyt osallistujien innostaminen ja tunnejäljen jättäminen. Tapahtumien elämyksellisyyteen on alettu panostaa taas uudella tavalla.

Kuluneen vuoden kohokohdat – ja mitä trendejä nähdään vuonna 2023?

1. Virtuaalitapahtumat voivat olla kuin yrityksen oma tv-kanava

Osa yrityksistä on jo huomannut, mitä kaikkea virtuaalitapahtumat hyvin konseptoituna mahdollistavat. Laadukas studioympäristö ja nykyteknologia mahdollistavat paljon, ja toistuvan virtuaalitapahtuman avulla saadaan kiinni enemmän ihmisiä kuin saataisiin livenä.

“Yrityksille on luotu studiossa toteutetuista virtuaalitapahtumista omia interaktiivisia tv-kanavia, joihin tehdään kuukausittain tai kvartaaleittain ohjelmaa määrätyille kohderyhmille. On mieletön mahdollisuus, jos saat 200–500 ihmistä linjoille kerran kuussa kuulemaan heille viestittävää ilosanomaa – oli kyseessä sitten strateginen tai taktinen markkinointiviesti”, Jyri Räsänen sanoo.

2. Hybriditapahtumat mahdollistavat uusia lähestymistapoja

Hybriditapahtumat ovat tehneet tuloaan koko vuoden, ja niitä nähdään varmasti entistä enemmän myös tulevaisuudessa. Hybridikonsepti avaa uusia mahdollisuuksia esimerkiksi perinteisille strategiatapahtumille.

“Leadership-eventeissä on ennen saattanut olla satakunta osallistujaa, joille kirkastetaan strategiaa. Nyt hybriditapahtuman avulla osa strategisesta sisällöstä voidaan lähettää vaikka tuhansille työntekijöille ympäri maailmaa.”

Myös B2B-tapahtumissa hybridimalli mahdollistaa huikeita tuloksia, kun myynti saadaan sitoutettua tiiviisti tekemiseen.

“Olemme muun muassa rakentaneet sabluunan, jolla saatiin Supplier day -tapahtumaan hybridin avulla kolme kertaa enemmän osallistujia kuin koskaan aiemmin”, Räsänen sanoo ja jatkaa, että odottaa mielenkiintoisista hybridiratkaisuista tulevan vuoden makeimpia juttuja – oli kyse sitten rock-konserteista tai yritystapahtumista.

“Tulevaisudessa hybrideissä yhdistyvät vielä nykyistä enemmän virtuaalimaailman avatarkokemukset ja live, jotka keskustelevat keskenään.”

3. Makea sisältö tekee tapahtumasta menestyksen

Siitä ei pääse mihinkään, että vaikuttavuuden kannalta kasvotusten kohtaaminen pyyhkii pöytää digitaalisilla tapaamisilla. Muistijälki vahvistuu tuoksuista, äänistä ja kokemuksista, siksi läsnätapahtuma jättää jo lähtökohtaisesti vahvan jäljen.

“Face to face -tapaaminen on aina vaikuttavinta, siinä feromonit liikkuvat, mutta siitä seuraavaksi parasta on liikkuva kuva. Tarinallisuus, vuorovaikutus, musiikki, melodisuus ja tunteisiin vaikuttaminen ovat asioita, joilla saadaan myös digitaalisissa kohtaamisissa aikaan sellainen läikähdys sydämessä, joka muuttaa arkista toimintaa haluttuun suuntaan”, Räsänen toteaa.

Onnistuminen lähtee liikkeelle kristallinkirkkaasta tavoitteesta ja siitä, että toteutusta lähdetään suunnittelemaan avoimin mielin ja kohderyhmien tarpeet ja osallistumistavat huomioiden.

“Kun sisältö koskettaa, liekki on aistittavissa vaikka et edes näe yleisöä. Sen kuulee palautteista ja huomaa jengin fiiliksistä. Vaikka chat ei joka kerta laula, silti vuorovaikutus ja yhteisöllinen kokemus on tärkeintä myös digitaalisesti osallistuville.”

4. Messut ja suurtapahtumat vetävät maailmalle

Yksi kuluneen vuoden kohokohdista on ollut se, että ihmisiä on jälleen päästy tapaamaan kasvokkain messuilla. “Messumedialle povattiin jopa hiipumista koronan alkumainingeissa, mutta aika näytti, että tälle medialle on paikkansa”, toteaa Wolttigroupin myyntijohtaja Ninni Arion.

“Messuilla menestyvät tällä hetkellä erityisesti elämykselliset osastot, joissa tavallaan tuodaan tapahtuma tapahtuman sisälle. Yrityksen viesti on näissä mietitty kohderyhmää kiinnostavaksi ja se kerrotaan mieleenpainuvalla tavalla. Tällaiset osastot erottuvat selkeästi perinteisistä tuote-esittelyosastoista.”

Ensi vuonna Arion toivoo näkevänsä markkinassa uusia keinoja kerätä messuliidejä sekä fiksuja ja erilaisia keinoja kutsua vieraita osastolle. Eivätkä messut ole ainoa syy matkustaa maailmalle.

“Ehdoton tämän vuoden kohokohta oli Expo 2020 Dubai, jossa olimme mukana suomalaisten yritysten yhteistyökumppanina”, hehkuttaa Wolttigroupin tuottaja Martina Haglund, jolla on nyt takataskussaan tukku keinoja vuoden 2025 Osakan maailmannäyttelyn haltuun ottamiseksi.

“Suomen paviljongissa järjestettyjen tapahtumien lisäksi toteutimme tapahtumia myös Expon tiloissa ja pääsimme tutustumaan paikalliseen kulttuuriin ja työtapaan. Maailmannäyttely Dubaissa järjestettynä oli niin hulppea ja ainutlaatuinen elämys, että vielä viidenkin reissun jälkeen tuntui, että on suurin osa näyttelystä näkemättä!”

5. Tarve kasvokkain kohtaamiselle ei katoa – massatapahtumat pelillistyvät

Live-tapahtumien jälleen käynnistyttyä ihmisistä on voinut nähdä, kuinka paljon mahdollisuutta tavata muita kasvotusten on kaivattu. Ensi vuonna nähdäänkin luultavasti B2B-massatapahtumien, kuten isojen henkilöstötapahtumien ja vuosijuhlien paluu.

“Tapahtumia tehdään entistäkin laadukkaammin ja tarkemmin kriteerein, ja niissä kiinnitetään entistäkin enemmän huomiota tapahtumien kohderyhmiin ja sisältöihin sekä vaikuttamisen mekanismeihin”, toteaa Wolttigroupin Head of Production HP Hämäläinen.

“Odotan myös pelillistämisen saavan entistä enemmän jalansijaa tapahtumaympäristössä. Esimerkiksi koulutuksissa ja tuotelanseerauksissa voidaan käyttää pelillistämistä keinona kouluttautua ja tutustua tuotteisiin.”

Yritystapahtumien vastuullisuus, missä menet?

Kun tapahtumien tulevaisuudesta ja trendeistä puhutaan, on mahdotonta olla mainitsematta vastuullisuutta.

“Sustainability-vastuullisuustrendi tulee nyt oikealta ja vasemmalta. Mutta tapahtumiin ymmärrys vastuullisuudesta on vasta valumassa. Se on jo strategiassa ja sopimuksissa, ja hyvä niin, mutta ei vielä täysin näy tapahtumien arjen valinnoissa”, Jyri Räsänen sanoo.

Mutta muutos on jo ilmassa. “Silläkin saralla tullaan lähiaikoina tekemään ja näkemään ilmiöitä, jotka nousevat ihmisten puheisiin.”

Vuoden kohokohdiksi nousevat takuuvarmasti myös ensi vuonna tapahtumat, joissa onnistutaan vaikuttamaan tunteisiin ja liekittämään osallistujat niin, että tapahtuma jättää muistijäljen. Se vaatii aitoja kohtaamisia ja vuorovaikutusta muiden ihmisten kanssa.

“Yksi henkilökohtaisia highlightsejani tänä vuonna onkin ollut se, että meillä on wolttigroupissa aivan timanttinen jengi. Näiden nuorten asenne on 👌, diggaan siitä”, Räsänen peukuttaa.