Tapahtumakonsepti ohjaa messusuunnittelua ja varmistaa, että myynti on oikein kohdennettua ja tehokasta. Konsepti syntyy 1–2 kuukaudessa workshopissa.

Tapahtumamarkkinointi on yrityksille kallis investointi, ja suuret messut yleensä vuoden suurin yksittäinen markkinointiponnistus. Messut vievät paljon aikaa ja rahaa, joten niitä ei kannata tehdä hutiloiden.

“Haluamme haastaa yrityksiä panostamaan messulogistiikan lisäksi suunnitteluun. Vaikka puitteet olisivat kunnossa, onko varmasti tiedossa, mitä ollaan tekemässä ja kenelle? Messuja varten pitäisi luoda kokonainen messustrategia, joka parhaimmillaan on osa tapahtumakonseptia. Tapahtumakonseptin avulla brändi elää eikä ole irrallinen”, Wolttigroupin Ninni Arion sanoo.

Tapahtumakonseptista on kaupallista apua yrityksille. “Sen avulla myynti kohdennetaan oikein ja toimintaa tehostetaan. Mietitään, mitä ollaan tekemässä ja mitä varten, mikä on tapahtuman haluttu lopputulema. Tapahtumakonsepti johtaa suoraan parempaan myyntiin.”

Tapahtumakonsepti syntyy workshopissa

Wolttigroup työstää messusuunnittelua ohjaavia tapahtumakonsepteja workshop-muotoisesti. Workshopiin osallistuu Wolttigroupin ihmisten lisäksi asiakkaan väkeä markkinoinnista, viestinnästä ja myynnistä. Tarkoituksena on häivyttää siilot asiakasyrityksessä.

“Usein messujen suunnittelua tehdään viestinnän ja markkinoinnin kesken. Mukaan suunnitteluun kannattaa ottaa myös myyjät, sillä messut ovat heidän työvälineensä. Tapahtumakonsepti auttaa heidän työtään valtavasti”, Ninni Arion sanoo.

“Kun myyjät pääsevät jo workshop-vaiheessa työstämään tapahtumiin liittyvää konseptia ja tulevat kuulluksi, sitoutuvat he messuilla työskentelemiseen. Motivoitunut ja innostunut henkilökunta huokuu ylpeyttä ja positiivisuutta, joka houkuttelee ihmisiä osastoille. Innostuneisuus loistaa kauas”, Arion sanoo.

Tapahtumakonsepti valmiiksi 1–2 kuukaudessa

Wolttigroupin Riikka Koivulehto toimii tapahtumakonsepti-workshopeissa fasilitaattorina. Hänen tehtävänsä on muiden Wolttigroupilta työhön osallistuvien asiantuntijoiden kanssa nähdä ja kiteyttää tietoa, jonka asiakas hallitsee, mutta jolle on itse sokeutunut.

“Me autamme workshopien avulla ideoimaan keinot tavoitteisiin pääsemiseksi”, Koivulehto kiteyttää.

Workshop-työssä käytetään erilaisia luovuutta ruokkivia työkaluja, ja asiakas saa tehtäväkseen yleensä myös ennakkotehtävän. Ennakkotehtävä auttaa yrityksiä orientoitumaan aiheeseen. Workshop-työ kestää noin 1–2 kuukautta asiakkaan tarpeista ja toiveista riippuen.

“Fasilitoinnissa workshop-tilanteesta pyritään tekemään sujuvampaa ja tuloksellisempaa. Jos workshop-työskentely kestää liian kauan, osallistujien into lopahtaa. Sen takia kyse on tiiviistä ja tehokkaasta työskentelystä.”

Workshop-työn lopuksi asiakas saa yhteenvedon ja koonnin työskentelystä ja ehdotuksen tapahtumakonseptista tai osan siitä.

“Fasilitoidun workshopin tarkoituksena on luoda ryhmälle yhteinen suunta, johon kaikkien on helpompi sitoutua sekä auttaa ryhmää löytämään heille parhaat ratkaisut. Yhden asiakkaamme kanssa olemme esimerkiksi työstäneet workshopissa ostajapersoonat tapahtumakonseptiin. Ne paransivat merkittävästi yrityksen asiakasymmärrystä ja auttoivat hahmottamaan, ketkä messuille tulevat ja mitä he sieltä haluavat. Se taas vaikutti suoraan myyntiin”, Koivulehto kertoo.

Oletteko rohkeita ja uteliaita?

Workshopit ovat turvallinen tila hullutella ja löytää hölmöjäkin ideoita jatkojalostukseen.

“Käytämme erilaisia ideointityökaluja, joilla pyrimme aktivoimaan jokaista osallistujaa ajattelemaan ja keskustelemaan käsiteltävää asiaa tutun ja turvallisen ulkopuolelta. Etenkin kehitystyöpajoissa pitää antaa tilaa uusille näkökulmille ja päästää irti totutusta”, Koivulehto sanoo.

Arionin mukaan workshopit ovat hyvä tapa työstää tapahtumakonseptia, kun nykyiseen tekemiseen halutaan selkeitä muutoksia.

“Usein ne voivat sopia esimerkiksi brändiuudistuksen yhteyteen tai sellaiseen tahtotilaan, jossa vanhoista mielikuvista halutaan irrottautua. Ehkä ne sopivatkin parhaiten rohkeille ja uteliaille yrityksille, jotka haluavat haastaa itseään ja kokeilla uudenlaista lähestymistapaa, saada aikaa uusia tuloksia ja erottautua kilpailijoista”, Arion sanoo.

Nyt on oikea aika hioa tapahtumakonsepti kuntoon ensi vuoden messuja varten. Kiinnostuitko workshop-työskentelystä? Ota yhteyttä!