14 asiaa, jotka vaikuttavat tapahtumatuotannon budjettiin

Kun tapahtuma suunnitellaan ja järjestetään omin voimin, budjetti paukkuu herkästi.

Woltti Groupin tuotannon johtaja HP Hämäläinen kertoo, mitkä asiat vaikuttavat tapahtuman budjettiin ja mitä asioita ei useinkaan osata ottaa huomioon.

Varaa oikeanlainen tila, oikeaan tapahtumaan

1) Ei riitä, että tila varataan vain tapahtuman ajaksi, myös rakentamiselle ja purkamiselle on varattava aikaa. Jos tilaisuus kestää päivän, keskimäärin puoli päivää kuluu rakentamiseen ja purkuun.

2) Varmista, miten tilan vuokrasopimus joustaa tapahtuman osallistujamäärän muuttuessa. Jos 100 hengen tilaisuuteen ilmoittautuukin 150 henkeä, tila voi loppua kesken. Selvitä myös, minkälaisia sakkomaksuja joutuu maksamaan, jos tilaa tarvitaankin suunniteltua vähemmän. Nämä vaikuttavat myös tarjoilukuluihin.

3) Kysy, järjestetäänkö tapahtumakeskuksessa samanaikaisesti muita tilaisuuksia ja onko teille varattu tila yksityinen vai kaikille talon käyttäjille avoin. Harvalle yritykselle on yhdentekevää, jos esimerkiksi kilpailevalla yrityksellä on oma tilaisuutensa samassa kerroksessa. Mitä yksityisempi tila, sitä korkeampi vuokra.

4) Tilavuokrat ovat pääkaupunkiseudun ulkopuolella edullisempia, mutta osallistujien kuljettaminen ja majoittaminen maksavat myös.

Huomioi tilan tekninen varustetaso jo varatessa

5) Tapahtumatilat ovat harvoin valmiita teknisesti, vaikka varausvaiheessa kerrottaisiinkin, että tila on varusteltu. Useimmista tiloista löytyy vähintään perusäänentoistolaitteistot, projektori ja valkokangas sekä valoja.

6) Perustason ylittävästä tekniikasta joutuu yleensä maksamaan. Joissain tapahtumatiloissa tekniikka ei välttämättä kuuluu lainkaan perusvuokraan.

7) Palvelutaso vaihtelee. Toisinaan tilavuokraan kuuluu kokousisäntä, joka tuntee talon tekniikan. Hän ei silti ole välttämättä tapahtuman aikana tapahtumatilassa auttamassa mahdollisissa ongelmissa.

Varaudu tarjoiluja tilatessasi väkimäärän muutoksiin

8) Pyydä tarjoiluista tarjoukset, joissa hinta kerrotaan osallistujaa kohden, laskutusperusteet eriteltyinä. Näin tarjousten vertailu on helpointa. Selvitä myös, kuinka sopimus joustaa, jos osallistujien määrä muuttuu olennaisesti.

9) Huomioi, että osassa tapahtumatiloja ei itse pääse vaikuttamaan, kuka hoitaa tilaisuuden tarjoilut. Joissain tiloissa keittiö rakennetaan jokaista tilaisuutta varten erikseen. Sille on varattava aikaa ja budjetista rahaa.

Harva tila on sellaisenaan viihtyisä

10) Tilaisuuden luonteesta riippuen useimpiin tiloihin tarvitaan somistusta ja kalusteita. Kuluja tulee esimerkiksi siitä, kun yrityksen brändi halutaan näkyviin.

11) Mitä kalusteita tilassa on valmiina ja kuuluuko niiden käyttö sopimukseen? Joillain tapahtumakeskuksilla on suurempi valikoima kalusteita, joista valita, toisinaan kalusteet on hankittava itse. Myös hinnoittelu vaihtelee.

Ammattilaiset asialle

12) Juontaako tilaisuuden myynnin Kimmo vai ammattilainen? Oman talon ihminen tilaisuuden juontajana voi olla hyvä ratkaisu, tai sitten ei, etenkään pakotettuna. Juontaja on avainroolissa luomassa koko tapahtuman henkeä ja sitä kokemusta, joka osallistujille muodostuu. Onnistunut tapahtuma muistetaan, kömpelösti hoidettu jää vielä paremmin mieliin.

13) Tilaisuuden ohjelma riippuu tapahtuman luonteesta, mutta sen suunnittelulle on varattava aikaa. Etenkin ulkopuolisten esiintyjien ja puhujien buukkaus on tehtävä ajoissa.

14) Tapahtuma ei synny itsestään vain varaamalla tila, tarjoilut ja ohjelma. Tapahtuma on projekti, jonka edistämiseen kuluu yllättävän paljon aikaa myös ammattilaisella. Hänellä on osaaminen ja kontaktit valmiina, joten työ edistyy tehokkaasti.

Haluatko tietää lisää tapahtumien budjetoinnista?
Kysy lisää: HP Hämäläinen, hp.hamalainen@wolttigroup.fi

Expert

HP Hämäläinen

Head of Production, joka on myynnin tuki, tuotannon veturi ja asiakkaiden luottopakki.

Motto: Huolellinen ja jämpti asenne palkitaan!

+358 40 7395 626 hp.hamalainen@wolttigroup.fi

Lue lisää

More Articles

Messut ulkomailla

Messut ulkomailla

Ulkomailla järjestettäville messuille osallistuminen on arvokas investointi, joka oikein suunniteltuna on oivallinen tapa tavata tärkeitä ihmisiä. Toiveissa uudet markkinat tai…

Tila on osa elämystä

Tila on osa elämystä

Rohkeus ja kohderyhmän saappaisiin hyppääminen ovat avain uudenlaisten elämysten tuottamiselle. Tila on voimakas tapa vaikuttaa ihmisen käyttäytymiseen. Se luo ihmisten…

Visuaalisesti näyttävä kasvoseinä teki tapahtumasta somehitin

5 x näyttävä tapahtuma Instagramissa

Instagram nostaa merkitystään yritysten ja organisaatioiden markkinoinnissa. Katso vinkit, kuinka luot näyttävän kuvavirran ja rakennat Instagramissa näkyvyyttä tapahtumien avulla. Instagram…

Tulevaisuuden tekijät Haaga-Heliasta

Tapahtuma-alan tulevaisuuden tekijät

Woltti Groupin ja Haaga-Helia-ammattikorkeakoulun yhteistyö on win-win-tilanne. Opiskelijat saavat oppia käytännön työelämästä ja Woltti Group pääsee tutustumaan tulevaisuuden työntekijöihin. Fiuu!…

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Burning Man on tapahtuma, joka on järjestetty toisin kuin kaikki muut. Siksi siitä kannattaa ottaa oppia. Kun Larry Harvey ja…

Tunne kohderyhmäsi intohimon aiheet

Tunne kohderyhmäsi intohimopisteet 

Jotta vieraat saadaan paikalle, on olennaista tunnistaa, mihin tapahtuman kohderyhmä suhtautuu intohimoisesti ja mikä heille on merkityksellistä. Tapahtumamarkkinoinnissa on entistä…

Woltti Goup muuttaa

Woltti Group muuttaa

Jatkossa löydät meidät osoitteesta Teollisuuskatu 33 – vain kivenheiton päästä entisistä toimitiloistamme. Viisitoista vuotta Helsingin Alppilassa on tullut päätökseen. Train factory…

Lauri Rotko, Helsinki Marketing

Vastuullisempia tilaisuuksia Helsingissä

Helsinki Marketing järjestää ensimmäisen Sustainable meeting -toimintamallinsa mukaisen tilaisuuden syyskuussa Finlandia-talossa. Pilotti on alku aiempaa vastuullisemmille B2B-tapahtumille Helsingissä ja osa…

Luulitko tietäväsi kaiken vastuullisuudesta?

Tapahtumien vastuullisuutta ei ole vain pyrkimys hiilineutraaliuteen, vaan vastuullisuudessa on kyse johtamisjärjestelmästä. Yhtäkkiä vastuullisuuspuhe on läsnä kaikkialla. Onneksemme aihe ei…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme