Virtuaaliset löylyt ITS Finlandin virtuaalikongressissa

Korona loi virtuaalikongresseille nopeasti tarpeen, kysynnän ja tarjonnan.Virtuaalinen elämys syntyy siitä, että vieras voi osallistua kuin paikan päällä.

Ihmissuhteet ja hyvät ideat elävät kohtaamisista. Mutta miten järjestää kohtaamisia, kun pandemian vuoksi ihmisten ei pitäisi tavata toisiaan?

Digitaalisen liikenteen suunnittelufoorumin ITS Finlandin vastaus oli yhdessä Woltti Groupin ja Wakeonen kanssa toteuttama virtuaalikongressi. Kuusituntinen virtuaalitapahtuma mahdollisti kotisohvalta kaiken sen, mitä on totuttu aiemmin kokemaan vain paikan päällä. 

”Tapahtuma oli ensimmäinen todellinen virtuaalinen kongressi. Virtuaalisuus tarkoittaa sitä, että ihmiset kykenevät oikeasti osallistumaan, eivät vain seuraamaan”, Woltti Groupin kansainvälisten tapahtumien projektijohtaja Jukka Kosunen sanoo.

ITS on yhteenliittymä kunta-alaa, oppilaitoksia ja yrityksiä, joita yhdistää halu tehdä maailman liikennevirroista aiempaa digitaalisempia, innovatiivisempia ja puhtaampia. 

”Tapahtuman tavoitteena oli pitää tärkeät teemat keskustelussa covid-19-taudin säästötoimien aikana. Kohderyhmän edistykselliseen ajatusmaailmaan uusi tapa kokoontua oli kuin tehty”, Woltti Groupin teknologiajohtaja Roy-Petri Pashur kiteyttää.

Virtuaalimaailman käytön on oltava helppoa

ITS Finlandin kongressi muodostui kolmesta osasta. Striimattujen puheenvuorojen lisäksi tapahtuman verkkosivulle oli luotu virtuaalinen messuosasto sekä after work -tila. Kirjautuessaan virtuaalimaailmaan kutsuvieras saattoi luoda itselleen avatarin – ihmismäisen hahmon, jonka avulla hän pystyi liikkumaan virtuaalisesta tilasta toiseen. 

”Virtuaalinen elämys syntyi laadukkaan televisiotekniikan ja pelimaailman elementtien yhdistämisestä”, Kosunen kertoo.

Woltti Group loi tapahtumalle käsikirjoituksen, sisällön ja vastasi lähetystekniikasta.  Yhteistyökumppani Wakeonen räätälöimän Hubs-virtuaalialustan etuna on käyttö suoraan nettiselaimessa ilman ohjelmien lataamista.

”Se on yritystapahtumissa tärkeää. Tietoturvasyistä yritysten laitteisiin ulkopuolisten sovelluksien asentaminen on harvoin sallittua, ja jokainen este nostaa osallistumiskynnystä maailmassa, jossa muutenkin taistellaan ihmisten ajasta”, Pashur sanoo.

Esiintyjä pääsee virtuaalikeikalle aina

Virtuaalitapahtuman etuihin kuuluu, että usein kiireisten esiintyjien pääsy paikalle ei ole sidottu kalenteriin. Helsingin pormestari Jan Vapaavuoren esitys oli kuvattu jo etukäteen kaupungintalolla, englantilaisen asiantuntijan Tara Shirvanin puhe puolestaan tallennettiin Woltti Groupin studion serverille reaaliaikaisesti etänä web-kameran avulla.

”Homman pitää olla esiintyjille helppoa. Studio juontajineen on paras, mutta jos se ei onnistu, lähetämme sähköpostilla linkin, jonka kautta avaamme yhteyden ja tallennamme kaiken tarpeellisen. Puhujan tarvitsee vain pitää esityksensä”, Pashur sanoo.

Interaktiivisuus syntyy nauhoitettaessakin siitä, että live-kongressissa myös ennakkoon kuvatut puhujat vastaavat yleisön kysymyksiin reaaliaikaisesti etänä. 

 

Vinkit virtuaalisen kongressin onnistumiseen

  1. Panosta tapahtumasivustoon, jolla on yhtä tärkeä rooli kuin tapahtumapaikalla. Sen on luotava visuaalinen wow-elämys, mutta sen on oltava helppo käyttää ja navigoida.
  2. Varaa aikaa suunnitteluun.
  3. Panosta studioon ja lähetystekniikkaan. Näyttävä studio ja kunnollinen äänen- ja kuvanlaatu erottavat vakavasti otettavan virtuaalikongressin bulkkibiteistä.
  4. Varaa riittävän suuri budjetti. Virtuaalikongressin järjestäminen vaatii panostuksia, mutta investointi virtuaalisuuteen myös kestää pitkään. Esimerkiksi virtuaalisille messuille rakennettua messuosastoa voi käyttää myöhemminkin yrityksen virtuaalisena showroomina. 
  5. Muista olla rohkea. Kunnon grafiikka- ja koodaustyöllä on hintansa, mutta on huomattavasti helpompaa rakentaa firman osaamista kuvaava aurinkopaneelikenttä ja hiekka-aavikko virtuaalimaailmaan kuin messuhalliin!

Hybriditapahtumia tarvitaan vielä pitkään

Kun ITS Finlandin kongressin viralliset esitykset olivat ohitse, avatarit saattoivat jatkaa juttua virtuaalisissa löylyissä tai skoolata after work -tilassa ja seurata studiossa livenä soittavan DJ:n esitystä. 

”Huomasimme sen, että vieraat kohtasivat toisiaan ja keskustelivat spontaanisti”, Kosunen sanoo. 

Se on tärkeää, sillä tapahtumien voima on juuri ihmisten kohtaamisissa. Tulevaisuudessa tarve ITS:ssä nähdylle virtuaaliselle kokoontumistavalle kasvaa. Kestää vielä kauan ennen kuin kaikki matkustamista haittaavat esteet ja pelot poistuvat. Myös liikematkustaminen vähenee. 

”Globaalisti matkustaminen ei ole vapaata vielä pitkään aikaan. Tulevaisuudessa nähdään varmasti hybridikonferensseja, joissa osa ihmisistä on paikan päällä ja toiset jakavat tilaisuuden heidän kanssaan virtuaalisesti”, Pashur sanoo.

Haluatko kuulla lisää virtuaalisten tapahtumien järjestämisestä? Ota yhteyttä jukka.kosunen@wolttigroup.fi

Asiantuntija

Jukka Kosunen

Project Director, joka hoitaa kaiken tarvittavan tekniikan tapahtumiin.

Motto: Ei nyt sorruta mihinkään poikamaiseen höntyilyyn.

+358 40 739 1522 jukka.kosunen@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

Virtuaaliset tapahtumat ja digitaalisuus

Videot ja muut digitaaliset sisällöt ovat hyviä välineitä vaikuttaa tunteisiin. Autamme asiakkaitamme tärkeiden viestien kiteyttämisessä, havainnollistamisessa ja tarinallistamisessa.

Tapahtumatuotanto

Jokaisen tapahtuman ytimessä on asiakas. Mikä heitä koskettaa, mikä saa heidät haukkomaan happea? Vaikuttava tapahtuma ei synny sattumalta. Hyvä suunnittelu on onnistuneen tapahtuman salaisuus.
Studio33 Vallilassa on virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio

Studio 33 – virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio

Studio 33 on huippuammattilaisten operoima virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio. Haluatko tapahtumastasi inspiroivan, innostavan ja yhteisöllisen? Studio 33 on Woltti Groupin huippuammattilaisten…

Virtuaaliset tapahtumat rakentavat yhteisöllisyyttä

Yritystapahtumien exit on ajankohtainen nyt 

Jos kohderyhmä on tärkeä, ei kannata jäädä odottamaan parempaa aikaa kohtaamiselle. Kun tapaamiset ovat säännöllisiä, on suhde paremmassa kunnossa sitten,…

Studiosta lähetetty virtuaalitapahtuma tuo ohjelmaan yllätyksellisyyttä

Koukuta osallistujat mukaan digitapahtumaan

Onnistunut virtuaalitapahtuma antaa osallistujilleen energiaa, inspiroi ja rakentaa yhteisöllisyyttä. Kun virtuaalinen tapahtuma päättyy, ihmisten on jäätävä haluamaan seuraavaa jaksoa. Digitapahtumista…

Sisältö on virtuaalisen tapahtuman tärkein asia

Digitaalisen tapahtuman arvo syntyy sisällöstä

Virtuaalisen tapahtuman tehtävä on irrottaa ihmiset digitaalisen arjen etäkokousrumbasta. Siksi tavallisimmat videoneuvottelualustat eivät aina ole paras valinta elämyksellisen digitapahtuman luomiseen….

Yritystapahtumat vuonna 2021

Yritystapahtumat vuonna 2021

Mitä tapahtuu sidosryhmätapahtumille, messuille ja sisäisille tapahtumille vuonna 2021? Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola katsoo kristallipalloon. Vuoden 2021 alkaessa koronarokotukset…

hybriditapahtuma Scandicin Tapahtumastudiolla

Wow! Virtuaalitapahtuma voi olla mukava myös esiintyjille

Woltti Groupin ja hotelliketju Scandicin yhteistyö nostaa osallistujien ja esiintyjien mukavuuden hybriditapahtumissa uudelle tasolle. Yritysten sisäisten ja sidosryhmille suunnattujen tapahtumien…

SPR yleiskokous 2020

SPR:n yleiskokous yhdisti 11 paikkakuntaa virtuaalisesti

Punaisen Ristin yleiskokous laittoi luovuuden ja tekniikan koetukselle: yhdistimme yksitoista paikkakuntaa reaaliaikaisesti kahdella kielellä. Syksyn alussa törmäsimme asiakkaamme Suomen Punaisen…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme