Koukuta osallistujat mukaan digitapahtumaan

Onnistunut virtuaalitapahtuma antaa osallistujilleen energiaa, inspiroi ja rakentaa yhteisöllisyyttä. Kun virtuaalinen tapahtuma päättyy, ihmisten on jäätävä haluamaan seuraavaa jaksoa.

Digitapahtumista odotetaan raikasta tuulahdusta etätyöarkeen, mutta aivan liian usein niiden sisältö on sanalla sanoen puuduttavaa. PowerPoint-sulkeiset Teamsissa ovat paikallaan tiedonjakoa varten, mutta presentoiminen on huono lähtökohta tapahtuman suunnitteluun silloin, kun tavoitteena on vaikuttaa, sitouttaa tai saada aikaan tunnekokemus osallistujissa.

Kun tapahtumat siirtyvät verkkoon, ne on mietittävä ja miellettävä kokonaan uudelleen. Onnistunut tekninen suoritus ei nimittäin riitä, jos tapahtumalla ei saada mitään muistijälkeä aikaan. Osallistujien kokemus vaatii digitapahtumissa vähintään yhtä paljon käsikirjoittamista kuin live-tapahtumissakin.

Virtuaalitapahtumassakin osallistujan kokemus on keskiössä

“Tapahtuman osallistujakokemuksen suunnittelu on pohjimmiltaan käsikirjoittamista”, kiteyttää Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola. “Käsikirjoitus on onnistunut silloin, kun tapahtuman palaute on hyvää: inspiroivaa, energiaa antavaa, yhteisöllistä.”

Digitaalista tapahtumaa voi verrata tv-ohjelmaan, jossa välillä inserttien avulla luodaan uusia näkökulmia aiheeseen tai vieraillaan etäyhteyden avulla toisella paikkakunnalla. Mielenkiinnon ylläpitäminen vaatii yllätyksiä ja vaihtelua. Digitapahtuma on onnistunut ja hyvin rytmitetty, kun ruudun ääreltä ei uskalla poistua jääkaapille. Pelkän seuraamisen lisäksi yleisö pitää myös saada aktivoitua mukaan.

“Virtuaalitapahtumassakin osallistujat pitää saada innostumaan, niin sanotusti liekitettyä. Sitouttavaksi tarkoitettu tapahtuma ei ole minkään arvoinen, jos et saa ihmisiä osallistumaan, reagoimaan ja tunnereaktiota aikaan”, Aittola toteaa.

“Kokemuksen muuttaa radikaalisti se, mietitkö tapahtumaa suunniteltaessa vain esitettävää asiaa vai sitä, miten saat osallistujat hymyilemään ja sukat pyörimään jaloissa. Tunnekokemuksen syntyminen kun vaatii yleisöltä aitoa osallistumista, ei vain passiivista seuraamista.”

Yllätyksellisyys luo virtuaalitapahtumaan FOMO-efektin

Tuonne on pakko päästä! Siinä fiilis, joka osallistujille tapahtuman kutsuvaiheessa pyritään luomaan. Virtuaalitapahtumaankin on mahdollista luoda Fear of missing out -efekti, tunne, että tapahtumaan on pakko osallistua, jos tarjolla on jotain sellaista mielenkiintoista, josta ei missään nimessä halua jäädä paitsi.

“Odotusta on vaikea rakentaa pelkän Teamsin päälle, vaikkei se olekaan mahdotonta. Jos arvaat jo ennakkoon, miten tapahtuma tule menemään, on tapahtumaa helppo jäädä kuuntelemaan vain toisella korvalla ja keskittyä muuhun asiaan. Kaikkien osallistujien saaminen tunteella mukaan ei ole helppoa Teamsissa”, Aittola sanoo.

Virtuaaliympäristöissä on enemmän yllättämisen ja tekemisen mahdollisuuksia, ja siksi niiden päälle on helpompaa rakentaa myös odotusarvoa. Virtuaaliympäristö voidaan avata ajoissa ennen tapahtumaa ja sisältöä olla etukäteen tutustuttavana. On päälähetys, one-to-one-keskusteluja, ennakkoon rakennettuja sisältökokonaisuuksia… varsinaisen lähetyksen lisäksi kokonainen digitaalinen tila ja ympäristö, jossa on paljon muutakin aiheeseen liittyvää ajasta riippumatonta sisältöä, jonka saa myös tallennettua.

”Verkossa tapahtuma ei katso aikaa tai paikkaa, mutta jokainen virtuaalitapahtuma vaatii laadukkaan kotipesän, jonka ympärille lähetys kietoutuu”, toteaa Woltti Groupin Business Director Jarkko Kivikoski.

