Punaisen Ristin yleiskokous laittoi luovuuden ja tekniikan koetukselle: yhdistimme yksitoista paikkakuntaa reaaliaikaisesti kahdella kielellä.

Syksyn alussa törmäsimme asiakkaamme Suomen Punaisen Ristin kanssa ongelmaan, joka on Covid-19-pandemian vuoksi monelle yhteisölle tuttu. SPR on suuri ja monialainen kansalaisjärjestö, jonka sääntömääräinen yleiskokous pidetään joka kolmas vuosi.

”Korona-aikana polttava ongelma on, että yhdistysten on noudatettava yhdistysrekisteriin ilmoittamiaan sääntöjä. Yleis- ja vuosikokoukset on pidettävä, vaikka kokoontuminen juuri nyt on vaikeaa”, Woltti Groupin asiakkuusjohtaja Jukka Mäkelä sanoo.

Alun perin SPR:n yleiskokous oli määrä pitää keväällä. Kokous päätettiin siirtää syksylle ja järjestää se alle 500 hengen tapahtumana. Viruksen nostaessa taas päätään paremmaksi vaihtoehdoksi osoittautui kokouksen järjestäminen niin sanottuna hybriditapahtumana.

”Pääkokous pidettiin Vaasassa, josta oltiin yhteydessä verkon ylitse alueellisiin kokouksiin kymmenellä eri paikkakunnalla. Lisäksi muut kykenivät seuraamaan kokousta etänä”, Woltti Groupin teknologiajohtaja Roy-Petri Pashur kertoo.

Uusi tekniikka testattiin koelaboratoriossa

Tavallisiin webinaareihin verrattuna SPR:n kokous oli täysin eri kaliiberia. Tavallisesti kokous on kerännyt paikalle noin 1 200 henkeä, joista noin 500 on ollut eri paikallisosastojen äänivaltaisia edustajia. Nyt heidät yhdistettiin verkon avulla.

”Todellinen haaste näin suuressa kokouksessa oli asiakirjojen reaaliaikaisen muokkaamisen, puheenvuorojen jakamisen sekä koeäänestyksen järjestäminen. Nyt osaammekin sen aika hyvin”, Mäkelä sanoo.

Eri paikallisosastojen yhdistäminen vaati kattavaa teknisen henkilökunnan verkostoa, sillä kuva- ja äänitekniikka piti järjestää jokaisella paikkakunnalla. Puheenvuorojen pyytäminen ja koeäänestykset kokouspöytäkirjan päätöksiin toteutettiin Eventos-mobiilisovelluksella.

”Meillekin näin suuri kokonaisuus oli uutta, ja sitä piti harjoitella. Rakensimme hyvissä ennen kokousta tekniikkakumppanimme Brightin kanssa koelaboratorion, jossa testasimme ratkaisut pienintäkin yksityiskohtaa myöden”, Pashur sanoo.

Kokouksen lainmukaisuus vaati kahta kieltä

Minkä tahansa digiratkaisun käyttö on tuskaista, jos tekniikka tai yhteydet pätkivät. SPR:n yleiskokouksen tapaisissa vuosi- ja yhtiökokouksissa on kyse myös muusta: ”Jos yhteydet katkeavat, kokous ei ole päätösvaltainen ja se on järjestettävä uudelleen”, Mäkelä huomauttaa.

Yhdistyksen sääntöjä ei voi oikoa edes poikkeustilanteen muuttaessa kokoustapaa. Osa SPR:n paikallisosastoista on vahvasti ruotsinkielisiä, ja järjestön sääntöjen mukaisesti yleiskokous on järjestettävä kaksikielisenä. Woltti Group ratkaisi asian kahdella simultaanitulkilla, jotka käänsivät osallistujien puhetta vuoroissa. Etäosallistujat saivat valita kielen verkkosivulta.

”Sekoitimme äänikanavaan 80 prosenttia puheääntä ja 20 taustaääntä, sillä se tekee lähetyksen seuraamisen miellyttävämmäksi ja elävämmäksi kuin pelkän tulkin puheen kuunteleminen”, Pashur sanoo.

Testattu tekniikka pelastaa ensi kevään yhtiökokoukset

Suomen Punaisen Ristin yleiskokous onnistui teknisesti hyvin. Käsiteltävät asiat saatiin hoidettua kuten tavallisestikin, ja järjestö sai Elli Aaltosesta uuden puheenjohtajan. Kaikki siis hyvin?

”Siinä mielessä kyllä, että asiakas oli todella tyytyväinen ja olemme Woltti Groupissa oppineet toteuttamaan vaativia ja suuria kokouksia hajautetusti. Ne eivät kuitenkaan voi korvata sitä tärkeintä eli kohtaamisia. Isoissa kokouksissa tavataan ihmisiä, joihin muuten ei törmätä”, Mäkelä sanoo.

Hybridikokous on silti yhteisöille ja yrityksille hyvä työkalu. Tällä hetkellä näyttää siltä, että koronavirus rajoittaa liikkumista ja kokoontumista vielä hyvän aikaa. Siihen on vain sopeuduttava.

”Osalla organisaatioista on vuosikokoukset vielä koronan vuoksi pitämättä, ja kevättalvella on vuorossa pörssiyhtiöiden yhtiökokousten ruuhka. Kehittämämme ratkaisut sopivat sellaisenaan muillekin”, Pashur sanoo.

 

Haluatko kuulla lisää hybridinä toteutettavista vuosi- ja yhtiökokouksista? Ota yhteyttä jukka.makela@wolttigroup.fi