8 vinkkiä miten vähentää tapahtuman kustannuksia

Tapahtuman kustannusten vähentäminen on taitolaji. Miten vähentää kustannuksia ilman, että vähennetään samalla tapahtuman avulla vaikuttamista. 

Tässä 8 vinkkiä miten vähentää tapahtuman kustannuksia älykkäästi.

1. Samalla rahalla enemmän vaikuttavuutta. Tapahtuman vaikuttavuuden synnyttäminen ei ole kiinni isosta ja näyttävästä tapahtuman ylöspanosta ja rakenteista. Kannattaakin pikemminkin miettiä miten siirtää panostuksia näyttävistä rakenteista näyttäviin sisältöihin ja toimintoihin, jotka synnyttävät vaikutuksen tapahtumaan osallistuvien aivoissa ja sydämessä.

2. Tapahtumakonseptin toistaminen. Varsinkin pienissä tilaisuuksissa on kannattavaa rakentaa tapahtumalle konsepti, jota voi toistaa tapahtumasta toiseen. Tällöin samoja rakenteita, lavasteita, tekniikkaa ja visuaalista ilmettä voi hyödyntää useasti ja tapahtumakohtainen kustannus pienenee.

3. Valitse ajankohta ja kesto oikein. Tapahtuman ajankohta ja kesto vaikuttavat kustannuksiin monellakin tapaa. Esimerkiksi kannattaako tapahtuma suunnitella siten, että sen aikana on asiakkaiden luonnolliset ruoka-ajat – lounas ja päivällinen – jotka pitää tarjoilla? Kuinka pitkään tapahtuma jatkuu illalla? Esimerkiksi jatkot klo 23 jälkeen eivät yleensä tuo enää mitään hyötyä mutta rahaa palaa kyllä merkittävästi.

4. Valitse sijainti ja paikka oikein. Eksoottinen ja harvinainen paikka tapahtumana herättää varmasti kiinnostusta, mutta silloin kaikki tapahtuman rakenteet pitää pystyttää alusta lähtien, jolloin rahaa palaa. Vaihtoehtoisesti voi valita paikan, johon vaikuttava tapahtuma voidaan rakentaa vähemmällä vaivalla ja rahalla. Vaikeasti saavutettava sijainti tarkoittaa että sinne pitää järjestää erikseen kyydit, mikä lisää kustannuksia.

5. Kutsuprosessilla iso merkitys kustannuksiin. Miten saat oikeat ihmiset paikalle ja halutun määrän ihmisiä tulemaan? Hyvin mietitty ja suunniteltu kutsutut sitouttava kutsuprosessi vastaa tähän kysymykseen, ja tuo samalla merkittäviä säästöjä. Jos tapahtumaan tulee liiketoiminnan tavoitteiden kannalta vääriä ihmisiä, he ovat turha kustannus. Tai jos paikalle tulee puolet vähemmän ihmisiä, mihin olet varautunut, maksat turhasta.

6. Säästä vain oikeissa paikoissa. Pieni säästö väärässä paikassa saattaa lisätä kustannuksia merkittävästi, ja toisaalta vähentää tapahtuman vaikuttavuutta. Kun tapahtumasta halutaan säästää kustannuksia, pitää nähdä koko kokonaisuus eikä höylätä kustannuksia tasaisesti joka paikasta. Mitä tapahtuman elementtejä pidetään ja mitä poistetaan? Mikä niiden vaikutus on toisiinsa ja tapahtuman vaikuttamiseen? Säästämällä väärässä paikassa voi vaarantaa koko investoinnin ja tämä voi olla usein tosi pienestä kiinni.

7. Osta alihankinta oikein. Tapahtuman järjestäminen vaatii hyvää projektinjohtoa ja hyvin erilaisten osien ostamisen osaamista. Mikä on oikea hinta kullekin asialle halutulla laadulla? Mistä kaikkialta sen voi saada? Oikea-aikainen ostaminen ja alihankinta-verkoston tunteminen säästää niin rahassa kuin säätämisen vähenemisessä.

8. Päätä budjetti ja pysy siinä. Tapahtumat voi rakentaa tuhannella eri tavalla. Mitkä ovat tapahtuman tavoitteet ja kuinka paljon tavoitteiden saavuttamiseen kannattaa investoida? Siitä syntyy tapahtuman budjetti, jossa kannattaa pysyä, ja lähteä yhdessä tapahtumatoimiston kanssa miettimään, mikä on paras ja vaikuttavin ratkaisu tällä budjetilla halutun vaikuttavuuden synnyttämiseen. Paras säästö syntyy siinä vaiheessa, kun päättää tapahtuman budjetista.

Haluatko tietää enemmän, kuinka tapahtumat rakennetaan kustannustehokkaasti ja vaikuttavasti. Ota yhteyttä: jukka.makela@wolttigroup.fi

Lisää artikkeleita

Visuaalisesti näyttävä kasvoseinä teki tapahtumasta somehitin

5 x näyttävä tapahtuma Instagramissa

Instagram nostaa merkitystään yritysten ja organisaatioiden markkinoinnissa. Katso vinkit, kuinka luot näyttävän kuvavirran ja rakennat Instagramissa näkyvyyttä tapahtumien avulla. Instagram…

Tulevaisuuden tekijät Haaga-Heliasta

Tapahtuma-alan tulevaisuuden tekijät

Woltti Groupin ja Haaga-Helia-ammattikorkeakoulun yhteistyö on win-win-tilanne. Opiskelijat saavat oppia käytännön työelämästä ja Woltti Group pääsee tutustumaan tulevaisuuden työntekijöihin. Fiuu!…

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Burning Man on tapahtuma, joka on järjestetty toisin kuin kaikki muut. Siksi siitä kannattaa ottaa oppia. Kun Larry Harvey ja…

Tunne kohderyhmäsi intohimon aiheet

Tunne kohderyhmäsi intohimopisteet 

Jotta vieraat saadaan paikalle, on olennaista tunnistaa, mihin tapahtuman kohderyhmä suhtautuu intohimoisesti ja mikä heille on merkityksellistä. Tapahtumamarkkinoinnissa on entistä…

Woltti Goup muuttaa

Woltti Group muuttaa

Jatkossa löydät meidät osoitteesta Teollisuuskatu 33 – vain kivenheiton päästä entisistä toimitiloistamme. Viisitoista vuotta Helsingin Alppilassa on tullut päätökseen. Train factory…

Lauri Rotko, Helsinki Marketing

Vastuullisempia tilaisuuksia Helsingissä

Helsinki Marketing järjestää ensimmäisen Sustainable meeting -toimintamallinsa mukaisen tilaisuuden syyskuussa Finlandia-talossa. Pilotti on alku aiempaa vastuullisemmille B2B-tapahtumille Helsingissä ja osa…

Luulitko tietäväsi kaiken vastuullisuudesta?

Tapahtumien vastuullisuutta ei ole vain pyrkimys hiilineutraaliuteen, vaan vastuullisuudessa on kyse johtamisjärjestelmästä. Yhtäkkiä vastuullisuuspuhe on läsnä kaikkialla. Onneksemme aihe ei…

Näin mittaat tapahtumamarkkinoinnin vaikuttavuutta

Näin mittaat tapahtumien tuloksia

Tapahtumien vaikuttavuuden mittaaminen on monelle haaste, eikä ihme. Olennaista on mitata aina samoja asioita ja muistaa myös analysoida tulokset. Vain…

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran

Ensivaikutelma joka tekee vaikutuksen

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Siksi sen on parasta olla hyvä. Ensivaikutelma ratkaisee. Vanha klisee on erityisen totta erityisesti yritysmaailman…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme