Miten järjestetään koronaturvallinen tapahtuma?

Virusturvallinen tapahtuma järjestetään huomioimalla suunnittelussa tarkasti turvallisuusnäkökulmat ennen ja jälkeen tapahtuman sekä itse tapahtumassa. Oleellista on läpinäkyvyys viestinnässä ja huolellinen ennakkovarautuminen.

Onko jo turvallista alkaa suunnitella ja edistää yritystapahtumia syksyksi? Miten epidemian mahdolliseen toiseen aaltoon ja sen mukanaan tuomiin rajoituksiin voidaan tapahtumien suunnitteluvaiheessa varautua? Covid-19-pandemiaan liittyvien rajoitusten purku ja syksylle 2020 suunnitellut tapahtumat mietityttävät nyt monia Woltti Groupin asiakkaista.

“Meillä on täydet edellytykset järjestää syksyllä tilaisuuksia turvallisesti, kunhan kokonaisuus suunnitellaan huolellisesti alusta loppuun ja noudatamme annettavia viranomaismääräyksiä ja ohjeistuksia. Olennaista on, että mietimme etukäteen läpi tilanteet, joissa ihmiset kohtaavat toisiaan ja suunnittelemme, miten ne voidaan toteuttaa turvallisesti aina alkuvalmisteluista itse tapahtumaan ja sen purkuun”, sanoo Woltti Groupin Head of Production HP Hämäläinen.

Turvallisuusohjeet päivittyvät ja tarkentuvat jatkuvasti

Koronavirukseen liittyvät turvallisuusmääräykset ja toimintaohjeet tarkentuvat viikko viikolta. Yksityiskohtaista ohjeistusta yritystapahtumien järjestämiseen ei kuitenkaan välttämättä ole tulossa. Siksi Woltti Group on alkanut aktiivisesti itse kehittää toimintamallejaan vastaamaan niihin tarpeisiin, joita virusturvallisuuden aiempaa tarkempi huomioiminen tuo tullessaan.

“Olemme tehneet paljon töitä ja koonneet sisäisen työkirjan koronaturvallisten tapahtumien järjestämiseen. Kyseessä ei ole tapahtuma-alan yleinen koronaturvallisuusohje, vaan meillä jalostettu ja sisäisesti koulutettu uusi työtapa ja toimintamalli, ikään kuin Woltin tiekartta koronaturvallisiin tapahtumiin”, Hämäläinen sanoo.

“Viralliset ohjeet ja suositukset tulevat aina viranomaisilta, ja se määrittää minimitason, jota tulee noudattaa, jotta ylipäätään voidaan tehdä tapahtumia. Mutta se ei vielä riitä, kun asiakkaamme haluavat varmistua tapahtumiensa turvallisuudesta. Siksi olemme koonneet kansainvälisistä lähteistä ja eri toimialoilta toimintatapoja ja suosituksia turvallisten tapahtumien järjestämiseen.”

Turvallisen toimintatavan ytimessä on läpinäkyvyys

Tapahtuman turvalliseen läpiviemiseen on paljon keinoja. Woltti Groupin toimintamallissa korostuvat huolellisen ennakkosuunnittelun ja viestinnän merkitys. Tapahtumille laaditaan tarkka riskianalyysi, jossa käydään läpi mahdolliset riskitilanteet ennakkoon.

Virusturvallisen tapahtuman lisäksi osallistujille pitää pystyä rakentamaan myös psykologinen turvallisuuden tunne.

“Meille on tärkeää ymmärtää, miten turvallisuus psykologisesti koetaan ja kuinka saamme rakennettua turvallisuuden tunnetta asiakkaille ja vieraille. Siksi tässä tilanteessa on tärkeää, että vieraille avataan läpinäkyvästi, mitä viruksen leviämisen estämiseksi tehdään ja on tehty”, Hämäläinen korostaa.

Erityisesti ennakkoviestinnän rooli korostuu entisestään. Kun turvallisuuden varmistamiseen tähtäävistä toimenpiteistä viestitään läpinäkyvästi, ihmiset myös suuremmalla todennäköisyydellä uskaltautuvat osallistumaan itse tapahtumaan. Kutsutuille on myös tärkeää viestiä, että jos ei ole terve, on pysyttävä kotona.

Woltti Group on konsultoinut tapahtuma-alan turvallisuusnäkökulmien huomioimisesta myös työterveyden yhteistyökumppaniaan Terveystaloa.

“Yritystapahtumat ovat monelle tärkeä osa työtä. Viestinä on, että muiden kanssa voi viettää aikaa, kunhan pidämme hygieniasta huolta. Muiden läsnäollessa pidetään lähtökohtaisesti tarpeeksi etäisyyttä toisiin, ja jos se ei ole mahdollista, käytetään hengityssuojaimia. Jos on kipeä tai on mitään oireita, on parempi pysyä kokonaan poissa paikalta”, kiteyttää periaatteita Woltti Groupin Business Director Jarkko Kivikoski.

Next up: aukoton osallistujalista, hengityssuojat ja kuumemittarit

Woltti Groupissa pidetään kansainvälisten signaalien lisäksi silmällä myös kotimaisten toimijoiden luomia toimintatapoja ja linjauksia koronaturvallisten tapahtumien järjestämiseksi.

“Esimerkiksi valtaosalla suomalaisista tapahtumatiloista on nyt työn alla omat ohjeistukset tapahtumien tuotantoon. Teemme niiden suhteen heidän kanssaan saumatonta yhteistyötä”, Hämäläinen sanoo.

Jatkossa tapahtuman järjestämisessä on aiempaakin tärkeämpää kerätä aukoton data osallistujista ja henkilökunnasta. Siksi etukäteinen rekisteröityminen tapahtumaan on tärkeää. Tärkeässä roolissa on myös keskusteluyhteys viranomaisten kanssa.

“Vaihdamme jo suunnitteluvaiheessa viranomaisten kanssa tapahtumaan liittyviä tietoja, jotta tarvittava yhteydenpitokanava on auki myös tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Kun useampi ihminen kokoontuu, meillä pitää olla listat osallistujista, jotta tarvittaessa myös mahdollinen tartuntaketju on mahdollista jäljittää.”

Turvallisuusmääräykset ja ohjeistukset koskevat osallistujien lisäksi myös henkilökuntaa ja koko toimitusketjua.

“Henkilökunta pitää kouluttaa turvallisuusohjeista etukäteen ja valvoa, että määräykset myös toteutuvat niin tapahtuman rakennusvaiheessa kuin myös tilaisuuden purkuvaiheessa. Samalla tavalla kuin meillä on lista vieraista, meillä on oltava aukottomat listat myös siitä, ketkä ovat olleet töissä.”

“Maailmalla pohditaan nyt tarkasti myös hoitohenkilökunnan tarvetta tapahtumissa. Lentokentillä ja Aasiassa järjestettävillä messuilla on jo nähty, kuinka jokainen osallistuja kulkee ensin kuumeenmittauspisteen kautta. Hengityssuojaimia tullaan myös varmasti näkemään tapahtumissa, vaikka virallista suositusta ei tällä hetkellä olekaan”, Hämäläinen listaa.

Suositeltavaa on myös nimetä henkilökunnan joukosta dedikoitu henkilö, jonka vastuualueella on olla hygieniavastaava ja varmistaa, että turvallisuusaspektit huomioidaan koko tapahtuman ajan. Kun riskit on kartoitettu ja tilaisuus suunniteltu turvalliseksi, viestintä läpinäkyvää ja tapahtumassa valmius reagoida yllätyksiin ja sairastumisiin, saadaan jälkihoidossa parhaimmillaan arvioksi tapahtuman turvallisuudesta täysi kymppi.

Mietitkö tapahtuman järjestämistä syksylle? Ota yhteyttä jarkko.kivikoski@wolttigroup.fi tai  hp.hamalainen@wolttigroup.fi 

Asiantuntija

HP Hämäläinen

Head of Production, joka on myynnin tuki, tuotannon veturi ja asiakkaiden luottopakki.

Motto: Huolellinen ja jämpti asenne palkitaan!

+358 40 7395 626 hp.hamalainen@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

Tapahtumatuotanto

Jokaisen tapahtuman ytimessä on asiakas. Mikä heitä koskettaa, mikä saa heidät haukkomaan happea? Vaikuttava tapahtuma ei synny sattumalta. Hyvä suunnittelu on onnistuneen tapahtuman salaisuus.

Kokemuksellinen
markkinointi

Kokemuksellinen markkinointi luo voimakkaan tunne-elämyksen. Brändi, joka saa asiakkaan tunteet loistamaan, erottuu kilpailijoista. Kun asiakkaat sitoutuvat brändiin, bisnes sujuu.
Virtuaalimessut

Liidejä ja diilejä virtuaalimessuilta

Virtuaalimessut yhdistävät yrityksen ja asiakkaat paikasta riippumatta. Korona-ajan hätäapuna alkanut digitaalinen läsnäolo muuttuu tärkeäksi verkkonäkyvyyden työkaluksi. Pandemia on luonut moneen…

sisäinen henkilöstötapahtuma

Sisäinen virtuaalitapahtuma nostattaa fiilistä

Etätöiden aikana yrityksen sisäinen viestintä on tärkeämpää kuin koskaan. Virtuaaliset HR-tapahtumat luovat fyysisen etäisyyden aikaan henkistä läheisyyttä.  Etätyö voi olla…

After partyt voi järjestää virtuaalisestikin

Virtuaaliset löylyt ITS Finlandin virtuaalikongressissa

Korona loi virtuaalikongresseille nopeasti tarpeen, kysynnän ja tarjonnan.Virtuaalinen elämys syntyy siitä, että vieras voi osallistua kuin paikan päällä. Ihmissuhteet ja…

Digitapahtumien välineitä

Vaikuttavan digitapahtuman anatomia 

Digitaalista tapahtumapaikkaa ei valita tekniikka edellä vaan tavoitteet ja vaikuttavuus mielessä.  Kun puhutaan verkon yli ja virtuaalisesti tehtävistä tapahtumista, puhe…

Tapahtumien järjestäminen digitaalisesti

Vinkit onnistuneen online-tapahtuman järjestämiseen

Virtuaalitapahtuma, webinaari, striimaus vai etäkokouksen fasilitointi? Erilaisia etäratkaisuja on hyödynnetty jo vuosia tapahtumissa. Lue, millaisia vaihtoehtoja fyysisen tapahtuman järjestämiselle on…

Messut ulkomailla

Messut ulkomailla

Ulkomailla järjestettäville messuille osallistuminen on arvokas investointi, joka oikein suunniteltuna on oivallinen tapa tavata tärkeitä ihmisiä. Toiveissa uudet markkinat tai…

Tila on osa elämystä

Tila on osa elämystä

Rohkeus ja kohderyhmän saappaisiin hyppääminen ovat avain uudenlaisten elämysten tuottamiselle. Tila on voimakas tapa vaikuttaa ihmisen käyttäytymiseen. Se luo ihmisten…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme