Messut ulkomailla

Ulkomailla järjestettäville messuille osallistuminen on arvokas investointi, joka oikein suunniteltuna on oivallinen tapa tavata tärkeitä ihmisiä.

Toiveissa uudet markkinat tai vanhojen yhteyksien vahvistaminen –  siinä ovat syyt, miksi messuille lähdetään tapaamaan ihmisiä kasvotusten maailman ääriin. Mutta mitä ulkomaisille messuille lähdettäessä on otettava huomioon?

”Motiivi määrittää sen, millainen oman edustuksen ja ständin on oltava”, Woltti Groupin kansainvälisten tapahtumien projektijohtaja Jukka Kosunen sanoo.

Kun messuilla lanseerataan uusi tuote, osaston on näyttävä ja kuuluttava niin, että se kerää koko messukansan huomion. Kun pääpaino on tapaamisissa, osastolla on syytä kiinnittää huomiota viihtyvyyteen ja rauhalliseen keskustelumahdollisuuteen.

Ulkomaille lähdettäessä hyvän tapahtumajärjestäjän rooli kumppanina korostuu entisestään.

”Yhteyttä kannattaa ottaa heti alkuvaiheessa. Näin voimme rikastuttaa ratkaisuja ja auttaa sopivan ständin rakentamisessa.”

Vastuullisuus lähtee suunnittelusta

Turha matkustaminen rasittaa ympäristöä. Se puolestaan herättää kysymyksen, ovatko ulkomaan messut hiilijalanjäljen arvoisia. Miten hiilidioksidipäästöt osuvat yhteen yrityksen vastuullisuusohjelman kanssa?

”Nämä ovat tärkeitä asioita miettiä. Samalla on kuitenkin muistettava, että kasvokkain tapahtuvaa kanssakäymistä ei voi korvata millään muulla.”

Vastuullinen messusuunnittelu lähteekin tarkasta laskemisesta, jossa taloudenpito ja ympäristötietoisuus lyövät kättä. Kun muuten ihmisten tapaaminen vaatisi kulloinkin yhden matkan, messuille voi suunnitella 12 ihmisen tapaamiset yksillä lennoilla.

”Viiden myyjän voimalla onkin yhdellä matkalla tavattu jo 60 tärkeää ihmistä. Samalla päästään kiinni ‘return of investiin’, eli siihen, mikä tapaamisten ja sitä kautta osallistumisen arvo on.”

Silloin matkustaminen ei ole turhaa.

Hyödynnä kumppanin verkostoja

Messutapahtuman rakentamisessa vastuullisuus perustuu paikalliseen osaamiseen. Jo pelkästään kuljetus- ja tullimaksujen vuoksi yhtään ylimääräistä tavaraa on turha lähettää Suomesta.

”Paikallisin voimin pääsee pitkälle, kun työ suunnitellaan hyvin. Tärkeää on käyttää luotettuja yhteistyökumppaneita, jotka eivät esimerkiksi hyväksikäytä työvoimaa”, Kosunen sanoo.

Suomesta käsin luotettavien paikallisten kumppaneiden löytäminen voi olla vaikeaa. Siksi tapahtumatoimisto kannattaakin ottaa kumppaniksi heti messusuunnittelun alkuvaiheessa. Hyvällä tapahtumajärjestäjällä on vuosien saatossa luodut kontaktit, joihin voi luottaa.

”Suuri vaikutus on myös sillä, miten oma messuosasto rakennetaan. On järkevää suosia vuokrattavia rakenteita, joita voidaan kierrättää tapahtumasta toiseen.”

Unohda ständi ja panosta iltaan!

Jos messujen tärkein rooli on tavata ja vahvistaa jo olemassa olevia yhteyksiä, voi miettiä tarvitaanko omaa messuosastoa lainkaan. Sen voi korvata esimerkiksi omalla iltatapahtumalla.

”Jos ajattelee, että messuhallissa on sata kojua tunkkaisessa ilmassa ja sen jälkeen pääsee kutsuttuna illalliselle upealle kattoterassille tapaamaan ihmisiä, niin kumpi näistä jää ihmiselle mieleen?”

On turha tuhlata rahaa sellaiseen, mistä on vain vähän hyötyä. Jos tilanne tai olosuhteet eivät anna mahdollisuutta loistaa, oma varjotapahtuma on rohkea ja fiksu veto.

”Kun sen tekee kunnolla, messut ikään kuin varastaa itselleen. Mikäs sen parempaa?” Jukka Kosunen toteaa.

