Jos tapahtumaan ei saada oikeita ihmisiä, investointi ei tuota haluttuja tuloksia. Wolttigroupin työpajamuotoinen prosessi auttaa yrityksiä onnistumaan tilaisuuksien järjestämisessä ja varmistaa, että jo kutsu sytyttää vieraat liekkeihin.

Wolttigroupin selvityksen mukaan onnistuneen tapahtuman järjestelyissä jopa 30 prosenttia budjetista käytetään sen varmistamiseen, että paikalle saadaan juuri ne ihmiset kuin halutaan. Myyntitiimillä projektiin kuluvasta ajasta kannattaa varata 30–60 prosenttia oikeiden ihmisten kutsumiseen. 

“Näin toimivilla yrityksillä tilaisuudet ovat kaiken kaikkiaan menestyksellisiä. Sen lisäksi, että paikalla ovat oikeat ihmiset ja no shown määrä pysyy pienenä, tilaisuudet ovat suunnitelmallisia, niillä on tavoitteet ja tavoitteiden saavuttamista myös seurataan. Homma ei pääty siihen, että viimeinen vieras saatellaan taksiin”, Wolttigroupin Business Director Jarkko Kivikoski sanoo.

Valitettavan usein tavanomaisissa B2B-tilaisuuksissa budjetista vain 0,5–5 prosenttia käytetään oikeiden ihmisten kutsumiseen, eikä myyntitiimi panosta ajallisesti kuin korkeintaan 10 prosenttia haluttujen ihmisten houkuttelemiseen paikalle. 

“Koska haluamme, että asiakkaittemme tilaisuudet onnistuvat, olemme kehittäneet työpajamuotoisen prosessin, joka auttaa yrityksiä onnistumaan tilaisuuksien järjestämisessä. Keskeisessä fokuksessa on tilaisuuden kohderyhmän määritteleminen. Ilman sitä tilaisuuden järjestely on herkästi hakuammuntaa.”

Järjestelmällinen tilaisuuksien suunnittelu on Kivikosken mukaan erityisen tärkeää juuri nyt, kun tapahtumatarjonta on koronasulkujen jälkeen lisääntynyt huimasti. 

“Kiinnostavia tapahtumia järjestetään paljon, mutta ongelma on usein se, ettei niihin saada riittävästi oikeita ihmisiä. Silloin investointi tapahtumaan ei tuota haluttuja tuloksia. Prosessimme avulla tapahtuman osumatarkkuus paranee, ja se takaa jopa alle 10 prosentin no shown halutuissa kohderyhmissä.”

Tilaisuuden järjestämisessä aikaa kannattaa käyttää alkuvaiheen suunnitteluun

Suunnittelun pääpainon kääntäminen tilaisuuden kohderyhmän työstämiseen voi tuntua suurelta satsaukselta, mutta onnistunut kutsuprosessi poistaa kustannuksia muualta. 

“Jos tilaisuudesta puuttuvat yrityksen liiketoiminnalle tärkeät ihmiset, esimerkiksi myynti joutuu menemään näiden ihmisten luo erikseen. Se vie aikaa ja resursseja.”

Kivikosken mukaan tilaisuuden kohderyhmä löytyy yhteistyössä myynnin ja markkinoinnin kanssa. Kannattaa miettiä, ketkä ovat ne 10 tai 20 ihmistä, jotka ainakin halutaan paikalle. Ja miten se onnistuu. 

Massameilin lähettäminen yrityksen postituslistalla oleville ei välttämättä tuo hyvää tulosta. 

“On mietittävä yksilöllisiä toimenpiteitä. Se, mitä nämä toimenpiteet ovat, riippuu niin yrityksestä, toimialasta kuin tapahtuman luonteestakin. Myyjä voi vaikka tehdä pienen kännykkävideon huippukontaktilleen, jossa kertoo lähettävänsä kohta meilitse kutsun. Videossa pääsee kertomaan yksilöllisesti, mitä juuri tätä asiakasta kiinnostavaa tilaisuudessa tapahtuu ja miksi hänen kannattaisi tulla paikalle. Tai tärkeimmille kontakteille voi vaikka soittaa.”

Kirkasta, mitä hyötyä tilaisuuteen osallistumisesta saa

Wolttigroupin työpajoissa mietitään myös yhdessä, mitä höytyä osallistuminen tuo. Usein perusteluna on jokin järkisyy: uuden oppiminen tai vaikka tuotelanseeraus. 

Käytännössä me ihmiset toimimme silti pitkälti tunteella. Niinpä myös kiinnostava, uusi lokaatio, huipputason catering tai hauska ohjelma voikin olla ratkaiseva syy tulla paikalle.

“Todella tärkeää on sosiaalinen viitekehys. Eli mahdollisuus näyttäytyä ja tutustua uusiin ihmisiin, verkostoitua huipputyyppien kanssa. Niinpä voi vaikka kysyä top 10 kutsuttuihin kuuluvilta, saako muille osallistujille kertoa heidän tulevan paikalle”, Kivikoski vinkkaa. 

Kutsut tarvitsevat projektipäällikön

Tapahtuman järjestäminen on yllättävän työlästä ja aikaavievää. Tyyppillisesti suunnittelu ja järjestelyt hoidetaan yrityksissä muiden töiden ohella. Jotta tilaisuus onnistuisi ja se myös hyödyttäisi yritystä, järjestelyihin on panostettava.

Wolttigroup on ollut suunnittelemassa yhdessä asiakkaittensa kanssa lukuisia tilaisuuksia. He ovat huomanneet, että ulkopuolinen sparraaja auttaa toimimaan järjestelmällisemmin ja tilaisuuden tavoitteet saavutetaan varmemmin.

Asiakastilaisuuteen kannattaisikin asennoitua kuin mihin tahansa projektiin. Se tarvitsee onnistuakseen projektipäällikön.

“Ulkopuolinen projektipäällikkö huolehtii siitä, että asiat hoituvat oikeaan aikaan ja tehdään oikeita asioita. Hän tsekkaa viikoittain, mitä on tehty, mitä tehdään seuraavaksi ja kuka tekee mitäkin.”

Eikä tilaisuuden järjestely tai itse tilaisuus lopu h-hetkeen, kun vieraat saapuvat paikalle. Sen jälkeen alkaa se työ, jonka vuoksi tilaisuus ylipäätään järjestettiin: kontakteihin otetaan yhteyttä ja rakennetaan koukkuja, jotka auttavat viemään keskustelut maaliin.

“Tämä puoli tapahtuman järjestelyissä unohdetaan usein suunnitella huolella.”

3 x kutsuprosessin kulmakivet

1) Suunnittele etukäteen – aloita nyt!

Asiakastilaisuuksien järjestämiseen kuluu yllättävän paljon aikaa, eikä onnistunut tilaisuus synny vasemmalla kädellä. Aloittaa kannattaa mieluummin nyt kuin myöhemmin.

2) Sitouta omat ihmiset

Onnistunut asiakastilaisuus syntyy myynnin ja markkinoinnin yhteistyönä. Myös yrityksen johdon on oltava sitoutunutta. Tilaisuudesta innostuneet ja sen järjestämisestä ylpeät työntekijät luovat tunnelman, siksi kaikkien panosta tarvitaan.

3) Varaudu vaivannäköön

Kaikkein olennaisinta tilaisuuden onnistumisen kannalta on se, että paikalle saadaan oikeat ihmiset. Tarvitaan huolellista kohderyhmän analyysiä ja kohderyhmään sopivaa tapaa kutsua ihmisiä paikalle. Tämä vie aikaa ja resursseja.

Useimmiten tapahtuma järjestetään muiden töihin ohella. Siksi avuksi kannattaa pyytää ammattilaiset. He pitävät huolen siitä, että suunnitelmat toteutetaan oikeassa järjestyksessä ja oikeaan aikaan. 

Haluatko saada oikeat ihmiset paikalle tapahtumaasi? Ota meihin yhteyttä!