Rohkeus ja kohderyhmän saappaisiin hyppääminen ovat avain uudenlaisten elämysten tuottamiselle.

Tila on voimakas tapa vaikuttaa ihmisen käyttäytymiseen. Se luo ihmisten kohtaamiselle puitteet ja olosuhteet, jotka ovat hyvät – tai sitten eivät.

 ”Tapahtuman pitää olla niin hyvin suunniteltu, ettei kävijän tarvitse huolehtia perustarpeistaan, vaan hän voi heittäytyä avoimesti viestien vastaanottamiselle,” Wolttigroupin business director Jarkko Kivikoski sanoo.

Suunnittelutoimisto Workspacen sisustusarkkitehdeillä Martta Suurpäällä ja Kreetta Airilalla on pitkä kokemus erilaisten toimitilojen suunnittelusta. Monet toimistojen tai toimistorakennusten tilankäytölliset teemat ovat suoraan muokattavissa myös lyhytkestoisempiin tapahtumiin, kuten messuosastolle tai tuotelanseerausta palvelevalle showroomille.

”Lyhyessä tapahtumassa tilankäytön suunnittelu vain korostuu, koska aikaa korjausliikkeisiin ei ole”, Kreetta Airila sanoo.

Tila on vahva työkalu

Strategia hyvälle tapahtuman tilasuunnittelulle on selkeä. Mieti, keitä tapahtumaan tulee, ja asetu heidän saappaisiinsa. Hyvä tila on yllättävä mutta osallistujien näköinen.

”Tärkein onnistumisen edellytys on miettiä ensimmäisenä sitä, millainen oman tapahtuman kohderyhmä on”, Kivikoski sanoo.

Kun perusasiat mietitään kerralla kuntoon, yksityiskohdille jää tilaa loistaa.

”Tapahtumissa tunteiden synnyttäminen on tärkeää, joten elämyksellisyys on suunnittelussa alusta asti läsnä. Elämyksellisyys voi kuitenkin toteutua vain silloin, kun perustukset ovat kunnossa eli tila on toimiva”, Martta Suurpää huomauttaa.

Toimiva ja elämyksellinen tila vie viestin perille

Kaiken tapahtumasuunnittelun perustana on se, miten tapahtuma auttaa toteuttamaan yrityksen liiketoiminnan tavoitteita.

”Tilasuunnittelulla voidaan vaikuttaa siihen, miten ihmiset liikkuvat, mitä he näkevät ja tekevät. Silloin myös tavoitteiden toteuttaminen on helpompaa”, Airila sanoo.

Edelleen moni uskoo viestinsä menevän parhaiten perille, kun tuolit asetellaan siisteihin riveihin, jotta diaesitystä olisi kätevä seurata, kuunnella ja ehkä jopa nukahtaa. Mutta mitäpä jos vanhat mallit unohtaisi, tyhjentäisi tilan ja miettisi uudestaan?

”Saman alueen voi jakaa erilaisiin tiloihin, joilla jokaisella on oma tehtävänsä. Tilan käytöllä ihmisiä voi osallistaa ja jakaa viestin sitä kautta”, Suurpää sanoo.

Hyvä tila pitää vieraasta huolta

Jotta voi synnyttää uutta, pitää itselleen antaa mahdollisuus päästää irti totutuista toteutustavoista. Tässä ammattilainen on hyvä apu. Sisutusarkkitehti katsoo tilaa “tabula rasana” tai “valkoisena kanvaksena”: tyhjyytenä, johon voi luoda mitä vain.

”Jos kaikki messuosastot näyttävät samanlaisilta, miksi tehdä sellainen myös itse?”, Airila sanoo.

Parasta on, jos vieraansa voi yllättää. Kovatahtisessa tapahtumassa voi erottautua esimerkiksi järjestämällä rauhallisen pesäpaikan päiväunille.

Muistilista toimivan tapahtumatilan saavuttamiseksi

Tilan toimivuus vaikuttaa suoraan siihen, miten elämyksellinen tapahtuma on ja miten tapahtumaan suunnitellut viestit tavoittavat oman kohderyhmän. Jotta tila olisi elämyksellinen ja toimiva, kannattaa huomioida seuraavat asiat:

1. Pohdi ensin, mitä tapahtumalla tavoittelet. Vastaa sen jälkeen kysymykseen, mikä kohderyhmällesi on tärkeää ja mikä heidät voisi yllättää.

2. Mieti, mitä haluaisit vieraidesi tekevän ja näkevän. Millaisia elämyksiä haluat heille tarjota. Miksi he haluavat käyttää arvokasta aikaansa juuri sinun tapahtumaasi?

3. Hyödynnä osaavaa tapahtumatoimistoa. Hyvällä toimistolla on kumppanina asiansa osaava tila-arkkitehti. He tietävät puolestasi, miten tilan elämyksellisyys ja toimivuus toteutetaan käytännössä.

4. Käytä kumppanien asiantuntemusta hyväksi tilan etsimisessä. Usein toimiva tapahtumatila on helposti saavutettavissa. Tylsältäkin tuntuva tila voi osaavissa käsissä kuoriutua helmeksi.

5. Unohda, mitä olet nähnyt muiden tekevän. Uniikki elämys syntyy rohkeudesta, laadukkaasta palvelusta, erilaisuudesta ja pienistä yksityiskohdista. Ei kopioimalla muita.

Haluatko kuulla lisää elämyksellisen tapahtuman suunnittelusta? Ota meihin yhteyttä!