Virtuaalimessut yhdistävät yrityksen ja asiakkaat paikasta riippumatta. Korona-ajan hätäapuna alkanut digitaalinen läsnäolo muuttuu tärkeäksi verkkonäkyvyyden työkaluksi.

Pandemia on luonut moneen yritykseen vaikean tilanteen. Asiakkaita ja yhteistyökumppaneita pitäisi päästä tapaamaan ja budjettikin on kunnossa, mutta messut on peruttu. Vaikeaan tilanteeseen on onneksi helppo ratkaisu, Woltti Groupin kansainvälisten tapahtumien projektijohtaja Jukka Kosunen sanoo.

”Virtuaalimessuilla voi kokea ilman lentokoneessa istumista lähestulkoon kaiken saman kuin perinteisillä messuillakin, ehkä nyt yhteistä kahvi- tai oluthetkeä lukuun ottamatta”, Kosunen tiivistää.

Sopiva aika aloittaa virtuaalimessujen järjestäminen on nyt. Tällä hetkellä näyttää, että poikkeusolojen kanssa joudutaan tasapainoilemaan pitkään.

”Onneksi virtuaalitapahtumassa ei ole kyse menetettyjen tapahtumien korvaamisesta, vaan uudesta entistä paremmasta tavasta tavata ihmisiä. Kiinnostava tapahtuma syntyy verkon yli helposti.”

Vaivannäkö edeltää hyvää tapahtumaa

Hyvän virtuaalisen tapahtuman eteen on nähtävä hieman vaivaa. Moni messujärjestäjä tarjoaa geneerisiä ratkaisuja yritysten tuotteiden tai palveluiden esittelyyn. Usein ongelmana on webnaarimainen yksisuuntaisuus, kun taas virtuaalisen tähtitapahtuman edellytyksenä on ennen kaikkea interaktiivisuus.

”Voimme kuitenkin tehdä jotakin paljon luovempaa ja räätälöidympää. Hyvin ennakkoon markkinoidulla digitapahtumalla tavoitetaan suuri määrä ihmisiä.”

Osaava tapahtumajärjestäjä kykenee luomaan vetävän digitapahtuman nopeastikin, mutta sisällön ja tavoitteiden teroittamiseen on varattava aikaa. Perinteisten tapahtumien tavoin digimessut taistelevat ihmisten huomiosta ja ajasta.

”Huolella mietitty, osallistujia aktivoiva sisältö on tärkeää. Tapahtuma onnistuu, kun jo kutsun saadessaan ihminen huomaa, ettei halua olla sieltä pois.”

Paljon kontakteja pienellä vaivalla

Teknisesti virtuaalimessujen toteutus vaatii selaimella toimivan internet-alustan, joka kokoaa ihmiset yhteen. Koronavuoden oppien myötä vain mielikuvitus alkaa olla rajana. 

Virtuaalimessuilla kantavia voimia ovat valovoimaiset juontajat sekä esiintyjät, joiden puheet striimataan televisiolaatuisella kuvalla suoraan studiosta. Lisäksi yritykselle voidaan luoda 3D-tila, jossa vieraat voivat navigoida ihmisten ja asioiden äärelle.

”Se on helppo tapa luoda kontakteja. Ihmisten kanssa voi jutella avatarina 3D-tilassa, videopuhelun tai chatin kautta, ja paikalla oleville yrityksen edustajille voi helposti tehdä yhteydenottopyyntöjä.”

Tärkeimmät syyt virtuaalimessujen järjestämiselle on kohtaamiset asiakkaiden kanssa ja yrityksen diginäkyvyyden kohentaminen. Sivutuotteena tulee mahdollisuus tavoittaa kansainvälistä yleisöä aiempaa helpommin.

Virtuaalisten messujen hyödyt pähkinänkuoressa

Jonakin päivänä pandemia on ohi, mutta virtuaaliset messut ovat tulleet markkinoinnin työkalupakkiin jäädäkseen. Virtuaalimessujen hyödyt avautuvat usean näkökulman avulla:

  1. Kävijöiden määrää ei ole millään tavalla rajattu, eikä tilavarauksista tarvitse huolehtia.
  2. Virtuaalitapahtumaan voi saapua mistä päin maailmaa tahansa tai fyysisistä esteistä riippumatta. 
  3. Yksittäisen kontaktin ja liidin hinta on huomattavasti perinteisiä messuja edullisempi.
  4. Messuilla viestittävät asiat ovat integroitavissa helposti yrityksen muuhun digitaaliseen viestintään.
  5. Hyvin tehdyt sisällöt jäävät elämään ja ovat hyödynnettävissä markkinoinnissa pitkään tapahtuman jälkeen.

Virtuaalimessut ovat ympäristöystävällinen teko

Covid-19 tauti on muodostanut harhan, sillä sen saama palstatila on painanut muiden yritystoimintaankin vaikuttavien megatrendien ongelmat taka-alalle. Esimerkiksi ilmastonmuutos ja sen vaatimat toimet eivät ole hävinneet minnekään. 

”Virtuaaliset messut ovatkin tehokas ja vastuullinen tapa pienentää hiilijalanjälkeä, mikä jokaisen yrityksen on tavalla tai toisella tehtävä.”

Kokonaan virtuaalisesti järjestettävät messut eivät perinteisiä tapahtumia korvaa. Poikkeusolot ja niiden aiheuttama eristys viimeistään ovat osoittaneet, kuinka tärkeää ihmisille on tavata toinen toisiaan.

”Virtuaalimessut mahdollistavat sen, että osa myöhemminkin tapahtumista järjestetään digitaalisesti ja harvempiin livetapahtumiin voidaan panostaa vahvemmin. Jatkossa messuosaston oheen on tarjottava virtuaalinen mahdollisuus heille, jotka eivät pääse itse paikalle.”

Haluatko kuulla lisää virtuaalisten tapahtumien järjestämisestä? Ota yhteyttä jukka.kosunen@wolttigroup.fi