Parhaimmillaan tapahtumakonseptista voi tulla itsestään brändi tai jopa ilmiö, joka jää elämään tarinoina ihmisiltä ihmisille. Siksi tapahtumakonseptin suunnitteluun kannattaa panostaa kunnolla.

Millainen sitten on kristallinkirkas tapahtumakonsepti ja mitä elementtejä konseptin suunnittelussa kannattaa huomioida?

“Kysymys on aiheellinen, sillä tapahtumakonseptilla eri ihmiset tarkoittavat eri asioita. Me Woltissa näemme, että tapahtumakonsepti on sellaisten elementtien kokonaisuus, joiden avulla tapahtuman asiakaslupaus saadaan viestittyä valitulle kohderyhmälle kiinnostavasta ja ymmärrettävästi. Tapahtumassa viesti konkretisoidaan ja kohtaamisissa asiakaslupaus lunastetaan”, tiivistää Wolttigroupin account director, partner Jyri Räsänen.

“Tapahtumakonseptin tulee olla totta brändilupauksen kanssa.”

Asiakasymmärrys kaiken A ja O

Tapahtumakonseptin suunnittelu on aina käyttäjä- ja kohderyhmäkeskeistä suunnittelua. Jokainen hyvä tapahtumakonsepti ponnistaa siitä, että kohderyhmä tunnetaan hyvin, ja sen tarpeet ja tunteet ymmärretään vielä paremmin.

Tapahtumakonsepti on itse asiassa kohderyhmälähtöinen toimenpidemalli, jossa tärkeimpänä kanavana on itse tapahtuma, taianomainen hetki kun ihmiset kohtaavat.

“Onnistuneessa tapahtumakonseptissa pitää olla selkeä ja kristallinkirkas ajatus siitä, KENELLE tapahtuma järjestetään. Meidän pitää tietää ja ymmärtää  kohderyhmää sekä sen käyttäytymisen tapoja ja motiiveja. Tarkka kohderyhmän määritys auttaa löytämään työkalut, miten pystymme vaikuttamaan ihmisiin halutulla tavalla. On tärkeää esimerkiksi selvittää, millainen on kohderyhmän ajankäyttö, mistä se on kiinnostunut ja miten me voisimme tapahtuman keinoin tuoda lisäarvoa heidän arkeensa”, Jyri Räsänen kertoo.

Liiketoiminnallinen tavoite

Kohderyhmäymmärryksen kanssa aivan yhtä tärkeä osa tapahtumakonseptia on syy tapahtumalle. “MIKSI tapahtuma järjestetään ja mitä sillä halutaan saada aikaan? Mikä on tapahtuman taustalla oleva liiketoiminnallinen tavoite? Mieti selkeä ja mitattava päätavoite sekä välitavoitteet tapahtuman eri vaiheisiin kutsuprosessista lähtien”, Räsänen neuvoo.

“Hyvässä tapahtumakonseptissa tavoite (miksi) ja kohdeyhmä (kenelle) pysyvät samana alusta loppuun niin yksittäisissä tapahtumissa kuin toistuvissa tapahtumakonsepteissa.”

Hyvä tapahtumakonsepti on monikanavainen

Tapahtumakonsepti ohjaa kaikkea käytännön tekemistä tapahtuman suunnittelustalähtien, aina toteutukseen ja tapahtuman jälkihoitoon asti. Pienimpienkin yksityiskohtien kautta hyvä tapahtumakonsepti näyttää, tuntuu ja maistuu viestimältään brändiltä.

Hyvän kohderyhmäymmärryksen avulla tapahtumakonseptiin suunnitellaan mitä sisältöä kohderyhmälle kannattaa tarjota ja millä tavalla, missä paikassa ja milloin.

Konseptin suunnittelussa kiteytetään myös se, miten ja missä tapahtumaa tukevissa kanavissa kohderyhmään vaikutetaan ennen tapahtumaa ja sen jälkeen, jotta kohderyhmä saadaan ajattelemaan, tuntemaan ja käyttäytymään toivotulla tavalla.

Hyvä tapahtumakonsepti on sisällöllisesti monikanavainen. Tapahtumaan luotuja sisältöjä voidaan hyödyntää tapahtuman jälkeen eri kanavissa joko tapahtuman kohderyhmälle suunnattuna tai myös isommalle yleisölle.

Tapahtumakonseptissa on jo konseptisuunnittelun vaiheessa tärkeä tietää tapahtuman budjetti ja käytettävissä olevat resurssit. Tällöin tapahtumakonsepti pystytään suunnittelemaan tavoitteista ja mittareista lähtien sopivan kokoiseksi ja ymmärretään, minkälainen investoinnin äärellä ollaan.

“Jossain tapauksissa on hyvä, että tapahtumakonsepti on skaalautuva, jolloin sillä voidaan esimerkiksi vaikuttaa eri tilanteissa eri ryhmiin isomman kohderyhmän sisällä. Hyviä esimerkkejä hyvistä skaalautuvista konsepteista ovat muun muassa Master Cardin Priceless Surprises ja Bud Lightin Up for Whatever”, Jyri Räsänen kertoo.

Emotionaalinen vaikutus ratkaisee

“Niin kutsuttu WOW-efekti on tärkeä osa hyvää tapahtumakonseptia, kunhan se ymmärretään oikealla tavalla. Pohjimmiltaan kyse on siitä positiivisesti yllättävästä kokemuksesta, että saa vastinetta ajankäytölleen. Se on emotionaalinen kokemus, joka johtaa muistijälkeen, koska faktat ilman tunnetta eivät jätä muistijälkeä”, Jyri Räsänen summaa.

Juuri emotionaalinen vaikutus lopulta määrittelee tapahtuman onnistumisen tai epäonnistumisen, ja siten myös mahdollistaa tapahtuman taloudellisen onnistumisen. Lue lisää miten luoda WOW-efekti tapahtumaan

Hyvä tapahtuma saa kohderyhmän huomion, erottuu mediahälystä, ja pääsee kohderyhmän valintakoriin ja lopulta syrjäyttää kaikki muut ajankäytön vaihtoehdot. “Tässä auttaa hyvä tapahtumakonsepti ja siinä tapahtumalle luotu avaava ja iskevä nimi. Tapahtumakonsepti pitää pystyä kiteyttämään yhteen lauseeseen tai sloganiin”, Räsänen tiivistää.

Hyvä tapahtumakonsepti on työkalu, joka auttaa sekä myyntiä että markkinointia ja lähentää näitä jossain tapauksissa yllättävänkin kaukana toisistaan olevia yritystoiminnan osasia.

Haluatko kuulla enemmän tuloksia tuovista tapahtumakonsepteista? Ota meihin yhteyttä.