Tapahtumatoimiston briefaus

Toimistokumppanin ohjeistamisessa on olennaista avata myös hankkeen taustat, tavoitteet ja kohderyhmä. Nappaa talteen tapahtumajärjestäjän check-list!

Tärkeä tapahtuma on tulossa ja kumppani pitäisi briefata toimeksiannosta. Mieli askartelee jo käytännön asioiden ja yksityiskohtien kimpussa: missä tilaisuus järjestetään, kuka hoitaa tarjoilun ja pitääkö olla selfieseinä. Ihan ensimmäiseksi pitää kuitenkin ottaa askel taaksepäin ja kiteyttää sekä itselle että kumppanille se kaikkein olennaisin kysymys: miksi.

“Hyvä brief mahdollistaa hyvän suunnittelun. Jos briefissä oikaistaan, niin suurella todennäköisyydellä myös suunnittelu epäonnistuu”, sanoo Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola ja antaa kokeneen konkarin vinkit hyvän briefin tekoon.

1. Kuka käskee ja mitä ollaan tekemässä?

Kohtaamisista saa parhaat tehot irti, kun pohjatyöt tekee hyvin. Siksi toimistoa ohjeistaessa kannattaa lähteä liikkeelle toimeksiannon taustoista.

Kerro briefissä, kuka olet, miksi olet tekemässä hanketta ja mitä liiketoiminnallista haastetta olet ratkomassa. Liitä briefiin brändikäsikirja, graafiset ohjeet, esittely yrityksesi arvoista ja tavasta toimia ja muut käytössä olevat materiaalit, joista voi olla hyötyä tapahtuman suunnittelussa. Brändin toimintatavat voi perehdyttää kumppanille myös kasvotusten tavattaessa. Tärkeintä on, että kaikki tapahtuman järjestämiseen osallistuvat tietävät, mitä ominaisuuksia ja fiilistä brändistä halutaan kokemuksella viestiä ja miten tekemisellä erottaudutaan kilpailijoista.

Kumppanille kannattaakin kertoa mieluummin liikaa kuin liian vähän tietoa, jotta toimisto ymmärtää tapahtuman roolin kokonaisuuden osana. Liittyykö hankkeeseen esimerkiksi muita toimenpiteitä ja onko jotain jo tehtynä? Hyödyllistä on myös kertoa, mikä aikaisemmissa toimenpiteissä on toiminut ja mikä ei, jotta tehdystä voidaan oppia.

2. Mitä tavoitellaan?

Tavoitteiden kirjaaminen auki tuntuu itsestäänselvyydeltä, mutta unohtuu silti usein. On ehdotonta muistaa kertoa, mitä tekemisellä ollaan tavoittelemassa, jotta tavoitteet voidaan myös saavuttaa.

Tyypillisimpiä tavoitteita ovat tuotteen tai palvelun lanseeraus, lisämyynnin hankkiminen ja myyntiputken vahvistaminen. Tapahtumamarkkinoinnilla tavoitellaan usein myös suhteiden ylläpitämistä tai rakentamista sekä tunnettuuden ja mielikuvan vahvistamista. Yhtä hyvin tavoitteena voi olla kouluttaminen tai tietojen ja taitojen jakaminen. Hyvä on myös kiteyttää yhdellä tai kahdella lauseella, mitä tapahtumalla halutaan viestiä.

Onnistumisesta kertovia mittareita ei ole aina helppoa etukäteen määritellä, mutta niihin käytetty ajatustyö kannattaa. Liikkeelle voi lähteä määrittelemällä, mitä pitäisi tapahtua, jotta hankkeen jälkeen voitaisiin todeta sen onnistuneen.

3. Kenelle tapahtumaa tehdään?

Kohderyhmän määrittelyyn käytetään tyypillisesti turhan vähän panoksia. Ajatuksena voi olla, että kohderyhmä on tuttu ja tiedossa, kun todellisuudessa kohderyhmäymmärrys saattaakin olla yleisten mielikuvien varassa.

Kerro briefissä, millaisia ihmisiä vieraat ovat ja mitä tiedät heistä. Ikä, koulutustausta ja asuinpaikka ovat tärkeitä ominaisuuksia, mutta yhtä olennaista on tietää, mikä kohderyhmälle on tärkeää ja millaisia valintoja he tekevät arjessa. Näiden tietojen pohjalta voidaan suunnitella aidosti vieraita kiinnostava tapahtuma. Ne myös antavat ymmärrystä miettiä, mitä ajankäytön valintoja vastaan tapahtuman täytyy kilpailla, jotta saamme vieraat saapumaan paikalle. Tapahtuma vaatii aina investoinnin paitsi järjestäjältä, myös vierailta. Tapahtumaan käytetty aika on pois jostain muualta.

4. Vierasmäärä ja tilavalinta

Käytännön yksityiskohdat ovat tottakai nekin olennaisia. Odotusten kanssa kannattaa olla realisti, kun mietitään, kuinka paljon vieraita kutsutaan ja paljonko lopulta on paikalle odotettavissa. Tilaisuudet tulevat harvoin täyteen ja haasteena on, että ilmoittautuneistakin suuri osa saattaa jättää lopulta tulematta.

Vieraiden määrä vaikuttaa olennaisesti tilavalintaan. Tilan voi hankkia itsekin, mutta jos toimisto hankkii paikan, on hyvä käydä keskustelu tarvittavista toiminnallisuuksista ja paikasta syntyvään mielikuvaan liittyvistä toiveista.

Kun tila on varattu, se mahdollistaa tai rajaa pois tapahtuman sisältöön liittyviä ideoita. Siksi on tärkeää kertoa jo etukäteen, jos ohjelma sisältää elementtejä, jotka täytyy ottaa tilaisuuden järjestelyissä huomioon. Tällaisia voivat olla esimerkiksi ohjelmanumerot tai esitysmateriaalit, jotka vaativat tilaa vieviä teknisiä ratkaisuja, suuret demoständit, tuote-esittelypisteet tai vaikkapa ryhmätyötilojen tarve. Myös mahdollisten yhteistyökumppaneiden tarpeet tilalle täytyy huomioida etukäteen.

Jos toimistoja kilpailuttaa pitkäaikaiseen yhteistyöhön, pohjatyöt vaativat tavallistakin tarkempaa harkintaa ja kilpailutuksen painotuksen kannattaa olla alkupään suunnittelussa. Liian usein kilpailutuksella etsitään ensisijaisesti tapahtumalle uniikkia toteutuspaikkaa tai esiintyjää, ja useita tiloja ja esiintyjien kalentereita pidetään varattuna turhaan. Mainehaitta turhista varauksista sataa silloin toimistoja kilpailuttavan tapahtuman järjestäjän niskaan.

5. Budjetti ja realistinen aikataulu

Tilaisuuden budjettia ei kannata kainostella. Käytettävissä oleva rahamäärä ja omien resurssien avaaminen antavat toimiston suunnittelulle raamit, joiden sisään voidaan toteuttaa paras mahdollinen tapahtuma. Tärkeää on, että molemmat tietävät, mitä käytettävissä olevalla rahalla täytyy saada ja mistä kustannuksista asiakas vastaa itse.

Aikataulu on sekin olennainen briefin osa, eikä aikatauluksi riitä pelkkä tapahtuma-aika. Mitä enemmän aikaa suunnittelulle ja päätöksenteolle on varattu, sitä paremmin projekti yleensä sujuu.

Toimistolle kannattaa antaa aikaa valmistella oma ehdotuksensa ja antaa myös käytetylle ajalle arvoa. Siksi on kohteliasta varata toimiston näkemyksen esittelyyn yhteinen aika. Suullinen läpikäynti on hyödyksi myös briefausvaiheessa. Kun toimisto saa kirjallisen briefin lisäksi kokonaisuudesta selityksen myös kasvotusten, sillä on samalla mahdollisuus kysyä tarkentavia kysymyksiä ja sitä kautta paremmin ymmärtää toimeksiantoa.

Toimiston briefaus tapahtumasta – nappaa talteen tapahtumajärjestäjän muistilista

  • Tilaajan tiedot: perustiedot toimijasta, yhteyshenkilöt, päätöksentekijät
  • Brändin/ yrityksen perustiedot: brändikäsikirja, graafinen ohjeisto, yrityksen arvot ja tapa toimia
  • Syyt tapahtuman järjestämiselle, kokonaiskuva ja muut kokonaisuuteen liittyvät toimenpiteet
  • Tavoitteet ja mittarit
  • Kohderyhmä: ikä, koulutustausta, asuinpaikka, mikä tärkeää, mitä arvostavat arjessa
  • Tavoiteltu ja odotettu vierasmäärä
  • Budjetti ja käytössä olevat muut resurssit
  • Toiveet, rajoitteet ja vaatimukset tilalle
  • Aikataulu suunnittelulle, päätöksenteolle, järjestelyille ja tapahtumalle

Haluatko kuulla lisää onnistuneen tapahtuman briefaamisesta? Ota yhteyttä: jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Asiantuntija

Jyrki Aittola

Synnynnäisesti kyltymätön CEO ja Senior Partner, liiketoiminnan kehittäjä ja strategi, joka etsii uusia ideoita ja näkökulmia.

Motto: We don´t remember day´s we remember moments.

+358 40 5036 625 jyrki.aittola@wolttigroup.fi

Lue lisää

Lisää artikkeleita

Tapahtumatuotanto

Jokaisen tapahtuman ytimessä on asiakas. Mikä heitä koskettaa, mikä saa heidät haukkomaan happea? Vaikuttava tapahtuma ei synny sattumalta. Hyvä suunnittelu on onnistuneen tapahtuman salaisuus.

Luulitko tietäväsi kaiken vastuullisuudesta?

Tapahtumien vastuullisuutta ei ole vain pyrkimys hiilineutraaliuteen, vaan vastuullisuudessa on kyse johtamisjärjestelmästä. Yhtäkkiä vastuullisuuspuhe on läsnä kaikkialla. Onneksemme aihe ei…

Näin mittaat tapahtumamarkkinoinnin vaikuttavuutta

Näin mittaat tapahtumien tuloksia

Tapahtumien vaikuttavuuden mittaaminen on monelle haaste, eikä ihme. Olennaista on mitata aina samoja asioita ja muistaa myös analysoida tulokset. Vain…

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran

Ensivaikutelma joka tekee vaikutuksen

Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran. Siksi sen on parasta olla hyvä. Ensivaikutelma ratkaisee. Vanha klisee on erityisen totta erityisesti yritysmaailman…

Työpajamuotoinen tapahtuma kiinnostaa

Kun ohjelman tekevät vieraat itse

Fasilitointi tekee yritystapahtumasta vaikuttavamman. “Perinteinen tapa järjestää B2B-tapahtuma on laittaa kutsuvieraat kuuntelemaan muiden juttuja. On keynote-puhuja, paneeli, pyöreän pöydän keskustelu…

Messut kiinnostavat taas

Älä unohda messuja

Kuinka ohjataan omalle messuosastolle juuri ne oikeat vieraat? Kun uudet tuotteet esitellään 3D-videoina ja ihmiset rakentavat ammattiverkostojaan sosiaalisessa mediassa, näyttävät…

Tapahtuman tarina alkaa jo kutsusta

Tapahtumassa brändi herää eloon

Tapahtuma kertoo tarinaa aina ensimmäisestä kutsuviestistä vieraiden siitä kertomiin kokemuksiin. Tapahtumaa suunniteltaessa on tärkeää miettiä, mitä asioita tilaisuudessa halutaan nostaa…

Tapahtumat ovat kohtaamisia, jotka jäävät mieleen

Ostopolun vaikuttavin kohtaamispiste

Tapahtumamarkkinointi on yksi tehokkaimmista ostokäyttäytymiseen vaikuttavista toimenpiteistä, mutta välitön myynti ei aina kerro olennaista tapahtuman aikaansaamasta vaikutuksesta. Markkinoijan vuosisuunnitelmassa tapahtumat…

Uudenlaista ajattelua Gas Fest -tapahtumassa

Kilpailumenestys kertoo uudesta ajattelusta

Markkinointialan kilpailuissa menestyvät suunnannäyttäjät, joissa tulokset pystytään osoittamaan ja asiat on tehty uudella tavalla. Tehdään tästä tapahtuma, joka voittaa palkintoja….

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme