8 vinkkiä miten vähentää tapahtuman kustannuksia

Tapahtuman kustannusten vähentäminen on taitolaji. Miten vähentää kustannuksia ilman, että vähennetään samalla tapahtuman avulla vaikuttamista. 

Tässä 8 vinkkiä miten vähentää tapahtuman kustannuksia älykkäästi.

1. Samalla rahalla enemmän vaikuttavuutta. Tapahtuman vaikuttavuuden synnyttäminen ei ole kiinni isosta ja näyttävästä tapahtuman ylöspanosta ja rakenteista. Kannattaakin pikemminkin miettiä miten siirtää panostuksia näyttävistä rakenteista näyttäviin sisältöihin ja toimintoihin, jotka synnyttävät vaikutuksen tapahtumaan osallistuvien aivoissa ja sydämessä.

2. Tapahtumakonseptin toistaminen. Varsinkin pienissä tilaisuuksissa on kannattavaa rakentaa tapahtumalle konsepti, jota voi toistaa tapahtumasta toiseen. Tällöin samoja rakenteita, lavasteita, tekniikkaa ja visuaalista ilmettä voi hyödyntää useasti ja tapahtumakohtainen kustannus pienenee.

3. Valitse ajankohta ja kesto oikein. Tapahtuman ajankohta ja kesto vaikuttavat kustannuksiin monellakin tapaa. Esimerkiksi kannattaako tapahtuma suunnitella siten, että sen aikana on asiakkaiden luonnolliset ruoka-ajat – lounas ja päivällinen – jotka pitää tarjoilla? Kuinka pitkään tapahtuma jatkuu illalla? Esimerkiksi jatkot klo 23 jälkeen eivät yleensä tuo enää mitään hyötyä mutta rahaa palaa kyllä merkittävästi.

4. Valitse sijainti ja paikka oikein. Eksoottinen ja harvinainen paikka tapahtumana herättää varmasti kiinnostusta, mutta silloin kaikki tapahtuman rakenteet pitää pystyttää alusta lähtien, jolloin rahaa palaa. Vaihtoehtoisesti voi valita paikan, johon vaikuttava tapahtuma voidaan rakentaa vähemmällä vaivalla ja rahalla. Vaikeasti saavutettava sijainti tarkoittaa että sinne pitää järjestää erikseen kyydit, mikä lisää kustannuksia.

5. Kutsuprosessilla iso merkitys kustannuksiin. Miten saat oikeat ihmiset paikalle ja halutun määrän ihmisiä tulemaan? Hyvin mietitty ja suunniteltu kutsutut sitouttava kutsuprosessi vastaa tähän kysymykseen, ja tuo samalla merkittäviä säästöjä. Jos tapahtumaan tulee liiketoiminnan tavoitteiden kannalta vääriä ihmisiä, he ovat turha kustannus. Tai jos paikalle tulee puolet vähemmän ihmisiä, mihin olet varautunut, maksat turhasta.

6. Säästä vain oikeissa paikoissa. Pieni säästö väärässä paikassa saattaa lisätä kustannuksia merkittävästi, ja toisaalta vähentää tapahtuman vaikuttavuutta. Kun tapahtumasta halutaan säästää kustannuksia, pitää nähdä koko kokonaisuus eikä höylätä kustannuksia tasaisesti joka paikasta. Mitä tapahtuman elementtejä pidetään ja mitä poistetaan? Mikä niiden vaikutus on toisiinsa ja tapahtuman vaikuttamiseen? Säästämällä väärässä paikassa voi vaarantaa koko investoinnin ja tämä voi olla usein tosi pienestä kiinni.

7. Osta alihankinta oikein. Tapahtuman järjestäminen vaatii hyvää projektinjohtoa ja hyvin erilaisten osien ostamisen osaamista. Mikä on oikea hinta kullekin asialle halutulla laadulla? Mistä kaikkialta sen voi saada? Oikea-aikainen ostaminen ja alihankinta-verkoston tunteminen säästää niin rahassa kuin säätämisen vähenemisessä.

8. Päätä budjetti ja pysy siinä. Tapahtumat voi rakentaa tuhannella eri tavalla. Mitkä ovat tapahtuman tavoitteet ja kuinka paljon tavoitteiden saavuttamiseen kannattaa investoida? Siitä syntyy tapahtuman budjetti, jossa kannattaa pysyä, ja lähteä yhdessä tapahtumatoimiston kanssa miettimään, mikä on paras ja vaikuttavin ratkaisu tällä budjetilla halutun vaikuttavuuden synnyttämiseen. Paras säästö syntyy siinä vaiheessa, kun päättää tapahtuman budjetista.

Haluatko tietää enemmän, kuinka tapahtumat rakennetaan kustannustehokkaasti ja vaikuttavasti. Ota yhteyttä: jukka.makela@wolttigroup.fi

Lisää artikkeleita

Uudenlaista ajattelua Gas Fest -tapahtumassa

Kilpailumenestys kertoo uudesta ajattelusta

Markkinointialan kilpailuissa menestyvät suunnannäyttäjät, joissa tulokset pystytään osoittamaan ja asiat on tehty uudella tavalla. Tehdään tästä tapahtuma, joka voittaa palkintoja.… Read more »

LUX Helsinki | kuva Petri Anttila

Yritystilaisuus ison tapahtuman kyljessä

LUX Helsinki, SuomiAreena ja muut laajaa kohderyhmää kiinnostavat massatapahtumat tarjoavat loistomahdollisuuden kiinnostavan B2B-tilaisuuden järjestämiselle. Pakkanen paukkuu ja pimeys laskeutuu aikaisin.… Read more »

IBM Think 2018 -tapahtuma

Tapahtumamarkkinointi kasvaa kohisten

Tapahtumamarkkinointi voi Suomessa yhä vahvemmin. Nousukiitoinen trendi selviää Sponsorointi ja tapahtumamarkkinointi ry:n teettämästä Tapahtumabarometri-tutkimuksesta. Suomalaiset yritykset käyttivät vuonna 2018 tapahtumamarkkinointiin… Read more »

Briefin tekeminen tapahtumatoimistolle

Tapahtumatoimiston briefaus

Toimistokumppanin ohjeistamisessa on olennaista avata myös hankkeen taustat, tavoitteet ja kohderyhmä. Nappaa talteen tapahtumajärjestäjän check-list! Tärkeä tapahtuma on tulossa ja… Read more »

Näin kick offista tulee liiketoiminnan työkalu

Huolella suunniteltu kick off muuttaa irrallisen seminaarin koko tilikauden kattavaksi liiketoiminnan työkaluksi. Kick offin merkitystä ei yrityksen menestykselle sovi vähätellä.… Read more »

Yhtiökokous markkinoi yrityksen brändiä

Hyvin järjestetty yhtiökokous on viesti. Se kertoo osakkeenomistajan arvon. Yhtiökokouksen koolle kutsuminen perustuu osakeyhtiölakiin. Se on pidettävä, mutta itse tapahtuman… Read more »

Suunnittelulla tehot irti tapahtuman vaikuttajamarkkinoinnista

Valjasta tarinasi kertojaksi vaikuttaja. Viestin uskottavuutta vahvistaa, jos yritys puhuu muullakin äänellä kuin omallaan. Livekohtaamisista saa myös enemmän irti, kun… Read more »

Tapahtumat tarvitsevat vastuullisuustrategiaa

Vastuullisuus: miksi et järjestäisi tapahtumaa vastuullisesti, jos kerran voit? Yritysten järjestämät tapahtumat ovat sekä henkilöstö- myös asiakastyön näkökulmasta korvaamattomia ja… Read more »

3,2 mrd eurolla näkyvyyttä suomalaiselle tapahtumaosaamiselle

Trumpin ja Putinin tapaaminen toi Helsingille ennennäkemättömän medianäkyvyyden. “Luottamus Woltti Groupin kykyyn ottaa tuotanto haltuun erittäin lyhyellä varoitusajalla ratkaisi kumppanivalinnan”,… Read more »

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme