Kansainvälisen tapahtuman onnistumisen niksit

Kuusi tärkeää asiaa, jotka kannattaa tietää kansainvälisten tapahtumien toteutuksesta satojen kansainvälisten tapahtumien organisoinnin kokemuksen perusteella.

Olemme Woltti Groupissa suunnitelleet ja toteuttaneet laajan kumppaniverkoston avulla satoja kansainvälisiä tapahtumia lähes kaikkialla maailmassa. Kokemuksemme perusteella jokaisen omassa yrityksessään kansainvälisiä tapahtumia organisoivan kannattaa tietää ja muistaa seuraavat asiat.

Ymmärrä kohderyhmä todella hyvin

Kansainvälisissä tapahtumissa kohderyhmäymmärryksen systemaattinen kartuttaminen on erityisen tärkeää. Suomessa meillä on monasti kokemuksen mukanaan tuoma ymmärrys suomalaisista kohderyhmistä, mutta kansainvälisten tapahtumien kohderyhmistä meillä ei tällaista ymmärrystä ole. Kohderyhmät saattavat olla paikallisia tai sitten sekoitus monesta eri maasta, esimerkiksi messutapahtumissa. Mitä paremmin ja monipuolisimmin saa kerättyä tietoa kansainvälisen tapahtuman kohderyhmästä, sitä onnistuneemman tapahtuman pystyy rakentamaan.

Paikallisen kulttuurin tuntemus

Paikallisen kulttuuriympäristön tunteminen ja tiedon kerääminen siitä nimenomaan tapahtuman kohderyhmän näkökulmasta katsottuna on ensiarvoisen tärkeää. Esimerkiksi se mikä toimii Kiinassa, ei toimi Koreassa. Pienet yksityiskohdat resonoivat eri tavoin eri kulttuureissa ja paikoissa, ja niiden ymmärtäminen ratkaisee kuinka onnistunut tapahtumasta tulee.

Luotettavat kumppanit ratkaisevan tärkeitä

Kansainvälisiä tapahtumia on hyvin vaikea toteuttaa ilman paikallisia kumppaneita. Siksi on tärkeää löytää oikeat verkostot ja ymmärtää miten nämä toimivat. Kumppaneiden kautta tulee myös paljon sekä paikallisen kulttuurin tuntemusta että toimintatapojen tuntemusta, jotka auttavat tapahtuman onnistumista.

Ota selvää paikallisista toimintatavoista

Jokaisessa maassa on oma tapansa toimia. Tapahtumien toteutuksen maksuliikenne ja maksusäännökset sekä vakuutukset ja vastuukysymykset vaihtelevat paljon maittain. Lisäksi myös logistiikka on usein haastavaa: tullimuodollisuudet ja paperisodat saattavat olla pitkiä ja kimurantteja, mikä kannattaa huomioida niin suunnittelussa kuin aikataulutuksessa.

Tarpeeksi pitkä aikataulu

Suomalaisella aikataululla ei kannata lähteä liikkeelle kansainvälistä tapahtumaa suunnittelemaan ja toteuttamaan. Yksin paikallisten kumppanien kilpailutukseen kannattaa varata tarpeeksi aikaa, jotta laatu ja luotettavuus pystytään varmistamaan. Lisäksi toteutusta hidastavat muun muassa erilaiset byrokratiat, tullimuodollisuudet, toimintatavat ja kulttuurinen ajan käsitys. Myös kansainvälisten messuorganisaatioiden kanssa toimiessa aikaa kuluu huomattavasti enemmän kuin Suomessa.

Tunne paikallinen kalenteri

Pieni mutta erittäin oleellinen asia on kalenterin paikallisuuden huomioiminen kansainvälisen tapahtuman suunnittelussa. Joka maassa ja kulttuurissa on omat tärkeät loma-ajat ja kansalliset vapaapäivät, jotka vaihtelevat merkittävästi. Esimerkiksi islamilaisissa maissa ramadanin aikaan ei kannata tapahtumia järjestää.

Woltti Group on suunnittellut ja toteuttanut laajan kumppaniverkoston avulla satoja kansainvälisiä tapahtumia lähes kaikkialla maailmassa. Erityisesti Euroopassa, Aasiassa, Pohjois- ja Etelä-Amerikassa sekä Australissa.

Haluatko tietää lisää kansainvälisten tapahtumien järjestämisestä?
Ota yhteyttä Johanna Joutsen: johanna.joutsen@wolttigroup.fi

Asiantuntija

Johanna Joutsen

Account Director, joka keskittyy kuuntelemaan asiakasta ja räätälöimään käytännön ratkaisut luovasti.

Motto: Jokainen päivä on mahdollisuus kehittyä paremmaksi

+358 44 73 77 800 johanna.joutsen@wolttigroup.fi

Lisää artikkeleita

Vieraiden ehdoilla valittu paikka vahvistaa tapahtuman brändiä

Yhtä oikeaa tapahtuman paikkaa ei ole. Asiaa kannattaakin lähestyä käytännöllisyyden näkökulmasta. Keitä tapahtumaan tulee, missä juuri he liikkuvat ja miten?

Hyvät pikkujoulut sitouttavat työntekijät yrityksen tavoitteisiin

Kun pikkujoulut suunnitellaan huolellisesti, niihin käytettävä raha muuttuu kulusta investoinniksi, joka kasvattaa yhteenkuuluvuuden tunnetta ja sitoutumista yhteisiin tavoitteisiin.

Tapahtumamarkkinoinnin trendit vuonna 2018

Sosiaalinen vastuu, luovuus ja digitalisaatio leimaavat tapahtumamarkkinoinnin trendejä vuonna 2018. Woltti Groupin Jyri Räsänen keräsi tärkeimmät ilmiöt.

Näin yrityksesi tapahtuma onnistuu SuomiAreenalla

SuomiAreena on Suomen suurin yhteiskunnallinen keskustelutapahtuma. Se on huikea mahdollisuus, mutta jos siellä haluaa erottautua, kannattaa omaan tapahtumaan satsata.

Kuvatekniikka kruunaa hyvin suunnitellun seminaarisisällön

Seminaarin kuvatekniikan suunnittelu perustuu aina siihen, mitä yritys haluaa esittää ja missä. Joskus karismaattisen motivaatiopuhujan viesti voi saada pelkistetystä ympäristöstä jopa lisää voimaa.

Liiketoimintaa lujittava luottamus syntyy vain ihmisten kohtaamisista

”Vaikka maailma digitalisoituisi kuinka paljon tahansa, tarpeemme tavata toisia ihmisiä ei häviä koskaan. Päinvastoin, kaikilla yrityksille on tarve vahvistaa suhteita tärkeisiin asiakkaisiin.

14 asiaa, jotka vaikuttavat tapahtumatuotannon budjettiin

Kun tapahtuma suunnitellaan ja järjestetään omin voimin, budjetti paukkuu herkästi. Lue, mitkä 14 asiaa vaikuttavat tapahtumatuotannon budjetointiin ja kustannuksiin.

Tapahtumien data markkinoinnin automaation käyttöön

Tapahtumien data kannattaa kerätä ja ottaa osaksi markkinoinnin automaatiota. Tämä vaatii hyvän suunnittelun ja selkeät säännöt. Lopputulos näkyy myynnin tehostumisena.

Sisäisillä tapahtumilla sitoutetaan ja tehdään tulosta

Työntekijät ovat olleet yritysten tärkein voimavara juhlapuheissa jo kauan. Nyt he ovat sitä oikeasti, ja siksi heihin kannattaa satsata.

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme