Hybriditapahtuman avulla on helppo hallita korona-ajan riskejä. Hybriditapahtuman ei kuitenkaan kannata olla livetapahtuma, joka vain striimataan verkossa. Wolttigroupin liekittäjä Jarkko Kivikoski kertoo, mitä  jokaisen kannattaa tietää hybriditapahtumista.

 

“Ei ole yhtä ainoaa oikeaa tapaa tehdä hybriditapahtuma. Hybriditapahtuma on oikeastaan erilaisten valintojen viidakko, jossa on tärkeää valita juuri ne oikeat valinnat. Hybriditapahtumassa rakennetaan samaan aikaan kahta eri kokemusta, joista toinen palvelee paikalle saapuvaa liveyleisöä ja toinen virtuaalisesti läsnä olevaa digiyleisöä”,  Jarkko Kivikoski kertoo.

Hybriditapahtumat voivat olla hyvin erilaisia lähtien yksinkertaisesta livetapahtuman ja digitapahtuman yhdistelmästä päätyen aina monipaikkaiseen tapahtumaan, jossa yhtenäinen tapahtumakokemus rakennetaan monen eri paikan ja studion yhdistelmällä, jopa ajallisesti useana eri hetkenä. “Hybriditapahtuman ei todellakaan kannata olla livetapahtuma, joka vain striimataan verkossa digiyleisöä varten”, Kivikoski painottaa.

Hybridi on tulevaisuuden tapahtumien vähäriskinen malli

“Meiltä kysytään usein, millaisia on tulevaisuuden tapahtumat. Vastaan aina, että hybridiys on tulevaisuudessa tapahtumien perusmalli. Se on tapahtuman sisältöalusta, josta digitaalisia tallenteita ja sisältöjä hyödynnetään yhä uudestaan niin livenä kuin diginä. Hybridimallin avulla tapahtuman vaikuttamisen aikajänne pitenee ja sen avulla voidaan tavoittaa enemmän ihmisiä”, Kivikoski kertoo.

Koska hybriditapahtuman suunnittelussa rakennetaan samaan aikaan sekä livetapahtuman osuutta ja virtuaalitapahtuman osuutta, se on turvallinen malli korona-ajan tapahtumille. “Hybridi on helppo tapa hallita tapahtumien riskejä. Esimerkiksi nyt voi lähteä turvallisesti suunnittelemaan ensi kevään ja kesän hybriditapahtumia, koska niitä voi rajoitusten muuttuessa skaalata kumpaan suuntaan tahansa.”

Konkreettiset vinkin hybriditapahtumien järjestämiseen

Lukuisia hybriditapahtumia suunnitellut Jarkko Kivikoski painottaa valintojen, suunnittelun ja käsikirjoituksen merkitystä onnistuneen tunteita herättävän hybridikokemuksen luonnissa.

“Ensin pitää valita kenelle hybriditapahtuma ensisijaisesti tehdään, liveyleisölle vai digiyleisölle. Tämä valinta vaikuttaa niin käsikirjoitukseen, rytmitykseen, esitysten pituuteen kuin taukoihin. Joskus päätetään, että molemmat kohderyhmät ovat yhtä tärkeitä, mutta silloin kannattaa tehdä ajallisesti kaksi eri tapahtumakokemusta: esimerkiksi ensin tehdään livetapahtuma, ja sen jälkeen samasta materiaalista uudelleen käsikirjoitettu virtuaalitapahtuma”, Kivikoski opastaa.

“Meidän kokemuksemme mukaan hybriditapahtuman suunnittelu ja käsikirjoitus on aika suoraviivaista tekemistä sen jälkeen, kun tavoite on selvä: kenelle kokemusta tehdään, mitä tunteita halutaan herättää ja liekittää sekä millaisia sisältöjä ja osia kokemuksessa pitää olla.”

Koska digitaalinen kokemus ei ole sidottu tiettyyn paikkaan tai aikaan,hybriditapahtuman virtuaalisia osia voi palastella ja järjestää uudestaan. “Voimme esimerkiksi hyödyntää syntyneet tallenteet uudestaan luomalla useita reaaliaikaisia virtuaalitapahtumia juontajan ja interaktiivisten elementtien avulla. Näin voimme saada samalle investoinnille paljon suuremman yleisön.”

“Hyvä esimerkki on äskettäin tekemämme verkkokauppatapahtuma, joka on perinteisesti koonnut livetapahtumaan 100–150 alan päättäjää. Nyt hybriditapahtuman liveosuuteen osallistui 30–40 päättäjää ja virtuaalitapahtuman osuuteen 1400 osallistujaa. Tapahtuma saatiin levitettyä hybridinä kymmenkertaiselle joukolle”, Kivikoski kertoo.

Muista nämä asiat hybriditapahtumissa

  • Päätä kenelle kaikille tapahtuman kokemusta rakennetaan ja mitä kaikkia osia siinä pitää olla.
  • Valitse mikä on tärkein ensisijainen kohderyhmä.
  • Luo erilliset käsikirjoitukset hybriditapahtuman liveosuuden ja virtuaaliosuuden kokemusten luomiseen.
  • Ole kunnianhimoinen ja pyri luomaan ikimuistoinen ja tunteisiin vetoava tapahtuma.
  • Älä tyydy siihen, että tapahtuman tekninen toteutus onnistuu hyvin. Saat moitteettoman suorituksen, joka ei kuitenkaan herätä tunteita.
  • Käytä erilaisia keinoja, joilla teet hybriditapahtumasta mahdollisimman interaktiivisen ja tunteisiin vetoavan.
  • Hybriditapahtumassa tunnetta voi luoda yllätyksellisyydellä, vaihtelevuudella, loppuhuipennuksilla ja leikkauksilla.
  • Varo liiallista visuaalista näyttävyyttä silloin kun se vähentää yleisön vuorovaikutusta.
  • Rakenna virtuaalisesti osallistuville kokemus, että tapahtumassa on paljon muita osallistujia, joiden kanssa voi olla vuorovaikuksessa.
  • Kutsu jo hybriditapahtumia rakentaneet kertomaan, miten onnistua ja miten välttää sudenkuopat.

 

Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä jarkko.kivikoski@wolttigroup.fi