Kansainvälisen tapahtuman onnistumisen niksit

Kuusi tärkeää asiaa, jotka kannattaa tietää kansainvälisten tapahtumien toteutuksesta satojen kansainvälisten tapahtumien organisoinnin kokemuksen perusteella.

Olemme Woltti Groupissa suunnitelleet ja toteuttaneet laajan kumppaniverkoston avulla satoja kansainvälisiä tapahtumia lähes kaikkialla maailmassa. Kokemuksemme perusteella jokaisen omassa yrityksessään kansainvälisiä tapahtumia organisoivan kannattaa tietää ja muistaa seuraavat asiat.

Ymmärrä kohderyhmä todella hyvin

Kansainvälisissä tapahtumissa kohderyhmäymmärryksen systemaattinen kartuttaminen on erityisen tärkeää. Suomessa meillä on monasti kokemuksen mukanaan tuoma ymmärrys suomalaisista kohderyhmistä, mutta kansainvälisten tapahtumien kohderyhmistä meillä ei tällaista ymmärrystä ole. Kohderyhmät saattavat olla paikallisia tai sitten sekoitus monesta eri maasta, esimerkiksi messutapahtumissa. Mitä paremmin ja monipuolisimmin saa kerättyä tietoa kansainvälisen tapahtuman kohderyhmästä, sitä onnistuneemman tapahtuman pystyy rakentamaan.

Paikallisen kulttuurin tuntemus

Paikallisen kulttuuriympäristön tunteminen ja tiedon kerääminen siitä nimenomaan tapahtuman kohderyhmän näkökulmasta katsottuna on ensiarvoisen tärkeää. Esimerkiksi se mikä toimii Kiinassa, ei toimi Koreassa. Pienet yksityiskohdat resonoivat eri tavoin eri kulttuureissa ja paikoissa, ja niiden ymmärtäminen ratkaisee kuinka onnistunut tapahtumasta tulee.

Luotettavat kumppanit ratkaisevan tärkeitä

Kansainvälisiä tapahtumia on hyvin vaikea toteuttaa ilman paikallisia kumppaneita. Siksi on tärkeää löytää oikeat verkostot ja ymmärtää miten nämä toimivat. Kumppaneiden kautta tulee myös paljon sekä paikallisen kulttuurin tuntemusta että toimintatapojen tuntemusta, jotka auttavat tapahtuman onnistumista.

Ota selvää paikallisista toimintatavoista

Jokaisessa maassa on oma tapansa toimia. Tapahtumien toteutuksen maksuliikenne ja maksusäännökset sekä vakuutukset ja vastuukysymykset vaihtelevat paljon maittain. Lisäksi myös logistiikka on usein haastavaa: tullimuodollisuudet ja paperisodat saattavat olla pitkiä ja kimurantteja, mikä kannattaa huomioida niin suunnittelussa kuin aikataulutuksessa.

Tarpeeksi pitkä aikataulu

Suomalaisella aikataululla ei kannata lähteä liikkeelle kansainvälistä tapahtumaa suunnittelemaan ja toteuttamaan. Yksin paikallisten kumppanien kilpailutukseen kannattaa varata tarpeeksi aikaa, jotta laatu ja luotettavuus pystytään varmistamaan. Lisäksi toteutusta hidastavat muun muassa erilaiset byrokratiat, tullimuodollisuudet, toimintatavat ja kulttuurinen ajan käsitys. Myös kansainvälisten messuorganisaatioiden kanssa toimiessa aikaa kuluu huomattavasti enemmän kuin Suomessa.

Tunne paikallinen kalenteri

Pieni mutta erittäin oleellinen asia on kalenterin paikallisuuden huomioiminen kansainvälisen tapahtuman suunnittelussa. Joka maassa ja kulttuurissa on omat tärkeät loma-ajat ja kansalliset vapaapäivät, jotka vaihtelevat merkittävästi. Esimerkiksi islamilaisissa maissa ramadanin aikaan ei kannata tapahtumia järjestää.

Woltti Group on suunnittellut ja toteuttanut laajan kumppaniverkoston avulla satoja kansainvälisiä tapahtumia lähes kaikkialla maailmassa. Erityisesti Euroopassa, Aasiassa, Pohjois- ja Etelä-Amerikassa sekä Australissa.

Haluatko tietää lisää kansainvälisten tapahtumien järjestämisestä?
Ota yhteyttä Johanna Joutsen: johanna.joutsen@wolttigroup.fi

Asiantuntija

Johanna Joutsen

Account Director, joka keskittyy kuuntelemaan asiakasta ja räätälöimään käytännön ratkaisut luovasti.

Motto: Jokainen päivä on mahdollisuus kehittyä paremmaksi

+358 44 73 77 800 johanna.joutsen@wolttigroup.fi

Lisää artikkeleita

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran

Ensivaikutelma joka tekee vaikutuksen

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Siksi sen on parasta olla hyvä. Ensivaikutelma ratkaisee. Vanha klisee on erityisen totta erityisesti yritysmaailman…

Työpajamuotoinen tapahtuma kiinnostaa

Kun ohjelman tekevät vieraat itse

Fasilitointi tekee yritystapahtumasta vaikuttavamman. “Perinteinen tapa järjestää B2B-tapahtuma on laittaa kutsuvieraat kuuntelemaan muiden juttuja. On keynote-puhuja, paneeli, pyöreän pöydän keskustelu…

Messut kiinnostavat taas

Älä unohda messuja

Kuinka ohjataan omalle messuosastolle juuri ne oikeat vieraat? Kun uudet tuotteet esitellään 3D-videoina ja ihmiset rakentavat ammattiverkostojaan sosiaalisessa mediassa, näyttävät…

Tapahtuman tarina alkaa jo kutsusta

Tapahtumassa brändi herää eloon

Tapahtuma kertoo tarinaa aina ensimmäisestä kutsuviestistä vieraiden siitä kertomiin kokemuksiin. Tapahtumaa suunniteltaessa on tärkeää miettiä, mitä asioita tilaisuudessa halutaan nostaa…

Tapahtumat ovat kohtaamisia, jotka jäävät mieleen

Ostopolun vaikuttavin kohtaamispiste

Tapahtumamarkkinointi on yksi tehokkaimmista ostokäyttäytymiseen vaikuttavista toimenpiteistä, mutta välitön myynti ei aina kerro olennaista tapahtuman aikaansaamasta vaikutuksesta. Markkinoijan vuosisuunnitelmassa tapahtumat…

Uudenlaista ajattelua Gas Fest -tapahtumassa

Kilpailumenestys kertoo uudesta ajattelusta

Markkinointialan kilpailuissa menestyvät suunnannäyttäjät, joissa tulokset pystytään osoittamaan ja asiat on tehty uudella tavalla. Tehdään tästä tapahtuma, joka voittaa palkintoja….

LUX Helsinki | kuva Petri Anttila

Yritystilaisuus ison tapahtuman kyljessä

LUX Helsinki, SuomiAreena ja muut laajaa kohderyhmää kiinnostavat massatapahtumat tarjoavat loistomahdollisuuden kiinnostavan B2B-tilaisuuden järjestämiselle. Pakkanen paukkuu ja pimeys laskeutuu aikaisin….

IBM Think 2018 -tapahtuma

Tapahtumamarkkinointi kasvaa kohisten

Tapahtumamarkkinointi voi Suomessa yhä vahvemmin. Nousukiitoinen trendi selviää Sponsorointi ja tapahtumamarkkinointi ry:n teettämästä Tapahtumabarometri-tutkimuksesta. Suomalaiset yritykset käyttivät vuonna 2018 tapahtumamarkkinointiin…

Briefin tekeminen tapahtumatoimistolle

Tapahtumatoimiston briefaus

Toimistokumppanin ohjeistamisessa on olennaista avata myös hankkeen taustat, tavoitteet ja kohderyhmä. Nappaa talteen tapahtumajärjestäjän check-list! Tärkeä tapahtuma on tulossa ja…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme