Kansainvälisillä messuilla kilpailu on niin kovaa, ettei muista erottuvan messuosaston suunnittelussa kannata tinkiä. Mitkä ovat Wolttigroupin suunnittelun kulmakivet?

“Tavoitteena on suunnitella sellainen messuosasto, että – kollegaani lainaten – messukävijän purkka pysähtyy suussa. Että osastossa on joku hieno juju, joka erottaa sen kaikista muista. Se on suunnittelun lähtökohta meillä”, Wolttigroupin suunnittelija Arina Habonen sanoo.

Kansainvälisillä messuilla kilpailu osastojen välillä ja messukävijöiden huomiosta onkin niin kovaa, että erottautuminen muista on aivan olennaista. Valitettavan usein yritykset luottavat kuitenkin tuttuihin kaavoihin.

“Monesti messuosastot suunnitellaan toimialauskollisesti. Ne voivat olla kivan näköisiä ja rakenteellisesti mielenkiintoisia, mutta aika usein vain niin sanotusti ‘printataan esitteet’ isosti seinille ja tullaan esiin tuotevetoisesti”, Wolttigroupin myyntijohtaja Ninni Arion sanoo.

Wolttigroupissa toimitaan toisin.

“Me haluamme tarinallistaa brändejä ja yrityksiä, niinpä käytämme messuosastojen suunnittelussa tapahtumamarkkinoinnista tuttuja kikkoja. Tavoitteena on saada yleisön huomio kiinnitettyä kiinnostavalla tavalla. Hyvän messuosaston suunnittelussa hyödynnetään kaikkia aisteja, parhaimmillaan ääniä, valoja, tuoksuja ja tunteita. Ja tässä me olemme hyviä”, Habonen jatkaa.

“Ylipäätään messuosastojen suunnittelussa kannattaisi hyödyntää enemmän teemallisuutta ja asiakaspolkuja”, Arion sanoo.

Yrityksen myynti- ja markkinointiosasto suunnitteluun mukaan

Wolttigroupin tavoitteena onkin suunnitella enemmän kuin messuosasto. Tähtäimessä on elämys, jossa yrityksen brändi, tavoitteet ja viestit näkyvät kautta linjan tapahtumassa. Kutsuja myöten.

Messuosaston on oltava yrityksen näköinen.

“On tärkeä ymmärtää, mihin messuilla pyritään, mitkä ovat sen kaupalliset tavoitteet, miksi sinne mennään. Muutoin on vaikea myöskään sanoa, milloin messut ovat onnistuneet”, Arion sanoo.

Juuri tämän vuoksi Wolttigroup ottaa alusta asti messuosaston suunnitteluun mukaan yrityksen markkinoinnin ja myynnin. “Kun osasto suunnitellaan yhteistyössä heidän kanssaan, myyjien ääni kulkee alusta asti mukana. Tämä on aivan olennaista, sillä myyjien pitää uskoa suunnitelmaan ja siihen juttuun, jota me rakennamme. Juuri hehän siellä osastolla useimmiten ovat ”, Arion sanoo.

Kokemus säästää rahaa

Wolttigroupilla on pitkä, yli 20 vuoden kokemus kansainvälisten messujen suunnittelusta. Oppirahat on jo maksettu.

“Se näkyy esimerkiksi siten, että tunnemme alan trendit ja asiakkaat ja pystymme näkemään mikä toimii, mikä ei. Arina on valtavan taitava poimimaan liiketoiminnasta sen kaupallisen kärjen, josta saamme idean osaston suunnitteluun”, Ninni Arion sanoo.

Tämä on tärkeää, sillä mitä kauempana messut ovat, sitä monimutkaisempaa kaikki on: kulttuurierot, paikalliset tavat, logistiset ratkaisut.

Myös kestävän kehityksen vaatimukset ja ympäristötietoisuus ovat iso haaste.

“Kestävän kehityksen mukaisesti olisi hyvä käyttää esimerkiksi puun sijaan putkirakenteita ja kierrätettäviä materiaaleja, mutta tähän etsitään koko ajan uusia, hyvältä näyttäviä ratkaisuja”, Habonen sanoo.

Milloin messut ovat onnistuneet?

Messujen onnistumista voi olla hankalaa mitata pelkästään myynnin kehittymisellä, sillä tulos saattaa näkyä vasta pitkä ajan kuluttua. Sen sijaan onnistumista voi mitata kävijämäärillä ja sillä, minkälainen puheenaihe osastosta syntyy.

Osasto on onnistunut, jos ihmiset siis pysähtyvät, jäävät juttelemaan ja jakavat osastosta postauksia esimerkiksi LinkedInissä ja muualla somessa.

“Toivoisikin, että yritykset olisivat rohkeita, uskaltaisivat rikkoa rajoja ja toteuttaa hyvännäköisiä, komeita messuosastoja. Parhaimmillaan oivaltava messuosasto jää myös elämään ja sen visuaalista materiaalia voidaan hyödyntää myös myöhemmin markkinoinnissa. Tämä säästää rahaa”, Habonen sanoo.

Motivoitunut ja osastostaan ylpeä henkilökunta valaisee osaston

Mitä tahansa yritys myykään, isoja laitteita tai vaikka koneita, tuote ei myy itse itseään. Myyntityön tekee ihminen ihmiselle. Siksi motivoituneen ja innostuneen henkilökunnan merkitys on äärimmäisen tärkeää.

“Messuosastolle pitää valita oikeat ihmiset hommiin. Sellaiset, jotka osaavat ottaa toiset ihmiset hyväntuulisesti ja motivoituneina vastaan. Meidän tehtävämme on auttaa messuosaston porukkaa olemaan hyvällä tuulella. Hyvin suunniteltu osasto luo motivoivat puitteet asiakaskohtaamisille ja työntekijät voivat olla ylpeitä edustamastaan yrityksestä messuilla. Silloin osastolle on mukava pysähtyä ja jäädä juttelemaan. Jos henkilökunta ei ole hommassa mukana, hienoinkaan osasto ei toimi”, Arion sanoo.

Näin onnistut kansainvälisillä messuilla

1) Kohderyhmä haltuun

Mieti jo ennen messuosaston suunnittelun aloittamista, kenet haluat osastollasi pysäyttää ja kenet tavoittaa. Kansainväliset messut ovat niin suuri satsaus, että sinne menemisen on oltava tavoitteellista.

2) Uskalla olla rohkea

Erotu messuosaston valtavirrasta poikkeavalla suunnittelulla. Kun toimii rohkeasti, toisella tavoin kuin muut, herättää usein enemmän julkisuutta ja keskustelua kuin tavanomaisella osastolla. Hyödynnä messuosaston ilmettä myös messukutsussa. Näin messukävijät saavat jo etukäteen maistiaisen osastosta.

3) Satsaa motivoituneeseen henkilökuntaan

Messuosastostaan ylpeä ja motivoitunut henkilökunta on tärkein menestystekijä messuilla. Iloinen hyväntuulisuus saa messukävijät pysähtymään juuri teidän osastollenne. Niinpä suunnitteluun kannattaa panostaa: nukkavierusta messuosastosta on vaikea olla ylpeä ja se näkyy herkästi henkilökunnasta. Toisaalta innostunut henkilökunta saa vaatimattomammankin osaston loistamaan.

Nyt on oikea aika hioa tapahtumakonsepti kuntoon ensi vuoden messuja varten. Lue lisää tapahtumakonseptin suunnittelusta messuille ja ota yhteyttä!