8 vinkkiä miten vähentää tapahtuman kustannuksia

Tapahtuman kustannusten vähentäminen on taitolaji. Miten vähentää kustannuksia ilman, että vähennetään samalla tapahtuman avulla vaikuttamista. Parhaimmillaan pienemmillä kustannuksilla voidaan lisätä tapahtuman vaikuttavuutta, kun säästöt tehdään valikoidusti eikä juustohöylällä.

Tässä 8 vinkkiä miten vähentää tapahtuman kustannuksia älykkäästi.

1. Samalla rahalla enemmän vaikuttavuutta. Tapahtuman vaikuttavuuden synnyttäminen ei ole kiinni isosta ja näyttävästä tapahtuman ylöspanosta ja rakenteista. Kannattaakin pikemminkin miettiä miten siirtää panostuksia näyttävistä rakenteista näyttäviin sisältöihin ja toimintoihin, jotka synnyttävät vaikutuksen tapahtumaan osallistuvien aivoissa ja sydämessä.

2. Tapahtumakonseptin toistaminen. Varsinkin pienissä tilaisuuksissa on kannattavaa rakentaa tapahtumalle konsepti, jota voi toistaa tapahtumasta toiseen. Tällöin samoja rakenteita, lavasteita, tekniikkaa ja visuaalista ilmettä voi hyödyntää useasti ja tapahtumakohtainen kustannus pienenee.

3. Valitse ajankohta ja kesto oikein. Tapahtuman ajankohta ja kesto vaikuttavat kustannuksiin monellakin tapaa. Esimerkiksi kannattaako tapahtuma suunnitella siten, että sen aikana on asiakkaiden luonnolliset ruoka-ajat – lounas ja päivällinen – jotka pitää tarjoilla? Kuinka pitkään tapahtuma jatkuu illalla? Esimerkiksi jatkot klo 23 jälkeen eivät yleensä tuo enää mitään hyötyä mutta rahaa palaa kyllä merkittävästi.

4. Valitse sijainti ja paikka oikein. Eksoottinen ja harvinainen paikka tapahtumana herättää varmasti kiinnostusta, mutta silloin kaikki tapahtuman rakenteet pitää pystyttää alusta lähtien, jolloin rahaa palaa. Vaihtoehtoisesti voi valita paikan, johon vaikuttava tapahtuma voidaan rakentaa vähemmällä vaivalla ja rahalla. Vaikeasti saavutettava sijainti tarkoittaa että sinne pitää järjestää erikseen kyydit, mikä lisää kustannuksia.

5. Kutsuprosessilla iso merkitys kustannuksiin. Miten saat oikeat ihmiset paikalle ja halutun määrän ihmisiä tulemaan? Hyvin mietitty ja suunniteltu kutsutut sitouttava kutsuprosessi vastaa tähän kysymykseen, ja tuo samalla merkittäviä säästöjä. Jos tapahtumaan tulee liiketoiminnan tavoitteiden kannalta vääriä ihmisiä, he ovat turha kustannus. Tai jos paikalle tulee puolet vähemmän ihmisiä, mihin olet varautunut, maksat turhasta.

6. Säästä vain oikeissa paikoissa. Pieni säästö väärässä paikassa saattaa lisätä kustannuksia merkittävästi, ja toisaalta vähentää tapahtuman vaikuttavuutta. Kun tapahtumasta halutaan säästää kustannuksia, pitää nähdä koko kokonaisuus eikä höylätä kustannuksia tasaisesti joka paikasta. Mitä tapahtuman elementtejä pidetään ja mitä poistetaan? Mikä niiden vaikutus on toisiinsa ja tapahtuman vaikuttamiseen? Säästämällä väärässä paikassa voi vaarantaa koko investoinnin ja tämä voi olla usein tosi pienestä kiinni.

7. Osta alihankinta oikein. Tapahtuman järjestäminen vaatii hyvää projektinjohtoa ja hyvin erilaisten osien ostamisen osaamista. Mikä on oikea hinta kullekin asialle halutulla laadulla? Mistä kaikkialta sen voi saada? Oikea-aikainen ostaminen ja alihankinta-verkoston tunteminen säästää niin rahassa kuin säätämisen vähenemisessä.

8. Päätä budjetti ja pysy siinä. Tapahtumat voi rakentaa tuhannella eri tavalla. Mitkä ovat tapahtuman tavoitteet ja kuinka paljon tavoitteiden saavuttamiseen kannattaa investoida? Siitä syntyy tapahtuman budjetti, jossa kannattaa pysyä, ja lähteä yhdessä tapahtumatoimiston kanssa miettimään, mikä on paras ja vaikuttavin ratkaisu tällä budjetilla halutun vaikuttavuuden synnyttämiseen. Paras säästö syntyy siinä vaiheessa, kun päättää tapahtuman budjetista.

Haluatko tietää enemmän, kuinka tapahtumat rakennetaan kustannustehokkaasti ja vaikuttavasti. Ota yhteyttä: jukka.makela@wolttigroup.fi