Vaikuttavan digitapahtuman anatomia 

Digitaalista tapahtumapaikkaa ei valita tekniikka edellä vaan tavoitteet ja vaikuttavuus mielessä. 

Kun puhutaan verkon yli ja virtuaalisesti tehtävistä tapahtumista, puhe kääntyy helposti tekniikkaan ja alustoihin. Vaihtoehtoja tapahtumien järjestämiseen digitaalisessa muodossa onkin lukuisia, mutta tarkoitukseen parhaiten sopivan teknisen ratkaisun valinta ei aina ole helppoa. 

“Digitapahtumissa etäosallistumisen mahdollistavaa teknistä ratkaisua voi ajatella tapahtumapaikkana”, Woltti Groupin Business Director Jarkko Kivikoski sanoo. 

Tilan valinta – digitapahtumien tapauksessa tarvittavan teknisen ratkaisun valinta – riippuu puolestaan tapahtuman tavoitteista, sisällöstä ja vieraista. 

“Auton lanseeraukseen tarvitaan tila, johon autot mahtuvat. Tuhannen ihmisen seminaaritapahtumaan tarvitaan tila, jossa kaikki pääsevät istumaan. Digitaalisten tapahtumien järjestämiseen pätee sama logiikka. Meidän tehtävämme on auttaa valitsemaan kuhunkin tapahtumaan parhaiten sopivat tekniset ratkaisut sen sijaan että suosittelemme yhtä alustaa kaikille.”

Useimpiin tarpeisiin löytyy digitaalinen ratkaisu

Tapahtumien uniikki vaikuttavuus syntyy yhteenkuuluvuuden tunteesta ja vuorovaikutuksesta muiden kanssa. Vaikka samaa ei etänä aivan saavutettaisikaan, useimpiin tarpeisiin löytyy kuitenkin toimivat ratkaisut, joiden avulla tapahtuma voidaan järjestää joko täysin digitaalisesti tai hybridinä, paikalla olevaa yleisöä ja etäosallistumista yhdistäen. 

“Tällä hetkellä yrityksillä on eniten tarvetta pitää yhteyttä omiin sidosryhmiinsä ja henkilökuntaansa laadukkaasti ja kustannustehokkaasti verkon yli siten, että tilaisuus mahdollistaa keskustelun sisällöistä ja myös spontaaneja vuorovaikutustilanteita. Olemassa olevien kanavien kautta voidaan tehdä paljon tai tilaisuus voidaan toteuttaa webinaarihenkisesti niin, että yleisökin osallistuu”, Jarkko Kivikoski sanoo. 

Kivikosken viesti on, että sopiva alusta ja tekninen ratkaisu löytyy aina. Se, mistä suunnittelussa pitää edelleen kuitenkin lähteä, on sisältö ja osallistujien kokemus. Tärkeintä on saada ihmiset innostumaan. 

“Nyt järjestetään hirveä määrä webinaareja, joissa ei selvästikään ole pysähdytty miettimään, mitä asiakkaille tarjotaan. Ollaanko luomassa asiakkaalle kokemusta vai jakamassa tietoa. Jos tavoitteena on myynti ja asiakkaan sitouttaminen, tapahtuman pitäisi toimia kimmokkeena yhteydenottoon. Se kannattaa silloin suunnitella niin, että myyjä voi tapahtuman jälkeen ottaa luontevasti asiakkaaseen yhteyttä ja kysyä, että saitko ruuat kotiin ja tykkäsitkö.” 

Digitapahtuman sisällöt pitää suunnitella erityisen huolella

Digitaalisen tapahtuman sisällöt vaativat omanlaistaan suunnittelua. Nyrkkisäntönä voi pitää 10 minuutin kultaista sääntöä: streamin kautta osallistuvaa yleisöä pitäisi aktivoida 10 minuutin välein, jotta ihmiset pysyvät mukana ja ohjelmaa jaksaa seurata.

Juontajan ja käsikirjoittajan roolit ovat digitapahtumissa tavallistakin tärkeämpiä. Woltti Groupin Project Director Jukka Kosunen vertaa digitapahtumia tv:n puheohjelmaan. Jo alun on oltava mukaansatempaava ja pitkin matkaa on oltava elementtejä, jotka pitävät kiinnostusta yllä. 

Osallistujat kannattaa sitouttaa digitapahtumiin räätälöimällä sisältöä ja kuuntelemalla tarkalla korvalla yleisön tarpeita ja toiveita. 

“Osallistujilta voidaan kerätä jo ennakkoon tietoa kiinnostuksen kohteista. Kun ihmiset ovat antaneet itse jotain, he ovat myös sitoutuneempia”, Kosunen sanoo. 

“Osallistujat voidaan myös laittaa valitsemaan valmiiksi annetuista vaihtoehdoista itseään kiinnostavia aiheita ennen kuin he pääsevät sisään tapahtumaan. Näin heille voidaan tarjota suositeltua sisältöä. Samalla pystytään matchaamaan yhteen ihmisiä, joita kiinnostaa samat asiat.”

Virtuaalitapahtumat mahdollistavat spontaaniuden kokemuksen

Mikään olemassa olevista digitaalisen tapahtumaosallistumisen tekniikoista ei pysty korvaamaan live-tapahtumassa koettua konseptikokemusta aivan sellaisenaan. 

“Kolmen viikon päästä järjestämme 3D-minimessut, johon tehdään ständejä ja muita puolikiinteitä virtuaalisia ratkaisuja. Digitaalisten messujen tekninen puoli saadaan kyllä toteutettua täysin, mutta osallistujien reagoiminen uudessa tilanteessa on toinen asia, siitä ei ole oikein kenelläkään kokemusta”, Kosunen sanoo. 

Vaikuttavimmat kokemukset syntyvät, kun ihmiset ovat oikeasti tekemisissä keskenään. Jos se ei ole mahdollista, 3D:hen ja pelimoottoreihin perustuvat alustat tarjoavat eniten mahdollisuuksia yhteiselle kokemukselle. 

“Niissä osallistuja osallistuu tapahtumaan virtuaalisesti esimerkiksi avatarin tai muun hahmon kautta ja voi itse valita, mitä hän tekee ja kenen kanssa. Virtuaalisia tapahtumia ei ole samalla tavalla suunniteltu kuin pelejä ja pelimaailmoja, mutta niistä tuttuja vapaan liikkumisen elementtejä pitäisi pystyä tuomaan myös tapahtumiin.”

Teknisiä ratkaisuja valittaessa on tärkeä huomioida myös osallistujan tekniset valmiudet. 

“Jos osallistumiseen vaaditaan sovelluksen lataus tai teknisiä härpäkkeitä, se rajaa osallistumista. Useimmiten ratkaisujen pitää olla selainpohjaisia ja toimia kaikilla. Siksi esimerkiksi messuilla käyttämämme 3D-ympäristö vaatii hyvän internet-yhteyden ja kuulokkeet, mutta ei muuta.”

Hybriditapahtumat tulevat jäädäkseen

Tapahtuman järjestäminen yhtä aikaa digitaalisena ja fyysisenä ei periaatteessa vaadi enempää resursseja kuin pelkkä fyysinen tapahtumakaan. Tärkeintä on huomioida tapahtuman sisällössä ja viestinnässä mahdollisuus osallistua etänä. Tapahtumatilan esitystekniikan – näyttöjen, valojen ja äänentoiston – on myös oltava hyvä, jotta tilaisuus voidaan kuvata ja streamata laadukkaasti. 

Ennakkosuunnittelua hybriditapahtumien järjestäminen kuitenkin vaatii. Fyysisessä tapahtumassa pitää huomioida virusturvallisuuteen liittyvät asiat, ja järjestelyjen pitää olla tarkat tartuntojen ehkäisemiseksi

Digitaaliseen tapahtumaan suunniteltavat osallistujien aktivoinnit voivat olla kiinnostava lisä myös paikan päällä osallistuville. Fyysisissä tapahtumissa on jatkossa myös hyvä olla tarpeeksi screenejä, joista näkee etänä osallistuvat.

“Ei ole hullumpi ajatus tuoda fyysisiinkin tapahtumiin yhtä usein toistuva aktivoiva elementti kuin online-tapahtumissa on vaatimuksena”, Kosunen sanoo. 

“Jos on selvää, että tapahtumaan osallistutaan sekä paikan päällä että kodeista, jonkinlainen tapahtumasovellus, Event App, on olennainen. Sen kautta pystyy lähettämään tapahtuman aikana muille yksityisviestejä ja yhdistämään osallistujat riippumatta siitä, missä he ovat. Tähän on useita teknisiä ratkaisuja olemassa, joista olemme ottaneet käyttöön toimivimmat.” 

Jarkko Kivikoski muistuttaa, että digitaalinen tapahtumatuotanto ei ole vaikeaa. 

“Teemme tälläkin hetkellä digitapahtumia studioympäristöistä, oman toimiston studioltamme sekä joustavasti asiakkaan tiloista. Sisältö, tavoitteet ja budjetti ratkaisevat toteutustavan. Tärkeintä on käydä ensin läpi, mitä tapahtumalla pitäisi saada aikaiseksi. Meidän asiantuntemustamme on sitten kertoa vaihtoehdot teknisiksi ratkaisuiksi, ja yhdessä valitaan niistä parhaat.”

 

Haluatko kuulla lisää digi- tai hybriditapahtumista? Ota yhteyttä jarkko.kivikoski@wolttigroup.fi tai jukka.kosunen@wolttigroup.fi

Expert

Jukka Kosunen

Project Director, joka hoitaa kaiken tarvittavan tekniikan tapahtumiin.

Motto: Ei nyt sorruta mihinkään poikamaiseen höntyilyyn.

+358 40 739 1522 jukka.kosunen@wolttigroup.fi

Lue lisää

More Articles

Tapahtumatuotanto

Jokaisen tapahtuman ytimessä on asiakas. Mikä heitä koskettaa, mikä saa heidät haukkomaan happea? Vaikuttava tapahtuma ei synny sattumalta. Hyvä suunnittelu on onnistuneen tapahtuman salaisuus.
After partyt voi järjestää virtuaalisestikin

Virtuaaliset löylyt ITS Finlandin virtuaalikongressissa

Korona loi virtuaalikongresseille nopeasti tarpeen, kysynnän ja tarjonnan.Virtuaalinen elämys syntyy siitä, että vieras voi osallistua kuin paikan päällä. Ihmissuhteet ja…

Virusturvallisissa tapahtumissa olennaista on huolellinen ennakkosuunnittelu

Miten järjestetään koronaturvallinen tapahtuma?

Virusturvallinen tapahtuma järjestetään huomioimalla suunnittelussa tarkasti turvallisuusnäkökulmat ennen ja jälkeen tapahtuman sekä itse tapahtumassa. Oleellista on läpinäkyvyys viestinnässä ja huolellinen…

Tapahtumien järjestäminen digitaalisesti

Vinkit onnistuneen online-tapahtuman järjestämiseen

Virtuaalitapahtuma, webinaari, striimaus vai etäkokouksen fasilitointi? Erilaisia etäratkaisuja on hyödynnetty jo vuosia tapahtumissa. Lue, millaisia vaihtoehtoja fyysisen tapahtuman järjestämiselle on…

Messut ulkomailla

Messut ulkomailla

Ulkomailla järjestettäville messuille osallistuminen on arvokas investointi, joka oikein suunniteltuna on oivallinen tapa tavata tärkeitä ihmisiä. Toiveissa uudet markkinat tai…

Tila on osa elämystä

Tila on osa elämystä

Rohkeus ja kohderyhmän saappaisiin hyppääminen ovat avain uudenlaisten elämysten tuottamiselle. Tila on voimakas tapa vaikuttaa ihmisen käyttäytymiseen. Se luo ihmisten…

Visuaalisesti näyttävä kasvoseinä teki tapahtumasta somehitin

5 x näyttävä tapahtuma Instagramissa

Instagram nostaa merkitystään yritysten ja organisaatioiden markkinoinnissa. Katso vinkit, kuinka luot näyttävän kuvavirran ja rakennat Instagramissa näkyvyyttä tapahtumien avulla. Instagram…

Tulevaisuuden tekijät Haaga-Heliasta

Tapahtuma-alan tulevaisuuden tekijät

Woltti Groupin ja Haaga-Helia-ammattikorkeakoulun yhteistyö on win-win-tilanne. Opiskelijat saavat oppia käytännön työelämästä ja Woltti Group pääsee tutustumaan tulevaisuuden työntekijöihin. Fiuu!…

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Burning Man on tapahtuma, joka on järjestetty toisin kuin kaikki muut. Siksi siitä kannattaa ottaa oppia. Kun Larry Harvey ja…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme