Ulkomailla järjestettäville messuille osallistuminen on arvokas investointi, joka oikein suunniteltuna on oivallinen tapa tavata tärkeitä ihmisiä.

Toiveissa uudet markkinat tai vanhojen yhteyksien vahvistaminen –  siinä ovat syyt, miksi messuille lähdetään tapaamaan ihmisiä kasvotusten maailman ääriin. Mutta mitä ulkomaisille messuille lähdettäessä on otettava huomioon?

Motiivi määrittää sen, millainen oman edustuksen ja ständin on oltava. Kun messuilla lanseerataan uusi tuote, osaston on näyttävä ja kuuluttava niin, että se kerää koko messukansan huomion. Kun pääpaino on tapaamisissa, osastolla on syytä kiinnittää huomiota viihtyvyyteen ja rauhalliseen keskustelumahdollisuuteen.

Ulkomaille lähdettäessä hyvän tapahtumajärjestäjän rooli kumppanina korostuu entisestään. Yhteyttä kannattaakin ottaa heti alkuvaiheessa. Näin tapahtumatoimisto voi rikastuttaa ratkaisuja ja auttaa sopivan ständin rakentamisessa.

Vastuullisuus lähtee suunnittelusta

Turha matkustaminen rasittaa ympäristöä. Se puolestaan herättää kysymyksen, ovatko ulkomaan messut hiilijalanjäljen arvoisia. Miten hiilidioksidipäästöt osuvat yhteen yrityksen vastuullisuusohjelman kanssa? Samalla on kuitenkin muistettava, että kasvokkain tapahtuvaa kanssakäymistä ei voi korvata millään muulla.

Vastuullinen messusuunnittelu lähteekin tarkasta laskemisesta, jossa taloudenpito ja ympäristötietoisuus lyövät kättä. Kun muuten ihmisten tapaaminen vaatisi kulloinkin yhden matkan, messuille voi suunnitella 12 ihmisen tapaamiset yksillä lennoilla. Jos viiden myyjän voimalla onkin yhdellä matkalla tavattu jo 60 tärkeää ihmistä, päästään kiinni ‘return of investiin’, eli siihen, mikä tapaamisten ja sitä kautta osallistumisen arvo on. Silloin matkustaminen ei ole turhaa.

Hyödynnä kumppanin verkostoja

Messutapahtuman rakentamisessa vastuullisuus perustuu paikalliseen osaamiseen. Jo pelkästään kuljetus- ja tullimaksujen vuoksi yhtään ylimääräistä tavaraa on turha lähettää Suomesta. Paikallisin voimin pääsee pitkälle, kun työ suunnitellaan hyvin. Tärkeää on käyttää luotettuja yhteistyökumppaneita, jotka eivät esimerkiksi hyväksikäytä työvoimaa.

Suomesta käsin luotettavien paikallisten kumppaneiden löytäminen voi olla vaikeaa. Siksi tapahtumatoimisto kannattaakin ottaa kumppaniksi heti messusuunnittelun alkuvaiheessa. Hyvällä tapahtumajärjestäjällä on vuosien saatossa luodut kontaktit, joihin voi luottaa.

Suuri vaikutus on myös sillä, miten oma messuosasto rakennetaan. On järkevää suosia vuokrattavia rakenteita, joita voidaan kierrättää tapahtumasta toiseen.

Unohda ständi ja panosta iltaan!

Jos messujen tärkein rooli on tavata ja vahvistaa jo olemassa olevia yhteyksiä, voi miettiä tarvitaanko omaa messuosastoa lainkaan. Sen voi korvata esimerkiksi omalla iltatapahtumalla. Jos ajattelee, että messuhallissa on sata kojua tunkkaisessa ilmassa ja sen jälkeen pääsee kutsuttuna illalliselle upealle kattoterassille tapaamaan ihmisiä, niin kumpi näistä jää ihmiselle mieleen?

On turha tuhlata rahaa sellaiseen, mistä on vain vähän hyötyä. Jos tilanne tai olosuhteet eivät anna mahdollisuutta loistaa, oma varjotapahtuma on rohkea ja fiksu veto. Kun sen tekee kunnolla, messut ikään kuin varastaa itselleen. Mikäs sen parempaa?

Muistilista messuille osallistumiseen ulkomailla

Kun ulkomainen messutapahtuma hoidetaan huolella, tapahtumahetkellä iso kuluerä muuttuu ajan saatossa arvokkaaksi investoinniksi. Kun otat huomioon seuraavat asiat, olet askelta lähempänä lupauksen toteutumista:

1. Huomioi kulttuuri. Esimerkiksi Euroopassa osa vastuullisuutta on turhista tavaralahjoista luopuminen, mutta Aasiassa lahjan antaminen on osa traditiota. Hyvää tarkoittava ympäristötietoisuus voi kääntyä tahattomaksi töykeydeksi.

2. Varaa riittävästi aikaa. Kansainvälisillä messuilla järjestäjän asettamat deadlinet ovat usein huomattavan aikaisin.

3. Varaa riittävästi rahaa. Jos lähdet messuille maailman toiselle puolelle, miksi tyytyä olemaan yksi messuhallin sadasta samanlaisesta kopista? Panosta muistijäljen jättämiseen.

4. Etsi apua ajoissa. Hyvä tapahtumajärjestäjä tuntee kansainvälisen pelikentän, tuntee paikalliset kontaktit ja tarjoaa kokonaispaketin matkoineen ja majoituksineen.

5. Pidä huolta henkilöstöstä. Messut ovat rankka rupeama. Tapahtumajärjestäjän ständiaikataululla edustamisen, muut työt ja virkistäytymisen voi jaksottaa niin, että firman kasvot jaksavat loistaa aamusta iltaan.

Haluatko apua messuille osallistumiseen ulkomailla? Ota meihin yhteyttä!