Muistilista messuille osallistumiseen ulkomailla

Kun ulkomainen messutapahtuma hoidetaan huolella, tapahtumahetkellä iso kuluerä muuttuu ajan saatossa arvokkaaksi investoinniksi. Kun otat huomioon seuraavat asiat, olet askelta lähempänä lupauksen toteutumista:

1. Huomioi kulttuuri. Esimerkiksi Euroopassa osa vastuullisuutta on turhista tavaralahjoista luopuminen, mutta Aasiassa lahjan antaminen on osa traditiota. Hyvää tarkoittava ympäristötietoisuus voi kääntyä tahattomaksi töykeydeksi.

2. Varaa riittävästi aikaa. Kansainvälisillä messuilla järjestäjän asettamat deadlinet ovat usein huomattavan aikaisin.

3. Varaa riittävästi rahaa. Jos lähdet messuille maailman toiselle puolelle, miksi tyytyä olemaan yksi messuhallin sadasta samanlaisesta kopista? Panosta muistijäljen jättämiseen.

4. Etsi apua ajoissa. Hyvä tapahtumajärjestäjä tuntee kansainvälisen pelikentän, tuntee paikalliset kontaktit ja tarjoaa kokonaispaketin matkoineen ja majoituksineen.

5. Pidä huolta henkilöstöstä. Messut ovat rankka rupeama. Tapahtumajärjestäjän ständiaikataululla edustamisen, muut työt ja virkistäytymisen voi jaksottaa niin, että firman kasvot jaksavat loistaa aamusta iltaan.

Haluatko apua messuille osallistumiseen ulkomailla? Ota yhteyttä jukka.kosunen@wolttigroup.fi

Expert

Jukka Kosunen

Project Director, joka hoitaa kaiken tarvittavan tekniikan tapahtumiin.

Motto: Ei nyt sorruta mihinkään poikamaiseen höntyilyyn.

+358 40 739 1522 jukka.kosunen@wolttigroup.fi

Lue lisää

More Articles

Kansainväliset
tapahtumat

Kansainvälinen tapahtuma on helppo järjestää, kun yksi yhteyshenkilö hoitaa kaiken. Me Woltilla olemme toteuttaneet satoja kansainvälisiä tapahtumia lähes kaikkialla maailmassa.
After partyt voi järjestää virtuaalisestikin

Virtuaaliset löylyt ITS Finlandin virtuaalikongressissa

Korona loi virtuaalikongresseille nopeasti tarpeen, kysynnän ja tarjonnan.Virtuaalinen elämys syntyy siitä, että vieras voi osallistua kuin paikan päällä. Ihmissuhteet ja…

Digitapahtumien välineitä

Vaikuttavan digitapahtuman anatomia 

Digitaalista tapahtumapaikkaa ei valita tekniikka edellä vaan tavoitteet ja vaikuttavuus mielessä.  Kun puhutaan verkon yli ja virtuaalisesti tehtävistä tapahtumista, puhe…

Virusturvallisissa tapahtumissa olennaista on huolellinen ennakkosuunnittelu

Miten järjestetään koronaturvallinen tapahtuma?

Virusturvallinen tapahtuma järjestetään huomioimalla suunnittelussa tarkasti turvallisuusnäkökulmat ennen ja jälkeen tapahtuman sekä itse tapahtumassa. Oleellista on läpinäkyvyys viestinnässä ja huolellinen…

Tapahtumien järjestäminen digitaalisesti

Vinkit onnistuneen online-tapahtuman järjestämiseen

Virtuaalitapahtuma, webinaari, striimaus vai etäkokouksen fasilitointi? Erilaisia etäratkaisuja on hyödynnetty jo vuosia tapahtumissa. Lue, millaisia vaihtoehtoja fyysisen tapahtuman järjestämiselle on…

Tila on osa elämystä

Tila on osa elämystä

Rohkeus ja kohderyhmän saappaisiin hyppääminen ovat avain uudenlaisten elämysten tuottamiselle. Tila on voimakas tapa vaikuttaa ihmisen käyttäytymiseen. Se luo ihmisten…

Visuaalisesti näyttävä kasvoseinä teki tapahtumasta somehitin

5 x näyttävä tapahtuma Instagramissa

Instagram nostaa merkitystään yritysten ja organisaatioiden markkinoinnissa. Katso vinkit, kuinka luot näyttävän kuvavirran ja rakennat Instagramissa näkyvyyttä tapahtumien avulla. Instagram…

Tulevaisuuden tekijät Haaga-Heliasta

Tapahtuma-alan tulevaisuuden tekijät

Woltti Groupin ja Haaga-Helia-ammattikorkeakoulun yhteistyö on win-win-tilanne. Opiskelijat saavat oppia käytännön työelämästä ja Woltti Group pääsee tutustumaan tulevaisuuden työntekijöihin. Fiuu!…

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Burning Man on tapahtuma, joka on järjestetty toisin kuin kaikki muut. Siksi siitä kannattaa ottaa oppia. Kun Larry Harvey ja…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme