Näin vältät tapahtumien piilokustannukset

“Ensimmäinen askel piilokustannusten välttämiseen on kristallinkirkaat tavoitteet. Kun tavoitteet ovat selvät, tapahtuma ja siihen liittyvät toimenpiteet voi suunnitella tavoitteen mukaisesti. Kun koko tuotannon prosessi on suoraviivainen ja selvä, piilokustannuksia ei juurikaan tule”, kertoo Jyrki Aittola, Woltti Groupin perustaja ja toimitusjohtaja.

Mitä lyhemmällä aikataululla ja kiireellä tapahtuman suunnittelee ja järjestää, sitä enemmän tulee piilokustannuksia. “Jokaisessa tapahtumassa käytetään alihankkijoita. Jos et ole ajoissa liikkeellä, neuvotteluasemasi alihankkijoiden kanssa on huonompi ja joudut maksamaan enemmän kuin tarvitsisi”, Aittola vinkkaa.

Lisäksi kiireessä toteutettavassa tapahtumassa hyötyjä jää saamatta, kun yrityksen organisaation aika ja paukut menevät tapahtuman järjestämiseen. Tällöin hyötyjen suunnittelu ja asiakkaiden kanssa keskustelu jäävät toissijaiseksi kiireen keskellä. “Olet tapahtumassa asiakkaita varten, et tapahtuman järjestämistä varten”, Aittola tiivistää.

“Piilokustannusten välttämiseksi on tärkeää sitouttaa ajoissa  tapahtuman järjestämiseen kaikki osallistuvien liiketoimintojen päättäjät yrityksessä. Jos osa yritysten päättäjistä herää tapahtuman suunnitteluun mukaan liian myöhään ja joudutaan tekemään tapahtuman tavoitteisiin, sisältöön ja tekniikkaan muutoksia loppusuoralla, niin lisäkustannuksilta ei voida välttyä”, Aittola kertoo.

Projektinhallinnan onnistuminen on avainasemassa tapahtuman kustannusten hallinnassa. “Kun koko projektissa on selkeä työnjako, kuka vastaa mistäkin asiasta, asiat sujuvat. Lisäksi yhdellä ihmisellä pitää olla kokonaisvastuu tapahtuman kustannuksista ja budjetista, ja kaikkien muiden on raportoitava hänelle”, Aittola kertoo hyvästä kustannusten hallinnan tavasta.

Yksi piilokustannuksen muoto on se, että omalle työlle ei lasketa arvoa. “Tapahtumassa kannattaa budjetoida myös yrityksen henkilöstön oma työ ulkopuolelta ostettavan työn lisäksi. Jos tätä ei tehdä, jää piiloon esimerkiksi se, kun yrityksen myyntihenkilöt tekevät tapahtuman järjestämiseen liittyvää työtä sen sijaan että myisivät”, Aittola kertoo.

8 vinkkiä piilokustannusten välttämiseen

  1. Luo tapahtumalle kristallinkirkkaat ja selvät tavoitteet
  2. Ole ajoissa liikkeellä
  3. Sitouta kaikki päättäjät ajoissa tapahtuman päätöksentekoon
  4. Luo projektille rautainen projektinhallinta
  5. Pidä työnjako ja vastuut selkeänä
  6. Varo viime hetken muutoksia
  7. Vastuuta budjetin ja kustannusten seuranta yhdelle henkilölle
  8. Laske omalle työlle arvo ja käytä kumppaneita oikeissa paikoissa

Haluatko tietää enemmän piilokustannusten välttämisestä? Ota yhteyttä jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Expert
Jyrki Aittola

Jyrki Aittola

Synnynnäisesti kyltymätön CEO ja Senior Partner, liiketoiminnan kehittäjä ja strategi, joka etsii uusia ideoita ja näkökulmia.

Motto: We don´t remember day´s we remember moments.

+358 40 5036 625 jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Lue lisää

More Articles

After partyt voi järjestää virtuaalisestikin

Virtuaaliset löylyt ITS Finlandin virtuaalikongressissa

Korona loi virtuaalikongresseille nopeasti tarpeen, kysynnän ja tarjonnan.Virtuaalinen elämys syntyy siitä, että vieras voi osallistua kuin paikan päällä. Ihmissuhteet ja…

Digitapahtumien välineitä

Vaikuttavan digitapahtuman anatomia 

Digitaalista tapahtumapaikkaa ei valita tekniikka edellä vaan tavoitteet ja vaikuttavuus mielessä.  Kun puhutaan verkon yli ja virtuaalisesti tehtävistä tapahtumista, puhe…

Virusturvallisissa tapahtumissa olennaista on huolellinen ennakkosuunnittelu

Miten järjestetään koronaturvallinen tapahtuma?

Virusturvallinen tapahtuma järjestetään huomioimalla suunnittelussa tarkasti turvallisuusnäkökulmat ennen ja jälkeen tapahtuman sekä itse tapahtumassa. Oleellista on läpinäkyvyys viestinnässä ja huolellinen…

Tapahtumien järjestäminen digitaalisesti

Vinkit onnistuneen online-tapahtuman järjestämiseen

Virtuaalitapahtuma, webinaari, striimaus vai etäkokouksen fasilitointi? Erilaisia etäratkaisuja on hyödynnetty jo vuosia tapahtumissa. Lue, millaisia vaihtoehtoja fyysisen tapahtuman järjestämiselle on…

Messut ulkomailla

Messut ulkomailla

Ulkomailla järjestettäville messuille osallistuminen on arvokas investointi, joka oikein suunniteltuna on oivallinen tapa tavata tärkeitä ihmisiä. Toiveissa uudet markkinat tai…

Tila on osa elämystä

Tila on osa elämystä

Rohkeus ja kohderyhmän saappaisiin hyppääminen ovat avain uudenlaisten elämysten tuottamiselle. Tila on voimakas tapa vaikuttaa ihmisen käyttäytymiseen. Se luo ihmisten…

Visuaalisesti näyttävä kasvoseinä teki tapahtumasta somehitin

5 x näyttävä tapahtuma Instagramissa

Instagram nostaa merkitystään yritysten ja organisaatioiden markkinoinnissa. Katso vinkit, kuinka luot näyttävän kuvavirran ja rakennat Instagramissa näkyvyyttä tapahtumien avulla. Instagram…

Tulevaisuuden tekijät Haaga-Heliasta

Tapahtuma-alan tulevaisuuden tekijät

Woltti Groupin ja Haaga-Helia-ammattikorkeakoulun yhteistyö on win-win-tilanne. Opiskelijat saavat oppia käytännön työelämästä ja Woltti Group pääsee tutustumaan tulevaisuuden työntekijöihin. Fiuu!…

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Burning Man on tapahtuma, joka on järjestetty toisin kuin kaikki muut. Siksi siitä kannattaa ottaa oppia. Kun Larry Harvey ja…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme