Virusturvallinen tapahtuma järjestetään huomioimalla suunnittelussa tarkasti turvallisuusnäkökulmat ennen ja jälkeen tapahtuman sekä itse tapahtumassa. Oleellista on läpinäkyvyys viestinnässä ja huolellinen ennakkovarautuminen.

Covid-19-pandemian aikana 2020-2022 opittiin, että tilaisuuksia on myös pandemia-aikana mahdollista järjestää turvallisesti, kunhan kokonaisuus suunnitellaan huolellisesti alusta loppuun ja noudatetaan annettavia viranomaismääräyksiä ja ohjeistuksia.

Olennaista virusturvallisen tapahtuman järjestämisessä on miettiä etukäteen läpi tilanteet, joissa ihmiset kohtaavat toisiaan ja suunnitella, miten ne voidaan toteuttaa turvallisesti aina alkuvalmisteluista itse tapahtumaan ja sen purkuun”, sanoo Wolttigroupin Head of Production HP Hämäläinen.

Turvallisuusohjeet päivittyvät ja tarkentuvat jatkuvasti

Epidemian tai pandemian iskiessä virukseen liittyvät turvallisuusmääräykset ja toimintaohjeet tarkentuvat viikko viikolta. Yksityiskohtaista ohjeistusta yritystapahtumien järjestämiseen ei kuitenkaan välttämättä anneta. Siksi Wolttigroup on aktiivisesti itse kehittänyt toimintamallejaan vastaamaan niihin tarpeisiin, joita virusturvallisuuden aiempaa tarkempi huomioiminen tuo tullessaan.

“Olemme tehneet paljon töitä ja koonneet sisäisen työkirjan virusturvallisten tapahtumien järjestämiseen. Kyseessä ei ole tapahtuma-alan yleinen turvallisuusohje, vaan meillä jalostettu ja sisäisesti koulutettu uusi työtapa ja toimintamalli, ikään kuin Wolttigroupin tiekartta virusturvallisiin tapahtumiin”, Hämäläinen sanoo.

“Viralliset ohjeet ja suositukset tulevat aina viranomaisilta, ja se määrittää minimitason, jota tulee noudattaa, jotta ylipäätään voidaan tehdä tapahtumia. Mutta se ei vielä riitä, kun asiakkaamme haluavat varmistua tapahtumiensa turvallisuudesta. Siksi olemme koonneet kansainvälisistä lähteistä ja eri toimialoilta toimintatapoja ja suosituksia turvallisten tapahtumien järjestämiseen.”

Turvallisen toimintatavan ytimessä on läpinäkyvyys

Tapahtuman turvalliseen läpiviemiseen on paljon keinoja. Wolttigroupin toimintamallissa korostuvat huolellisen ennakkosuunnittelun ja viestinnän merkitys. Tapahtumille laaditaan tarkka riskianalyysi, jossa käydään läpi mahdolliset riskitilanteet ennakkoon.

Virusturvallisen tapahtuman lisäksi osallistujille pitää pystyä rakentamaan myös psykologinen turvallisuuden tunne.

“Meille on tärkeää ymmärtää, miten turvallisuus psykologisesti koetaan ja kuinka saamme rakennettua turvallisuuden tunnetta asiakkaille ja vieraille. Siksi tässä tilanteessa on tärkeää, että vieraille avataan läpinäkyvästi, mitä viruksen leviämisen estämiseksi tehdään ja on tehty”, Hämäläinen korostaa.

Erityisesti ennakkoviestinnän rooli korostuu entisestään. Kun turvallisuuden varmistamiseen tähtäävistä toimenpiteistä viestitään läpinäkyvästi, ihmiset myös suuremmalla todennäköisyydellä uskaltautuvat osallistumaan itse tapahtumaan. Kutsutuille on myös tärkeää viestiä, että jos ei ole terve, on pysyttävä kotona.

Wolttigroup on konsultoinut tapahtuma-alan turvallisuusnäkökulmien huomioimisesta myös työterveyden yhteistyökumppaniaan Terveystaloa.

“Yritystapahtumat ovat monelle tärkeä osa työtä. Viestinä on, että muiden kanssa voi viettää aikaa, kunhan pidämme hygieniasta huolta. Muiden läsnäollessa pidetään lähtökohtaisesti tarpeeksi etäisyyttä toisiin, ja jos se ei ole mahdollista, käytetään hengityssuojaimia. Jos on kipeä tai on mitään oireita, on parempi pysyä kokonaan poissa paikalta”, kiteyttää periaatteita Wolttigroupin Business Director Jarkko Kivikoski.

Aukoton osallistujalista, hengityssuojat ja kuumemittarit

Wolttigroupissa pidetään kansainvälisten signaalien lisäksi silmällä myös kotimaisten toimijoiden luomia toimintatapoja ja linjauksia virusturvallisten tapahtumien järjestämiseksi.

“Esimerkiksi valtaosalla suomalaisista tapahtumatiloista on omat ohjeistukset tapahtumien tuotantoon. Teemme niiden suhteen heidän kanssaan saumatonta yhteistyötä”, Hämäläinen sanoo.

Epidemiatilanteessa tapahtuman järjestämisessä on aiempaakin tärkeämpää kerätä aukoton data osallistujista ja henkilökunnasta. Siksi etukäteinen rekisteröityminen tapahtumaan on tärkeää. Tärkeässä roolissa on myös keskusteluyhteys viranomaisten kanssa.

“Vaihdamme jo suunnitteluvaiheessa viranomaisten kanssa tapahtumaan liittyviä tietoja, jotta tarvittava yhteydenpitokanava on auki myös tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Kun useampi ihminen kokoontuu, meillä pitää olla listat osallistujista, jotta tarvittaessa myös mahdollinen tartuntaketju on mahdollista jäljittää.”

Turvallisuusmääräykset ja ohjeistukset koskevat osallistujien lisäksi myös henkilökuntaa ja koko toimitusketjua.

“Henkilökunta pitää kouluttaa turvallisuusohjeista etukäteen ja valvoa, että määräykset myös toteutuvat niin tapahtuman rakennusvaiheessa kuin myös tilaisuuden purkuvaiheessa. Samalla tavalla kuin meillä on lista vieraista, meillä on oltava aukottomat listat myös siitä, ketkä ovat olleet töissä.”

“Pandemian aikaan maailmalla pohdittiin tarkasti myös hoitohenkilökunnan tarvetta tapahtumissa. Lentokentillä ja Aasiassa järjestettävillä messuilla nähtiin, kuinka jokainen osallistuja kulki ensin kuumeenmittauspisteen kautta. Hengityssuojaimia on myös nähty tapahtumissa, ja niitä saatetaan käyttää vaikka virallista suositusta ei sillä hetkellä olisikaan”, Hämäläinen listaa.

Suositeltavaa on myös nimetä henkilökunnan joukosta dedikoitu henkilö, jonka vastuualueella on olla hygieniavastaava ja varmistaa, että turvallisuusaspektit huomioidaan koko tapahtuman ajan. Kun riskit on kartoitettu ja tilaisuus suunniteltu turvalliseksi, viestintä läpinäkyvää ja tapahtumassa valmius reagoida yllätyksiin ja sairastumisiin, saadaan jälkihoidossa parhaimmillaan arvioksi tapahtuman turvallisuudesta täysi kymppi.