”Tällöin myös itse tapahtumassa syntyvä materiaali jää yrityksen käyttöön. Se voidaan tallentaa tapahtuman sivuille myöhemmin katsottavaksi tai sillä voidaan tukea yrityksen viestintää.”

Neljä keinoa osallistujien koukuttamiseen

1. Suunnittele ja fasilitoi yleisön osallistuminen

Paras keino luoda onnistunut tapahtuma on osallistaa yleisöä mukaan ohjelmaan. Vaatimus osallistumisestahan on jo sisäänrakennettuna sanaan osallistuja. Ei kuitenkaan riitä, että yleisön osallistaminen otetaan huomioon tapahtuman suunnittelussa, vaan siihen pitää kyetä myös itse tilanteessa.

Esimerkistä käy webinaari, jossa on päätetty hyödyntää kommentointi- tai äänestysalustaa, mutta syystä tai toisesta siihen ei vastaakaan kukaan. Tilanne vaatii reagoimista. Järjestäjät voivat esimerkiksi alkaa itse kirjoittaa kysymyksiä, ja siten laskea muiden kynnystä kommentin jättämiselle.

2. Rakenna huippusisällöstä vielä kiinnostavampi yllätysmomentilla 

Tapahtuman huipentumana on tunnetun artistin esiintyminen. Huippunimi voi toimia koukuttajana ennakoissa ja kutsuvaiheessa, mutta jos nimen painoarvoa ei välttämättä tarvita osallistujien mukaan saamiseen, voi olla hyödyllisempää jättää esiintyminen yllätykseksi. Jos huipentuma on tiedossa etukäteen, jännite ei välttämättä onnistu nousemaan samalle tasolle kuin millaisen tunteen tapahtuman sisäisen draaman kaaren avulla rakennettu yllätysesiintyminen saisi aikaan.

3. Varmista kiinnostavuus päälähetyksen ulkopuolisella lisämateriaalilla

Fyysisessäkin tapahtumassa osallistujien mielenkiinto pääsee välillä harhailemaan. Silloin lisäkiinnostavuutta tapahtumaan tuovat muut osallistujat ja lavan ulkopuolella olevat asiat. Sama mielenkiinnon harhailu kannattaa huomioida myös digitapahtuman suunnittelussa. Jo pääohjelman lähettäminen studiosta tuo lähetykseen kiinnostavuutta, koska studiolähetystä ei raskauta oletusarvo koneen edessä staattisena istuvasta puhuvasta päästä.

4. Luo syventäviä sisältöjä valmiiksi jaettavaksi

Ohjelman eri vaiheisiin kannattaa suunnitella valmiiksi ohjeistus, miten osallistuja pääsee halutessaan eteenpäin aiheessa. Se voi tarkoittaa syventävän aineiston tai muun lisämaterialin jakamista ennen tai jälkeen tapahtuman ja tapahtuman aikana.

Lisämateriaalin ei ole pakko aina olla asiapitoista. Se voi olla myös keventäviä sisältöjä tai vaikka kännykkävideoilla toteutettuja klippejä muilta osallistujilta tai kokoonkutsujilta.

Koukuttava sisältö houkuttaa seuraavan tapahtuman ääreen

Yksi tapa lähestyä digitapahtumia on muuttaa suhtautumista tapahtumiin uniikkinä yksittäisenä tapauksena. Yhden suuren, tiettyyn paikkaan ja aikaan sidotun tapahtuman sijaan digitapahtumat voi myös nähdä jatkuvana viestintäalustana.

”Jos perinteisen tapahtuman näkee elokuvana, jolla on juoni, voisi digitapahtumien viestintäalusta-ajattelua verrata Netflix-sarjaan, jossa seuraava jakso jatkaa siitä, mihin edellinen koukuttava jakso jäi”, Kivikoski kuvaa.

Kun viestittävään asiaan suhtaudutaan pitkäkestoisena kokonaisuutena, joka pilkotaan pienempiin osiin, voidaan jokaisesta osasta järjestää parin kolmen tunnin mittainen, interaktiivinen tapahtuma verkossa. Jos ensimmäinen tapahtuma onnistuu jättämään muistijäljen, on seuraaviin hyvin matala kynnys osallistua.

Osallistumiskokemuksen suunnitteluun pitää panostaa

Osallistumiskokemuksen suunnittelun ja käsikirjoittamisen pitäisi alkaa jo varhaisessa vaiheessa, kun tapahtuma ylipäätään päätetään järjestää. Suunnitteluvaiheessa on tärkeä myös miettiä, kuinka kokonaisuus saadaan palvelemaan tavoitteita parhaalla mahdollisella tavalla.

”Meidän työtämme on auttaa asiakastamme kysymään oikeat kysymykset ja luoda suunnitelmista hiottu kokonaisuus”, Jarkko Kivikoski kuvaa. “Haluamme luoda yhdessä asiakkaidemme kanssa alusta loppuun mietittyjä kokonaisuuksia.”

“Me olemme olemassa, jotta kokemus suunnitellaan niin, ettei kukaan ole vain passiivinen seuraaja”, Aittola vahvistaa. “Jos jostain haluamme olla kuuluisa niin siitä, että osaamme saada ihmiset mukaan.”

Mietitkö, miten saisit innostettua digitapahtuman osallistujat mukaan ja tapahtumasta parhaan mahdollisen hyödyn? Tarjoamme yhteisen veloituksettoman suunnittelutyöpajan. Ota yhteyttä Jyrki Aittola jyrki.aittola@wolttigroup.fi.

Asiantuntija
Jyrki Aittola

Jyrki Aittola

Synnynnäisesti kyltymätön CEO ja Senior Partner, liiketoiminnan kehittäjä ja strategi, joka etsii uusia ideoita ja näkökulmia.

Motto: We don´t remember day´s we remember moments.

+358 40 5036 625 jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

Virtuaaliset tapahtumat ja digitaalisuus

Videot ja muut digitaaliset sisällöt ovat hyviä välineitä vaikuttaa tunteisiin. Autamme asiakkaitamme tärkeiden viestien kiteyttämisessä, havainnollistamisessa ja tarinallistamisessa.
Studio33 Vallilassa on virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio

Studio 33 – virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio

Studio 33 on huippuammattilaisten operoima virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio. Haluatko tapahtumastasi inspiroivan, innostavan ja yhteisöllisen? Studio 33 on Woltti Groupin huippuammattilaisten…

Virtuaaliset tapahtumat rakentavat yhteisöllisyyttä

Yritystapahtumien exit on ajankohtainen nyt 

Jos kohderyhmä on tärkeä, ei kannata jäädä odottamaan parempaa aikaa kohtaamiselle. Kun tapaamiset ovat säännöllisiä, on suhde paremmassa kunnossa sitten,…

Sisältö on virtuaalisen tapahtuman tärkein asia

Digitaalisen tapahtuman arvo syntyy sisällöstä

Virtuaalisen tapahtuman tehtävä on irrottaa ihmiset digitaalisen arjen etäkokousrumbasta. Siksi tavallisimmat videoneuvottelualustat eivät aina ole paras valinta elämyksellisen digitapahtuman luomiseen….

Yritystapahtumat vuonna 2021

Yritystapahtumat vuonna 2021

Mitä tapahtuu sidosryhmätapahtumille, messuille ja sisäisille tapahtumille vuonna 2021? Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola katsoo kristallipalloon. Vuoden 2021 alkaessa koronarokotukset…

hybriditapahtuma Scandicin Tapahtumastudiolla

Wow! Virtuaalitapahtuma voi olla mukava myös esiintyjille

Woltti Groupin ja hotelliketju Scandicin yhteistyö nostaa osallistujien ja esiintyjien mukavuuden hybriditapahtumissa uudelle tasolle. Yritysten sisäisten ja sidosryhmille suunnattujen tapahtumien…

SPR yleiskokous 2020

SPR:n yleiskokous yhdisti 11 paikkakuntaa virtuaalisesti

Punaisen Ristin yleiskokous laittoi luovuuden ja tekniikan koetukselle: yhdistimme yksitoista paikkakuntaa reaaliaikaisesti kahdella kielellä. Syksyn alussa törmäsimme asiakkaamme Suomen Punaisen…

Virtuaalimessut

Liidejä ja diilejä virtuaalimessuilta

Virtuaalimessut yhdistävät yrityksen ja asiakkaat paikasta riippumatta. Korona-ajan hätäapuna alkanut digitaalinen läsnäolo muuttuu tärkeäksi verkkonäkyvyyden työkaluksi. Pandemia on luonut moneen…

sisäinen henkilöstötapahtuma

Sisäinen virtuaalitapahtuma nostattaa fiilistä

Etätöiden aikana yrityksen sisäinen viestintä on tärkeämpää kuin koskaan. Virtuaaliset HR-tapahtumat luovat fyysisen etäisyyden aikaan henkistä läheisyyttä.  Etätyö voi olla…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme