Digitaalisen tapahtuman arvo syntyy sisällöstä

Virtuaalisen tapahtuman tehtävä on irrottaa ihmiset digitaalisen arjen etäkokousrumbasta. Siksi tavallisimmat videoneuvottelualustat eivät aina ole paras valinta elämyksellisen digitapahtuman luomiseen.

 

Jos hieman liioittelee, on lähes se ja sama, millä ohjelmalla tai alustalla digitaalinen tapahtuma rakennetaan.

”Tärkeintä on, että ihmisten on helppoa osallistua. Digitaalisen tapahtuma arvo syntyy asiakkaan tarpeisiin räätälöidystä hyvin toteutetusta”, Woltti Groupin Business Director Jarkko Kivikoski tiivistää.

Digitaalinen tapahtuma voidaan järjestää vaikkapa yleisesti yrityksissä käytetyillä Teamsilla tai Zoomilla. Ne mahdollistavat yksisuuntaiset webinaarit tai pienen porukan ideariihet, ja niitä osataan myös käyttää. Koronavuoden aikana saatu kokemus on kuitenkin osoittanut, että suuremmat tapahtumat tarvitsevat monipuolisemmat käyttöliittymät.

”Ei siksi, että näissä olisi mitään vikaa, vaan siksi että käyttöliittymän sijaan digitaalinen tapahtuma syntyy hyvästä käsikirjoituksesta ja aidosta vuorovaikutuksesta. Ne puolestaan tarvitsevat toteutuakseen oikean tekniikan.” 

 

Ennakoitavaa yllätyksellisyyttä

Virtuaaliset kokoukset mahdollistavien toimistosovellusten vahvuus on samalla niiden heikkous. Niitä on helppo käyttää, ja siksi niitä käytetään etätyöaikana paljon. Todella paljon.

”Siksi virtuaalinen tapahtuma tarvitseekin jotakin aivan muuta. Sen tehtävä on irrottaa ihmiset digitaalisesta arjesta ja saada heidän huomionsa.”

Digitapahtuman tärkein rakennuspalikka on kuitenkin ajatus. Kun ihmiset kutsutaan kokoontumaan näyttöjensä äärellä yhteen, on käsikirjoituksen eli suunnittelun oltava vahvaa. Vasta suunnittelun jälkeen katsotaan, millainen tekninen alusta palvelee tavoitetta parhaiten.

”Kun käsikirjoitus on hyvä, ihminen ei halua missata hetkeäkään. Tarvitaan ennakoitavuutta ja turvallisuutta, mutta myös yllätyksellisyyttä. Jotakin sellaista, mikä on arkisen etäkokousrumban yläpuolella.”  

Jokainen tietää, kuinka helppoa etäkokouksen suvantovaiheessa on livahtaa jääkaapille tai jopa lenkille. Se pitää tehdä vaikeaksi!

 

Hyvän virtuaalitapahtuman resepti

Digitaalinen tapahtuma on vaikuttava, kun perusasioiden miettimiseen on käytetty aikaa. Virtuaalisen tapahtuman reseptiin kuuluvat seuraavat asiat:

  1. Suunnittelulla liikkeelle. Oikea tekniikka riippuu siitä, mitä tapahtumalla sanotaan, kenelle ja miten. Sisältö ensin, tekniikka sitten.
  2. Julkaisualusta jiiriin. Pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen: pienemmässä tapahtumassa Teams voi riittää, mutta interaktiivista vaikuttavuutta haluttaessa tarvitaan monipuolisempia ja laadukkaampia ratkaisuja.
  3. Käsikirjoittaminen kannattaa. Hyvässä tapahtumassa vuorottelevat turvallinen ennakoitavuus ja yllätyksellisyys. Ilman käsikirjoitusta sitouttavaa sisältöä on vaikeaa, ellei jopa mahdotonta luoda. 
  4. Viestintä uusiksi. Yksittäisen tapahtuman sijaan digitaalinen tapahtuma on nähtävä yhtenä palasena pitempiaikaisessa viestinnän kokonaisuudessa.

 

Digitaalista tapahtumaa järjestettäessä tyhmiä kysymyksiä ei ole

Tyhmiä kysymyksiä ei ole, sanotaan. Vanha klisee on vale, sillä kyllä tyhmiä kysymyksiä maailmaan mahtuu. Digitaalisia tapahtumia järjestettäessä niitä kuitenkaan ei ole.

”Vaikka olemme saaneet kuluneen vuoden aikana valtavasti kokemusta, tämä on vielä uusi alue niin meille kuin asiakkaillemmekin. Uusia toimintamalleja luodaan nyt, joten on aivan turha ajatella sen olevan noloa, jos ei tilaajan tai asiakkaan roolissa ymmärrä jotain.”

Monella on kokemus siitä, miltä näyttävät pikkujoulut tai uuden projektin kick off. Sen sijaan vastaavat kokemukset virtuaalimaailmasta ovat vasta syntymässä. Usein ahaa-elämykset syntyvät katsomalla, mitä muut yritykset ovat tehneet.

”Meidän tehtävämme on kertoa ja näyttää asiakkaallemme, kuinka hieno ja vaikuttava tapahtuma virtuaalisesti voi syntyä. Sopivat työkalut löytyvät jokaiselle.”

 

Jos kiinnostuit virtuaalitapahtuman järjestämisestä ja tarvitset apua sen suunnittelussa, tarjoamme yhteisen veloituksettoman työpajan tammi-helmikuussa 2020. Woltti Groupin Business Director Jarkko Kivikoski auttaa miettimään, miten virtuaalitapahtuma palvelisi parhaiten yritystäsi: +358 50 3848 993 jarkko.kivikoski@wolttigroup.fi.

Lisää artikkeleita

Virtuaaliset tapahtumat ja digitaalisuus

Videot ja muut digitaaliset sisällöt ovat hyviä välineitä vaikuttaa tunteisiin. Autamme asiakkaitamme tärkeiden viestien kiteyttämisessä, havainnollistamisessa ja tarinallistamisessa.
Virtuaaliset tapahtumat rakentavat yhteisöllisyyttä

Yritystapahtumien exit on ajankohtainen nyt 

Jos kohderyhmä on tärkeä, ei kannata jäädä odottamaan parempaa aikaa kohtaamiselle. Kun tapaamiset ovat säännöllisiä, on suhde paremmassa kunnossa sitten,…

Studiosta lähetetty virtuaalitapahtuma tuo ohjelmaan yllätyksellisyyttä

Koukuta osallistujat mukaan digitapahtumaan

Onnistunut virtuaalitapahtuma antaa osallistujilleen energiaa, inspiroi ja rakentaa yhteisöllisyyttä. Kun virtuaalinen tapahtuma päättyy, ihmisten on jäätävä haluamaan seuraavaa jaksoa. Digitapahtumista…

Yritystapahtumat vuonna 2021

Yritystapahtumat vuonna 2021

Mitä tapahtuu sidosryhmätapahtumille, messuille ja sisäisille tapahtumille vuonna 2021? Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola katsoo kristallipalloon. Vuoden 2021 alkaessa koronarokotukset…

hybriditapahtuma Scandicin Tapahtumastudiolla

Wow! Virtuaalitapahtuma voi olla mukava myös esiintyjille

Woltti Groupin ja hotelliketju Scandicin yhteistyö nostaa osallistujien ja esiintyjien mukavuuden hybriditapahtumissa uudelle tasolle. Yritysten sisäisten ja sidosryhmille suunnattujen tapahtumien…

SPR yleiskokous 2020

SPR:n yleiskokous yhdisti 11 paikkakuntaa virtuaalisesti

Punaisen Ristin yleiskokous laittoi luovuuden ja tekniikan koetukselle: yhdistimme yksitoista paikkakuntaa reaaliaikaisesti kahdella kielellä. Syksyn alussa törmäsimme asiakkaamme Suomen Punaisen…

Virtuaalimessut

Liidejä ja diilejä virtuaalimessuilta

Virtuaalimessut yhdistävät yrityksen ja asiakkaat paikasta riippumatta. Korona-ajan hätäapuna alkanut digitaalinen läsnäolo muuttuu tärkeäksi verkkonäkyvyyden työkaluksi. Pandemia on luonut moneen…

sisäinen henkilöstötapahtuma

Sisäinen virtuaalitapahtuma nostattaa fiilistä

Etätöiden aikana yrityksen sisäinen viestintä on tärkeämpää kuin koskaan. Virtuaaliset HR-tapahtumat luovat fyysisen etäisyyden aikaan henkistä läheisyyttä.  Etätyö voi olla…

After partyt voi järjestää virtuaalisestikin

Virtuaaliset löylyt ITS Finlandin virtuaalikongressissa

Korona loi virtuaalikongresseille nopeasti tarpeen, kysynnän ja tarjonnan.Virtuaalinen elämys syntyy siitä, että vieras voi osallistua kuin paikan päällä. Ihmissuhteet ja…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme