Etätöiden aikana yrityksen sisäinen viestintä on tärkeämpää kuin koskaan. Virtuaaliset HR-tapahtumat luovat fyysisen etäisyyden aikaan henkistä läheisyyttä. 

Etätyö voi olla tehokasta, mutta ihmiset eivät ole tottuneita etätyön yksinäisyyteen. Valtaosin etänä työskenteleminen merkitsee myös turhan usein sitä, että yritysten perinteiset tähtihetket, kuten strategiajulkaisut, sisäiset kick-offit tai hauskat pikkujoulut jäävät pitämättä. Samalla jää syntymättä spontaanin läsnäolon taika, joka vie koko yhteisöä eteenpäin. Työyhteisön poissaoloon ei pidä turtua.

”Osallistava yhtiön sisäinen viestintä ja yhtiön kehittäminen on tärkeää silloinkin, kun työyhteisön ei ole mahdollista tavata fyysisesti samassa tilassa.  Yrityksillä on tarve viestiä ja ihmisillä on tarve tavata toisiaan”, Wolttigroupin Business Director Jarkko Kivikoski sanoo.

”Yritysten sisäiset virtuaalitapahtumat ovat silloin osoittautuneet tehokkaaksi ratkaisuksi ylläpitää läsnäoloa ja luoda yhteistä aikaa. Fyysinen etäisyys vaatii henkistä läheisyyttä.” 

Käsikirjoitus ja spontaani vapaus täydentävät toisiaan

Pääpiirteittäin virtuaalinen tapahtuma toimii niin, että osallistujat kutsutaan liittymään verkkotapahtumaan tiettynä aikana. Tapahtumatuottajan työkaluilla kyse on kuitenkin huomattavasti arjen Teams-rallia tai unettavaa webinaaria virkeämmästä kokonaisuudesta.

”Huolella mietitty virtuaalinen tapahtuma on kokemus, josta vieras ei halua lähteä pois. Voimme yhdistää siihen haastatteluja, arvostettuja puhujia sekä ryhmätyöt mahdollistavat 3D-virtuaalitilat”, Kivikoski luettelee.

Koukuttavuus ja läsnäolo syntyvät käsikirjoituksesta eli hyvästä suunnittelusta sekä erilaisen tekemisen rytmittämisestä. Painavan asian vastapainoksi tarvitaan viihdettä, katselukokemuksen puolestaan kruunaa televisiotasoinen ja ohjattu videokuva.

”Tärkeää on käsikirjoitus ja vuorovaikutus, mutta myös spontaanille läsnäololle on luotava puitteet. Kun osallistujat alkavat työskennellä jonkun annetun asian ympärillä, aletaan pian jutella jostakin sellaisesta mitä ei ole kirjoitettu agendalle. Kohtaamisten arvo syntyy siitä.”

Viisi näkökulmaa yrityksen sisäiseen virtuaalitapahtumaan

Eristäytymisen ja etätöiden aikana ihmisillä on tarve tavata toisiaan ja yrityksillä patoutunut tarve viestiä henkilöstölle strategiaansa ja tavoitteitaan. Virtuaalinen tapahtuma saa vahvan selkärangan näin: 

  1. Monipolvinen kutsu sitouttaa. Tapahtuma alkaa ensimmäisestä kutsusta, jota seuraa kaksisuuntainen yhteydenpito. Virtuaalinen taianomaisuus saa pohjan, kun järjestäjä kuulee mitä osallistujat haluavat. 
  2. Vaihteleva ohjelma vangitsee. Monipuolinen virtuaalitapahtuma sisältää hyvän tv-lähetyksen elementit ja draaman kaaren. Kahdeksan tunnin näyttösulkeisten tilalla on haastatteluja, vierailevia puheenvuoroja, pienryhmätöitä ja viihdettä.
  3. Kaksisuuntaisuus on arvossaan. Kun osallistujat aktivoidaan mukaan 10 minuutin välein, tapahtuma alkaa elää. Osallistuminen voi olla äänestämistä tai kuvien julkaisua omasta osallistumisympäristöstä. Pääasia on, että tapahtumaa tehdään yhdessä.
  4. Huomaamaton tekniikka mahdollistaa. Virtuaalisen työpajan pohja voidaan luoda moduuleista puolessa tunnissa. Sen sijaan huolelliseen käsikirjoitukseen ja innostavaan kutsuprosessiin on varattava aikaa.
  5. Luovat ideat näkyvät. Sisältö yhdistettynä testattuihin ja toimiviin teknisiin mahdollisuuksiin synnyttää mieleenpainuvan tapahtuman.

Huomaavaisuus on korvaamatonta

Vaikka yrityksellä on jokaisessa tapahtumassa tavoitteet, suunnittelun lähtökohtia voi olla vain yksi. On kysyttävä, mitä osallistujat haluavat.

”Ihmisten on oltava innostuneita tapahtuman alkaessa, ja siksi etukäteen kannattaakin kysyä osallistujien tarpeita ja muokata sisältöä sen mukaan. Sen viestiminen kasvattaa tapahtuman arvoa.”

Suunnitteluvaiheessa on kyettävä asettumaan vieraan asemaan. Mikä on sopiva määrä vessataukoja, entä miten ohjelma lopetetaan niin, että vieraat eivät hairahda tauon aikana muualle? 

Usein hyvänä virtuaalikokouksen sitouttamiselementtinä toimivat oikean maailman elementit. Sellaisia ovat esimerkiksi etukäteen toimitetut laadukkaat kuulokkeet ja tarjoilun järjestäminen vaikkapa ruoan kuljetuspalvelun avulla.

”Virtuaalitapahtuma ei korvaa kokonaan aitoja kohtaamisia, mutta niiden järjestämistä ei myöskään kannata arastella.”

Haluatko tietää lisää sisäisten virtuaalitapahtumien järjestämisestä? Ota meihin yhteyttä!