Näin vältät tapahtumien piilokustannukset

“Ensimmäinen askel piilokustannusten välttämiseen on kristallinkirkaat tavoitteet. Kun tavoitteet ovat selvät, tapahtuma ja siihen liittyvät toimenpiteet voi suunnitella tavoitteen mukaisesti. Kun koko tuotannon prosessi on suoraviivainen ja selvä, piilokustannuksia ei juurikaan tule”, kertoo Jyrki Aittola, Woltti Groupin perustaja ja toimitusjohtaja.

Mitä lyhemmällä aikataululla ja kiireellä tapahtuman suunnittelee ja järjestää, sitä enemmän tulee piilokustannuksia. “Jokaisessa tapahtumassa käytetään alihankkijoita. Jos et ole ajoissa liikkeellä, neuvotteluasemasi alihankkijoiden kanssa on huonompi ja joudut maksamaan enemmän kuin tarvitsisi”, Aittola vinkkaa.

Lisäksi kiireessä toteutettavassa tapahtumassa hyötyjä jää saamatta, kun yrityksen organisaation aika ja paukut menevät tapahtuman järjestämiseen. Tällöin hyötyjen suunnittelu ja asiakkaiden kanssa keskustelu jäävät toissijaiseksi kiireen keskellä. “Olet tapahtumassa asiakkaita varten, et tapahtuman järjestämistä varten”, Aittola tiivistää.

“Piilokustannusten välttämiseksi on tärkeää sitouttaa ajoissa  tapahtuman järjestämiseen kaikki osallistuvien liiketoimintojen päättäjät yrityksessä. Jos osa yritysten päättäjistä herää tapahtuman suunnitteluun mukaan liian myöhään ja joudutaan tekemään tapahtuman tavoitteisiin, sisältöön ja tekniikkaan muutoksia loppusuoralla, niin lisäkustannuksilta ei voida välttyä”, Aittola kertoo.

Projektinhallinnan onnistuminen on avainasemassa tapahtuman kustannusten hallinnassa. “Kun koko projektissa on selkeä työnjako, kuka vastaa mistäkin asiasta, asiat sujuvat. Lisäksi yhdellä ihmisellä pitää olla kokonaisvastuu tapahtuman kustannuksista ja budjetista, ja kaikkien muiden on raportoitava hänelle”, Aittola kertoo hyvästä kustannusten hallinnan tavasta.

Yksi piilokustannuksen muoto on se, että omalle työlle ei lasketa arvoa. “Tapahtumassa kannattaa budjetoida myös yrityksen henkilöstön oma työ ulkopuolelta ostettavan työn lisäksi. Jos tätä ei tehdä, jää piiloon esimerkiksi se, kun yrityksen myyntihenkilöt tekevät tapahtuman järjestämiseen liittyvää työtä sen sijaan että myisivät”, Aittola kertoo.

8 vinkkiä piilokustannusten välttämiseen

  1. Luo tapahtumalle kristallinkirkkaat ja selvät tavoitteet
  2. Ole ajoissa liikkeellä
  3. Sitouta kaikki päättäjät ajoissa tapahtuman päätöksentekoon
  4. Luo projektille rautainen projektinhallinta
  5. Pidä työnjako ja vastuut selkeänä
  6. Varo viime hetken muutoksia
  7. Vastuuta budjetin ja kustannusten seuranta yhdelle henkilölle
  8. Laske omalle työlle arvo ja käytä kumppaneita oikeissa paikoissa

Haluatko tietää enemmän piilokustannusten välttämisestä? Ota yhteyttä jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Asiantuntija

Jyrki Aittola

Synnynnäisesti kyltymätön CEO ja Senior Partner, liiketoiminnan kehittäjä ja strategi, joka etsii uusia ideoita ja näkökulmia.

Motto: We don´t remember day´s we remember moments.

+358 40 5036 625 jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

Näin kick offista tulee liiketoiminnan työkalu

Huolella suunniteltu kick off muuttaa irrallisen seminaarin koko tilikauden kattavaksi liiketoiminnan työkaluksi. Kick offin merkitystä ei yrityksen menestykselle sovi vähätellä.… Read more »

Yhtiökokous markkinoi yrityksen brändiä

Hyvin järjestetty yhtiökokous on viesti. Se kertoo osakkeenomistajan arvon. Yhtiökokouksen koolle kutsuminen perustuu osakeyhtiölakiin. Se on pidettävä, mutta itse tapahtuman… Read more »

Suunnittelulla tehot irti tapahtuman vaikuttajamarkkinoinnista

Valjasta tarinasi kertojaksi vaikuttaja. Viestin uskottavuutta vahvistaa, jos yritys puhuu muullakin äänellä kuin omallaan. Livekohtaamisista saa myös enemmän irti, kun… Read more »

Tapahtumat tarvitsevat vastuullisuustrategiaa

Vastuullisuus: miksi et järjestäisi tapahtumaa vastuullisesti, jos kerran voit? Yritysten järjestämät tapahtumat ovat sekä henkilöstö- myös asiakastyön näkökulmasta korvaamattomia ja… Read more »

3,2 mrd eurolla näkyvyyttä suomalaiselle tapahtumaosaamiselle

Trumpin ja Putinin tapaaminen toi Helsingille ennennäkemättömän medianäkyvyyden. “Luottamus Woltti Groupin kykyyn ottaa tuotanto haltuun erittäin lyhyellä varoitusajalla ratkaisi kumppanivalinnan”,… Read more »

Vieraiden ehdoilla valittu paikka vahvistaa tapahtuman brändiä

Yhtä oikeaa tapahtuman paikkaa ei ole. Asiaa kannattaakin lähestyä käytännöllisyyden näkökulmasta. Keitä tapahtumaan tulee, missä juuri he liikkuvat ja miten?

Hyvät pikkujoulut sitouttavat työntekijät yrityksen tavoitteisiin

Kun pikkujoulut suunnitellaan huolellisesti, niihin käytettävä raha muuttuu kulusta investoinniksi, joka kasvattaa yhteenkuuluvuuden tunnetta ja sitoutumista yhteisiin tavoitteisiin.

Tapahtumamarkkinoinnin trendit vuonna 2018

Sosiaalinen vastuu, luovuus ja digitalisaatio leimaavat tapahtumamarkkinoinnin trendejä vuonna 2018. Woltti Groupin Jyri Räsänen keräsi tärkeimmät ilmiöt.

Näin yrityksesi tapahtuma onnistuu SuomiAreenalla

SuomiAreena on Suomen suurin yhteiskunnallinen keskustelutapahtuma. Se on huikea mahdollisuus, mutta jos siellä haluaa erottautua, kannattaa omaan tapahtumaan satsata.

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme