SPR:n yleiskokous yhdisti 11 paikkakuntaa virtuaalisesti

Punaisen Ristin yleiskokous laittoi luovuuden ja tekniikan koetukselle: yhdistimme yksitoista paikkakuntaa reaaliaikaisesti kahdella kielellä.

Syksyn alussa törmäsimme asiakkaamme Suomen Punaisen Ristin kanssa ongelmaan, joka on Covid-19-pandemian vuoksi monelle yhteisölle tuttu. SPR on suuri ja monialainen kansalaisjärjestö, jonka sääntömääräinen yleiskokous pidetään joka kolmas vuosi.

”Korona-aikana polttava ongelma on, että yhdistysten on noudatettava yhdistysrekisteriin ilmoittamiaan sääntöjä. Yleis- ja vuosikokoukset on pidettävä, vaikka kokoontuminen juuri nyt on vaikeaa”, Woltti Groupin asiakkuusjohtaja Jukka Mäkelä sanoo.

Alun perin SPR:n yleiskokous oli määrä pitää keväällä. Kokous päätettiin siirtää syksylle ja järjestää se alle 500 hengen tapahtumana. Viruksen nostaessa taas päätään paremmaksi vaihtoehdoksi osoittautui kokouksen järjestäminen niin sanottuna hybriditapahtumana.

”Pääkokous pidettiin Vaasassa, josta oltiin yhteydessä verkon ylitse alueellisiin kokouksiin kymmenellä eri paikkakunnalla. Lisäksi muut kykenivät seuraamaan kokousta etänä”, Woltti Groupin teknologiajohtaja Roy-Petri Pashur kertoo.

Uusi tekniikka testattiin koelaboratoriossa

Tavallisiin webinaareihin verrattuna SPR:n kokous oli täysin eri kaliiberia. Tavallisesti kokous on kerännyt paikalle noin 1 200 henkeä, joista noin 500 on ollut eri paikallisosastojen äänivaltaisia edustajia. Nyt heidät yhdistettiin verkon avulla.

”Todellinen haaste näin suuressa kokouksessa oli asiakirjojen reaaliaikaisen muokkaamisen, puheenvuorojen jakamisen sekä koeäänestyksen järjestäminen. Nyt osaammekin sen aika hyvin”, Mäkelä sanoo.

Eri paikallisosastojen yhdistäminen vaati kattavaa teknisen henkilökunnan verkostoa, sillä kuva- ja äänitekniikka piti järjestää jokaisella paikkakunnalla. Puheenvuorojen pyytäminen ja koeäänestykset kokouspöytäkirjan päätöksiin toteutettiin Eventos-mobiilisovelluksella.

”Meillekin näin suuri kokonaisuus oli uutta, ja sitä piti harjoitella. Rakensimme hyvissä ennen kokousta tekniikkakumppanimme Brightin kanssa koelaboratorion, jossa testasimme ratkaisut pienintäkin yksityiskohtaa myöden”, Pashur sanoo.

Kokouksen lainmukaisuus vaati kahta kieltä

Minkä tahansa digiratkaisun käyttö on tuskaista, jos tekniikka tai yhteydet pätkivät. SPR:n yleiskokouksen tapaisissa vuosi- ja yhtiökokouksissa on kyse myös muusta: ”Jos yhteydet katkeavat, kokous ei ole päätösvaltainen ja se on järjestettävä uudelleen”, Mäkelä huomauttaa.

Yhdistyksen sääntöjä ei voi oikoa edes poikkeustilanteen muuttaessa kokoustapaa. Osa SPR:n paikallisosastoista on vahvasti ruotsinkielisiä, ja järjestön sääntöjen mukaisesti yleiskokous on järjestettävä kaksikielisenä. Woltti Group ratkaisi asian kahdella simultaanitulkilla, jotka käänsivät osallistujien puhetta vuoroissa. Etäosallistujat saivat valita kielen verkkosivulta.

”Sekoitimme äänikanavaan 80 prosenttia puheääntä ja 20 taustaääntä, sillä se tekee lähetyksen seuraamisen miellyttävämmäksi ja elävämmäksi kuin pelkän tulkin puheen kuunteleminen”, Pashur sanoo.

Testattu tekniikka pelastaa ensi kevään yhtiökokoukset

Suomen Punaisen Ristin yleiskokous onnistui teknisesti hyvin. Käsiteltävät asiat saatiin hoidettua kuten tavallisestikin, ja järjestö sai Elli Aaltosesta uuden puheenjohtajan. Kaikki siis hyvin?

”Siinä mielessä kyllä, että asiakas oli todella tyytyväinen ja olemme Woltti Groupissa oppineet toteuttamaan vaativia ja suuria kokouksia hajautetusti. Ne eivät kuitenkaan voi korvata sitä tärkeintä eli kohtaamisia. Isoissa kokouksissa tavataan ihmisiä, joihin muuten ei törmätä”, Mäkelä sanoo.

Hybridikokous on silti yhteisöille ja yrityksille hyvä työkalu. Tällä hetkellä näyttää siltä, että koronavirus rajoittaa liikkumista ja kokoontumista vielä hyvän aikaa. Siihen on vain sopeuduttava.

”Osalla organisaatioista on vuosikokoukset vielä koronan vuoksi pitämättä, ja kevättalvella on vuorossa pörssiyhtiöiden yhtiökokousten ruuhka. Kehittämämme ratkaisut sopivat sellaisenaan muillekin”, Pashur sanoo.

 

Haluatko kuulla lisää hybridinä toteutettavista vuosi- ja yhtiökokouksista? Ota yhteyttä jukka.makela@wolttigroup.fi

Lisää artikkeleita

Virtuaaliset tapahtumat ja digitaalisuus

Videot ja muut digitaaliset sisällöt ovat hyviä välineitä vaikuttaa tunteisiin. Autamme asiakkaitamme tärkeiden viestien kiteyttämisessä, havainnollistamisessa ja tarinallistamisessa.
Studio33 Vallilassa on virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio

Studio 33 – virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio

Studio 33 on huippuammattilaisten operoima virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio. Haluatko tapahtumastasi inspiroivan, innostavan ja yhteisöllisen? Studio 33 on Woltti Groupin huippuammattilaisten…

Virtuaaliset tapahtumat rakentavat yhteisöllisyyttä

Yritystapahtumien exit on ajankohtainen nyt 

Jos kohderyhmä on tärkeä, ei kannata jäädä odottamaan parempaa aikaa kohtaamiselle. Kun tapaamiset ovat säännöllisiä, on suhde paremmassa kunnossa sitten,…

Studiosta lähetetty virtuaalitapahtuma tuo ohjelmaan yllätyksellisyyttä

Koukuta osallistujat mukaan digitapahtumaan

Onnistunut virtuaalitapahtuma antaa osallistujilleen energiaa, inspiroi ja rakentaa yhteisöllisyyttä. Kun virtuaalinen tapahtuma päättyy, ihmisten on jäätävä haluamaan seuraavaa jaksoa. Digitapahtumista…

Sisältö on virtuaalisen tapahtuman tärkein asia

Digitaalisen tapahtuman arvo syntyy sisällöstä

Virtuaalisen tapahtuman tehtävä on irrottaa ihmiset digitaalisen arjen etäkokousrumbasta. Siksi tavallisimmat videoneuvottelualustat eivät aina ole paras valinta elämyksellisen digitapahtuman luomiseen….

Yritystapahtumat vuonna 2021

Yritystapahtumat vuonna 2021

Mitä tapahtuu sidosryhmätapahtumille, messuille ja sisäisille tapahtumille vuonna 2021? Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola katsoo kristallipalloon. Vuoden 2021 alkaessa koronarokotukset…

hybriditapahtuma Scandicin Tapahtumastudiolla

Wow! Virtuaalitapahtuma voi olla mukava myös esiintyjille

Woltti Groupin ja hotelliketju Scandicin yhteistyö nostaa osallistujien ja esiintyjien mukavuuden hybriditapahtumissa uudelle tasolle. Yritysten sisäisten ja sidosryhmille suunnattujen tapahtumien…

Virtuaalimessut

Liidejä ja diilejä virtuaalimessuilta

Virtuaalimessut yhdistävät yrityksen ja asiakkaat paikasta riippumatta. Korona-ajan hätäapuna alkanut digitaalinen läsnäolo muuttuu tärkeäksi verkkonäkyvyyden työkaluksi. Pandemia on luonut moneen…

sisäinen henkilöstötapahtuma

Sisäinen virtuaalitapahtuma nostattaa fiilistä

Etätöiden aikana yrityksen sisäinen viestintä on tärkeämpää kuin koskaan. Virtuaaliset HR-tapahtumat luovat fyysisen etäisyyden aikaan henkistä läheisyyttä.  Etätyö voi olla…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme