14 asiaa, jotka vaikuttavat tapahtumatuotannon budjettiin

Kun tapahtuma suunnitellaan ja järjestetään omin voimin, budjetti paukkuu herkästi. Woltti Groupin tuotannon johtaja HP Hämäläinen kertoo, mitkä asiat vaikuttavat tapahtuman budjettiin ja mitä asioita ei useinkaan osata ottaa huomioon.

Varaa oikeanlainen tila, oikeaan tapahtumaan

1) Ei riitä, että tila varataan vain tapahtuman ajaksi, myös rakentamiselle ja purkamiselle on varattava aikaa. Jos tilaisuus kestää päivän, keskimäärin puoli päivää kuluu rakentamiseen ja purkuun.

2) Varmista, miten tilan vuokrasopimus joustaa tapahtuman osallistujamäärän muuttuessa. Jos 100 hengen tilaisuuteen ilmoittautuukin 150 henkeä, tila voi loppua kesken. Selvitä myös, minkälaisia sakkomaksuja joutuu maksamaan, jos tilaa tarvitaankin suunniteltua vähemmän. Nämä vaikuttavat myös tarjoilukuluihin.

3) Kysy, järjestetäänkö tapahtumakeskuksessa samanaikaisesti muita tilaisuuksia ja onko teille varattu tila yksityinen vai kaikille talon käyttäjille avoin. Harvalle yritykselle on yhdentekevää, jos esimerkiksi kilpailevalla yrityksellä on oma tilaisuutensa samassa kerroksessa. Mitä yksityisempi tila, sitä korkeampi vuokra.

4) Tilavuokrat ovat pääkaupunkiseudun ulkopuolella edullisempia, mutta osallistujien kuljettaminen ja majoittaminen maksavat myös.

Huomioi tilan tekninen varustetaso jo varatessa

5) Tapahtumatilat ovat harvoin valmiita teknisesti, vaikka varausvaiheessa kerrottaisiinkin, että tila on varusteltu. Useimmista tiloista löytyy vähintään perusäänentoistolaitteistot, projektori ja valkokangas sekä valoja.

6) Perustason ylittävästä tekniikasta joutuu yleensä maksamaan. Joissain tapahtumatiloissa tekniikka ei välttämättä kuuluu lainkaan perusvuokraan.

7) Palvelutaso vaihtelee. Toisinaan tilavuokraan kuuluu kokousisäntä, joka tuntee talon tekniikan. Hän ei silti ole välttämättä tapahtuman aikana tapahtumatilassa auttamassa mahdollisissa ongelmissa.

Varaudu tarjoiluja tilatessasi väkimäärän muutoksiin

8) Pyydä tarjoiluista tarjoukset, joissa hinta kerrotaan osallistujaa kohden, laskutusperusteet eriteltyinä. Näin tarjousten vertailu on helpointa. Selvitä myös, kuinka sopimus joustaa, jos osallistujien määrä muuttuu olennaisesti.

9) Huomioi, että osassa tapahtumatiloja ei itse pääse vaikuttamaan, kuka hoitaa tilaisuuden tarjoilut. Joissain tiloissa keittiö rakennetaan jokaista tilaisuutta varten erikseen. Sille on varattava aikaa ja budjetista rahaa.

Harva tila on sellaisenaan viihtyisä

10) Tilaisuuden luonteesta riippuen useimpiin tiloihin tarvitaan somistusta ja kalusteita. Kuluja tulee esimerkiksi siitä, kun yrityksen brändi halutaan näkyviin.

11) Mitä kalusteita tilassa on valmiina ja kuuluuko niiden käyttö sopimukseen? Joillain tapahtumakeskuksilla on suurempi valikoima kalusteita, joista valita, toisinaan kalusteet on hankittava itse. Myös hinnoittelu vaihtelee.

Ammattilaiset asialle

12) Juontaako tilaisuuden myynnin Kimmo vai ammattilainen? Oman talon ihminen tilaisuuden juontajana voi olla hyvä ratkaisu, tai sitten ei, etenkään pakotettuna. Juontaja on avainroolissa luomassa koko tapahtuman henkeä ja sitä kokemusta, joka osallistujille muodostuu. Onnistunut tapahtuma muistetaan, kömpelösti hoidettu jää vielä paremmin mieliin.

13) Tilaisuuden ohjelma riippuu tapahtuman luonteesta, mutta sen suunnittelulle on varattava aikaa. Etenkin ulkopuolisten esiintyjien ja puhujien buukkaus on tehtävä ajoissa.

14) Tapahtuma ei synny itsestään vain varaamalla tila, tarjoilut ja ohjelma. Tapahtuma on projekti, jonka edistämiseen kuluu yllättävän paljon aikaa myös ammattilaisella. Hänellä on osaaminen ja kontaktit valmiina, joten työ edistyy tehokkaasti.

Haluatko tietää lisää tapahtumien budjetoinnista? Kysy lisää: HP Hämäläinen, hp.hamalainen@wolttigroup.fi