Korona loi virtuaalikongresseille nopeasti tarpeen, kysynnän ja tarjonnan.Virtuaalinen elämys syntyy siitä, että vieras voi osallistua kuin paikan päällä.

Ihmissuhteet ja hyvät ideat elävät kohtaamisista. Mutta miten järjestää kohtaamisia, kun pandemian vuoksi ihmisten ei pitäisi tavata toisiaan?

Digitaalisen liikenteen suunnittelufoorumin ITS Finlandin vastaus oli yhdessä Woltti Groupin ja Wakeonen kanssa toteuttama virtuaalikongressi. Kuusituntinen virtuaalitapahtuma mahdollisti kotisohvalta kaiken sen, mitä on totuttu aiemmin kokemaan vain paikan päällä. 

”Tapahtuma oli ensimmäinen todellinen virtuaalinen kongressi. Virtuaalisuus tarkoittaa sitä, että ihmiset kykenevät oikeasti osallistumaan, eivät vain seuraamaan”, Woltti Groupin kansainvälisten tapahtumien projektijohtaja Jukka Kosunen sanoo.

ITS on yhteenliittymä kunta-alaa, oppilaitoksia ja yrityksiä, joita yhdistää halu tehdä maailman liikennevirroista aiempaa digitaalisempia, innovatiivisempia ja puhtaampia. 

”Tapahtuman tavoitteena oli pitää tärkeät teemat keskustelussa covid-19-taudin säästötoimien aikana. Kohderyhmän edistykselliseen ajatusmaailmaan uusi tapa kokoontua oli kuin tehty”, Woltti Groupin teknologiajohtaja Roy-Petri Pashur kiteyttää.

Virtuaalimaailman käytön on oltava helppoa

ITS Finlandin kongressi muodostui kolmesta osasta. Striimattujen puheenvuorojen lisäksi tapahtuman verkkosivulle oli luotu virtuaalinen messuosasto sekä after work -tila. Kirjautuessaan virtuaalimaailmaan kutsuvieras saattoi luoda itselleen avatarin – ihmismäisen hahmon, jonka avulla hän pystyi liikkumaan virtuaalisesta tilasta toiseen. 

”Virtuaalinen elämys syntyi laadukkaan televisiotekniikan ja pelimaailman elementtien yhdistämisestä”, Kosunen kertoo.

Woltti Group loi tapahtumalle käsikirjoituksen, sisällön ja vastasi lähetystekniikasta.  Yhteistyökumppani Wakeonen räätälöimän Hubs-virtuaalialustan etuna on käyttö suoraan nettiselaimessa ilman ohjelmien lataamista.

”Se on yritystapahtumissa tärkeää. Tietoturvasyistä yritysten laitteisiin ulkopuolisten sovelluksien asentaminen on harvoin sallittua, ja jokainen este nostaa osallistumiskynnystä maailmassa, jossa muutenkin taistellaan ihmisten ajasta”, Pashur sanoo.

Esiintyjä pääsee virtuaalikeikalle aina

Virtuaalitapahtuman etuihin kuuluu, että usein kiireisten esiintyjien pääsy paikalle ei ole sidottu kalenteriin. Helsingin pormestari Jan Vapaavuoren esitys oli kuvattu jo etukäteen kaupungintalolla, englantilaisen asiantuntijan Tara Shirvanin puhe puolestaan tallennettiin Woltti Groupin studion serverille reaaliaikaisesti etänä web-kameran avulla.

”Homman pitää olla esiintyjille helppoa. Studio juontajineen on paras, mutta jos se ei onnistu, lähetämme sähköpostilla linkin, jonka kautta avaamme yhteyden ja tallennamme kaiken tarpeellisen. Puhujan tarvitsee vain pitää esityksensä”, Pashur sanoo.

Interaktiivisuus syntyy nauhoitettaessakin siitä, että live-kongressissa myös ennakkoon kuvatut puhujat vastaavat yleisön kysymyksiin reaaliaikaisesti etänä. 

 

Vinkit virtuaalisen kongressin onnistumiseen

  1. Panosta tapahtumasivustoon, jolla on yhtä tärkeä rooli kuin tapahtumapaikalla. Sen on luotava visuaalinen wow-elämys, mutta sen on oltava helppo käyttää ja navigoida.
  2. Varaa aikaa suunnitteluun.
  3. Panosta studioon ja lähetystekniikkaan. Näyttävä studio ja kunnollinen äänen- ja kuvanlaatu erottavat vakavasti otettavan virtuaalikongressin bulkkibiteistä.
  4. Varaa riittävän suuri budjetti. Virtuaalikongressin järjestäminen vaatii panostuksia, mutta investointi virtuaalisuuteen myös kestää pitkään. Esimerkiksi virtuaalisille messuille rakennettua messuosastoa voi käyttää myöhemminkin yrityksen virtuaalisena showroomina. 
  5. Muista olla rohkea. Kunnon grafiikka- ja koodaustyöllä on hintansa, mutta on huomattavasti helpompaa rakentaa firman osaamista kuvaava aurinkopaneelikenttä ja hiekka-aavikko virtuaalimaailmaan kuin messuhalliin!

Hybriditapahtumia tarvitaan vielä pitkään

Kun ITS Finlandin kongressin viralliset esitykset olivat ohitse, avatarit saattoivat jatkaa juttua virtuaalisissa löylyissä tai skoolata after work -tilassa ja seurata studiossa livenä soittavan DJ:n esitystä. 

”Huomasimme sen, että vieraat kohtasivat toisiaan ja keskustelivat spontaanisti”, Kosunen sanoo. 

Se on tärkeää, sillä tapahtumien voima on juuri ihmisten kohtaamisissa. Tulevaisuudessa tarve ITS:ssä nähdylle virtuaaliselle kokoontumistavalle kasvaa. Kestää vielä kauan ennen kuin kaikki matkustamista haittaavat esteet ja pelot poistuvat. Myös liikematkustaminen vähenee. 

”Globaalisti matkustaminen ei ole vapaata vielä pitkään aikaan. Tulevaisuudessa nähdään varmasti hybridikonferensseja, joissa osa ihmisistä on paikan päällä ja toiset jakavat tilaisuuden heidän kanssaan virtuaalisesti”, Pashur sanoo.

Haluatko kuulla lisää virtuaalisten tapahtumien järjestämisestä? Ota yhteyttä jukka.kosunen@wolttigroup.fi