Punaisen Ristin yleiskokous laittoi luovuuden ja tekniikan koetukselle: yhdistimme yksitoista paikkakuntaa reaaliaikaisesti kahdella kielellä.

SPR on suuri ja monialainen kansalaisjärjestö, jonka sääntömääräinen yleiskokous pidetään joka kolmas vuosi. Kun globaali pandemia iski, kokousta ei voitu järjestää tuttuun tapaan kokoontumalla yhteen.

”Korona-aikana polttava ongelma oli, että yhdistysten on noudatettava yhdistysrekisteriin ilmoittamiaan sääntöjä. Yleis- ja vuosikokoukset oli pidettävä, vaikka kokoontuminen 0li vaikeaa”, Wolttigroupin asiakkuusjohtaja Jukka Mäkelä sanoo.

Alun perin SPR:n yleiskokous oli määrä pitää keväällä 2020 livekokouksena. Kun koronaepidemia iski, kokous päätettiin siirtää syksylle ja järjestää se alle 500 hengen tapahtumana. Viruksen nostaessa taas päätään paremmaksi vaihtoehdoksi osoittautui kokouksen järjestäminen hybriditapahtumana.

”Pääkokous pidettiin Vaasassa, josta oltiin yhteydessä verkon ylitse alueellisiin kokouksiin kymmenellä eri paikkakunnalla. Lisäksi muut kykenivät seuraamaan kokousta etänä”, Wolttigroupin teknologiajohtaja Roy-Petri Pashur kertoo.

Uusi tekniikka testattiin koelaboratoriossa

Tavallisiin webinaareihin verrattuna SPR:n kokous oli täysin eri kaliiberia. Tavallisesti kokous on kerännyt paikalle noin 1 200 henkeä, joista noin 500 on ollut eri paikallisosastojen äänivaltaisia edustajia. Nyt heidät yhdistettiin verkon avulla.

”Todellinen haaste näin suuressa kokouksessa oli asiakirjojen reaaliaikaisen muokkaamisen, puheenvuorojen jakamisen sekä koeäänestyksen järjestäminen. Nykyisin osaammekin sen aika hyvin”, Mäkelä sanoo.

Eri paikallisosastojen yhdistäminen vaati kattavaa teknisen henkilökunnan verkostoa, sillä kuva- ja äänitekniikka piti järjestää jokaisella paikkakunnalla. Puheenvuorojen pyytäminen ja koeäänestykset kokouspöytäkirjan päätöksiin toteutettiin Eventos-mobiilisovelluksella.

”Meillekin näin suuri kokonaisuus oli uutta, ja sitä piti harjoitella. Rakensimme hyvissä ennen kokousta tekniikkakumppanimme Brightin kanssa koelaboratorion, jossa testasimme ratkaisut pienintäkin yksityiskohtaa myöden”, Pashur sanoo.

Kokouksen lainmukaisuus vaati kahta kieltä

Minkä tahansa digiratkaisun käyttö on tuskaista, jos tekniikka tai yhteydet pätkivät. SPR:n yleiskokouksen tapaisissa vuosi- ja yhtiökokouksissa on kyse myös muusta: ”Jos yhteydet katkeavat, kokous ei ole päätösvaltainen ja se on järjestettävä uudelleen”, Mäkelä huomauttaa.

Yhdistyksen sääntöjä ei voi oikoa edes poikkeustilanteen muuttaessa kokoustapaa. Osa SPR:n paikallisosastoista on vahvasti ruotsinkielisiä, ja järjestön sääntöjen mukaisesti yleiskokous on järjestettävä kaksikielisenä. Hybriditapahtumassa Wolttigroup ratkaisi asian kahdella simultaanitulkilla, jotka käänsivät osallistujien puhetta vuoroissa. Etäosallistujat saivat valita kielen verkkosivulta.

”Sekoitimme äänikanavaan 80 prosenttia puheääntä ja 20 taustaääntä, sillä se tekee lähetyksen seuraamisen miellyttävämmäksi ja elävämmäksi kuin pelkän tulkin puheen kuunteleminen”, Pashur sanoo.

Testattu tekniikka pelastaa yhtiökokoukset

Globaalin pandemian vuoksi hybriditapahtumana järjestetty Suomen Punaisen Ristin yleiskokous onnistui teknisesti hyvin. Käsiteltävät asiat saatiin hoidettua kuten tavallisestikin, ja järjestö sai Elli Aaltosesta uuden puheenjohtajan. Kaikki siis hyvin?

”Siinä mielessä kyllä, että asiakas oli todella tyytyväinen ja olemme Wolttigroupissa oppineet toteuttamaan vaativia ja suuria kokouksia hajautetusti. Ne eivät kuitenkaan voi korvata sitä tärkeintä eli kohtaamisia. Isoissa kokouksissa tavataan ihmisiä, joihin muuten ei törmätä”, Mäkelä sanoo.

Hybridikokous on silti yhteisöille ja yrityksille hyvä työkalu.

”Kehittämämme ratkaisut sopivat sellaisenaan muillekin”, Pashur sanoo.

 

Haluatko kuulla lisää hybridinä toteutettavista vuosi- ja yhtiökokouksista? Ota meihin yhteyttä!