5 vinkkiä tuloksellisen tapahtuman suunnitteluun

Yksikään tapahtuma ei onnistu eikä tuo tuloksia sattumalta. Woltti Groupin Account Director / Partner Jyri Räsänen antaa vinkit parempaan tapahtumaan.

1. Asiakaslähtöistä ja tavoitteellista

Hyvä tapahtuma syntyy, kun tiedetään miksi ja kenelle se tehdään sekä mitä pitää ja voidaan saada aikaiseksi. On hyvä muistaa, että tapahtumaa ei tehdä itselle vaan kohderyhmälle, eli tekemisen on oltava koko ajan asiakaslähtöistä ja tavoitteellista. Luovan ja tuloksellisen ratkaisun rakentaminen alkaa kohderyhmätuntemuksesta.

2. Vaikuttamisen kokonaisuus haltuun

Itse tapahtuma ja livetilanne on asiakaspolun voimakkain vaikuttamisen hetki, mutta koko polku pitää ottaa haltuun. Ei suunnitella vain tapahtumaa, vaan vaikuttamisen kokonaisuus: mitä tapahtuu ennen ja jälkeen livekohtaamisen. Kohderyhmälle olisi hyvä tarjota relevanttia ja vaikuttavaa sisältöä silloin kun se sitä haluaa kuluttaa, jopa 365 päivää vuodessa. Osallistamalla kohderyhmä sisällön ympärille saadaan se myös sitoutettua. Me olemme jokainen media, sisältö ja kanava, joten kohderyhmää voi myös hyödyntää vaikuttamisen välineenä.

3. Räätälöity ja relevantti sisältö

Tapahtuman onnistumisessa avainasemassa on kohderyhmälle räätälöity, relevantti sisältö – inspiroivalla, yllättävällä ja ilahduttavalla sisällöllä saadaan aikaan tunteita. Informaatiosta ilman tunnetta ei jää muistijälkeä, ja ainutlaatuinen livekohtaaminen on hieno mahdollisuus saada  paikalla olevan kohderyhmän aivosähkökäyrät samalle taajuudelle. Ihmiset tekevät päätökset usein tunteen pohjalta, joka perustellaan rationaalisesti – auton osto on tästä hyvä esimerkki. Kun ollaan tavoitteellisen fiiliksen äärellä, sisältökin voi olla WOW-elämys.

4. Kerää dataa ja mittaa tuloksia

Avainsana on myös KPI (key performance indicator). Tapahtumalla pitää olla tavoite, mutta se pitää olla myös yksittäisillä henkilöillä, joilla on rooli tapahtuman onnistumisen kannalta. Selkeä henkilökohtainen tavoite ja vaatimus tuloksien raportoinnista mahdollistaa onnistumisen. Tähän liittyy selkeästi se, että tapahtumasta kerätään dataa ja hyödynnetään sitä. Datan laajan hyödyntämisen pitäisi olla jokaisen yrityksen arkea.

5. Tutustu ja ymmärrä

Kuten mitä tahansa palvelua ostettaessa, kannattaa tutustua hyvin yritykseen, jolta on tilaamassa tapahtumaan liittyvää palvelua. Kohtaavatko sen toimintamalli ja osaaminen tilaavan yrityksen tarpeet? Onko tarvetta luoville, tuloksellisille ratkaisuille, läpivientikyvylle, kotimaassa tai globaalisti – vai vain käsille, jaloille ja pakettiautolle? Pitkäjänteisessä ja toimivassa yhteistyössä tapahtumayrityksellä on oltava ymmärrys asiakkaan toimialasta ja strategiasta, ja myös asiakasyrityksen yhteyshenkilöillä on sen saavuttamisessa tärkeä rooli. Mitä syvempi on molemminpuolinen ymmärrys, sitä paremmin palvelu pelaa.

Jos haluat kuulla enemmän onnistuneista yritystapahtumista, ota yhteyttä: Jyri Räsänen

Asiantuntija

Jyri Räsänen

Joogasta, filosofiasta ja lumella liikkumisesta innostunut Account Director / Partner, joka haluaa ennen kaikkea inspiroida asiakkaita ja työkavereita.

Motto: Action speaks louder than words. And I'm a man of great experience.

+358 40 5563 041 jyri.rasanen@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran

Ensivaikutelma joka tekee vaikutuksen

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Siksi sen on parasta olla hyvä. Ensivaikutelma ratkaisee. Vanha klisee on erityisen totta erityisesti yritysmaailman…

Työpajamuotoinen tapahtuma kiinnostaa

Kun ohjelman tekevät vieraat itse

Fasilitointi tekee yritystapahtumasta vaikuttavamman. “Perinteinen tapa järjestää B2B-tapahtuma on laittaa kutsuvieraat kuuntelemaan muiden juttuja. On keynote-puhuja, paneeli, pyöreän pöydän keskustelu…

Messut kiinnostavat taas

Älä unohda messuja

Kuinka ohjataan omalle messuosastolle juuri ne oikeat vieraat? Kun uudet tuotteet esitellään 3D-videoina ja ihmiset rakentavat ammattiverkostojaan sosiaalisessa mediassa, näyttävät…

Tapahtuman tarina alkaa jo kutsusta

Tapahtumassa brändi herää eloon

Tapahtuma kertoo tarinaa aina ensimmäisestä kutsuviestistä vieraiden siitä kertomiin kokemuksiin. Tapahtumaa suunniteltaessa on tärkeää miettiä, mitä asioita tilaisuudessa halutaan nostaa…

Tapahtumat ovat kohtaamisia, jotka jäävät mieleen

Ostopolun vaikuttavin kohtaamispiste

Tapahtumamarkkinointi on yksi tehokkaimmista ostokäyttäytymiseen vaikuttavista toimenpiteistä, mutta välitön myynti ei aina kerro olennaista tapahtuman aikaansaamasta vaikutuksesta. Markkinoijan vuosisuunnitelmassa tapahtumat…

Uudenlaista ajattelua Gas Fest -tapahtumassa

Kilpailumenestys kertoo uudesta ajattelusta

Markkinointialan kilpailuissa menestyvät suunnannäyttäjät, joissa tulokset pystytään osoittamaan ja asiat on tehty uudella tavalla. Tehdään tästä tapahtuma, joka voittaa palkintoja….

LUX Helsinki | kuva Petri Anttila

Yritystilaisuus ison tapahtuman kyljessä

LUX Helsinki, SuomiAreena ja muut laajaa kohderyhmää kiinnostavat massatapahtumat tarjoavat loistomahdollisuuden kiinnostavan B2B-tilaisuuden järjestämiselle. Pakkanen paukkuu ja pimeys laskeutuu aikaisin….

IBM Think 2018 -tapahtuma

Tapahtumamarkkinointi kasvaa kohisten

Tapahtumamarkkinointi voi Suomessa yhä vahvemmin. Nousukiitoinen trendi selviää Sponsorointi ja tapahtumamarkkinointi ry:n teettämästä Tapahtumabarometri-tutkimuksesta. Suomalaiset yritykset käyttivät vuonna 2018 tapahtumamarkkinointiin…

Briefin tekeminen tapahtumatoimistolle

Tapahtumatoimiston briefaus

Toimistokumppanin ohjeistamisessa on olennaista avata myös hankkeen taustat, tavoitteet ja kohderyhmä. Nappaa talteen tapahtumajärjestäjän check-list! Tärkeä tapahtuma on tulossa ja…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme