Tapahtumassa brändi herää eloon

Tapahtuma kertoo tarinaa aina ensimmäisestä kutsuviestistä vieraiden siitä kertomiin kokemuksiin.

Tapahtumaa suunniteltaessa on tärkeää miettiä, mitä asioita tilaisuudessa halutaan nostaa esiin ja mitä vieraille halutaan viestiä. Jos kerrottavaa on paljon ja tuoteportfolio tai tarjooma laaja, päädytään tapahtumassa usein kertomaan vähän kaikesta. Vierasta viestien tulva hämmentää, ja lopulta jää vieraan tulkittavaksi, mitä järjestäjä halusi tapahtumallaan sanoa.

Kaikkien tärkeiden asioiden kertomisen sijaan tapahtumaan kannattaa suunnitella muutama olennainen viesti, joiden ympärille rakennetaan tarinaa. Tarinan avulla on tehokasta luoda mielikuvia brändistä, sillä tunnistettavat tarinat synnyttävät muistijälkiä ja muuttavat ajattelua ja käyttäytymistä tunteiden herättämisen avulla.

”Tapahtuma kommunikoi aina brändiä. Brändi määrittää sitä, miltä näytetään ja miten käyttäydytään. Tarina on puolestaan se, mitä vieras kokee”, kertoo Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola.

Ylitä kutsun luomat odotukset

Tapahtuman tarina alkaa jo kutsusta. Se luo odotuksia ja myy ajatusta osallistumisesta.

“Muutama vuosi sitten kävimme kutsun jälkeen tekemässä painepesurilla niin sanotut clean graffitit kutsuttavien yritysten ovien eteen muistuttamaan tilaisuudesta”, Jyrki Aittola kertoo.

“Tapahtuman järjestäjä halusi rakentaa kutsuttaviin aiempaa paremman suhteen ja olla halutuin kumppani. Kohderyhmä oli tavoiteltu ja koostui pitkälti nuorista elämyshakuisista aikuisista. Siksi jo kutsulla oli tärkeää erottautua.”

Itse tapahtuma tarvitsee oman draaman kaarensa.* Olennaista on lunastaa kutsun luomat odotukset, yllättää vieraat positiivisesti ja keskittyä luomaan vieraille tapahtumasta mielikuva, joka halutaan jättää päällimmäiseksi mieleen brändistä.

Tarina ei silti pääty tapahtuman loppuessa. Tapahtumaviestinnän tärkeä osa ovat tapahtuman jälkeiset toimet, joilla vahvistetaan ja jatketaan kokemusta. Lisäksi on hyvä muistaa heitäkin, jotka eivät päässeet paikalle. Heille kutsu jää irralliseksi kohtaamiseksi brändin kanssa, ellei heitä jollain tavoin kuljeta kokemuksessa mukana.

“Näyttävän muistutuksen lisäksi rakensimme kutsutuille myös suljetun sosiaalisen median ryhmän. Sen avulla saimme rakennettua ja ylläpidettyä pöhinän, joka tavoitti lopulta noin 90 prosenttia tapahtumaan kutsutuista.”

Parhaat tapahtumat jäävät elämään puheisiin

Erityisen onnistuneen tapahtuman jälkeen tarina alkaa elää omaa elämäänsä ihmisten välisissä keskusteluissa.

“Kun tapahtuma oli järjestetty peräkkäin useampana vuonna, kuulimme, että kohderyhmä alkoi laskea päiviä jo vuotta ennen seuraavaa tapahtumaa”, Jyrki Aittola naurahtaa.

Tässä tapauksessa kutsujen yllättävyyteen ja tapahtuman elämyksellisyyteen panostaminen kannatti erityisesti, koska ne viestivät yhtenäistä tarinaa halutusta brändistä.

“Brändi on aina kokemus – se on vastaanottajan korvien välissä”, Aittola sanoo.

“Samasta syystä tapahtumat ovat aina bränditekoja, niin hyvässä kuin pahassa. Siksi brändin pitää olla johdonmukainen kaikissa kohtaamispisteissä kohderyhmän kanssa, myös tapahtumissa. Ei ole väliä onko kohderyhmänä asiakkaat, sidosryhmät tai oma henkilöstö.”

Tarinankerronnan onnistumisen voi myös jälkikäteen varmistaa.

“Happotestinä voi kysyä, mitä vieras kertoo tapahtumasta, kun häneltä siitä jälkikäteen kysytään. Että kannattiko osallistua ja mitä tapahtumasta jäi päällimmäisenä mieleen” Aittola toteaa.

Lataa Tapahtumajärjestäjän opas

Haluatko kertoa tapahtuman avulla tarinasi ja vaikuttaa kohderyhmääsi? Ota yhteyttä: jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Asiantuntija

Jyrki Aittola

Synnynnäisesti kyltymätön CEO ja Senior Partner, liiketoiminnan kehittäjä ja strategi, joka etsii uusia ideoita ja näkökulmia.

Motto: We don´t remember day´s we remember moments.

+358 40 5036 625 jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

Tapahtumatuotanto

Jokaisen tapahtuman ytimessä on asiakas. Mikä heitä koskettaa, mikä saa heidät haukkomaan happea? Vaikuttava tapahtuma ei synny sattumalta. Hyvä suunnittelu on onnistuneen tapahtuman salaisuus.

Luulitko tietäväsi kaiken vastuullisuudesta?

Tapahtumien vastuullisuutta ei ole vain pyrkimys hiilineutraaliuteen, vaan vastuullisuudessa on kyse johtamisjärjestelmästä. Yhtäkkiä vastuullisuuspuhe on läsnä kaikkialla. Onneksemme aihe ei…

Näin mittaat tapahtumamarkkinoinnin vaikuttavuutta

Näin mittaat tapahtumien tuloksia

Tapahtumien vaikuttavuuden mittaaminen on monelle haaste, eikä ihme. Olennaista on mitata aina samoja asioita ja muistaa myös analysoida tulokset. Vain…

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran

Ensivaikutelma joka tekee vaikutuksen

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Siksi sen on parasta olla hyvä. Ensivaikutelma ratkaisee. Vanha klisee on erityisen totta erityisesti yritysmaailman…

Työpajamuotoinen tapahtuma kiinnostaa

Kun ohjelman tekevät vieraat itse

Fasilitointi tekee yritystapahtumasta vaikuttavamman. “Perinteinen tapa järjestää B2B-tapahtuma on laittaa kutsuvieraat kuuntelemaan muiden juttuja. On keynote-puhuja, paneeli, pyöreän pöydän keskustelu…

Messut kiinnostavat taas

Älä unohda messuja

Kuinka ohjataan omalle messuosastolle juuri ne oikeat vieraat? Kun uudet tuotteet esitellään 3D-videoina ja ihmiset rakentavat ammattiverkostojaan sosiaalisessa mediassa, näyttävät…

Tapahtumat ovat kohtaamisia, jotka jäävät mieleen

Ostopolun vaikuttavin kohtaamispiste

Tapahtumamarkkinointi on yksi tehokkaimmista ostokäyttäytymiseen vaikuttavista toimenpiteistä, mutta välitön myynti ei aina kerro olennaista tapahtuman aikaansaamasta vaikutuksesta. Markkinoijan vuosisuunnitelmassa tapahtumat…

Uudenlaista ajattelua Gas Fest -tapahtumassa

Kilpailumenestys kertoo uudesta ajattelusta

Markkinointialan kilpailuissa menestyvät suunnannäyttäjät, joissa tulokset pystytään osoittamaan ja asiat on tehty uudella tavalla. Tehdään tästä tapahtuma, joka voittaa palkintoja….

LUX Helsinki | kuva Petri Anttila

Yritystilaisuus ison tapahtuman kyljessä

LUX Helsinki, SuomiAreena ja muut laajaa kohderyhmää kiinnostavat massatapahtumat tarjoavat loistomahdollisuuden kiinnostavan B2B-tilaisuuden järjestämiselle. Pakkanen paukkuu ja pimeys laskeutuu aikaisin….

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme