SPR:n yleiskokous yhdisti 11 paikkakuntaa virtuaalisesti

Punaisen Ristin yleiskokous laittoi luovuuden ja tekniikan koetukselle: yhdistimme yksitoista paikkakuntaa reaaliaikaisesti kahdella kielellä.

Syksyn alussa törmäsimme asiakkaamme Suomen Punaisen Ristin kanssa ongelmaan, joka on Covid-19-pandemian vuoksi monelle yhteisölle tuttu. SPR on suuri ja monialainen kansalaisjärjestö, jonka sääntömääräinen yleiskokous pidetään joka kolmas vuosi.

”Korona-aikana polttava ongelma on, että yhdistysten on noudatettava yhdistysrekisteriin ilmoittamiaan sääntöjä. Yleis- ja vuosikokoukset on pidettävä, vaikka kokoontuminen juuri nyt on vaikeaa”, Woltti Groupin asiakkuusjohtaja Jukka Mäkelä sanoo.

Alun perin SPR:n yleiskokous oli määrä pitää keväällä. Kokous päätettiin siirtää syksylle ja järjestää se alle 500 hengen tapahtumana. Viruksen nostaessa taas päätään paremmaksi vaihtoehdoksi osoittautui kokouksen järjestäminen niin sanottuna hybriditapahtumana.

”Pääkokous pidettiin Vaasassa, josta oltiin yhteydessä verkon ylitse alueellisiin kokouksiin kymmenellä eri paikkakunnalla. Lisäksi muut kykenivät seuraamaan kokousta etänä”, Woltti Groupin teknologiajohtaja Roy-Petri Pashur kertoo.

Uusi tekniikka testattiin koelaboratoriossa

Tavallisiin webinaareihin verrattuna SPR:n kokous oli täysin eri kaliiberia. Tavallisesti kokous on kerännyt paikalle noin 1 200 henkeä, joista noin 500 on ollut eri paikallisosastojen äänivaltaisia edustajia. Nyt heidät yhdistettiin verkon avulla.

”Todellinen haaste näin suuressa kokouksessa oli asiakirjojen reaaliaikaisen muokkaamisen, puheenvuorojen jakamisen sekä koeäänestyksen järjestäminen. Nyt osaammekin sen aika hyvin”, Mäkelä sanoo.

Eri paikallisosastojen yhdistäminen vaati kattavaa teknisen henkilökunnan verkostoa, sillä kuva- ja äänitekniikka piti järjestää jokaisella paikkakunnalla. Puheenvuorojen pyytäminen ja koeäänestykset kokouspöytäkirjan päätöksiin toteutettiin Eventos-mobiilisovelluksella.

”Meillekin näin suuri kokonaisuus oli uutta, ja sitä piti harjoitella. Rakensimme hyvissä ennen kokousta tekniikkakumppanimme Brightin kanssa koelaboratorion, jossa testasimme ratkaisut pienintäkin yksityiskohtaa myöden”, Pashur sanoo.

Kokouksen lainmukaisuus vaati kahta kieltä

Minkä tahansa digiratkaisun käyttö on tuskaista, jos tekniikka tai yhteydet pätkivät. SPR:n yleiskokouksen tapaisissa vuosi- ja yhtiökokouksissa on kyse myös muusta: ”Jos yhteydet katkeavat, kokous ei ole päätösvaltainen ja se on järjestettävä uudelleen”, Mäkelä huomauttaa.

Yhdistyksen sääntöjä ei voi oikoa edes poikkeustilanteen muuttaessa kokoustapaa. Osa SPR:n paikallisosastoista on vahvasti ruotsinkielisiä, ja järjestön sääntöjen mukaisesti yleiskokous on järjestettävä kaksikielisenä. Woltti Group ratkaisi asian kahdella simultaanitulkilla, jotka käänsivät osallistujien puhetta vuoroissa. Etäosallistujat saivat valita kielen verkkosivulta.

”Sekoitimme äänikanavaan 80 prosenttia puheääntä ja 20 taustaääntä, sillä se tekee lähetyksen seuraamisen miellyttävämmäksi ja elävämmäksi kuin pelkän tulkin puheen kuunteleminen”, Pashur sanoo.

Testattu tekniikka pelastaa ensi kevään yhtiökokoukset

Suomen Punaisen Ristin yleiskokous onnistui teknisesti hyvin. Käsiteltävät asiat saatiin hoidettua kuten tavallisestikin, ja järjestö sai Elli Aaltosesta uuden puheenjohtajan. Kaikki siis hyvin?

”Siinä mielessä kyllä, että asiakas oli todella tyytyväinen ja olemme Woltti Groupissa oppineet toteuttamaan vaativia ja suuria kokouksia hajautetusti. Ne eivät kuitenkaan voi korvata sitä tärkeintä eli kohtaamisia. Isoissa kokouksissa tavataan ihmisiä, joihin muuten ei törmätä”, Mäkelä sanoo.

Hybridikokous on silti yhteisöille ja yrityksille hyvä työkalu. Tällä hetkellä näyttää siltä, että koronavirus rajoittaa liikkumista ja kokoontumista vielä hyvän aikaa. Siihen on vain sopeuduttava.

”Osalla organisaatioista on vuosikokoukset vielä koronan vuoksi pitämättä, ja kevättalvella on vuorossa pörssiyhtiöiden yhtiökokousten ruuhka. Kehittämämme ratkaisut sopivat sellaisenaan muillekin”, Pashur sanoo.

 

Haluatko kuulla lisää hybridinä toteutettavista vuosi- ja yhtiökokouksista? Ota yhteyttä jukka.makela@wolttigroup.fi

Lisää artikkeleita

Virtuaaliset tapahtumat ja digitaalisuus

Videot ja muut digitaaliset sisällöt ovat hyviä välineitä vaikuttaa tunteisiin. Autamme asiakkaitamme tärkeiden viestien kiteyttämisessä, havainnollistamisessa ja tarinallistamisessa.
hybriditapahtuma Scandicin Tapahtumastudiolla

Wow! Virtuaalitapahtuma voi olla esiintyjille mukava

Woltti Groupin ja hotelliketju Scandicin yhteistyö nostaa osallistujien ja esiintyjien mukavuuden hybriditapahtumissa uudelle tasolle. Yritysten sisäisten- ja sidosryhmille suunnattujen tapahtumien…

Virtuaalimessut

Liidejä ja diilejä virtuaalimessuilta

Virtuaalimessut yhdistävät yrityksen ja asiakkaat paikasta riippumatta. Korona-ajan hätäapuna alkanut digitaalinen läsnäolo muuttuu tärkeäksi verkkonäkyvyyden työkaluksi. Pandemia on luonut moneen…

sisäinen henkilöstötapahtuma

Sisäinen virtuaalitapahtuma nostattaa fiilistä

Etätöiden aikana yrityksen sisäinen viestintä on tärkeämpää kuin koskaan. Virtuaaliset HR-tapahtumat luovat fyysisen etäisyyden aikaan henkistä läheisyyttä.  Etätyö voi olla…

After partyt voi järjestää virtuaalisestikin

Virtuaaliset löylyt ITS Finlandin virtuaalikongressissa

Korona loi virtuaalikongresseille nopeasti tarpeen, kysynnän ja tarjonnan.Virtuaalinen elämys syntyy siitä, että vieras voi osallistua kuin paikan päällä. Ihmissuhteet ja…

Digitapahtumien välineitä

Vaikuttavan digitapahtuman anatomia 

Digitaalista tapahtumapaikkaa ei valita tekniikka edellä vaan tavoitteet ja vaikuttavuus mielessä.  Kun puhutaan verkon yli ja virtuaalisesti tehtävistä tapahtumista, puhe…

Virusturvallisissa tapahtumissa olennaista on huolellinen ennakkosuunnittelu

Miten järjestetään koronaturvallinen tapahtuma?

Virusturvallinen tapahtuma järjestetään huomioimalla suunnittelussa tarkasti turvallisuusnäkökulmat ennen ja jälkeen tapahtuman sekä itse tapahtumassa. Oleellista on läpinäkyvyys viestinnässä ja huolellinen…

Tapahtumien järjestäminen digitaalisesti

Vinkit onnistuneen online-tapahtuman järjestämiseen

Virtuaalitapahtuma, webinaari, striimaus vai etäkokouksen fasilitointi? Erilaisia etäratkaisuja on hyödynnetty jo vuosia tapahtumissa. Lue, millaisia vaihtoehtoja fyysisen tapahtuman järjestämiselle on…

Messut ulkomailla

Messut ulkomailla

Ulkomailla järjestettäville messuille osallistuminen on arvokas investointi, joka oikein suunniteltuna on oivallinen tapa tavata tärkeitä ihmisiä. Toiveissa uudet markkinat tai…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme