Messut ulkomailla

Ulkomailla järjestettäville messuille osallistuminen on arvokas investointi, joka oikein suunniteltuna on oivallinen tapa tavata tärkeitä ihmisiä.

Toiveissa uudet markkinat tai vanhojen yhteyksien vahvistaminen –  siinä ovat syyt, miksi messuille lähdetään tapaamaan ihmisiä kasvotusten maailman ääriin. Mutta mitä ulkomaisille messuille lähdettäessä on otettava huomioon?

”Motiivi määrittää sen, millainen oman edustuksen ja ständin on oltava”, Woltti Groupin kansainvälisten tapahtumien projektijohtaja Jukka Kosunen sanoo.

Kun messuilla lanseerataan uusi tuote, osaston on näyttävä ja kuuluttava niin, että se kerää koko messukansan huomion. Kun pääpaino on tapaamisissa, osastolla on syytä kiinnittää huomiota viihtyvyyteen ja rauhalliseen keskustelumahdollisuuteen.

Ulkomaille lähdettäessä hyvän tapahtumajärjestäjän rooli kumppanina korostuu entisestään.

”Yhteyttä kannattaa ottaa heti alkuvaiheessa. Näin voimme rikastuttaa ratkaisuja ja auttaa sopivan ständin rakentamisessa.”

Vastuullisuus lähtee suunnittelusta

Turha matkustaminen rasittaa ympäristöä. Se puolestaan herättää kysymyksen, ovatko ulkomaan messut hiilijalanjäljen arvoisia. Miten hiilidioksidipäästöt osuvat yhteen yrityksen vastuullisuusohjelman kanssa?

”Nämä ovat tärkeitä asioita miettiä. Samalla on kuitenkin muistettava, että kasvokkain tapahtuvaa kanssakäymistä ei voi korvata millään muulla.”

Vastuullinen messusuunnittelu lähteekin tarkasta laskemisesta, jossa taloudenpito ja ympäristötietoisuus lyövät kättä. Kun muuten ihmisten tapaaminen vaatisi kulloinkin yhden matkan, messuille voi suunnitella 12 ihmisen tapaamiset yksillä lennoilla.

”Viiden myyjän voimalla onkin yhdellä matkalla tavattu jo 60 tärkeää ihmistä. Samalla päästään kiinni ‘return of investiin’, eli siihen, mikä tapaamisten ja sitä kautta osallistumisen arvo on.”

Silloin matkustaminen ei ole turhaa.

Hyödynnä kumppanin verkostoja

Messutapahtuman rakentamisessa vastuullisuus perustuu paikalliseen osaamiseen. Jo pelkästään kuljetus- ja tullimaksujen vuoksi yhtään ylimääräistä tavaraa on turha lähettää Suomesta.

”Paikallisin voimin pääsee pitkälle, kun työ suunnitellaan hyvin. Tärkeää on käyttää luotettuja yhteistyökumppaneita, jotka eivät esimerkiksi hyväksikäytä työvoimaa”, Kosunen sanoo.

Suomesta käsin luotettavien paikallisten kumppaneiden löytäminen voi olla vaikeaa. Siksi tapahtumatoimisto kannattaakin ottaa kumppaniksi heti messusuunnittelun alkuvaiheessa. Hyvällä tapahtumajärjestäjällä on vuosien saatossa luodut kontaktit, joihin voi luottaa.

”Suuri vaikutus on myös sillä, miten oma messuosasto rakennetaan. On järkevää suosia vuokrattavia rakenteita, joita voidaan kierrättää tapahtumasta toiseen.”

Unohda ständi ja panosta iltaan!

Jos messujen tärkein rooli on tavata ja vahvistaa jo olemassa olevia yhteyksiä, voi miettiä tarvitaanko omaa messuosastoa lainkaan. Sen voi korvata esimerkiksi omalla iltatapahtumalla.

”Jos ajattelee, että messuhallissa on sata kojua tunkkaisessa ilmassa ja sen jälkeen pääsee kutsuttuna illalliselle upealle kattoterassille tapaamaan ihmisiä, niin kumpi näistä jää ihmiselle mieleen?”

On turha tuhlata rahaa sellaiseen, mistä on vain vähän hyötyä. Jos tilanne tai olosuhteet eivät anna mahdollisuutta loistaa, oma varjotapahtuma on rohkea ja fiksu veto.

”Kun sen tekee kunnolla, messut ikään kuin varastaa itselleen. Mikäs sen parempaa?” Jukka Kosunen toteaa.

Muistilista messuille osallistumiseen ulkomailla

Kun ulkomainen messutapahtuma hoidetaan huolella, tapahtumahetkellä iso kuluerä muuttuu ajan saatossa arvokkaaksi investoinniksi. Kun otat huomioon seuraavat asiat, olet askelta lähempänä lupauksen toteutumista:

1. Huomioi kulttuuri. Esimerkiksi Euroopassa osa vastuullisuutta on turhista tavaralahjoista luopuminen, mutta Aasiassa lahjan antaminen on osa traditiota. Hyvää tarkoittava ympäristötietoisuus voi kääntyä tahattomaksi töykeydeksi.

2. Varaa riittävästi aikaa. Kansainvälisillä messuilla järjestäjän asettamat deadlinet ovat usein huomattavan aikaisin.

3. Varaa riittävästi rahaa. Jos lähdet messuille maailman toiselle puolelle, miksi tyytyä olemaan yksi messuhallin sadasta samanlaisesta kopista? Panosta muistijäljen jättämiseen.

4. Etsi apua ajoissa. Hyvä tapahtumajärjestäjä tuntee kansainvälisen pelikentän, tuntee paikalliset kontaktit ja tarjoaa kokonaispaketin matkoineen ja majoituksineen.

5. Pidä huolta henkilöstöstä. Messut ovat rankka rupeama. Tapahtumajärjestäjän ständiaikataululla edustamisen, muut työt ja virkistäytymisen voi jaksottaa niin, että firman kasvot jaksavat loistaa aamusta iltaan.

Haluatko apua messuille osallistumiseen ulkomailla? Ota yhteyttä jukka.kosunen@wolttigroup.fi

Asiantuntija

Jukka Kosunen

Project Director, joka hoitaa kaiken tarvittavan tekniikan tapahtumiin.

Motto: Ei nyt sorruta mihinkään poikamaiseen höntyilyyn.

+358 40 739 1522 jukka.kosunen@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

Kansainväliset
tapahtumat

Kansainvälinen tapahtuma on helppo järjestää, kun yksi yhteyshenkilö hoitaa kaiken. Me Woltilla olemme toteuttaneet satoja kansainvälisiä tapahtumia lähes kaikkialla maailmassa.
Studio33 Vallilassa on virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio

Studio 33 – virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio

Studio 33 on huippuammattilaisten operoima virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio. Haluatko tapahtumastasi inspiroivan, innostavan ja yhteisöllisen? Studio 33 on Woltti Groupin huippuammattilaisten…

Virtuaaliset tapahtumat rakentavat yhteisöllisyyttä

Yritystapahtumien exit on ajankohtainen nyt 

Jos kohderyhmä on tärkeä, ei kannata jäädä odottamaan parempaa aikaa kohtaamiselle. Kun tapaamiset ovat säännöllisiä, on suhde paremmassa kunnossa sitten,…

Studiosta lähetetty virtuaalitapahtuma tuo ohjelmaan yllätyksellisyyttä

Koukuta osallistujat mukaan digitapahtumaan

Onnistunut virtuaalitapahtuma antaa osallistujilleen energiaa, inspiroi ja rakentaa yhteisöllisyyttä. Kun virtuaalinen tapahtuma päättyy, ihmisten on jäätävä haluamaan seuraavaa jaksoa. Digitapahtumista…

Sisältö on virtuaalisen tapahtuman tärkein asia

Digitaalisen tapahtuman arvo syntyy sisällöstä

Virtuaalisen tapahtuman tehtävä on irrottaa ihmiset digitaalisen arjen etäkokousrumbasta. Siksi tavallisimmat videoneuvottelualustat eivät aina ole paras valinta elämyksellisen digitapahtuman luomiseen….

Yritystapahtumat vuonna 2021

Yritystapahtumat vuonna 2021

Mitä tapahtuu sidosryhmätapahtumille, messuille ja sisäisille tapahtumille vuonna 2021? Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola katsoo kristallipalloon. Vuoden 2021 alkaessa koronarokotukset…

hybriditapahtuma Scandicin Tapahtumastudiolla

Wow! Virtuaalitapahtuma voi olla mukava myös esiintyjille

Woltti Groupin ja hotelliketju Scandicin yhteistyö nostaa osallistujien ja esiintyjien mukavuuden hybriditapahtumissa uudelle tasolle. Yritysten sisäisten ja sidosryhmille suunnattujen tapahtumien…

SPR yleiskokous 2020

SPR:n yleiskokous yhdisti 11 paikkakuntaa virtuaalisesti

Punaisen Ristin yleiskokous laittoi luovuuden ja tekniikan koetukselle: yhdistimme yksitoista paikkakuntaa reaaliaikaisesti kahdella kielellä. Syksyn alussa törmäsimme asiakkaamme Suomen Punaisen…

Virtuaalimessut

Liidejä ja diilejä virtuaalimessuilta

Virtuaalimessut yhdistävät yrityksen ja asiakkaat paikasta riippumatta. Korona-ajan hätäapuna alkanut digitaalinen läsnäolo muuttuu tärkeäksi verkkonäkyvyyden työkaluksi. Pandemia on luonut moneen…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme