Näin vältät tapahtumien piilokustannukset

“Ensimmäinen askel piilokustannusten välttämiseen on kristallinkirkaat tavoitteet. Kun tavoitteet ovat selvät, tapahtuma ja siihen liittyvät toimenpiteet voi suunnitella tavoitteen mukaisesti. Kun koko tuotannon prosessi on suoraviivainen ja selvä, piilokustannuksia ei juurikaan tule”, kertoo Jyrki Aittola, Woltti Groupin perustaja ja toimitusjohtaja.

Mitä lyhemmällä aikataululla ja kiireellä tapahtuman suunnittelee ja järjestää, sitä enemmän tulee piilokustannuksia. “Jokaisessa tapahtumassa käytetään alihankkijoita. Jos et ole ajoissa liikkeellä, neuvotteluasemasi alihankkijoiden kanssa on huonompi ja joudut maksamaan enemmän kuin tarvitsisi”, Aittola vinkkaa.

Lisäksi kiireessä toteutettavassa tapahtumassa hyötyjä jää saamatta, kun yrityksen organisaation aika ja paukut menevät tapahtuman järjestämiseen. Tällöin hyötyjen suunnittelu ja asiakkaiden kanssa keskustelu jäävät toissijaiseksi kiireen keskellä. “Olet tapahtumassa asiakkaita varten, et tapahtuman järjestämistä varten”, Aittola tiivistää.

“Piilokustannusten välttämiseksi on tärkeää sitouttaa ajoissa  tapahtuman järjestämiseen kaikki osallistuvien liiketoimintojen päättäjät yrityksessä. Jos osa yritysten päättäjistä herää tapahtuman suunnitteluun mukaan liian myöhään ja joudutaan tekemään tapahtuman tavoitteisiin, sisältöön ja tekniikkaan muutoksia loppusuoralla, niin lisäkustannuksilta ei voida välttyä”, Aittola kertoo.

Projektinhallinnan onnistuminen on avainasemassa tapahtuman kustannusten hallinnassa. “Kun koko projektissa on selkeä työnjako, kuka vastaa mistäkin asiasta, asiat sujuvat. Lisäksi yhdellä ihmisellä pitää olla kokonaisvastuu tapahtuman kustannuksista ja budjetista, ja kaikkien muiden on raportoitava hänelle”, Aittola kertoo hyvästä kustannusten hallinnan tavasta.

Yksi piilokustannuksen muoto on se, että omalle työlle ei lasketa arvoa. “Tapahtumassa kannattaa budjetoida myös yrityksen henkilöstön oma työ ulkopuolelta ostettavan työn lisäksi. Jos tätä ei tehdä, jää piiloon esimerkiksi se, kun yrityksen myyntihenkilöt tekevät tapahtuman järjestämiseen liittyvää työtä sen sijaan että myisivät”, Aittola kertoo.

8 vinkkiä piilokustannusten välttämiseen

  1. Luo tapahtumalle kristallinkirkkaat ja selvät tavoitteet
  2. Ole ajoissa liikkeellä
  3. Sitouta kaikki päättäjät ajoissa tapahtuman päätöksentekoon
  4. Luo projektille rautainen projektinhallinta
  5. Pidä työnjako ja vastuut selkeänä
  6. Varo viime hetken muutoksia
  7. Vastuuta budjetin ja kustannusten seuranta yhdelle henkilölle
  8. Laske omalle työlle arvo ja käytä kumppaneita oikeissa paikoissa

Haluatko tietää enemmän piilokustannusten välttämisestä? Ota yhteyttä jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Asiantuntija

Jyrki Aittola

Synnynnäisesti kyltymätön CEO ja Senior Partner, liiketoiminnan kehittäjä ja strategi, joka etsii uusia ideoita ja näkökulmia.

Motto: We don´t remember day´s we remember moments.

+358 40 5036 625 jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran

Ensivaikutelma joka tekee vaikutuksen

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Siksi sen on parasta olla hyvä. Ensivaikutelma ratkaisee. Vanha klisee on erityisen totta erityisesti yritysmaailman…

Työpajamuotoinen tapahtuma kiinnostaa

Kun ohjelman tekevät vieraat itse

Fasilitointi tekee yritystapahtumasta vaikuttavamman. “Perinteinen tapa järjestää B2B-tapahtuma on laittaa kutsuvieraat kuuntelemaan muiden juttuja. On keynote-puhuja, paneeli, pyöreän pöydän keskustelu…

Messut kiinnostavat taas

Älä unohda messuja

Kuinka ohjataan omalle messuosastolle juuri ne oikeat vieraat? Kun uudet tuotteet esitellään 3D-videoina ja ihmiset rakentavat ammattiverkostojaan sosiaalisessa mediassa, näyttävät…

Tapahtuman tarina alkaa jo kutsusta

Tapahtumassa brändi herää eloon

Tapahtuma kertoo tarinaa aina ensimmäisestä kutsuviestistä vieraiden siitä kertomiin kokemuksiin. Tapahtumaa suunniteltaessa on tärkeää miettiä, mitä asioita tilaisuudessa halutaan nostaa…

Tapahtumat ovat kohtaamisia, jotka jäävät mieleen

Ostopolun vaikuttavin kohtaamispiste

Tapahtumamarkkinointi on yksi tehokkaimmista ostokäyttäytymiseen vaikuttavista toimenpiteistä, mutta välitön myynti ei aina kerro olennaista tapahtuman aikaansaamasta vaikutuksesta. Markkinoijan vuosisuunnitelmassa tapahtumat…

Uudenlaista ajattelua Gas Fest -tapahtumassa

Kilpailumenestys kertoo uudesta ajattelusta

Markkinointialan kilpailuissa menestyvät suunnannäyttäjät, joissa tulokset pystytään osoittamaan ja asiat on tehty uudella tavalla. Tehdään tästä tapahtuma, joka voittaa palkintoja….

LUX Helsinki | kuva Petri Anttila

Yritystilaisuus ison tapahtuman kyljessä

LUX Helsinki, SuomiAreena ja muut laajaa kohderyhmää kiinnostavat massatapahtumat tarjoavat loistomahdollisuuden kiinnostavan B2B-tilaisuuden järjestämiselle. Pakkanen paukkuu ja pimeys laskeutuu aikaisin….

IBM Think 2018 -tapahtuma

Tapahtumamarkkinointi kasvaa kohisten

Tapahtumamarkkinointi voi Suomessa yhä vahvemmin. Nousukiitoinen trendi selviää Sponsorointi ja tapahtumamarkkinointi ry:n teettämästä Tapahtumabarometri-tutkimuksesta. Suomalaiset yritykset käyttivät vuonna 2018 tapahtumamarkkinointiin…

Briefin tekeminen tapahtumatoimistolle

Tapahtumatoimiston briefaus

Toimistokumppanin ohjeistamisessa on olennaista avata myös hankkeen taustat, tavoitteet ja kohderyhmä. Nappaa talteen tapahtumajärjestäjän check-list! Tärkeä tapahtuma on tulossa ja…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme