Jos kohderyhmä on tärkeä, ei kannata jäädä odottamaan parempaa aikaa kohtaamiselle. Kun tapaamiset ovat säännöllisiä, on suhde paremmassa kunnossa sitten, kun vihdoin päästään näkemään kasvokkain. 

Odottavan aika on pitkä, ja odotusta luvassa vielä pitkään, kun käsillä on maailmanlaajuisesta pandemiasta vapautuminen. Kun selkeää päivämäärää tilanteen helpottumiselle ei ole, se tarkoittaa yrityksissä jatkuvaa epävarmuutta niin asiakassuhteiden hoitamisen kannalta kuin henkilökunnan hyvinvoinnin näkökulmasta. 

“Moni asia riippuu yrityksissä nyt siitä, milloin ja miten yhteiskuntaa päästään avaamaan. Sitä ei kuitenkaan kannata jäädä odottelemaan”, painottaa Woltti Groupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola.

“Jos jokin kohderyhmä on yritykselle tärkeä, sitä ei voi jättää vain odottamaan. Kukaan ei tiedä vielä, miten ja milloin exit tulee tapahtumaan. Mutta nyrkkisääntö on, että kommunikaatiota ei voi koskaan olla liikaa.” 

HR sen tietää: ihmiset janoavat nyt inspiraatiota ja yhteisöllisyyttä

Suhde kuin suhde kaipaa säännöllistä huoltoa – oli kyse sitten asiakkaista tai omasta henkilökunnasta. Kun suhteita on hoidettu ja kohtaamiset olleet säännöllisiä myös poikkeustilan aikana, on suhde paremmassa kunnossa sitten, kun vihdoin päästään tapaamaan kasvotusten.

“Sama pätee niin ulkoisissa kuin sisäisissä tapahtumissa”, Aittola toteaa. “HR:n murheena yrityksissä on, että kaikki alkavat olla väsyneitä. Pandemian alussa kaikki oli sentään vielä uutta ja ihmeellistä, mutta uudessa arjessa ja digitaalisissa kohtaamisissa ei ole enää mitään uutuudenviehätystä. Jengi alkaa olla puhki.”

Etätyö on tilanteen jatkuessa muuttunut puuduttavaksi rutiiniksi, ja vaikka uudessa arjessa on niin hyviä kuin huonoja puolia, ovat huonot puolet alkaneet nostaa entistä useammin päätään. 

“Niitä vastaan voi taistella tuomalla arkeen uusia asioita inspiroivalla tavalla ja sisältö edellä”, Aittola sanoo. 

Saman sisällön voi toteuttaa monella tavalla. Virtuaalitapahtuman ja webinaarin ero on, että virtuaalitapahtumassa kokemuksesta tulee yhteisöllinen ja inspiroiva – ja juuri näitä ihmiset nyt janoavat.

“Jotta saat jengin paikalle, pitää jo kutsussa pystyä lupaamaan jotain innostavaa. Sitä lupausta ja sisältöjä pitää miettiä osallistujakokemuksen kautta. Osallistujan pitäisi kokea, että olipa hyvä juttu: innostuin ja sain energiaa, tapahtumaa oli helppoa seurata ja tuntui että olin aidosti mukana.” 

Ilmaherruus voitetaan ottamalla etumatkaa

Jatkuva odotustila on monessa yrityksessä tarkoittanut päätösten siirtymistä aina vain eteenpäin, vaikka tärkeiden suhteiden ylläpito on jo vuoden ajan perustunut satunnaiseen soitteluun ja videotapaamisiin. Suhteen rakentamisen kannalta se tarkoittaa tarvetta uudelleenkäynnistykselle. Edessä on paljon päivitettävää ja tapaamisvelkaa.

“B2B-puolella murheena on se, ettei tärkeitä ihmisiä päästä tapaamaan. Voi olla ettei ole päästy pitkään aikaan. Itseltään voi kysyä, uskallammeko päästää meille tärkeät ihmiset lomille tapaamatta heitä” Aittola sanoo. 

Kotona vietetyn koronakauden jälkeen lienee odotettavissa patoutunutta juhlinnan ja kohtaamisten tarvetta. 

“Kyllä tässä kaupungissa pian soitto soi ja jääpalat kilisee lasissa, mutta meille tärkeitä kohderyhmiä on silloin varmasti muutama muukin tavoittelemassa. Epävarmassa tilanteessa kannattaa ottaa etupainotteisesti ilmaherruutta.”

Kutsua kalenteriin ja toimintamalli hybridiaikaan

“Moni kysyy suoraan, että mitä hittoa tässä voi tehdä”, Aittola sanoo ja muistuttaa, että lopullista tapahtuman muotoa ei tarvitse heti lyödä lukkoon – suunnittelun lähtökohdaksi riittää, kun sovitaan ajankohta ja aiheet. 

“Kohderyhmän näkökulmasta olennaista on tarjota näkymä tulevaan. Kutsu on ensimmäinen kohtaamispiste henkilökohtaisen kontaktin ottamiseen.”

Syksyn ensimmäisiin hybridi- ja livetapahtumiin kutsut lähtevät heti lomien jälkeen, sillä hybriditapahtuma pitää saada hyvissä ajoin kohderyhmän kalenteriin, jotta ihmiset tulevat paikalle. Digitaalisen tapahtuman järjestäminen ei vaadi yhtä paljon. Niihin osallistumisen suunnittelujänne on kohderyhmällä lyhyempi ja osallistujat voi saada mukaan lyhyelläkin aikataululla.

Tällä hetkellä monien kalentereista uupuvat kokonaan niin sisäiset- kuin ulkoiset tilaisuudet, jotka aiemmin ovat rytmittäneet vuotta. Jos etätyöt jatkuvat, on sama haaste edessä jatkossakin. 

“Meiltä kysytään paljon sisäisten tapahtumien järjestämisestä etänä, ja monien kanssa on päädytty luomaan jatkuvia formaatteja sisäiseen viestintään. Työntekijäkokemus suunnitellaan uusiksi. Toistuvat virtuaalitapahtumat ja suunniteltu yhdessäolo synnyttävät yhteisöllisyyden, joka nyt on jäänyt pois fyysisen läsnäolon puuttuessa.”

Hybridi-toimintamalli vaatii sekin sisäisten foorumien muuntamisen uudenlaisiksi. Yksittäisten tapahtumien sijaan yrityksille luodaan tällöin toimintamalli, joka antaa kyvyn reagoida ja elää uuden hybridimaailman mukaisesti. 

“Suurin etu jatkuvassa formaatissa on, että teknologia ratkaistaan kerralla. Näin kunkin tapahtuman suunnittelussa päästään keskittymään sisältöön, eikä joka kerta jouduta erikseen miettimään toteutustapaa.” 

Kaipaatko apua ihmisten tavoittamiseen ja kohtaamiseen etä- ja hybridiaikana? Tarjoamme asiakkaillemme yhteisen veloituksettoman työpajan keväällä 2021. Ota yhteyttä jyrki.aittola@wolttigroup.fi.