Virtuaalinen elämys syntyy siitä, että vieras voi osallistua kuin paikan päällä.

Ihmissuhteet ja hyvät ideat elävät kohtaamisista. Mutta miten järjestää kohtaamisia virtuaalisesti?

Digitaalisen liikenteen suunnittelufoorumin ITS Finlandin yhdessä Wolttigroupin ja Wakeonen kanssa toteuttama kuusituntinen virtuaalikongressi mahdollisti kotisohvalta kaiken sen, mitä on totuttu aiemmin kokemaan vain paikan päällä.  Tapahtuma oli ensimmäinen todellinen virtuaalinen kongressi, jossa virtuaalisuus tarkoitti sitä, että ihmiset kykenivät oikeasti osallistumaan, eivät vain seuraamaan. 

ITS on yhteenliittymä kunta-alaa, oppilaitoksia ja yrityksiä, joita yhdistää halu tehdä maailman liikennevirroista aiempaa digitaalisempia, innovatiivisempia ja puhtaampia. Tapahtuman tavoitteena oli pitää tärkeät teemat keskustelussa covid-19-taudin säästötoimien aikana. Kohderyhmän edistykselliseen ajatusmaailmaan uusi tapa kokoontua oli kuin tehty”, Wolttigroupin teknologiajohtaja Roy-Petri Pashur kiteyttää.

Virtuaalimaailman käytön on oltava helppoa

ITS Finlandin kongressi muodostui kolmesta osasta. Striimattujen puheenvuorojen lisäksi tapahtuman verkkosivulle oli luotu virtuaalinen messuosasto sekä after work -tila. Kirjautuessaan virtuaalimaailmaan kutsuvieras saattoi luoda itselleen avatarin – ihmismäisen hahmon, jonka avulla hän pystyi liikkumaan virtuaalisesta tilasta toiseen. Virtuaalinen elämys syntyi laadukkaan televisiotekniikan ja pelimaailman elementtien yhdistämisestä.

Wolttigroup loi tapahtumalle käsikirjoituksen, sisällön ja vastasi lähetystekniikasta.  Yhteistyökumppani Wakeonen räätälöimän Hubs-virtuaalialustan etuna on käyttö suoraan nettiselaimessa ilman ohjelmien lataamista.

”Se on yritystapahtumissa tärkeää. Tietoturvasyistä yritysten laitteisiin ulkopuolisten sovelluksien asentaminen on harvoin sallittua, ja jokainen este nostaa osallistumiskynnystä maailmassa, jossa muutenkin taistellaan ihmisten ajasta”, Pashur sanoo.

Esiintyjä pääsee virtuaalikeikalle aina

Virtuaalitapahtuman etuihin kuuluu, että usein kiireisten esiintyjien pääsy paikalle ei ole sidottu kalenteriin. Helsingin pormestari Jan Vapaavuoren esitys oli kuvattu jo etukäteen kaupungintalolla, englantilaisen asiantuntijan Tara Shirvanin puhe puolestaan tallennettiin Wolttigroupin studion serverille reaaliaikaisesti etänä web-kameran avulla.

”Homman pitää olla esiintyjille helppoa. Studio juontajineen on paras, mutta jos se ei onnistu, lähetämme sähköpostilla linkin, jonka kautta avaamme yhteyden ja tallennamme kaiken tarpeellisen. Puhujan tarvitsee vain pitää esityksensä”, Pashur sanoo.

Interaktiivisuus syntyy nauhoitettaessakin siitä, että live-kongressissa myös ennakkoon kuvatut puhujat vastaavat yleisön kysymyksiin reaaliaikaisesti etänä. 

 

Vinkit virtuaalisen kongressin onnistumiseen

  1. Panosta tapahtumasivustoon, jolla on yhtä tärkeä rooli kuin tapahtumapaikalla. Sen on luotava visuaalinen wow-elämys, mutta sen on oltava helppo käyttää ja navigoida.
  2. Varaa aikaa suunnitteluun.
  3. Panosta studioon ja lähetystekniikkaan. Näyttävä studio ja kunnollinen äänen- ja kuvanlaatu erottavat vakavasti otettavan virtuaalikongressin bulkkibiteistä.
  4. Varaa riittävän suuri budjetti. Virtuaalikongressin järjestäminen vaatii panostuksia, mutta investointi virtuaalisuuteen myös kestää pitkään. Esimerkiksi virtuaalisille messuille rakennettua messuosastoa voi käyttää myöhemminkin yrityksen virtuaalisena showroomina. 
  5. Muista olla rohkea. Kunnon grafiikka- ja koodaustyöllä on hintansa, mutta on huomattavasti helpompaa rakentaa firman osaamista kuvaava aurinkopaneelikenttä ja hiekka-aavikko virtuaalimaailmaan kuin messuhalliin!

Hybriditapahtumia tarvitaan vielä pitkään

Kun ITS Finlandin kongressin viralliset esitykset olivat ohitse, avatarit saattoivat jatkaa juttua virtuaalisissa löylyissä tai skoolata after work -tilassa ja seurata studiossa livenä soittavan DJ:n esitystä. Vieraat kohtasivat toisiaan ja keskustelivat spontaanisti. 

Se on tärkeää, sillä tapahtumien voima on juuri ihmisten kohtaamisissa. Tulevaisuudessa tarve ITS:ssä nähdylle virtuaaliselle kokoontumistavalle kasvaa.

”Tulevaisuudessa nähdään varmasti hybridikonferensseja, joissa osa ihmisistä on paikan päällä ja toiset jakavat tilaisuuden heidän kanssaan virtuaalisesti”, Pashur sanoo.

Haluatko kuulla lisää virtuaalisten tapahtumien järjestämisestä? Ota meihin yhteyttä!