Sisäinen virtuaalitapahtuma nostattaa fiilistä

Etätöiden aikana yrityksen sisäinen viestintä on tärkeämpää kuin koskaan. Virtuaaliset HR-tapahtumat luovat fyysisen etäisyyden aikaan henkistä läheisyyttä. 

Etätyö voi olla tehokasta, mutta ihmiset eivät ole tottuneita etätyön yksinäisyyteen. Työyhteisön poissaoloon ei pidäkään turtua.

”Korona ei ole vienyt tarvetta osallistavalle, yhtiön sisäiselle viestinnälle ja yhtiön kehittämiselle. Päinvastoin, molempia tarvitaan nyt enemmän kuin koskaan. Yrityksillä on tarve viestiä ja ihmisillä on tarve tavata toisiaan”, Woltti Groupin Business Director Jarkko Kivikoski sanoo.

Etätyöt vain jatkuvat. Etäisyyden pitäminen merkitsee sitä, että perinteiset tähtihetket, kuten strategiajulkaisut, sisäiset kick-offit tai hauskat pikkujoulut jäävät pitämättä. Samalla jää syntymättä spontaanin läsnäolon taika, joka vie koko yhteisöä eteenpäin.

”Kokoontuminen on nyt hankalaa, mutta meillä on ratkaisu. Asiakkaiden kanssa tehdyt yrityksen sisäiset virtuaalitapahtumat ovat osoittautuneet tehokkaaksi ratkaisuksi ylläpitää läsnäoloa ja luoda yhteistä aikaa. Fyysinen etäisyys vaatii henkistä läheisyyttä.” 

Käsikirjoitus ja spontaani vapaus täydentävät toisiaan

Pääpiirteittäin virtuaalinen tapahtuma toimii niin, että osallistujat kutsutaan liittymään verkkotapahtumaan tiettynä aikana. Tapahtumatuottajan työkaluilla kyse on kuitenkin huomattavasti arjen Teams-rallia tai unettavaa webinaaria virkeämmästä kokonaisuudesta.

”Huolella mietitty virtuaalinen tapahtuma on kokemus, josta vieras ei halua lähteä pois. Voimme yhdistää siihen haastatteluja, arvostettuja puhujia sekä ryhmätyöt mahdollistavat 3D-virtuaalitilat”, Kivikoski luettelee.

Koukuttavuus ja läsnäolo syntyvät käsikirjoituksesta eli hyvästä suunnittelusta sekä erilaisen tekemisen rytmittämisestä. Painavan asian vastapainoksi tarvitaan viihdettä, katselukokemuksen puolestaan kruunaa televisiotasoinen ja ohjattu videokuva.

”Tärkeää on käsikirjoitus ja vuorovaikutus, mutta myös spontaanille läsnäololle on luotava puitteet. Kun osallistujat alkavat työskennellä jonkun annetun asian ympärillä, aletaan pian jutella jostakin sellaisesta mitä ei ole kirjoitettu agendalle. Kohtaamisten arvo syntyy siitä.”

Viisi näkökulmaa yrityksen sisäiseen virtuaalitapahtumaan

Eristäytymisen ja etätöiden aikana ihmisillä on tarve tavata toisiaan ja yrityksillä patoutunut tarve viestiä henkilöstölle strategiaansa ja tavoitteitaan. Virtuaalinen tapahtuma saa vahvan selkärangan näin: 

  1. Monipolvinen kutsu sitouttaa. Tapahtuma alkaa ensimmäisestä kutsusta, jota seuraa kaksisuuntainen yhteydenpito. Virtuaalinen taianomaisuus saa pohjan, kun järjestäjä kuulee mitä osallistujat haluavat. 
  2. Vaihteleva ohjelma vangitsee. Monipuolinen virtuaalitapahtuma sisältää hyvän tv-lähetyksen elementit ja draaman kaaren. Kahdeksan tunnin näyttösulkeisten tilalla on haastatteluja, vierailevia puheenvuoroja, pienryhmätöitä ja viihdettä.
  3. Kaksisuuntaisuus on arvossaan. Kun osallistujat aktivoidaan mukaan 10 minuutin välein, tapahtuma alkaa elää. Osallistuminen voi olla äänestämistä tai kuvien julkaisua omasta osallistumisympäristöstä. Pääasia on, että tapahtumaa tehdään yhdessä.
  4. Huomaamaton tekniikka mahdollistaa. Virtuaalisen työpajan pohja voidaan luoda moduuleista puolessa tunnissa. Sen sijaan huolelliseen käsikirjoitukseen ja innostavaan kutsuprosessiin on varattava aikaa.
  5. Luovat ideat näkyvät. Sisältö yhdistettynä testattuihin ja toimiviin teknisiin mahdollisuuksiin synnyttää mieleenpainuvan tapahtuman.

Huomaavaisuus on korvaamatonta

Vaikka yrityksellä on jokaisessa tapahtumassa tavoitteet, suunnittelun lähtökohtia voi olla vain yksi. On kysyttävä, mitä osallistujat haluavat.

”Ihmisten on oltava innostuneita tapahtuman alkaessa, ja siksi etukäteen kannattaakin kysyä osallistujien tarpeita ja muokata sisältöä sen mukaan. Sen viestiminen kasvattaa tapahtuman arvoa.”

Suunnitteluvaiheessa on kyettävä asettumaan vieraan asemaan. Mikä on sopiva määrä vessataukoja, entä miten ohjelma lopetetaan niin, että vieraat eivät hairahda tauon aikana muualle? 

Usein hyvänä virtuaalikokouksen sitouttamiselementtinä toimivat oikean maailman elementit. Sellaisia ovat esimerkiksi etukäteen toimitetut laadukkaat kuulokkeet ja tarjoilun järjestäminen vaikkapa ruoan kuljetuspalvelun avulla.

”Virtuaalitapahtuma ei korvaa kokonaan aitoja kohtaamisia, mutta niiden järjestämistä ei myöskään kannata arastella. Saamamme positiivisen palautteen pääviesti on se, että ihmiset arvostavat sitä, että vaikeina aikoina yritetään tehdä jotakin niillä keinoilla, joita nyt on käytössä.”

Haluatko tietää lisää sisäisten virtuaalitapahtumien järjestämisestä? Ota yhteyttä jarkko.kivikoski@wolttigroup.fi

Lisää artikkeleita

Sisäinen
viestintä

Työntekijät ovat olleet yritysten tärkein voimavara juhlapuheissa jo kauan. Nyt he ovat sitä oikeasti, ja siksi heihin kannattaa satsata. Sisäisillä tapahtumilla sitoutetaan ja tehdään tulosta.

Virtuaaliset tapahtumat ja digitaalisuus

Videot ja muut digitaaliset sisällöt ovat hyviä välineitä vaikuttaa tunteisiin. Autamme asiakkaitamme tärkeiden viestien kiteyttämisessä, havainnollistamisessa ja tarinallistamisessa.
hybriditapahtuma Scandicin Tapahtumastudiolla

Wow! Virtuaalitapahtuma voi olla mukava myös esiintyjille

Woltti Groupin ja hotelliketju Scandicin yhteistyö nostaa osallistujien ja esiintyjien mukavuuden hybriditapahtumissa uudelle tasolle. Yritysten sisäisten ja sidosryhmille suunnattujen tapahtumien…

SPR yleiskokous 2020

SPR:n yleiskokous yhdisti 11 paikkakuntaa virtuaalisesti

Punaisen Ristin yleiskokous laittoi luovuuden ja tekniikan koetukselle: yhdistimme yksitoista paikkakuntaa reaaliaikaisesti kahdella kielellä. Syksyn alussa törmäsimme asiakkaamme Suomen Punaisen…

Virtuaalimessut

Liidejä ja diilejä virtuaalimessuilta

Virtuaalimessut yhdistävät yrityksen ja asiakkaat paikasta riippumatta. Korona-ajan hätäapuna alkanut digitaalinen läsnäolo muuttuu tärkeäksi verkkonäkyvyyden työkaluksi. Pandemia on luonut moneen…

After partyt voi järjestää virtuaalisestikin

Virtuaaliset löylyt ITS Finlandin virtuaalikongressissa

Korona loi virtuaalikongresseille nopeasti tarpeen, kysynnän ja tarjonnan.Virtuaalinen elämys syntyy siitä, että vieras voi osallistua kuin paikan päällä. Ihmissuhteet ja…

Digitapahtumien välineitä

Vaikuttavan digitapahtuman anatomia 

Digitaalista tapahtumapaikkaa ei valita tekniikka edellä vaan tavoitteet ja vaikuttavuus mielessä.  Kun puhutaan verkon yli ja virtuaalisesti tehtävistä tapahtumista, puhe…

Virusturvallisissa tapahtumissa olennaista on huolellinen ennakkosuunnittelu

Miten järjestetään koronaturvallinen tapahtuma?

Virusturvallinen tapahtuma järjestetään huomioimalla suunnittelussa tarkasti turvallisuusnäkökulmat ennen ja jälkeen tapahtuman sekä itse tapahtumassa. Oleellista on läpinäkyvyys viestinnässä ja huolellinen…

We Care -lupaus

We Care – lupaamme välittää

Tarve uudelle toimitilalle oli tapahtumatoimisto Woltti Groupille mahdollisuus laittaa vastuullisuusarvot käytäntöön ja tavoitella WWF Green Office -sertifiointia. We care, me…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme