Näin vältät tapahtumien piilokustannukset

“Ensimmäinen askel piilokustannusten välttämiseen on kristallinkirkaat tavoitteet. Kun tavoitteet ovat selvät, tapahtuma ja siihen liittyvät toimenpiteet voi suunnitella tavoitteen mukaisesti. Kun koko tuotannon prosessi on suoraviivainen ja selvä, piilokustannuksia ei juurikaan tule”, kertoo Jyrki Aittola, Woltti Groupin perustaja ja toimitusjohtaja.

Mitä lyhemmällä aikataululla ja kiireellä tapahtuman suunnittelee ja järjestää, sitä enemmän tulee piilokustannuksia. “Jokaisessa tapahtumassa käytetään alihankkijoita. Jos et ole ajoissa liikkeellä, neuvotteluasemasi alihankkijoiden kanssa on huonompi ja joudut maksamaan enemmän kuin tarvitsisi”, Aittola vinkkaa.

Lisäksi kiireessä toteutettavassa tapahtumassa hyötyjä jää saamatta, kun yrityksen organisaation aika ja paukut menevät tapahtuman järjestämiseen. Tällöin hyötyjen suunnittelu ja asiakkaiden kanssa keskustelu jäävät toissijaiseksi kiireen keskellä. “Olet tapahtumassa asiakkaita varten, et tapahtuman järjestämistä varten”, Aittola tiivistää.

“Piilokustannusten välttämiseksi on tärkeää sitouttaa ajoissa  tapahtuman järjestämiseen kaikki osallistuvien liiketoimintojen päättäjät yrityksessä. Jos osa yritysten päättäjistä herää tapahtuman suunnitteluun mukaan liian myöhään ja joudutaan tekemään tapahtuman tavoitteisiin, sisältöön ja tekniikkaan muutoksia loppusuoralla, niin lisäkustannuksilta ei voida välttyä”, Aittola kertoo.

Projektinhallinnan onnistuminen on avainasemassa tapahtuman kustannusten hallinnassa. “Kun koko projektissa on selkeä työnjako, kuka vastaa mistäkin asiasta, asiat sujuvat. Lisäksi yhdellä ihmisellä pitää olla kokonaisvastuu tapahtuman kustannuksista ja budjetista, ja kaikkien muiden on raportoitava hänelle”, Aittola kertoo hyvästä kustannusten hallinnan tavasta.

Yksi piilokustannuksen muoto on se, että omalle työlle ei lasketa arvoa. “Tapahtumassa kannattaa budjetoida myös yrityksen henkilöstön oma työ ulkopuolelta ostettavan työn lisäksi. Jos tätä ei tehdä, jää piiloon esimerkiksi se, kun yrityksen myyntihenkilöt tekevät tapahtuman järjestämiseen liittyvää työtä sen sijaan että myisivät”, Aittola kertoo.

8 vinkkiä piilokustannusten välttämiseen

  1. Luo tapahtumalle kristallinkirkkaat ja selvät tavoitteet
  2. Ole ajoissa liikkeellä
  3. Sitouta kaikki päättäjät ajoissa tapahtuman päätöksentekoon
  4. Luo projektille rautainen projektinhallinta
  5. Pidä työnjako ja vastuut selkeänä
  6. Varo viime hetken muutoksia
  7. Vastuuta budjetin ja kustannusten seuranta yhdelle henkilölle
  8. Laske omalle työlle arvo ja käytä kumppaneita oikeissa paikoissa

Haluatko tietää enemmän piilokustannusten välttämisestä? Ota yhteyttä jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Asiantuntija

Jyrki Aittola

Synnynnäisesti kyltymätön CEO ja Senior Partner, liiketoiminnan kehittäjä ja strategi, joka etsii uusia ideoita ja näkökulmia.

Motto: We don´t remember day´s we remember moments.

+358 40 5036 625 jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

Visuaalisesti näyttävä kasvoseinä teki tapahtumasta somehitin

5 x näyttävä tapahtuma Instagramissa

Instagram nostaa merkitystään yritysten ja organisaatioiden markkinoinnissa. Katso vinkit, kuinka luot näyttävän kuvavirran ja rakennat Instagramissa näkyvyyttä tapahtumien avulla. Instagram…

Tulevaisuuden tekijät Haaga-Heliasta

Tapahtuma-alan tulevaisuuden tekijät

Woltti Groupin ja Haaga-Helia-ammattikorkeakoulun yhteistyö on win-win-tilanne. Opiskelijat saavat oppia käytännön työelämästä ja Woltti Group pääsee tutustumaan tulevaisuuden työntekijöihin. Fiuu!…

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Burning Man on tapahtuma, joka on järjestetty toisin kuin kaikki muut. Siksi siitä kannattaa ottaa oppia. Kun Larry Harvey ja…

Tunne kohderyhmäsi intohimon aiheet

Tunne kohderyhmäsi intohimopisteet 

Jotta vieraat saadaan paikalle, on olennaista tunnistaa, mihin tapahtuman kohderyhmä suhtautuu intohimoisesti ja mikä heille on merkityksellistä. Tapahtumamarkkinoinnissa on entistä…

Woltti Goup muuttaa

Woltti Group muuttaa

Jatkossa löydät meidät osoitteesta Teollisuuskatu 33 – vain kivenheiton päästä entisistä toimitiloistamme. Viisitoista vuotta Helsingin Alppilassa on tullut päätökseen. Train factory…

Lauri Rotko, Helsinki Marketing

Vastuullisempia tilaisuuksia Helsingissä

Helsinki Marketing järjestää ensimmäisen Sustainable meeting -toimintamallinsa mukaisen tilaisuuden syyskuussa Finlandia-talossa. Pilotti on alku aiempaa vastuullisemmille B2B-tapahtumille Helsingissä ja osa…

Luulitko tietäväsi kaiken vastuullisuudesta?

Tapahtumien vastuullisuutta ei ole vain pyrkimys hiilineutraaliuteen, vaan vastuullisuudessa on kyse johtamisjärjestelmästä. Yhtäkkiä vastuullisuuspuhe on läsnä kaikkialla. Onneksemme aihe ei…

Näin mittaat tapahtumamarkkinoinnin vaikuttavuutta

Näin mittaat tapahtumien tuloksia

Tapahtumien vaikuttavuuden mittaaminen on monelle haaste, eikä ihme. Olennaista on mitata aina samoja asioita ja muistaa myös analysoida tulokset. Vain…

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran

Ensivaikutelma joka tekee vaikutuksen

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Siksi sen on parasta olla hyvä. Ensivaikutelma ratkaisee. Vanha klisee on erityisen totta erityisesti yritysmaailman…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme