Tapahtumatoimiston briefaus

Toimistokumppanin ohjeistamisessa on olennaista avata myös hankkeen taustat, tavoitteet ja kohderyhmä. Nappaa talteen tapahtumajärjestäjän check-list!

Tärkeä tapahtuma on tulossa ja kumppani pitäisi briefata toimeksiannosta. Mieli askartelee jo käytännön asioiden ja yksityiskohtien kimpussa: missä tilaisuus järjestetään, kuka hoitaa tarjoilun ja pitääkö olla selfieseinä. Ihan ensimmäiseksi pitää kuitenkin ottaa askel taaksepäin ja kiteyttää sekä itselle että kumppanille se kaikkein olennaisin kysymys: miksi.

“Hyvä brief mahdollistaa hyvän suunnittelun. Jos briefissä oikaistaan, niin suurella todennäköisyydellä myös suunnittelu epäonnistuu”, sanoo Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola ja antaa kokeneen konkarin vinkit hyvän briefin tekoon.

1. Kuka käskee ja mitä ollaan tekemässä?

Kohtaamisista saa parhaat tehot irti, kun pohjatyöt tekee hyvin. Siksi toimistoa ohjeistaessa kannattaa lähteä liikkeelle toimeksiannon taustoista.

Kerro briefissä, kuka olet, miksi olet tekemässä hanketta ja mitä liiketoiminnallista haastetta olet ratkomassa. Liitä briefiin brändikäsikirja, graafiset ohjeet, esittely yrityksesi arvoista ja tavasta toimia ja muut käytössä olevat materiaalit, joista voi olla hyötyä tapahtuman suunnittelussa. Brändin toimintatavat voi perehdyttää kumppanille myös kasvotusten tavattaessa. Tärkeintä on, että kaikki tapahtuman järjestämiseen osallistuvat tietävät, mitä ominaisuuksia ja fiilistä brändistä halutaan kokemuksella viestiä ja miten tekemisellä erottaudutaan kilpailijoista.

Kumppanille kannattaakin kertoa mieluummin liikaa kuin liian vähän tietoa, jotta toimisto ymmärtää tapahtuman roolin kokonaisuuden osana. Liittyykö hankkeeseen esimerkiksi muita toimenpiteitä ja onko jotain jo tehtynä? Hyödyllistä on myös kertoa, mikä aikaisemmissa toimenpiteissä on toiminut ja mikä ei, jotta tehdystä voidaan oppia.

2. Mitä tavoitellaan?

Tavoitteiden kirjaaminen auki tuntuu itsestäänselvyydeltä, mutta unohtuu silti usein. On ehdotonta muistaa kertoa, mitä tekemisellä ollaan tavoittelemassa, jotta tavoitteet voidaan myös saavuttaa.

Tyypillisimpiä tavoitteita ovat tuotteen tai palvelun lanseeraus, lisämyynnin hankkiminen ja myyntiputken vahvistaminen. Tapahtumamarkkinoinnilla tavoitellaan usein myös suhteiden ylläpitämistä tai rakentamista sekä tunnettuuden ja mielikuvan vahvistamista. Yhtä hyvin tavoitteena voi olla kouluttaminen tai tietojen ja taitojen jakaminen. Hyvä on myös kiteyttää yhdellä tai kahdella lauseella, mitä tapahtumalla halutaan viestiä.

Onnistumisesta kertovia mittareita ei ole aina helppoa etukäteen määritellä, mutta niihin käytetty ajatustyö kannattaa. Liikkeelle voi lähteä määrittelemällä, mitä pitäisi tapahtua, jotta hankkeen jälkeen voitaisiin todeta sen onnistuneen.

3. Kenelle tapahtumaa tehdään?

Kohderyhmän määrittelyyn käytetään tyypillisesti turhan vähän panoksia. Ajatuksena voi olla, että kohderyhmä on tuttu ja tiedossa, kun todellisuudessa kohderyhmäymmärrys saattaakin olla yleisten mielikuvien varassa.

Kerro briefissä, millaisia ihmisiä vieraat ovat ja mitä tiedät heistä. Ikä, koulutustausta ja asuinpaikka ovat tärkeitä ominaisuuksia, mutta yhtä olennaista on tietää, mikä kohderyhmälle on tärkeää ja millaisia valintoja he tekevät arjessa. Näiden tietojen pohjalta voidaan suunnitella aidosti vieraita kiinnostava tapahtuma. Ne myös antavat ymmärrystä miettiä, mitä ajankäytön valintoja vastaan tapahtuman täytyy kilpailla, jotta saamme vieraat saapumaan paikalle. Tapahtuma vaatii aina investoinnin paitsi järjestäjältä, myös vierailta. Tapahtumaan käytetty aika on pois jostain muualta.

4. Vierasmäärä ja tilavalinta

Käytännön yksityiskohdat ovat tottakai nekin olennaisia. Odotusten kanssa kannattaa olla realisti, kun mietitään, kuinka paljon vieraita kutsutaan ja paljonko lopulta on paikalle odotettavissa. Tilaisuudet tulevat harvoin täyteen ja haasteena on, että ilmoittautuneistakin suuri osa saattaa jättää lopulta tulematta.

Vieraiden määrä vaikuttaa olennaisesti tilavalintaan. Tilan voi hankkia itsekin, mutta jos toimisto hankkii paikan, on hyvä käydä keskustelu tarvittavista toiminnallisuuksista ja paikasta syntyvään mielikuvaan liittyvistä toiveista.

Kun tila on varattu, se mahdollistaa tai rajaa pois tapahtuman sisältöön liittyviä ideoita. Siksi on tärkeää kertoa jo etukäteen, jos ohjelma sisältää elementtejä, jotka täytyy ottaa tilaisuuden järjestelyissä huomioon. Tällaisia voivat olla esimerkiksi ohjelmanumerot tai esitysmateriaalit, jotka vaativat tilaa vieviä teknisiä ratkaisuja, suuret demoständit, tuote-esittelypisteet tai vaikkapa ryhmätyötilojen tarve. Myös mahdollisten yhteistyökumppaneiden tarpeet tilalle täytyy huomioida etukäteen.

Jos toimistoja kilpailuttaa pitkäaikaiseen yhteistyöhön, pohjatyöt vaativat tavallistakin tarkempaa harkintaa ja kilpailutuksen painotuksen kannattaa olla alkupään suunnittelussa. Liian usein kilpailutuksella etsitään ensisijaisesti tapahtumalle uniikkia toteutuspaikkaa tai esiintyjää, ja useita tiloja ja esiintyjien kalentereita pidetään varattuna turhaan. Mainehaitta turhista varauksista sataa silloin toimistoja kilpailuttavan tapahtuman järjestäjän niskaan.

5. Budjetti ja realistinen aikataulu

Tilaisuuden budjettia ei kannata kainostella. Käytettävissä oleva rahamäärä ja omien resurssien avaaminen antavat toimiston suunnittelulle raamit, joiden sisään voidaan toteuttaa paras mahdollinen tapahtuma. Tärkeää on, että molemmat tietävät, mitä käytettävissä olevalla rahalla täytyy saada ja mistä kustannuksista asiakas vastaa itse.

Aikataulu on sekin olennainen briefin osa, eikä aikatauluksi riitä pelkkä tapahtuma-aika. Mitä enemmän aikaa suunnittelulle ja päätöksenteolle on varattu, sitä paremmin projekti yleensä sujuu.

Toimistolle kannattaa antaa aikaa valmistella oma ehdotuksensa ja antaa myös käytetylle ajalle arvoa. Siksi on kohteliasta varata toimiston näkemyksen esittelyyn yhteinen aika. Suullinen läpikäynti on hyödyksi myös briefausvaiheessa. Kun toimisto saa kirjallisen briefin lisäksi kokonaisuudesta selityksen myös kasvotusten, sillä on samalla mahdollisuus kysyä tarkentavia kysymyksiä ja sitä kautta paremmin ymmärtää toimeksiantoa.

Toimiston briefaus tapahtumasta – nappaa talteen tapahtumajärjestäjän muistilista

  • Tilaajan tiedot: perustiedot toimijasta, yhteyshenkilöt, päätöksentekijät
  • Brändin/ yrityksen perustiedot: brändikäsikirja, graafinen ohjeisto, yrityksen arvot ja tapa toimia
  • Syyt tapahtuman järjestämiselle, kokonaiskuva ja muut kokonaisuuteen liittyvät toimenpiteet
  • Tavoitteet ja mittarit
  • Kohderyhmä: ikä, koulutustausta, asuinpaikka, mikä tärkeää, mitä arvostavat arjessa
  • Tavoiteltu ja odotettu vierasmäärä
  • Budjetti ja käytössä olevat muut resurssit
  • Toiveet, rajoitteet ja vaatimukset tilalle
  • Aikataulu suunnittelulle, päätöksenteolle, järjestelyille ja tapahtumalle

Haluatko kuulla lisää onnistuneen tapahtuman briefaamisesta? Ota yhteyttä: jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Asiantuntija

Jyrki Aittola

Synnynnäisesti kyltymätön CEO ja Senior Partner, liiketoiminnan kehittäjä ja strategi, joka etsii uusia ideoita ja näkökulmia.

Motto: We don´t remember day´s we remember moments.

+358 40 5036 625 jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

Tapahtumatuotanto

Jokaisen tapahtuman ytimessä on asiakas. Mikä heitä koskettaa, mikä saa heidät haukkomaan happea? Vaikuttava tapahtuma ei synny sattumalta. Hyvä suunnittelu on onnistuneen tapahtuman salaisuus.
Visuaalisesti näyttävä kasvoseinä teki tapahtumasta somehitin

5 x näyttävä tapahtuma Instagramissa

Instagram nostaa merkitystään yritysten ja organisaatioiden markkinoinnissa. Katso vinkit, kuinka luot näyttävän kuvavirran ja rakennat Instagramissa näkyvyyttä tapahtumien avulla. Instagram…

Tulevaisuuden tekijät Haaga-Heliasta

Tapahtuma-alan tulevaisuuden tekijät

Woltti Groupin ja Haaga-Helia-ammattikorkeakoulun yhteistyö on win-win-tilanne. Opiskelijat saavat oppia käytännön työelämästä ja Woltti Group pääsee tutustumaan tulevaisuuden työntekijöihin. Fiuu!…

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Oppeja Burning Man -tapahtumasta

Burning Man on tapahtuma, joka on järjestetty toisin kuin kaikki muut. Siksi siitä kannattaa ottaa oppia. Kun Larry Harvey ja…

Tunne kohderyhmäsi intohimon aiheet

Tunne kohderyhmäsi intohimopisteet 

Jotta vieraat saadaan paikalle, on olennaista tunnistaa, mihin tapahtuman kohderyhmä suhtautuu intohimoisesti ja mikä heille on merkityksellistä. Tapahtumamarkkinoinnissa on entistä…

Woltti Goup muuttaa

Woltti Group muuttaa

Jatkossa löydät meidät osoitteesta Teollisuuskatu 33 – vain kivenheiton päästä entisistä toimitiloistamme. Viisitoista vuotta Helsingin Alppilassa on tullut päätökseen. Train factory…

Lauri Rotko, Helsinki Marketing

Vastuullisempia tilaisuuksia Helsingissä

Helsinki Marketing järjestää ensimmäisen Sustainable meeting -toimintamallinsa mukaisen tilaisuuden syyskuussa Finlandia-talossa. Pilotti on alku aiempaa vastuullisemmille B2B-tapahtumille Helsingissä ja osa…

Luulitko tietäväsi kaiken vastuullisuudesta?

Tapahtumien vastuullisuutta ei ole vain pyrkimys hiilineutraaliuteen, vaan vastuullisuudessa on kyse johtamisjärjestelmästä. Yhtäkkiä vastuullisuuspuhe on läsnä kaikkialla. Onneksemme aihe ei…

Näin mittaat tapahtumamarkkinoinnin vaikuttavuutta

Näin mittaat tapahtumien tuloksia

Tapahtumien vaikuttavuuden mittaaminen on monelle haaste, eikä ihme. Olennaista on mitata aina samoja asioita ja muistaa myös analysoida tulokset. Vain…

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme