Näin kick offista tulee liiketoiminnan työkalu

Huolella suunniteltu kick off muuttaa irrallisen seminaarin koko tilikauden kattavaksi liiketoiminnan työkaluksi.

Kick offin merkitystä ei yrityksen menestykselle sovi vähätellä. Tavallisesti tilikauden tai suuren projektin aloittava tapahtuma on työlle kuin huolella valittu viini aterialle. Ilman ehkä pärjää, mutta jotakin tärkeää ja mieleenpainuvaa jää puuttumaan.

Ennen kaikkea kick offin tarkoitus on innostaa ihmisiä kohti yhteistä suuntaa. ”Jos ihmiset olisivat puhtaasti rationaalisia, vuositavoitteiden ja strategioiden välittämiseen riittäisi sähköpostikin. Ihmisten innostaminen ja sitouttaminen sen sijaan vaatii emootiota ja läsnäoloa”, näkee Jarkko Kivikoski, Woltti Groupin business director.

Yhteisöllinen ajattelu on luennointia tehokkaampaa

Kick offin perinteinen kaava on selkeä. Kuunnellaan luennot ja johdon suuntaviivat, sitten yhteinen hauska tekeminen ja ruokailu luovat tilan epämuodolliselle ajatustenvaihdolle. Välissä on ehkä kuunneltu nimekästä motivaatiopuhujaa.

Suurelle osallistujamäärälle selkeä malli voi toimiakin. Sen sijaan rajatumman osallistujajoukon kick offeissa tehokkaampaa on suosia niin sanottua fasilitoivaa eli joukkoistavaa työmallia.

Hyvä esimerkki tästä on pienten tiimien käyminen tehtävien kimppuun, jotka on johdettu yrityksen toimintaympäristöstä. Lopuksi ajatukset esitellään muille, parhaat jalostetaan osaksi yhtiön strategiaa. ”Sitoutuminen on huomattavasti parempaa, kun ihmiset saavat valjastaa oman kokemuksensa yhteisen tavoitteen eteen.”

Näin teet kick offin kuluista investoinnin

Kick off nielee aina rahaa – miksi siis tapahtumasta ei ottaisi kaikkea hyötyä irti. Hyvä kick off on vaikutuksiltaan pitkäkestoinen prosessi, jossa ilo ja ideat yhdistyvät. Teet sen näin:

  1. Aloita suunnittelu ajoissa. Hyvä kick off kehittyy koko vuoden ja toimii työkaluna seuraavan vuoden tavoitteiden saavuttamiseksi.
  2. Lähde ulos toimistosta. Mikä tahansa tila on parempi kuin oman firman tilat, mutta parhaat tilat viedään nopeasti käsistä alkuvuodesta, joka on kick offien kulta-aikaa.
  3. Toteuta yleisön mukaan. Monipuolisesti suunniteltu luentomalli toimii suurelle ja työtehtäviltään erilaiselle joukolle, osallistava fasilitointi taas pienemmälle joukolle, jonka työnkuvat ovat yhteneväisiä.
  4. Ota tilanteesta hyöty irti. Kick offin sisältö ja yhdessäolo ovat uniikki mahdollisuus vaikuttaa. Suunnittele ohjelma niin, että se ruokkii ajattelua ja kick offin liiketoimintatavoitteita.
  5. Älä lopeta valomerkkiin. Vaikka kick off on ohitse, työ jatkuu. Hyvät ideat on siirrettävä käytäntöön ja seurattava, miten ne toteutuvat arjessa.

Tylsä paikka voi olla logistinen helmi

Sopivan tilan valinta on kuin asunnon ostaminen: sisätiloja voi muokata, mutta sijaintia ei. Jotta tapahtuma sujuisi tavoitteiden mukaan, eri kaupungeissa työskentelevien energiaa ei saa hukata turhan varhaisiin herätyksiin ja matkustamiseen.

”Useimmiten toimivin vaihtoehto on se, minne osallistujien on helppoa tulla.”

Parasta on, kun kaikki pääsevät paikalle. Yhä useammin toimistot sijaitsevat kuitenkin eri maissa, eikä logistiikka veny loputtomiin. Silloin toimiva vaihtoehto on hybridi kick off: eri kaupungeissa pidetään omat tapahtumat, jotka ovat digitaalisen jakelualustan avulla yhteydessä toisiinsa.

”Jos Bruce Dickinson puhuu yhdessä paikassa, se välittyy muillekin toimistoille. Hybridimalli kasvattaa osallistumista, laskee kuluja ja vähentää ympäristöä rasittavaa turhaa matkustamista.”

Onnistunut kick off on johdon työkalu

Jos osallistujat näkevät kick offin hauskana yksittäisenä tapahtumana, järjestäjät ovat todennäköisesti onnistuneet. Se ei kuitenkaan tarkoita tehottomuutta, päin vastoin.

”Hyvä kick off on tarkkaan mietitty ja suunniteltu. Vaikka itse tapahtuma olisi kaksipäiväinen, suunnittelu ja ja pohjatyöt voivat viedä jopa koko vuoden.”

Kick off kannattaakin ajatella liiketoiminnan johtamisen välineenä. Valmistautumisvaiheessa tehdään esimerkiksi yrityksen sisäisiä kyselyitä, haastatteluita ja tutkimuksia, joiden avulla varsinaisen kick off -tapahtuman kärki, tavoitteet ja sitoutuminen hioutuvat.

Ohjelmaa, muttei liian pitkään

Parhaissa ohjelmanumeroissa tieto ja viihde yhdistävät. Tilikauden kehitystavoitteita voi kertoa vaikka suositun tv-formaatin ja sen oikeiden juontajien avulla. Tapahtuman kruunaa hyvä ruoka, jota säestävät kohtuudella nautitut ruokajuomat.

”Kick off on ennen kaikkea työtapahtuma, johon valomerkkiin asti juhlinta ei sovi. Moni yritys haluaa tapahtumaan hyvää oloa tuovia aktiviteetteja, kuten aamun aloittamisen rentouttavalla joogalla.”

Lisää artikkeleita

Sisäinen
viestintä

Työntekijät ovat olleet yritysten tärkein voimavara juhlapuheissa jo kauan. Nyt he ovat sitä oikeasti, ja siksi heihin kannattaa satsata. Sisäisillä tapahtumilla sitoutetaan ja tehdään tulosta.

Yhtiökokous markkinoi yrityksen brändiä

Hyvin järjestetty yhtiökokous on viesti. Se kertoo osakkeenomistajan arvon. Yhtiökokouksen koolle kutsuminen perustuu osakeyhtiölakiin. Se on pidettävä, mutta itse tapahtuman… Read more »

Suunnittelulla tehot irti tapahtuman vaikuttajamarkkinoinnista

Valjasta tarinasi kertojaksi vaikuttaja. Viestin uskottavuutta vahvistaa, jos yritys puhuu muullakin äänellä kuin omallaan. Livekohtaamisista saa myös enemmän irti, kun… Read more »

Tapahtumat tarvitsevat vastuullisuustrategiaa

Vastuullisuus: miksi et järjestäisi tapahtumaa vastuullisesti, jos kerran voit? Yritysten järjestämät tapahtumat ovat sekä henkilöstö- myös asiakastyön näkökulmasta korvaamattomia ja… Read more »

3,2 mrd eurolla näkyvyyttä suomalaiselle tapahtumaosaamiselle

Trumpin ja Putinin tapaaminen toi Helsingille ennennäkemättömän medianäkyvyyden. “Luottamus Woltti Groupin kykyyn ottaa tuotanto haltuun erittäin lyhyellä varoitusajalla ratkaisi kumppanivalinnan”,… Read more »

Vieraiden ehdoilla valittu paikka vahvistaa tapahtuman brändiä

Yhtä oikeaa tapahtuman paikkaa ei ole. Asiaa kannattaakin lähestyä käytännöllisyyden näkökulmasta. Keitä tapahtumaan tulee, missä juuri he liikkuvat ja miten?

Hyvät pikkujoulut sitouttavat työntekijät yrityksen tavoitteisiin

Kun pikkujoulut suunnitellaan huolellisesti, niihin käytettävä raha muuttuu kulusta investoinniksi, joka kasvattaa yhteenkuuluvuuden tunnetta ja sitoutumista yhteisiin tavoitteisiin.

Tapahtumamarkkinoinnin trendit vuonna 2018

Sosiaalinen vastuu, luovuus ja digitalisaatio leimaavat tapahtumamarkkinoinnin trendejä vuonna 2018. Woltti Groupin Jyri Räsänen keräsi tärkeimmät ilmiöt.

Näin yrityksesi tapahtuma onnistuu SuomiAreenalla

SuomiAreena on Suomen suurin yhteiskunnallinen keskustelutapahtuma. Se on huikea mahdollisuus, mutta jos siellä haluaa erottautua, kannattaa omaan tapahtumaan satsata.

Kaipaatko inspiraatiota? Tilaa uutiskirjeemme