14 asiaa, jotka vaikuttavat tapahtumatuotannon budjettiin

Kun tapahtuma suunnitellaan ja järjestetään omin voimin, budjetti paukkuu herkästi.

Woltti Groupin tuotannon johtaja HP Hämäläinen kertoo, mitkä asiat vaikuttavat tapahtuman budjettiin ja mitä asioita ei useinkaan osata ottaa huomioon.

Varaa oikeanlainen tila, oikeaan tapahtumaan

1) Ei riitä, että tila varataan vain tapahtuman ajaksi, myös rakentamiselle ja purkamiselle on varattava aikaa. Jos tilaisuus kestää päivän, keskimäärin puoli päivää kuluu rakentamiseen ja purkuun.

2) Varmista, miten tilan vuokrasopimus joustaa tapahtuman osallistujamäärän muuttuessa. Jos 100 hengen tilaisuuteen ilmoittautuukin 150 henkeä, tila voi loppua kesken. Selvitä myös, minkälaisia sakkomaksuja joutuu maksamaan, jos tilaa tarvitaankin suunniteltua vähemmän. Nämä vaikuttavat myös tarjoilukuluihin.

3) Kysy, järjestetäänkö tapahtumakeskuksessa samanaikaisesti muita tilaisuuksia ja onko teille varattu tila yksityinen vai kaikille talon käyttäjille avoin. Harvalle yritykselle on yhdentekevää, jos esimerkiksi kilpailevalla yrityksellä on oma tilaisuutensa samassa kerroksessa. Mitä yksityisempi tila, sitä korkeampi vuokra.

4) Tilavuokrat ovat pääkaupunkiseudun ulkopuolella edullisempia, mutta osallistujien kuljettaminen ja majoittaminen maksavat myös.

Huomioi tilan tekninen varustetaso jo varatessa

5) Tapahtumatilat ovat harvoin valmiita teknisesti, vaikka varausvaiheessa kerrottaisiinkin, että tila on varusteltu. Useimmista tiloista löytyy vähintään perusäänentoistolaitteistot, projektori ja valkokangas sekä valoja.

6) Perustason ylittävästä tekniikasta joutuu yleensä maksamaan. Joissain tapahtumatiloissa tekniikka ei välttämättä kuuluu lainkaan perusvuokraan.

7) Palvelutaso vaihtelee. Toisinaan tilavuokraan kuuluu kokousisäntä, joka tuntee talon tekniikan. Hän ei silti ole välttämättä tapahtuman aikana tapahtumatilassa auttamassa mahdollisissa ongelmissa.

Varaudu tarjoiluja tilatessasi väkimäärän muutoksiin

8) Pyydä tarjoiluista tarjoukset, joissa hinta kerrotaan osallistujaa kohden, laskutusperusteet eriteltyinä. Näin tarjousten vertailu on helpointa. Selvitä myös, kuinka sopimus joustaa, jos osallistujien määrä muuttuu olennaisesti.

9) Huomioi, että osassa tapahtumatiloja ei itse pääse vaikuttamaan, kuka hoitaa tilaisuuden tarjoilut. Joissain tiloissa keittiö rakennetaan jokaista tilaisuutta varten erikseen. Sille on varattava aikaa ja budjetista rahaa.

Harva tila on sellaisenaan viihtyisä

10) Tilaisuuden luonteesta riippuen useimpiin tiloihin tarvitaan somistusta ja kalusteita. Kuluja tulee esimerkiksi siitä, kun yrityksen brändi halutaan näkyviin.

11) Mitä kalusteita tilassa on valmiina ja kuuluuko niiden käyttö sopimukseen? Joillain tapahtumakeskuksilla on suurempi valikoima kalusteita, joista valita, toisinaan kalusteet on hankittava itse. Myös hinnoittelu vaihtelee.

Ammattilaiset asialle

12) Juontaako tilaisuuden myynnin Kimmo vai ammattilainen? Oman talon ihminen tilaisuuden juontajana voi olla hyvä ratkaisu, tai sitten ei, etenkään pakotettuna. Juontaja on avainroolissa luomassa koko tapahtuman henkeä ja sitä kokemusta, joka osallistujille muodostuu. Onnistunut tapahtuma muistetaan, kömpelösti hoidettu jää vielä paremmin mieliin.

13) Tilaisuuden ohjelma riippuu tapahtuman luonteesta, mutta sen suunnittelulle on varattava aikaa. Etenkin ulkopuolisten esiintyjien ja puhujien buukkaus on tehtävä ajoissa.

14) Tapahtuma ei synny itsestään vain varaamalla tila, tarjoilut ja ohjelma. Tapahtuma on projekti, jonka edistämiseen kuluu yllättävän paljon aikaa myös ammattilaisella. Hänellä on osaaminen ja kontaktit valmiina, joten työ edistyy tehokkaasti.

Haluatko tietää lisää tapahtumien budjetoinnista?
Kysy lisää: HP Hämäläinen, hp.hamalainen@wolttigroup.fi

Asiantuntija

HP Hämäläinen

Head of Production, joka on myynnin tuki, tuotannon veturi ja asiakkaiden luottopakki.

Motto: Huolellinen ja jämpti asenne palkitaan!

+358 40 7395 626 hp.hamalainen@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

SPR yleiskokous 2020

SPR:n yleiskokous yhdisti 11 paikkakuntaa virtuaalisesti

Punaisen Ristin yleiskokous laittoi luovuuden ja tekniikan koetukselle: yhdistimme yksitoista paikkakuntaa reaaliaikaisesti kahdella kielellä. Syksyn alussa törmäsimme asiakkaamme Suomen Punaisen…

Virtuaalimessut

Liidejä ja diilejä virtuaalimessuilta

Virtuaalimessut yhdistävät yrityksen ja asiakkaat paikasta riippumatta. Korona-ajan hätäapuna alkanut digitaalinen läsnäolo muuttuu tärkeäksi verkkonäkyvyyden työkaluksi. Pandemia on luonut moneen…

sisäinen henkilöstötapahtuma

Sisäinen virtuaalitapahtuma nostattaa fiilistä

Etätöiden aikana yrityksen sisäinen viestintä on tärkeämpää kuin koskaan. Virtuaaliset HR-tapahtumat luovat fyysisen etäisyyden aikaan henkistä läheisyyttä.  Etätyö voi olla…

After partyt voi järjestää virtuaalisestikin

Virtuaaliset löylyt ITS Finlandin virtuaalikongressissa

Korona loi virtuaalikongresseille nopeasti tarpeen, kysynnän ja tarjonnan.Virtuaalinen elämys syntyy siitä, että vieras voi osallistua kuin paikan päällä. Ihmissuhteet ja…

Digitapahtumien välineitä

Vaikuttavan digitapahtuman anatomia 

Digitaalista tapahtumapaikkaa ei valita tekniikka edellä vaan tavoitteet ja vaikuttavuus mielessä.  Kun puhutaan verkon yli ja virtuaalisesti tehtävistä tapahtumista, puhe…

Virusturvallisissa tapahtumissa olennaista on huolellinen ennakkosuunnittelu

Miten järjestetään koronaturvallinen tapahtuma?

Virusturvallinen tapahtuma järjestetään huomioimalla suunnittelussa tarkasti turvallisuusnäkökulmat ennen ja jälkeen tapahtuman sekä itse tapahtumassa. Oleellista on läpinäkyvyys viestinnässä ja huolellinen…

Tapahtumien järjestäminen digitaalisesti

Vinkit onnistuneen online-tapahtuman järjestämiseen

Virtuaalitapahtuma, webinaari, striimaus vai etäkokouksen fasilitointi? Erilaisia etäratkaisuja on hyödynnetty jo vuosia tapahtumissa. Lue, millaisia vaihtoehtoja fyysisen tapahtuman järjestämiselle on…

Messut ulkomailla

Messut ulkomailla

Ulkomailla järjestettäville messuille osallistuminen on arvokas investointi, joka oikein suunniteltuna on oivallinen tapa tavata tärkeitä ihmisiä. Toiveissa uudet markkinat tai…

Tila on osa elämystä

Tila on osa elämystä

Rohkeus ja kohderyhmän saappaisiin hyppääminen ovat avain uudenlaisten elämysten tuottamiselle. Tila on voimakas tapa vaikuttaa ihmisen käyttäytymiseen. Se luo ihmisten…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme