Tapahtumassa brändi herää eloon

Tapahtuma kertoo tarinaa aina ensimmäisestä kutsuviestistä vieraiden siitä kertomiin kokemuksiin.

Tapahtumaa suunniteltaessa on tärkeää miettiä, mitä asioita tilaisuudessa halutaan nostaa esiin ja mitä vieraille halutaan viestiä. Jos kerrottavaa on paljon ja tuoteportfolio tai tarjooma laaja, päädytään tapahtumassa usein kertomaan vähän kaikesta. Vierasta viestien tulva hämmentää, ja lopulta jää vieraan tulkittavaksi, mitä järjestäjä halusi tapahtumallaan sanoa.

Kaikkien tärkeiden asioiden kertomisen sijaan tapahtumaan kannattaa suunnitella muutama olennainen viesti, joiden ympärille rakennetaan tarinaa. Tarinan avulla on tehokasta luoda mielikuvia brändistä, sillä tunnistettavat tarinat synnyttävät muistijälkiä ja muuttavat ajattelua ja käyttäytymistä tunteiden herättämisen avulla.

”Tapahtuma kommunikoi aina brändiä. Brändi määrittää sitä, miltä näytetään ja miten käyttäydytään. Tarina on puolestaan se, mitä vieras kokee”, kertoo Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola.

Ylitä kutsun luomat odotukset

Tapahtuman tarina alkaa jo kutsusta. Se luo odotuksia ja myy ajatusta osallistumisesta.

“Muutama vuosi sitten kävimme kutsun jälkeen tekemässä painepesurilla niin sanotut clean graffitit kutsuttavien yritysten ovien eteen muistuttamaan tilaisuudesta”, Jyrki Aittola kertoo.

“Tapahtuman järjestäjä halusi rakentaa kutsuttaviin aiempaa paremman suhteen ja olla halutuin kumppani. Kohderyhmä oli tavoiteltu ja koostui pitkälti nuorista elämyshakuisista aikuisista. Siksi jo kutsulla oli tärkeää erottautua.”

Itse tapahtuma tarvitsee oman draaman kaarensa.* Olennaista on lunastaa kutsun luomat odotukset, yllättää vieraat positiivisesti ja keskittyä luomaan vieraille tapahtumasta mielikuva, joka halutaan jättää päällimmäiseksi mieleen brändistä.

Tarina ei silti pääty tapahtuman loppuessa. Tapahtumaviestinnän tärkeä osa ovat tapahtuman jälkeiset toimet, joilla vahvistetaan ja jatketaan kokemusta. Lisäksi on hyvä muistaa heitäkin, jotka eivät päässeet paikalle. Heille kutsu jää irralliseksi kohtaamiseksi brändin kanssa, ellei heitä jollain tavoin kuljeta kokemuksessa mukana.

“Näyttävän muistutuksen lisäksi rakensimme kutsutuille myös suljetun sosiaalisen median ryhmän. Sen avulla saimme rakennettua ja ylläpidettyä pöhinän, joka tavoitti lopulta noin 90 prosenttia tapahtumaan kutsutuista.”

Parhaat tapahtumat jäävät elämään puheisiin

Erityisen onnistuneen tapahtuman jälkeen tarina alkaa elää omaa elämäänsä ihmisten välisissä keskusteluissa.

“Kun tapahtuma oli järjestetty peräkkäin useampana vuonna, kuulimme, että kohderyhmä alkoi laskea päiviä jo vuotta ennen seuraavaa tapahtumaa”, Jyrki Aittola naurahtaa.

Tässä tapauksessa kutsujen yllättävyyteen ja tapahtuman elämyksellisyyteen panostaminen kannatti erityisesti, koska ne viestivät yhtenäistä tarinaa halutusta brändistä.

“Brändi on aina kokemus – se on vastaanottajan korvien välissä”, Aittola sanoo.

“Samasta syystä tapahtumat ovat aina bränditekoja, niin hyvässä kuin pahassa. Siksi brändin pitää olla johdonmukainen kaikissa kohtaamispisteissä kohderyhmän kanssa, myös tapahtumissa. Ei ole väliä onko kohderyhmänä asiakkaat, sidosryhmät tai oma henkilöstö.”

Tarinankerronnan onnistumisen voi myös jälkikäteen varmistaa.

“Happotestinä voi kysyä, mitä vieras kertoo tapahtumasta, kun häneltä siitä jälkikäteen kysytään. Että kannattiko osallistua ja mitä tapahtumasta jäi päällimmäisenä mieleen” Aittola toteaa.

Lataa Tapahtumajärjestäjän opas

Haluatko kertoa tapahtuman avulla tarinasi ja vaikuttaa kohderyhmääsi? Ota yhteyttä: jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Asiantuntija

Jyrki Aittola

Synnynnäisesti kyltymätön CEO ja Senior Partner, liiketoiminnan kehittäjä ja strategi, joka etsii uusia ideoita ja näkökulmia.

Motto: We don´t remember day´s we remember moments.

+358 40 5036 625 jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

Tapahtumatuotanto

Jokaisen tapahtuman ytimessä on asiakas. Mikä heitä koskettaa, mikä saa heidät haukkomaan happea? Vaikuttava tapahtuma ei synny sattumalta. Hyvä suunnittelu on onnistuneen tapahtuman salaisuus.
Visuaalisesti näyttävä kasvoseinä teki tapahtumasta somehitin

5 x näyttävä tapahtuma Instagramissa

Instagram nostaa merkitystään yritysten ja organisaatioiden markkinoinnissa. Katso vinkit, kuinka luot näyttävän kuvavirran ja rakennat Instagramissa näkyvyyttä tapahtumien avulla. Instagram…

Tulevaisuuden tekijät Haaga-Heliasta

Tapahtuma-alan tulevaisuuden tekijät

Woltti Groupin ja Haaga-Helia-ammattikorkeakoulun yhteistyö on win-win-tilanne. Opiskelijat saavat oppia käytännön työelämästä ja Woltti Group pääsee tutustumaan tulevaisuuden työntekijöihin. Fiuu!…

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Burning Man on tapahtuma, joka on järjestetty toisin kuin kaikki muut. Siksi siitä kannattaa ottaa oppia. Kun Larry Harvey ja…

Tunne kohderyhmäsi intohimon aiheet

Tunne kohderyhmäsi intohimopisteet 

Jotta vieraat saadaan paikalle, on olennaista tunnistaa, mihin tapahtuman kohderyhmä suhtautuu intohimoisesti ja mikä heille on merkityksellistä. Tapahtumamarkkinoinnissa on entistä…

Woltti Goup muuttaa

Woltti Group muuttaa

Jatkossa löydät meidät osoitteesta Teollisuuskatu 33 – vain kivenheiton päästä entisistä toimitiloistamme. Viisitoista vuotta Helsingin Alppilassa on tullut päätökseen. Train factory…

Lauri Rotko, Helsinki Marketing

Vastuullisempia tilaisuuksia Helsingissä

Helsinki Marketing järjestää ensimmäisen Sustainable meeting -toimintamallinsa mukaisen tilaisuuden syyskuussa Finlandia-talossa. Pilotti on alku aiempaa vastuullisemmille B2B-tapahtumille Helsingissä ja osa…

Luulitko tietäväsi kaiken vastuullisuudesta?

Tapahtumien vastuullisuutta ei ole vain pyrkimys hiilineutraaliuteen, vaan vastuullisuudessa on kyse johtamisjärjestelmästä. Yhtäkkiä vastuullisuuspuhe on läsnä kaikkialla. Onneksemme aihe ei…

Näin mittaat tapahtumamarkkinoinnin vaikuttavuutta

Näin mittaat tapahtumien tuloksia

Tapahtumien vaikuttavuuden mittaaminen on monelle haaste, eikä ihme. Olennaista on mitata aina samoja asioita ja muistaa myös analysoida tulokset. Vain…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme