Kategoria: Ideat

Markkinoinnin automaatio on valitettavan usein yrityksessä vain digitaalisen markkinoinnin automaatiota, tai vielä suppeammin automaattista sähköpostien ja uutiskirjeiden lähettämistä. Hyvin suunniteltuna ja toteutettuna todellisen maailman kohtaamisissa, kuten tapahtumissa, kerääntyvä asiakasdata kannattaa kerätä niin asiakastietojärjestelmän kuin markkinoinnin automaation käyttöön markkinoinnin ja myynnin tehostamiseksi.

Tämä ei ole niin vaikeaa ja monimutkaista miltä se kuulostaa. Muutaman niksin offline-datan hyödyntäminen markkinoinnin automaatiossa kuitenkin vaatii.

Selkeät säännöt datan keruulle

Kaikista tärkeintä on luoda yritykseen selkeät säännöt, millaista dataa tapahtumista kerätään markkinoinnin automaatioon ja kenen vastuulla datan kerääminen on. Määrittelytyöhön kannattaa ottaa yrityksessä mukaan ainakin markkinoinnin johto, myynnin johto ja crm-johto sekä markkinoinnin toteuttajat.

Asiakasdata ja kontaktitieto pitää keskittää yhteen paikkaan, jossa se on markkinoinnin automaation käytössä. Samalla tapahtumien kutsuprosessi pitää keskittää markkinoinnin automaation työkaluun. Jos esimerkiksi liiketoimintojen johto kutsuu tapahtumaan asiakkaita ja prospekteja omia kanaviaan pitkin, tieto kutsutuista hajoaa liian moneen paikkaan eikä enää ole markkinoinnin automaation käytössä.

Kun tapahtumien asiakasdata on keskitetty yhteen paikkaan, kutsutut, kiinnostusta osoittaneet, tapahtumaan ilmoittautuneet ja lopulta tapahtumaan tulleet tiedetään yksilöidysti.

Kerää dataa tapahtumista

Itse tapahtumaan kannattaa luoda sisältöjä ja toiminnallisuuksia halutun datan keräämiseksi. Yksi keino on esimerkiksi nimilapun skannaaminen tapahtuman eri trackeissä, jolloin saadaan tietää, mistä sisällöistä kukin tapahtumaan osallistunut on kiinnostunut. Hyvä tapahtuman kampanjasivu, jossa eri trackeihin ilmoittaudutaan, on myös toimiva tapa kerätä tietoa kiinnostuksen kohteista.

Tapahtumat ovatkin oiva keino rikastaa markkinoinnin automaation käytössä olevaa asiakastietoa.

Kun yritys tietää, mistä asioista asiakkaat ovat erityisen kiinnostuneet, markkinoinnin automaation avulla potentiaalisia asiakkaita voidaan ohjata ostopolulla eteenpäin.

Kiinnostustietoa voidaan hyödyntää myös seuraavien tapahtumien suunnittelussa. Kun yritys tietää paremmin, mistä potentiaaliset asiakkaat ovat kiinnostuneet, tulevien tapahtumien sisällön pystyy suunnittelemaan osuvammaksi ja siten tapahtumasta tulee kiinnostavampia.

Jatkuvuus ja vertailukelpoisuus kannattaa

Jokaisen tapahtuman jälkeen kerätty data kannattaa analysoida johtopäätöksiä varten.

Liikaa monimutkaisuutta kannattaa välttää. Perisynti on kerätä mahdollisimman paljon erilaista dataa eri paikoista. Sen sijaan kannattaa alkaa kerätä samaa tarkkaan määriteltyä dataa joka paikasta, koska vertailukelpoinen jatkuva datankeruu alkaa tuottaa vertailukelpoista tietoa esimerkiksi eri markkinointi-investointien tuloksellisuudesta.

Ajan mittaan kerättävä asiakasdata auttaa asiakkaiden profiloinnissa ja parantaa markkinoinnin ja myynnin tuloksellisuutta.

Haluatko kuulla lisää, miten tapahtumat kannattaa yhdistää markkinoinnin automaatioon? Ota meihin yhteyttä!

Työssä keskeistä ei ole enää palkka, yhden työnantajan palveluksessa tehty mittava ura kultakelloineen tai mellevät eläkepäivät (jotka karkaavat yhä kauemmas). Työltä odotetaan nyt mielekästä tekemistä, haastavia projekteja, itsensä toteuttamista, vapautta luoda ja oikeutta päättää itse työn tekemisen tavoista. Työ ei ole kaikki, vaan myös työn joustavuus ja vapaa-aika ovat keskeinen osa uusia vaatimuksia.

Työntekijöistä onkin tullut ikään kuin yrityksen ensimmäisiä ja sitä kautta tärkeimpiä asiakkaita. Työnantajilla on tarve myydä työpaikka yhä uudelleen, yhä useammin. Maine työnantajana on yhä tärkeämpi: asiakaskokemuksella ja työnantajamielikuvalla on se yhdistävä tekijä, että ne molemmat – positiivisena tai negatiivisena – leviävät pelottavalla vauhdilla.

Sisäisillä tapahtumilla palkitaan ja viestitään

Työntekijät ovat yritykselle tärkeitä asiakaskokemuksen ja brändin rakentamisessa. Ulkoinen markkinointi alkaa aina sisäisestä markkinoinnista: jotta asia, tuote tai palvelu saadaan myytyä asiakkaalle, se pitää myydä ensin työntekijälle. Sisäiset tapahtumat ovat siihen hyvä tapa.

Työ on monessa yrityksessä yhä hektisempää. Arjessa ei aina ehditä pysähtyä, kuulostella ja kiitellä. Hyvistä tuloksista pitää kuitenkin muistaa palkita. Siksikin tarvitaan henkilöstölle suunnattuja sisäisiä tilaisuuksia. Ne ovat tehokkaampia palkitsemisen keinoja, sitouttajia ja hengenluojia kuin mitätön kannustuspalkkio, korni kristallivaasi tai kauppakamarin pönöttävä ansioristi.

Maailma muuttuu vauhdilla, ja yrityksissäkin kaikki on jatkuvasti liikkeessä. Strategiaa päivitetään, organisaatiota jumpataan, liiketoimintoja ostetaan ja myydään. Muutoksiin liittyy aina tunteita ja pelkoja: mitä tämä tarkoittaa juuri minulle? Kaikissa muutostilanteissa tärkeintä on hyvä viestintä – pahinta myrkkyä ovat vellovat huhut.

Pelkkä rationaalinen viestintä ei kuitenkaan riitä. Pitää kuunnella, ei vain kuulla. Pitää osata tulkita viestejä, tunteita ja hiljaisia signaaleja. Sisäiset tapahtumat ovatkin siksi hyvä työkalu myös muutostilanteessa.

Sisäisillä tapahtumilla saa paljon aikaan

• Yhteishengen rakentaminen ja vahvistaminen
• Ihmisten tutustuminen toisiinsa
• Innostetaan uudesta strategiasta
• Informoidaan uudesta organisoitumisesta
• Osoitetaan vastuullisuutta tekoina
• Jaetaan informaatiota ja osaamista
• Parannetaan työhyvinvointia
• Juhlistaan onnistumisia, kiitetään työntekijöitä
• Lanseerataan uusia tuotteita ja palveluita

Sisäinen innovaatiokulttuuri liitoon

Tuoreet työntekijäpolvet vaativat työnantajaltaan aitoja tekoja vastuullisuuden ja merkityksellisyyden suhteen. Heille ei riitä, että yritys tekee voittoa osakkeenomistajilleen, vaan yritysten on huomioitava koko yhteiskuntaa koskettavat isommat tai pienemmät trendit.

Esimerkiksi kierrätykseen perustuvat liiketoimintaideat, lähiympäristöä parantavat kampanjat tai heikompien auttamiseen tähtäävät hyväntekeväisyystempaukset ovat asioita, joihin työntekijät sitoutuvat. Sisäiset tapahtumat ovat hyvä paikka lanseerata tällaisia hankkeita, kertoa niiden tuloksista ja sitouttaa kaikki yhteiseen päämäärään.

Sisäiset innovaatiohankkeet ovat nouseva tapahtumalaji. Hienoja innovaatioita syntyy myös asiakasrajapinnassa tai prosessien eri vaiheissa, joten kehitystyön valtaa ja vastuuta on järkevää siirtää tuotekehitysosastolta koko organisaatiolle. Erilaisen ryhmä- ja workshop-työskentelyn kautta yritykseen voidaankin rakentaa aivan uutta innovaatiokulttuuria.

Haluatko kuulla lisää onnistuneista sisäistä tapahtumista? Ota yhteyttä! 

Valitettavasti moni yritys jää sponsoroinnin ensimmäisille ja vähemmän vaikuttaville portaille seisomaan. Ota sponsorointi haltuun, katso esimerkit videoilta ja astu askeleet vaikuttaviin sponsoroinnin tapoihin, neuvoo Wolttigroupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola.

Miksi sponsorointi kannattaa?

Tänä päivänä yleisöt ovat pirstoutuneet eri kanaviin ja välineisiin. Mikään yksittäinen markkinointikanava ei enää pysty kattamaan yritykselle tärkeimpiä kohderyhmiä samalla tavalla kuin ennen.

Tässä tilanteessa sponsorointi astuu tehokkaaksi mahdollisuudeksi. Urheilussa, kulttuurissa tai missä tahansa alueella sponsoroitava kohde omistaa aiheen, jonka seuraajat suhtautuvat aiheeseen intohimoisesti. Sponsoroinnin avulla brandi pääsee juuri oikean yleisön luokse, juuri silloin kun yleisö suhtautuu intohimoisesti aiheeseen.

Mikä sponsoroinnissa menee pieleen?

Liian usein sponsoroinnissa lähdetään liikkeelle brandin omalla logiikalla ja viestillä keskeyttämään sponsoroitavan kohteen ja yleisön välinen intohimoinen suhde. Tämä tapa ei luo vaikuttavuutta vaan pikemminkin ärsyttävyyttä, vaikka saattaakin kerätä näkyvyyttä ja silmäpareja.

Vaikuttava sponsorointi ei ole vain tukemista ja näkyvyyttä. Mukana olo, logonäkyvyys ja mainokset ovat toki helposti mitattavia, ja niitä on helppo ostaa, mutta vaikuttavaa sponsorointia ne eivät ole.

Missä on sponsoroinnin vaikuttavuuden ydin?

Vaikuttavan sponsoroinnin ydin on siinä, että sponsoroitava kohde ja sponsori luovat yhdessä yleisölle jotain uutta ja sellaista, mitä ei muuten syntyisi. Vaikuttavaa lisäarvoa luova sponsorointi vaatii sponsoroitavalta brandilta sitoutumista ja osallistumista.

Mutta mitä vaikuttavan lisäarvon luominen käytännössä tarkoittaa? Tässä viisi erilaista esimerkkiä, miten sponsoroivat yritykset ja sponsoroinnin kohde ovat yhdessä luoneet uutta ja vaikuttavaa.

1. Hollantilainen finanssiyritys ING ja Microsoft toivovat yhdessä eloon 1600-luvun hollantilaisen taiteilija Rembrandt van Rijnin taidot luomalla digitaalisesti uuden Rembrandtin taideteoksen. Katso video:

2. Yhdysvaltalainen iso virvoitusjuomabrändi Mountain Dew loi yhdessä sponsoroimiensa skeittaajatähtien kanssa alan faneille ainutlaatuisen virtuaalisen todellisuuden kokemuksen, jossa fanit pääsevät kokemaan, miltä tuntuu skeitata skeittitähden silmin. Katso video:

3. Suomalainen eristysteollisuuden uranuurtajana Paroc toi yhdessä Woltti Groupin kanssa saunaelämyksen keskelle Lahden 2017 MM-kisoihin, joiden yksi sponsori Paroc oli. Saunassa pystyi paitsi saunomaan myös katsomaan hiihdon MM-kisoja. Katso video:

4. Dubain kansallinen lentoyhtiö Emirates viihdytti jalkapallotaitoisten lentoemäntiensä avulla sponsoroimansa saksalaisen jalkapallojoukkueen HSV:n faneja ennen ottelun alkua. Emirates on käyttänyt samaa faneja viihdyttävää konseptia useissa urheilun sponsorointikohteissaan. Katso video:

5. Brittiläinen lääkeyritys GlaxoSmithKline on liittoutunut yhteen sponsoroimansa Formula 1 tallin McLarenin kanssa tutkiakseen ja parantaakseen tiimin suoritusta datan keräämisen ja sen analyysin avulla. Katso video:

Vaikuttava sponsorointi on brändien liittoutumista

Vaikuttava sponsorointi on siis brändien liittoutumista uuden luomiseen. Katso videolta, Tango Brand Alliancen Anders Lindénin esitys aiheesta Woltti Groupin inspiraatiopäivillä:

Haluatko kuulla lisää vaikuttavista sponsoroinnin tavoista? Ota meihin yhteyttä!

Miten tapahtuma kannattaa dokumentoida?

Dokumentoi tavoitteiden ja kohderyhmän perusteella

Erilaisilla tapahtumilla on erilainen dokumentoinnin tarve. Dokumentointi kannattaa suunnitella tapahtuman tavoitteiden ja kohderyhmän perusteella. Esimerkiksi asiantuntijaseminaarissa on yleensä järkevää dokumentoida puheenvuorot ja haastatella osallistujia. Kansainvälisen yrityksen sisäisessä tapahtumassa taas kannattaa esimerkiksi paneelikeskustelu striimata livenä kaikille ja lisäksi jakaa tallenteena eri aikavyöhykkeillä oleville työntekijöille myöhemmin katsottavaksi.

Suunnittelu ja käsikirjoita etukäteen

Edelleen liian usein tapahtumaan tilataan valokuvaaja tai videokuvaaja kuvaamaan vähän kaikkea mahdollista, ja mietitään vasta tapahtuman jälkeen, miten dokumentoituja sisältöjä hyödynnettäisiin. Pieleen menee. Vaikuttava dokumentointi lähtee hyvästä suunnittelusta ja käsikirjoituksesta: ennen tapahtumaa kannattaa suunnitella ja päättää mitä tapahtumassa dokumentoidaan ja miten siitä syntyviä sisältöjä hyödynnetään tapahtuman jälkeen.

Laajenna vaikuttavuutta jälkimarkkinoinnin keinoin

Hyvin suunniteltu ja tehty tapahtuman dokumentointi antaa mahdollisuuden tapahtuman vaikuttavuuden laajentamiseen ja pidentämiseen. Tapahtuman puheenvuoroja, haastatteluja, videokoosteita sekä muita hyvin tehtyjä sisältöjä voidaan jakaa tapahtuman jälkeen halutuille kohderyhmille, mikä lisää tapahtuman vaikuttavuutta. Ilman hyvää suunnittelua tähän ei päästä. Hyvin tehty dokumentointi onkin tavoitteellinen prosessi, jossa on etukäteen mietitty, mitä tapahtuman järjestäjä haluaa tapahtuman pohjalta välittää yleisölle.

Kiinnostuitko juuri sinun tapahtumaasi sopivista vaikuttavan dokumentoinnin keinoista? Ota meihin yhteyttä!

Wolttigroupin Jarkko Kivikoski neuvoo tekemään etukäteen hyvän suunnitelman siihen, mitä kaikkia toimenpiteitä tapahtuman jälkeen tehdään. Siten tehdystä investoinnista saadaan enemmän irti.

1. Suunnittele ja toteuta jälkimarkkinointi osana tapahtumaa

Tapahtuman jälkimarkkinointi on itse asiassa osa koko tapahtuman suunnittelua ja toteutusta. Sen erottaminen omaksi osaksi kaikesta muusta tapahtuman suunnittelusta ja toteutuksesta ei ole järkevää. Jotta jälkimarkkinointi onnistuisi hyvin ja tehokkaasti, se pitäisi suunnitella ja myös suurelta osalta toteuttaa ennen tapahtumaa. Jälkimarkkinoinnin toimenpiteet ja materiaalit toimenpiteisiin kannattaa siis suunnitella ja tehdä ennen tapahtumaa.

2. Mieti mitä tapahtuu heti tapahtuman jälkeen

Tee itsellesi happotesti: saavatko tapahtumaasi osallistuneet seuraavana aamuna sähköpostiinsa relevanttia ja kiinnostavaa sisältöä vaiko pelkän kiitoksen osallistumisesta? Kun tapahtuma on vielä osallistujien tuoreessa mielessä, silloin brändillä ja yrityksellä on erinomainen mahdollisuus vaikuttaa osallistuneiden mieleen ja käyttäytymiseen. Jos tapahtumavideo valmistuu vasta pari viikkoa tapahtuman jälkeen, ollaan jo auttamattomasti myöhässä.

3. Panosta sisältöjen tuotantoon ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana

Samalla kun tapahtumaa varten tuotetaan erilaisia sisältöjä kuten videoita, esityksiä, haastatteluja ja artikkeleita, niin samalla kannattaa suunnitella mitä sisältöjä tuotetaan etukäteen julkaistavaksi tapahtuman jälkeen. Mitä paremmin asiakaspolun kohtaamiset ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen suunnitellaan, sitä paremmin yleisöön pystytään vaikuttamaan yrityksen toivomalla tavalla.

Tapahtuma tarjoaa oikeastaan aina kiinnostavaa sisältöä. Kun asiakastapahtumaan investoidaan, niin valokuvaajan ja videokuvaajan lisäksi tapahtumaan kannattaisi palkata mukaan ammattitaitoinen toimittaja tekemään kiinnostavista asioista sisältöjä heti tapahtuman jälkeen hyödynnettäväksi.

4. Kerää tapahtuman aikana osanottajista dataa

Liian harvoin käytetty jälkimarkkinoinnin keino on kerätä dataa tapahtuman osallistujista. Mitä enemmän dataa yleisöstä kerätään tapahtuman aikana, sitä paremmin heille voi lähettää datan perusteella personoituja viestejä tapahtuman jälkeisinä viikkoina. Datan kerääminen vaatii pitkäjänteistä suunnittelua ja teknologisia ratkaisuja kuten hyvää tapahtumasovellusta.

5. Roolita ja vastuuta jälkimarkkinoinnin toimenpiteet ennen tapahtumaa

Usein vastuu jälkimarkkinoinnista jää vain tapahtuman projektiryhmän vastuulle. Jälkimarkkinoinnin toimenpiteiden tekeminen kannattaisi vastuuttaa laajemmalle joukolle, esimerkiksi koko myyntiryhmälle. Jälkimarkkinoinnissa on tärkeä vastuuttaa tuotettujen sisältöjen julkaisu ja jakaminen kohderyhmille sekä saatujen liidien ja kaupallisten mahdollisuuksien kontaktointi. Ilman etukäteen tehtyä aikataulua ja vastuutusta, toimenpiteet tehdään yleensä liian myöhään.

6. Muista viestiä myös sisäisesti

Onnistunut tapahtuma kannattaa viestiä sisäisesti yrityksen sisällä. Sisäinen viestintä tulee myös suunnitella ja aikatauluttaa ennen tapahtumaa, koska osa sisäiseen viestintään suunnatuista sisällöistä kannattaa tuottaa ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana.

Kiinnostuitko miten teet tapahtuman jälkimarkkinoinnin seuraavalla kerralla entistä paremmin? Ota meihin yhteyttä!

Olemme Wolttigroupissa suunnitelleet ja toteuttaneet laajan kumppaniverkoston avulla satoja kansainvälisiä tapahtumia lähes kaikkialla maailmassa. Kokemuksemme perusteella jokaisen omassa yrityksessään kansainvälisiä tapahtumia organisoivan kannattaa tietää ja muistaa seuraavat asiat.

Ymmärrä kohderyhmä todella hyvin

Kansainvälisissä tapahtumissa kohderyhmäymmärryksen systemaattinen kartuttaminen on erityisen tärkeää. Suomessa meillä on monasti kokemuksen mukanaan tuoma ymmärrys suomalaisista kohderyhmistä, mutta kansainvälisten tapahtumien kohderyhmistä meillä ei tällaista ymmärrystä ole. Kohderyhmät saattavat olla paikallisia tai sitten sekoitus monesta eri maasta, esimerkiksi messutapahtumissa. Mitä paremmin ja monipuolisimmin saa kerättyä tietoa kansainvälisen tapahtuman kohderyhmästä, sitä onnistuneemman tapahtuman pystyy rakentamaan.

Paikallisen kulttuurin tuntemus

Paikallisen kulttuuriympäristön tunteminen ja tiedon kerääminen siitä nimenomaan tapahtuman kohderyhmän näkökulmasta katsottuna on ensiarvoisen tärkeää. Esimerkiksi se mikä toimii Kiinassa, ei toimi Koreassa. Pienet yksityiskohdat resonoivat eri tavoin eri kulttuureissa ja paikoissa, ja niiden ymmärtäminen ratkaisee kuinka onnistunut tapahtumasta tulee.

Luotettavat kumppanit ratkaisevan tärkeitä

Kansainvälisiä tapahtumia on hyvin vaikea toteuttaa ilman paikallisia kumppaneita. Siksi on tärkeää löytää oikeat verkostot ja ymmärtää miten nämä toimivat. Kumppaneiden kautta tulee myös paljon sekä paikallisen kulttuurin tuntemusta että toimintatapojen tuntemusta, jotka auttavat tapahtuman onnistumista.

Ota selvää paikallisista toimintatavoista

Jokaisessa maassa on oma tapansa toimia. Tapahtumien toteutuksen maksuliikenne ja maksusäännökset sekä vakuutukset ja vastuukysymykset vaihtelevat paljon maittain. Lisäksi myös logistiikka on usein haastavaa: tullimuodollisuudet ja paperisodat saattavat olla pitkiä ja kimurantteja, mikä kannattaa huomioida niin suunnittelussa kuin aikataulutuksessa.

Tarpeeksi pitkä aikataulu

Suomalaisella aikataululla ei kannata lähteä liikkeelle kansainvälistä tapahtumaa suunnittelemaan ja toteuttamaan. Yksin paikallisten kumppanien kilpailutukseen kannattaa varata tarpeeksi aikaa, jotta laatu ja luotettavuus pystytään varmistamaan. Lisäksi toteutusta hidastavat muun muassa erilaiset byrokratiat, tullimuodollisuudet, toimintatavat ja kulttuurinen ajan käsitys. Myös kansainvälisten messuorganisaatioiden kanssa toimiessa aikaa kuluu huomattavasti enemmän kuin Suomessa.

Tunne paikallinen kalenteri

Pieni mutta erittäin oleellinen asia on kalenterin paikallisuuden huomioiminen kansainvälisen tapahtuman suunnittelussa. Joka maassa ja kulttuurissa on omat tärkeät loma-ajat ja kansalliset vapaapäivät, jotka vaihtelevat merkittävästi. Esimerkiksi islamilaisissa maissa ramadanin aikaan ei kannata tapahtumia järjestää.

Wolttigroup on suunnittellut ja toteuttanut laajan kumppaniverkoston avulla satoja kansainvälisiä tapahtumia lähes kaikkialla maailmassa. Erityisesti Euroopassa, Aasiassa, Pohjois- ja Etelä-Amerikassa sekä Australissa. Haluatko tietää lisää kansainvälisten tapahtumien järjestämisestä? Ota meihin yhteyttä!

Hyvä elokuvan ja lempisarjan parissa aika menee tosi nopeasti. Mutta jos elokuvan kulku tökkii tai lempisarja ei rokkaa, niin meistä alkaa tuntua ettei se lopu koskaan. Sama koskee tapahtumia, seminaareja ja jopa kokouksia. Hyvin suunnitellut tapahtumat tempaisevat mukaansa ja loppuvat ajatukseen: “täällähän olisi vielä voinut olla kauemmin”. Huonot tapahtumat taas haukotuttavat ja päättyvät tunteeseen: “vihdoinkin tämä loppui”.

Millä keinoin tapahtumissa voidaan saada ja pitää yleisön mielenkiinto yllä niin, että tapahtuman jälkeen yleisön fiilis on edelleen hyvä? Tämä on tuhannen taalan kysymys ja ratkaisu löytyy perusasioiden ja draaman kaaren huomioimisesta.

Perusasiat kuntoon ensimmäisenä

Tapahtuman mielenkiinnon suunnittelu tulee aloittaa perusasioista. Yksinkertaiset perustarpeet on ensin tyydytettävä hyvin. Yleisö ei pysty keskittymään mielenkiintoiseenkaan esitykseen, jos esimerkiksi

• yleisöllä on nälkä, jano tai tarve käydä vessassa,
• yleisö palelee tai heillä on liian kuuma,
• yleisöllä on fyysisesti epämukava olo esimerkiksi huonojen penkkien vuoksi tai liiallisen seisomisen vuoksi,
• yleisöllä on hankala seurata ohjelmaa, kun ääni ei kuulu tai on liian kovalla tai sisältöjä ei näe kun esiintyjä on liian kaukana ja isot näytöt puuttuvat tai ovat liian pienet,
• yleisö ei tiedä tarpeeksi missä mennään ja mitä tapahtuu, vaan joutuu aprikoimaan milloin mennä tauolle syömään tai vessaan.

Kun nämä perusasiat on laitettu kuntoon, yleisöllä on mahdollista seurata tapahtuman ohjelmaa ilman että mikään ongelma häiritsee.

Hyödynnä ihmisen luonnollinen vuorokausirytmi

Ihmisen normaali vuorokausirytmi on tärkeä ottaa suunnittelussa huomioon. Ihmisen vuorokausirytmiä tutkineet lääketieteen Nobel-palkinnon saaneet tutkijat ovat havainneet ,että esimerkiksi ihmisen vireystila on parhaimmillaan aamupäivällä ja kehon koordinaatio iltapäivällä. Siksi ihmisen biologisen rytmin vuoksi yleisöä on vaikea saada keskittymään tiukkaan asiaan enää loppuiltapäivästä tai illasta, tai riehakkaita juhlia saada aikaan aamulla ja aamupäivällä.

Ruokarytmi on myös tärkeä ottaa huomioon tapahtuman draaman kaaren suunnittelussa. Olemme tottuneet, että aamiaisella, lounaalla, välipalalla, päivällisellä ja iltapalalla on tietty sopiva hetki. Tapahtuman ohjelma kannattaa suunnitella siten että ihmisen normaalia päivärytmiä hyödynnetään hyviksi eikä siten että sitä vastaan taistellaan.

Yksittäiset ja erilaiset ohjelmanumerot rakentavat draaman kaaren

Pidemmän tapahtuman ohjelma kannattaa rakentaa draaman kaarta noudattaen ihan kuten elokuvissa tehdään. Kukaan ei jaksa tasaista jatkuvaa tykitystä oli se kuinka hyvää tahansa, kuten kukaan ei jaksa katsoa 5-6 tunnin intensiivistä elokuvaa putkeen vaikka kuinka hyvä leffa olisi kyseessä.

Tapahtuman draaman kaari kannattaa rakentaa koko ajan nousevaksi kokonaisuudeksi, jossa on loppuhuipentuma. Väliin pitää rakentaa laskuja ja uusia nousuja sekä rauhallisempia suvantovaiheita ja taukoja. Draaman kaari rakentuu yleensä yksittäisistä ja erilaisista ohjelmanumeroista.

Ohjelmanumeroiden sisältö tulisi olla esitystavaltaan vaihtelevaa. Kukaan ei jaksa hyviäkään puheita toinen toisensa perään tai vain passiivisesti seurata tai katsella vain powerpoint-muodossa olevia esityksiä. Viihteelliset kevyet välipalat kannattaa suunnitella toisistaan erilaisiksi ja yllättäviksi. Tapahtuma vaatii selkeitä huippukohtia ja yllätyksellisyyttä.

Muista lopettaa tarpeeksi aikaisin

Aloitus on tärkeä. Hyvä aloitus tempaa mukaansa ja saa yleisön samalle aaltopituudelle ja vastaanottavaiseksi tuleville ohjelmanumeroille.

Tapahtuman lopetus kruunaa tilaisuuden. Yleisin virhe on jatkaa tapahtumaa liian pitkään. Draaman kaari on alkanut jo laskea ja lässähtää. On aina parempi päättää tilaisuus liian aikaiseen kun venyttää liian pitkään.

Ideaalitilanteessa tapahtuma, seminaari ja juhla pitäisi päästä päättämään siinä vaiheessa, kun kaikilla on vielä kivaa ja energiataso on korkealla. Tämä on tärkeää siksi, että oikea-aikainen lopetus sinetöi tapahtuman positiivisen muistijäljen ja voimakkaan vaikutuksen, mitä tapahtumalla on alunperinkin lähdetty hakemaan.

Haluatko tietää enemmän miten tapahtumalle rakennetaan toimiva draaman kaari. Ota meihin yhteyttä!

He etsivät oikeudenmukaisempia ja reilumpia tapoja kuluttaa ja elää. Milleniaalien vaikutus yritysten markkinointiviestintään on suuri.

Yksi iso muutos on siinä, että perinteinen yksisuuntainen väittäminen mainosten välityksellä toimii yhä huonommin ja huonommin. Erityisen huonosti se toimii silloin kun väittämillä ei ole katetta. Läpinäkyvässä maailmassa vallan itselleen ottaneet kuluttajat paljastavat katteettomat väitteet hetkessä. Väittämillä markkinoivat yritykset jäävät helposti kiinni housut kintuissa ja yllättävät negatiivisesti.

Toisinkin voi tehdä: yllättää positiivisesti ja näyttää väittämisen sijaan. Näyttäminen ja relevanttien kokemusten tuottaminen luo kuluttajille positiivisia muistijälkiä, joiden avulla yritys erottuu kilpailijoistaan.

Synnytä positiivinen kierre

Positiivisten kohtaamisten luominen lisää suosittelijoiden määrää, vahvistaa asiakassuhdetta ja tekee siitä pysyvämpää. Kohtaamiset luovat jaettavaa sisältöä, jota yrityksen suosittelijat jakavat kavereilleen sosiaalisessa mediassa. Positiivinen kierre on alkanut.

Kun samalla brändi keskustelee ja ylläpitää suhteita rakentamiensa kokemusten sisällä, syntyy liidejä ja kauppoja, niin vaikutus liiketoimintaan on potentiaalisesti hyvin iso.

Miksi et näyttäisi väittämisten sijaan? Ota yhteyttä niin kerromme miten!

Huono kuvatekniikka voi pilata tapahtuman ja hyvällä kuvatekniikalla viestin perillemeno varmistetaan. ”Viestin sujuva esiintuominen on tapahtuman tärkein tehtävä”, Wolttigroupin CTO ja senior partner Roy-Petri Pashur painottaa.

Tekniikalla viestin välittymistä yleisölle voidaan auttaa, mutta huonosti toimiva tekniikka voi pilata koko tapahtuman.

Yrityksissä tapahtumia suunnittelevien ja niitä järjestävien ei tarvitse murehtia teknisistä yksityiskohdista, koska ne voi jättää tapahtumatoimiston asiantuntijoiden vastuulle.

Tarkista perusasiat

Muutama asia kannattaa kuitenkin selvittää ja hoitaa jo ennen kuin ottaa yhteyttä tapahtumatoimistoon:

1. Onko tapahtumapaikan tekniikka ajantasalla? Jos käytetään tapahtumapaikan tarjoamaa laitteistoa, varmista, että kuvantoistolaite eli näyttö tai projektori on Full HD -tasoinen.
2. Informoi esiintyjiä etukäteen. Tapahtuman esityksistä muodostuu sujuva kokonaisuus, kun esiintyjät valmistavat esityksensä samassa kuvasuhteessa. Nykyään käytetään kuvasuhdetta 16:9. ”Kuvasuhteiden muuttaminen jälkeenpäin aiheuttaa paljon ylimääräistä työtä ja lisäkustannuksia”, Pashur huomauttaa.
3. Tuleeko tilaan luonnonvaloa? Jos kuvantoistoon käytetään projektoria, on pidettävä huolta siitä, että tilaan tuleva luonnonvalo voidaan tarvittaessa sulkea pois esimerkiksi verhoilla. ”Ledinäyttöjen kanssa ei yleensä tule ongelmia, koska niiden kirkkautta pystytään säätämään”, Pashur sanoo.

Saumattomasti esityksestä toiseen

Varsinaisen tapahtuman aikana tilaisuuden onnistumista voidaan auttaa teknisillä apuvälineillä. Puhujat saavat keskittyä rauhassa esityksiinsä, ja tapahtumatoimiston av-teknikko pitää huolta siitä, että kunkin esityksen materiaalit ilmestyvät screenille oikeaan aikaan.

”Yleisö ei joudu katsomaan esitysten välillä mustaa näyttöä tai tietokoneen työpöytänäkymää, kun av-teknikko pitää huolta tilaisuuden rungosta. Screenille voidaan heijastaa esitysten välillä esimerkiksi tapahtuman logo, aikataulu, videoita tai kuvia”, Pashur mainitsee.

Laatu syntyy yksityiskohdista

Av-teknikko pitää huolta myös siitä, että puhujien esityksissä mahdollisesti olevat videot ja animaatiot toistuvat yleisölle korkealaatuisina. Käytännössä tämä varmistetaan niin, että videot irrotetaan Power Point -esityksistä ja toistetaan erikseen.

Tilaisuuden puhujilla on kädessään ”klikkeri”, jota painelemalla he siirtyvät omassa esityksessään eteenpäin. He saavat avukseen myös puhujatukinäytön, jolta he näkevät saman näkymän, jonka yleisö näkee screenillä. ”Puhujan ei tarvitse katsella selkänsä taakse, vaan hän voi pitää koko ajan katsekontaktin yleisöön”, Pashur sanoo.

Erillisellä näytöllä pyörivä counter-kello auttaa pysymään aikataulussa, koska se laskee, kuinka paljon esitysaikaa on vielä jäljellä. ”Puhujilla on rauhallinen ja varma olo, kun heidän ei tarvitse miettiä mitään teknisiä asioita”, Pashur sanoo.

Äänentoisto mitoitetaan yleisön mukaan

Tapahtumien äänentoisto on asia, jonka yritysten tapahtumavastaavat voivat jättää tapahtumatoimiston ammattitaitoisen henkilökunnan vastuulle. Tila saattaa asettaa rajoituksia esimerkiksi musiikkiesitysten ja vaikuttavien äänitehosteiden toistamiselle.

”Tapahtumatoimisto tai tekniikasta vastaava yritys mitoittaa äänentoiston riittäväksi tilaisuuden luonteen ja ihmismäärän mukaan”, Pashur toteaa.

Haluatko tietää lisää tapahtumien kuvatekniikasta? Ota meihin yhteyttä!

Uutiset leviävät salamannopeasti maailman eri kolkkiin internetin välityksellä. Ihmiset ovat tottuneet reaaliaikaiseen tiedonvälitykseen ja haluavat tietoa heti. Kun esimerkiksi lehdistötilaisuuden tapahtumat jaetaan striimaamalla internetin välityksellä, yrityksen viesti tavoittaa välittömästi suuren joukon ihmisiä.

Kolme tärkeää vaihetta striimauksen onnistumiseen

Onnistuneeseen striimaukseen tarvitaan Wolttigroupin CTOn ja senior partnerin Roy-Petri Pashurin mukaan kolme asiaa, joista kahteen ensimmäiseen viestin lähettäjä voi vaikuttaa.

”Ensinnäkin kannattaa huolehtia siitä, että lähettäjän nettiyhteys on paras saatavilla oleva. Minimivaatimus on 10 Mb/s, mutta on vielä parempi, jos yhteys on valokuidun päässä. Silloin lähetykset eivät pätki”, Pashur sanoo.

Toinen tärkeä askel reaaliaikaiseen viestinvälitykseen on käyttää viestin jakamisessa jakelijaa, jolla on nopeat ja luotettavat verkot ympäri maailmaa. Sellainen on esimerkiksi livestream.com, jota kansainväliset uutistoimistot ja myös Woltti Group käyttävät.

Kolmanneksi tarvitaan toimiva nettiyhteys myös vastaanottajapäässä.

Striimin voi katsoa myös tallenteena

”Vastaanottajan nettiyhteyden laatuun viestin lähettäjä ei voi vaikuttaa, mutta viestin perillemeno varmistetaan sillä, että striimaamalla jaettu tapahtuma voidaan katsoa myöhemmin ondemand-tallenteena”, Pashur sanoo.

Tallenne on ratkaisu myös aikavyöhykkeiden aiheuttamaan ongelmaan. Striimi tavoittaa suoraan tai tallenteena kansainvälisesti toimivan yrityksen työntekijät eri puolilla maailmaa, silloin kun se työntekijöille parhaiten sopii. Kenenkään ei tarvitse nousta keskellä yötä katsomaan live-lähetystä.

”Tallenne kannattaa sijoittaa samaan nettisosoitteeseen, mistä myös suora lähetys on katsottavissa”, Pashur vinkkaa.

Markkinoi striimiä etukäteen

Tapahtumasta lähetettävän suoran striimauksen vaikuttavuutta pystytään seuraamaan hyvin tarkkaan. Tekniset tiedot kertovat, missä striimiä on katsottu, millaisella laitteella ja kuinka kauan.

Pashur kehottaa yrityksiä valmistelemaan suoraa striimausta huolellisesti, jotta se tavoittaisi laajan katsojajoukon ja juuri halutun kohdeyleisön. Striimiä kannattaa mainostaa etukäteen ja houkutella sille katsojia.

”Striimille tehdään usein oma sivusto, jolle varataan oma domain”, Pashur huomauttaa.

Ensimmäiseen striimaukseen ei silti kannata ladata taivaita hipovia odotuksia. Katsojien määrä kyllä lisääntyy, kun striimeistä tulee osa yrityskulttuuria.

”Striimaus on monipuolinen ja hyvä työkalu, kun sen käyttöön on yrityksessä opittu”, Pashur vinkkaa.

Haluatko tietää enemmän suorasta striimauksesta? Ota meihin yhteyttä!

Millainen sitten on kristallinkirkas tapahtumakonsepti ja mitä elementtejä konseptin suunnittelussa kannattaa huomioida?

“Kysymys on aiheellinen, sillä tapahtumakonseptilla eri ihmiset tarkoittavat eri asioita. Me Woltissa näemme, että tapahtumakonsepti on sellaisten elementtien kokonaisuus, joiden avulla tapahtuman asiakaslupaus saadaan viestittyä valitulle kohderyhmälle kiinnostavasta ja ymmärrettävästi. Tapahtumassa viesti konkretisoidaan ja kohtaamisissa asiakaslupaus lunastetaan”, tiivistää Wolttigroupin account director, partner Jyri Räsänen.

“Tapahtumakonseptin tulee olla totta brändilupauksen kanssa.”

Asiakasymmärrys kaiken A ja O

Tapahtumakonseptin suunnittelu on aina käyttäjä- ja kohderyhmäkeskeistä suunnittelua. Jokainen hyvä tapahtumakonsepti ponnistaa siitä, että kohderyhmä tunnetaan hyvin, ja sen tarpeet ja tunteet ymmärretään vielä paremmin.

Tapahtumakonsepti on itse asiassa kohderyhmälähtöinen toimenpidemalli, jossa tärkeimpänä kanavana on itse tapahtuma, taianomainen hetki kun ihmiset kohtaavat.

“Onnistuneessa tapahtumakonseptissa pitää olla selkeä ja kristallinkirkas ajatus siitä, KENELLE tapahtuma järjestetään. Meidän pitää tietää ja ymmärtää  kohderyhmää sekä sen käyttäytymisen tapoja ja motiiveja. Tarkka kohderyhmän määritys auttaa löytämään työkalut, miten pystymme vaikuttamaan ihmisiin halutulla tavalla. On tärkeää esimerkiksi selvittää, millainen on kohderyhmän ajankäyttö, mistä se on kiinnostunut ja miten me voisimme tapahtuman keinoin tuoda lisäarvoa heidän arkeensa”, Jyri Räsänen kertoo.

Liiketoiminnallinen tavoite

Kohderyhmäymmärryksen kanssa aivan yhtä tärkeä osa tapahtumakonseptia on syy tapahtumalle. “MIKSI tapahtuma järjestetään ja mitä sillä halutaan saada aikaan? Mikä on tapahtuman taustalla oleva liiketoiminnallinen tavoite? Mieti selkeä ja mitattava päätavoite sekä välitavoitteet tapahtuman eri vaiheisiin kutsuprosessista lähtien”, Räsänen neuvoo.

“Hyvässä tapahtumakonseptissa tavoite (miksi) ja kohdeyhmä (kenelle) pysyvät samana alusta loppuun niin yksittäisissä tapahtumissa kuin toistuvissa tapahtumakonsepteissa.”

Hyvä tapahtumakonsepti on monikanavainen

Tapahtumakonsepti ohjaa kaikkea käytännön tekemistä tapahtuman suunnittelustalähtien, aina toteutukseen ja tapahtuman jälkihoitoon asti. Pienimpienkin yksityiskohtien kautta hyvä tapahtumakonsepti näyttää, tuntuu ja maistuu viestimältään brändiltä.

Hyvän kohderyhmäymmärryksen avulla tapahtumakonseptiin suunnitellaan mitä sisältöä kohderyhmälle kannattaa tarjota ja millä tavalla, missä paikassa ja milloin.

Konseptin suunnittelussa kiteytetään myös se, miten ja missä tapahtumaa tukevissa kanavissa kohderyhmään vaikutetaan ennen tapahtumaa ja sen jälkeen, jotta kohderyhmä saadaan ajattelemaan, tuntemaan ja käyttäytymään toivotulla tavalla.

Hyvä tapahtumakonsepti on sisällöllisesti monikanavainen. Tapahtumaan luotuja sisältöjä voidaan hyödyntää tapahtuman jälkeen eri kanavissa joko tapahtuman kohderyhmälle suunnattuna tai myös isommalle yleisölle.

Tapahtumakonseptissa on jo konseptisuunnittelun vaiheessa tärkeä tietää tapahtuman budjetti ja käytettävissä olevat resurssit. Tällöin tapahtumakonsepti pystytään suunnittelemaan tavoitteista ja mittareista lähtien sopivan kokoiseksi ja ymmärretään, minkälainen investoinnin äärellä ollaan.

“Jossain tapauksissa on hyvä, että tapahtumakonsepti on skaalautuva, jolloin sillä voidaan esimerkiksi vaikuttaa eri tilanteissa eri ryhmiin isomman kohderyhmän sisällä. Hyviä esimerkkejä hyvistä skaalautuvista konsepteista ovat muun muassa Master Cardin Priceless Surprises ja Bud Lightin Up for Whatever”, Jyri Räsänen kertoo.

Emotionaalinen vaikutus ratkaisee

“Niin kutsuttu WOW-efekti on tärkeä osa hyvää tapahtumakonseptia, kunhan se ymmärretään oikealla tavalla. Pohjimmiltaan kyse on siitä positiivisesti yllättävästä kokemuksesta, että saa vastinetta ajankäytölleen. Se on emotionaalinen kokemus, joka johtaa muistijälkeen, koska faktat ilman tunnetta eivät jätä muistijälkeä”, Jyri Räsänen summaa.

Juuri emotionaalinen vaikutus lopulta määrittelee tapahtuman onnistumisen tai epäonnistumisen, ja siten myös mahdollistaa tapahtuman taloudellisen onnistumisen. Lue lisää miten luoda WOW-efekti tapahtumaan

Hyvä tapahtuma saa kohderyhmän huomion, erottuu mediahälystä, ja pääsee kohderyhmän valintakoriin ja lopulta syrjäyttää kaikki muut ajankäytön vaihtoehdot. “Tässä auttaa hyvä tapahtumakonsepti ja siinä tapahtumalle luotu avaava ja iskevä nimi. Tapahtumakonsepti pitää pystyä kiteyttämään yhteen lauseeseen tai sloganiin”, Räsänen tiivistää.

Hyvä tapahtumakonsepti on työkalu, joka auttaa sekä myyntiä että markkinointia ja lähentää näitä jossain tapauksissa yllättävänkin kaukana toisistaan olevia yritystoiminnan osasia.

Haluatko kuulla enemmän tuloksia tuovista tapahtumakonsepteista? Ota meihin yhteyttä.

Ilman strategista ajattelua vaikuttamisessa onnistuminen on hakuammuntaa. Silti liian usein yrityksissä tapahtumarkkinoinnin strategian virkaa hoitaa tapahtumamanuaali, joka linjaa miten brändi käyttäytyy tapahtumissa.

Tavallinen tapahtumanuaali ei riitä niiden strategisten linjausten luomiseen, jotka ohjaavat miksi ja miten ihmisten tunteisiin vaikutetaan syvällisesti, miten jätetään ainutlaatuinen muistijälki ja miten innostetaan ihmisiä toimimaan. Tapahtumamarkkinoinnin strategia tarvitaan, koska strategian avulla määritetään liiketoiminnalliset ongelmat ja tavoitteet niiden ratkaisemiseksi, koordinoidaan ja priorisoidaan resursseja sekä annetaan suunta erilaisten tapahtumien taktiselle ja luovalle toteutuksella – olivat tapahtumat sitten esimerkiksi yrityksen sisäisiä tapahtumia, messuja, asiakastilaisuuksia, tuotelanseerauksia, kumppanina oloa muiden tilaisuuksissa tai sijoittajille suunnattuja tilaisuuksia.

Miksi joku kiinnostuisi tapahtumasta?

Tärkein tapahtumamarkkinoinnin strategisista kysymyksistä on miksi-kysymys. Useimmiten syy siihen, miksi tapahtuma järjestetään, on sama syy, miksi yritys ylipäätään on olemassa. Miksi joku kiinnostuisi yrityksestä, sen tuotteista ja sen tapahtumista? Miksi kukaan haluaisi osallistua erilaisiin tilaisuuksiin? Millaisiin tilaisuuksiin kohderyhmä haluaisi osallistua? Miksi yritys on olemassa?

Tapahtumamarkkinoinnin toimenpiteitä ei yleensä kannata järjestää ellei niiden avulla ratkaista liiketoiminnallisia ongelmia. Bisnesongelma liittyy aina yrityksen liiketoimintaan, ei varsinaiseen tapahtumaan. Tavoite ja mittarit kannattaa määritellä strategiassa näiden ongelmien ratkaisujen kautta.

Tapahtumien potentiaalinen yleisö kannattaa määritellä hyvin, koska sen avulla yleisö saadaan kiinnostumaan ja osallistumaan. Yksi tärkeimmistä kysymyksistä kysyä, on mikä motivoi haluttua kohderyhmää osallistumaan tapahtumiin.

Lopuksi kannattaa aina kysyä, mitä ainutlaatuista tapahtumissamme on. Mikä jää yleisön mieleen. Miten tapahtumamme erottuvat kilpailijoiden vastaavista tapahtumista?

Haluatko tietää enemmän miten tehdä tuloksellinen tapahtumamarkkinoinnin strategia? Ota meihin yhteyttä!

Kutsun suunnittelu kannattaakin aloittaa samaan aikaan kun tapahtuman sisällön suunnittelu alkaa. Tässä yhdeksän hyvää vinkkiä, miten panostaa hyvään kutsuun.

1. Perinteinen tapa ei enää riitä

Perinteinen tapa tehdä kutsu on yksinkertainen. Kerätään kutsulistat kasaan, lähetetään kutsut ja odotetaan ilmoittautumisia. Tämä tapa ei enää riitä eikä sen avulla varmisteta haluttujen vieraiden osallistumista. Perinteinen tapa on kuin arpanopan heittoa, jossa ihmetellään saadaanko tarpeeksi osallistujia ja kuinka moni ilmoittautuneista jättää kokonaan saapumatta paikalle.

2. Päätä ketkä haluat paikalle

Kaikkia kutsuttavia ei kannata kutsua samalla tavalla. Päätä ketkä erityisesti haluat tulevan tapahtumaan ja panosta heidän kutsumiseen muita enemmän. Jos vieras on tärkeä, hänet kannattaa kutsua henkilökohtaisesti ja jopa hakea tapahtumaan vaikka limusiinilla.>

3. Henkilökohtainen kutsu on paras kutsu

Henkilökohtaisesti viety kutsu osoittaa että kutsuttua arvostetaan. Helppo tapa kutsua henkilökohtaisesti on seuraavanlainen: tilaisuuden järjestävän yrityksen myyjät ja asiakasvastaavat kutsuvat omat yhteyshenkilönsä normaalien asiakastapaamisten yhteydessä.

4. Hyvällä kutsulla on huomioarvo

Hyvä kutsu herättää saajassaan huomiota. Huomioarvon saamiseksi voi esimerkiksi tehdä personoidun videokutsun tai tehdä painepesurilla kutsugraffitin kutsuttavien toimiston eteen.

5. Käytä useita kutsukanavia

Todella harvoin saadaan aikaan hyviä tuloksia käyttämällä vain yhtä kutsukanavaa oli se sitten uutiskirje tai postitse lähetetty painettu kutsu. Kanavat kannattaa miettiä tapahtuman kohderyhmän mukaan. B2b-liiketoiminnassa myyjät voi valjastaa kutsumaan puhelimitse haluttuja vieraita paikalle.

6. Varmista että tavoitat kaikki kutsuttavat

Suunnittele kutsuprosessi siten, että varmasti tavoitat eri kanavia käyttämällä jokaisen kutsuttavan tavalla tai toisella. Digitaalisissa kanavissa seuraa ketkä tavoitat ja miten he reagoivat. Mieti miten tavoitat ne, jotka eivät digitaalisissa kanavissa huomaa kutsua eivätkä reagoi kutsuun millään tavalla.

7. Avoin osallistuvien nimilista houkuttaa

Jos tapahtuman osana on verkostoitumista, niin osallistuvien nimilistat kannattaa pitää avoinna ja kertoa tämä kutsussa. Tällöin myyt verkostoitumismahdollisuutta paikalle tuleville ja lisäät motivaatiota osallistua tilaisuuteen.

8. Perustelu tapahtuman antama lisäarvo

Jokainen kutsu herättää saajassaan pohdinnan, mitä minä tapahtumasta saan ja voisinko viettää ajan hyödyllisemmin tai mukavammin esimerkiksi perheen tai harrastusten parissa. Kutsussa kannattaa perustella tapahtuman antama lisäarvo selvästi, jotta motivaatio osallistua tapahtumaan olisi mahdollisimman iso.

9. Älä unohda kiinnostuneita poissaolijoita

Jokaisessa tapahtumassa on joukko ihmisiä, jotka haluaisivat tulla paikalle mutta eivät tilaisuuden väärän ajankohdan vuoksi pysty osallistumaan. Heitä ei pidä unohtaa. Heille kannattaa kertoa jo kutsuprosessin aikana miten he saavat tietää mitä tilaisuudessa tapahtui.

Haluatko kuulla enemmän miten vieraiden kutsuminen tehdään mahdollisimman tehokkaasti? Ota meihin yhteyttä!

Messuilla jokainen yritys pyrkii näyttäytymään visuaalisesti tyylikkäällä, houkuttelevalla ja näyttävällä osastolla. Iso ja huomiota herättävä osasto kyllä huomataan, mutta yksin se ei muistijälkeä saa aikaan.

Eikä kaikilla messuille osallistuvilla yrityksillä edes ole mahdollisuutta rakentaa suuria ja hienoja osastoja.

Muistijäljen ja erottautumisen kannalta on onneksi olemassa muitakin tapoja kuin näyttävä osasto. Koska messuilla kilpailu erottautumisesta on kovaa, näyttävän osaston lisäksi kannattaa panostaa sisältöihin.

Erottautuminen kannattaa muuttaa suhteenrakentamiseksi. Millä asioilla vieras saadaan houkuteltua tutustumaan yrityksen tuotteisiin ja palveluihin? Mitä toiminnallisuuksia messuosastolle voidaan rakentaa, jotta vieraat rohkaistuvat tutustumaan, kokeilemaan ja keskustelemaan? Millä sisällöllisillä ja toiminnallisilla tavoilla voidaan yllättää positiivisesti, herättää innostusta ja synnyttää mielenkiintoa?

Messut on oiva paikka synnyttää yrityksen ja asiakkaan välistä dialogia ja parhaiten dialogi syntyy kiinnostavan sisällön parissa.

Myynnillinen innostus messuilla syntyy siitä, että oikeanlaisilla ja muista erottuvilla ja tunteisiin vaikuttavilla sisällöillä saadaan kiinni haluttu kohderyhmä.

Haluatko kuulla enemmän millaiset sisällöt ovat messuilla onnistuneet ja millaisia kysymyksiä kannattaa kysyä messujen suunnittelun yhteydessä? Ota meihin yhteyttä!

Wow´ta tarvitaan myös vaikuttavuuden synnyttämiseen: faktat ilman tunnetta eivät jätä muistijälkeä. Wow´lla saadaan aikaan tunne, joka jää elämään.

Jokaisen wow-efektin ytimessä on asiakasymmärrys ja asiakaslähtöisyys. Ilman niitä wow-ilmiö on vain satunnainen onnenkantamoinen. Kun ymmärretään mikä on kohderyhmälle relevanttia, mistä he pitävät, miten he tuntevat ja mikä heitä liikuttaa, wow-efektejä osataan suunnitella ja rakentaa. Loppujen lopuksi kyse on siitä että ylität odotukset suunnitellulla tavalla.

9 vinkkiä wow-efektien suunnitteluun

Millä keinoilla wow-efektejä pystyy luomaan? Tässä lyhyt lista asioista, mitkä kannattaa käydä läpi, kun suunnittelet tapahtumaa.

1. Palveluasenne. Erinomaisen, odotukset ylittävän palvelun avulla voi saada aikaan wow-ilmiön. Sillä, kun palvelu kokonaisuudessaan toimii saumattomasti, nopeasti ja kohteliaasti. Sillä, kun se näkyy oikeissa paikoissa ja on näkymätöntä siellä missä pitää. Huomioimalla kohderyhmä niin, että jokainen tuntee olonsa tärkeäksi.

2. Heittäytyminen. Kun laittaa itsensä avoimesti peliin asiakkaan, tai asiakkaalle tärkeän asian puolesta.

3. Ylöspano, esiintyjä, teknologia, tarjoilu ja lokaatio. Kaikilla tapahtumaan liittyvillä yksittäisillä elementeillä voidaan luoda wow-efekti, kun ne on toteutettu kohderyhmän näkökulmasta yllättävästi ja ilahduttavasti.

4. Yksityiskohdat. Kun pienet yksityiskohdat ylittävät odotukset: miten esimerkiksi yllättävän sadekuuron sattuessa ojennetaan sateenvarjo. Kun asiakas ihmettelee, miten onkaan osattu ajatella tämäkin asia, syntyy yksityiskohtien wow.

5. Sisältö. Erityisesti nykypäivän B2B-maailmassa kohderyhmälle relevantilla ja positiivisesti yllättävällä sisällöllä on mahdollisuus saada aikaan wow-ilmiö. Parhaimmillaan siinä onnistutaan, kun osallistujalla on mahdollisuus ahaa-elämykseen, joka laajentaa omaa ymmärrystä.

6. Positiiviset kohtaamiset. Hyvin suunnitellun tapahtuman avulla voi luoda ainutlaatuisen ihmisten kohtaamisia edistävän ilmapiirin. Tällöin wow syntyy positiivista kohtaamisista. Miten mahdollistaa positiiviset kohtaamiset ja verkostoituminen tapahtumissa, on kysymys johon kannattaa vastata.

7. Osallistaminen. Osallistetaan niin, että ihminen kokee jotain sellaista, mitä ei olisi itse koskaan päässyt, uskaltanut, tai edes ajatellut olevan mahdollista kokea. Viedään osallistuja epämukavuusalueen kautta euforiaan, jolloin saadaan välittäjäaineet liikkeelle ja vahva muistijälki aikaiseksi.

8. Negatiivisesta asiasta positiivinen yllätys. Yllättävät asiat luovat wow-efektejä. Esimerkiksi festivaalien lähtökohtaisesti epämiellyttävistä wc-fasiliteeteista luodaankin positiivinen kokemus – Zappos Porta-Party. Katso video

9. Maineteko. Ajankohtaiseen ja kiinnostavaan ilmiöön liittyvä maineteko luo wow-tunnetta. Esimerkiksi kun tekee ajankohtaisen isompaa joukkoa hätkähdyttävän ja osallistavan positiivisen teon, joka luo hyvää koko yhteisölle: katso video.

Haluatko tietää enemmän miten yllätät asiakkaasi? Ota meihin yhteyttä!

Yhtä selkeää vastausta ei ole, mutta ilmiöitä ja puheenaiheita tutkimalla löytää muutamia vakiintuneita asioita ilmiöiden takaa. Wolttigroupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola, mitä elementtejä menestyneiden ilmiöiden takaa paljastuu?

1. Ajankohtaisuus. “Ilmiöt tarttuvat kiinni johonkin ajankohtaiseen asiaan yllättävällä tavalla. Esimerkiksi Burger King loi kansainvälisenä rauhan päivänä palkitun ilmiön, kun he haastoivat hampurilaisrauhan yhdeksi päiväksi arkkivihollisensa McDonaldsin kanssa ja ehdottivat yhteistä McWhopper-hampurilaista.”

2. Herättää tunteita. “Hyvä ilmiö rakennetaan tunteita herättävän ristiriidan päälle. Esimerkiksi S-Ryhmän halpuuttaminen ei kantaisi ilmiönä, ellei osa suomalaisista älähtäisi siitä. HOK-Elannon Joulurauhaa-filmi tarttuu maahanmuuttoon ja monikulttuurisuuteen Eppujen Murheellisten laulujen maa -biisillä, herättää keskustelua ja nousee ilmiöksi. Ilmiöiden takana on aina riittävä tunnelataus.”

3. Visuaalisuus ja tarinallisuus. “Nuo kertomani esimerkit ovat sekä visuaalisia ja tarinallisia, mikä auttaa herättämään intohimoja ja vahvistamaan ilmiötä. Median on myös helppo tarttua tunteita herättävään ajankohtaiseen asiaan, mikä auttaa ilmiön leviämisessä.”

4. Helposti jaettavissa. “Ilmiöt leviävät parhaiten suusta suuhun, eli nykyaikana somen kautta. Hyvät ilmiöt ovat helposti jaettavissa ja toimivat eri kanavissa kuten maineikas Ice Bucket Challenge eli jäävesihaaste.”

5. Työläitä. “Ilmiöiden luominen vaatii kovaa työtä. Ajatus siitä että tehdään viraalivideo on liian yksioikoinen. Menestyneiden casejen taustalta löytyy usein suuri joukko ammattilaisia. Yhtä menestynyttä viraalivideo ilmiötä vastaan on varmaan tuhansia epäonnistuneita.”

6. Hyviä tekoja. “Ulkoiluvarusteita ja -vaatteita valmistava Patagonia ilmoitti antavansa Black Friday -päivän myyntituoton hyväntekeväisyyteen. Myynti oli viisi kertaa odotettua suurempi ja iso ilmiö intohimoisesti ulkoiluun ja luontoon suhtautuvien keskuudessa.”

7. Kokeile ja epäonnistu nopeasti. “Vaikka ilmiöiden takana on samoja elementtejä, kukaan ei voi olla varma lähteekö suunniteltu ilmiö lentoon. Siksi kannattaa kokeilla ja epäonnistua nopeasti.”

Haluatko tietää enemmän ilmiöiden luomisesta? Ota meihin yhteyttä!

New Yorkissa asuva jamaikalainen Davinia ei odottanut suuria, kun hän pyysi kavereiltaan pennyn kolikoita hyvään tarkoitukseen. Pieni alku johti isoon lopputulokseen: 700 000 pennyä myöhemmin hän oli mahdollistanut 120 tytön koulutuksen kotimaassaan.

Davinia on osa Global Citizens -liikettä. Sen jäsenet ovat tavallisia ihmisiä, jotka ovat valmiita tekemään pieniä tekoja valtavien ongelmien ratkaisemiseksi ja ainutlaatuisiin tapahtumiin pääsemiseksi. Vapaaehtoisen osallistumisensa kautta he voivat vaikuttaa sellaisiin globaaleihin asioihin kuin köyhyys, ilmastonmuutos, ihmisoikeudet, parempi koulutus ja sukupuolten välinen tasa-arvo.

Global Citizens -liikkeen keulahahmo ja yksi perustaja, Hugh Evans, kertoo TED-tapahtumassa liikkeen synnystä. Hän kuvaa vierailuaan Manilaan, jossa seurasi kaatopaikkojen tonkimisella perhettään elättävän Sonny Boyn elämää. ”Hänen köyhän perheensä vieraanvaraisuudesta nauttiessani, mutta unetonta yötä viettäessäni kysyin itseltäni, miksi kenenkään pitää elää näin. Voiko asialle tehdä jotain?”

Kyllä voi. Evansin kotimaassa Australiassa järjestettiin iso tapahtuma: konsertti johon saatiin mukaan Bonon kaltaisia supertähtiä. Ison tapahtuman ääni kuului, ja maan hallitus saatiin panostamaan yli kuusi miljardia dollaria kansainväliseen kehitystyöhön.

Tapahtumiin pääsee vain tekemällä hyviä tekoja

Syntyi ajatus Global Citizen -liikkeestä ja tapahtumista. Kymmenen vuotta sitten perustettu liike painostaa nyt päättäjiä tekemään oikeita asioita ja järjestää tapahtumia, joihin pääse vain tekemällä hyviä tekoja.

Maailmantähtiä pullistelevat Global Citizen -festarit eivät ole mikä tahansa biletyspaikka, jonne hankitaan liput nettikaupasta – lippuja ei voi nimittäin ostaa, ne pitää ansaita. Aktivismi on valuuttaa: vain osallistumalla hyvää tekeviin hankkeisiin verkoston jäsenet ansaitsevat pisteitä, joilla saa pääsylipun konsertteihin.

Tapahtumien voima on ollut valtava: isot toimijat – maailmanpankki, Yhdysvallat ja Intia etunenässä – ovat lisänneet satoja miljoonia dollareita koulutukseen, sanitaatioon ja elinolojen parantamiseen.

Hugh Evans ei ole tehnyt Global Citizeniä yksin, eikä jamaikalais-newyorkilainen Davinia ole yksin. Verkostoon kuuluu miljoonia ihmisiä, ja uusia liittyy mukaan viikottain. Tapahtumat keräävät aktiivisimmat verkoston jäsenet yhteen. ”Tekemistä riittää, mutta niin riittää mahdollisuuksiakin. Kun ihmiset sitoutuvat ja verkottuvat, meillä on voimaa muuttaa asioita.”

Voisitko sinä olla Global Citizen? Voisiko sinun yrityksesi olla Global Citizen? Voisitko sinä luoda aivan uudenlaisia tapahtumia? Tätä kannattaa miettiä, sillä hyvän tekeminen on kokemuksellisen markkinoinnin nouseva trendi.

Kuva: Hugh Evansin Global Citizen TED-puheesta

Haluatko tietää enemmän miten luot ilmiöitä? Ota meihin yhteyttä!

Live-tilanne sitouttaa käsillä olevaan hetkeen ja avaa aistit aivan eri tasolle kuin tallenteen seuraaminen kotisohvalla. Aistien hereillä oloa lisää myös arjesta poikkeava paikka ja sinne siirtyminen.

Tapahtumassa korostuu vuorovaikutuksen merkitys. Vuorovaikutustaitoihin kannattaa kiinnittää huomiota ja harjoitella niitä.

”Kehonkieli on iso osa viestintää ja ihminen ymmärtää siksi osan viesteistä vain face to face -tilanteissa. Katsekontakti on tietenkin tärkeimpiä, mutta muistijälki tallentuu kaikilla muillakin aisteilla”, sanoo Wolttigroupin Account Director, partner Jyri Räsänen.

”Ihminen aistii myös tuoksut, lämmön, ilmeet, eleet ja jopa puheesta johtuvan muutoksen tilan ilmanpaineessa. Osa viestien lähettämisestä ja vastaanottamisesta on myös alitajuista.”

Kohtaamisessa viesti selkiytyy ja väärinymmärrykset vähenevät. Pienet eleet, äänenpainot tai hymähdykset välittävät paljon enemmän informaatiota kuin meilillä on koskaan mahdollista välittää. Vitsailu on usein turvallisempaa naamakkain kuin vaikkapa online-hymiöillä, koska sanojan tarkoituksia on helpompi tulkita.

Räsänen vertaa tapahtumaa, jonne saavutaan varta vasten, treffeihin. ”Huomio ja keskittyminen ovat silloin taatusti oikeassa asiassa”, hän hymyilee. ”Live-tilanne sitouttaa käsillä olevaan hetkeen ja avaa aistit aivan eri tasolle kuin tallenteen seuraaminen kotisohvalla. Aistien hereillä oloa lisää myös arjesta poikkeava paikka ja sinne siirtyminen.”

Kuten elokuvissa, myös yhteisessä seminaari- tai muussa tilanteessa katsoja- ja kuulijajoukon aivosähkökäyrät asettuvat samalle taajuudelle. ”He ovat lähtökohtaisesti valmiita keskustelemaan asiasisällöstä ja viestin perille saaminen on huomattavasti helpompaa.”

Yhteinen kokemus sitouttaa

Face to face -kohtaamisissa oksitosiinin määrä kasvaa. Se on välittäjäaine, joka vahvistaa ihmisten välistä kiintymystä ja luottamusta.

”Kaiken sähköisen media- ja uutishälyn keskellä kohtaaminen onkin paras tapa herättää ja ansaita luottamus. Otamme next stepin huomattavasti helpommin kohdattuamme ihmisen kasvotusten”, Räsänen muistuttaa.

Kun ihmiset ymmärtävät toistensa arkea ja tuntevat toisiaan myös ihmisinä – työminän lisäksi – on kaikki mutkattomampaa. ”Jos kohdatessa voidaan puhua vähän muustakin kuin työasioista, työasioista puhuminenkin on jatkossa helpompaa.”

Yhdessä kokeminen sitouttaa vahvasti. Monilla on kokemusta siitä, miten yhteisen osallistavan tapahtuman jälkeisessä palaverissa ollaankin jo välittömiä ”poskipusukavereita”.

Kohtaamisia kohinan keskelle

Jyri Räsäsen mukaan tapahtuma on ylivoimainen tilanne sekä myyjän ja asiakkaan väliseen vuorovaikutukseen että ylipäätään verkostoitumiseen, oppimiseen ja opettamiseen.

”Tutkimusten mukaan markkinointijohtajat investoivat enemmän live-tapahtumiin ja kokemukselliseen markkinointiin, koska niillä on kyky sitouttaa kohderyhmää. Niillä saadaan myös viestittyä brändistä tehokkaammin digitaalisen markkinoinnin kasvavan kakofonian sijaan”, Räsaänen sanoo.

”Maailma täyttyy kohinasta, kohtaaminen jää.”

Haluatko kuulla enemmän tuloksellisten kohtaamisten luomisesta? Ota meihin yhteyttä!

Tapahtuman kustannusten vähentäminen on taitolaji. Miten vähentää kustannuksia ilman, että vähennetään samalla tapahtuman avulla vaikuttamista?

Tässä 8 vinkkiä miten vähentää tapahtuman kustannuksia älykkäästi.

1. Samalla rahalla enemmän vaikuttavuutta. Tapahtuman vaikuttavuuden synnyttäminen ei ole kiinni isosta ja näyttävästä tapahtuman ylöspanosta ja rakenteista. Kannattaakin pikemminkin miettiä miten siirtää panostuksia näyttävistä rakenteista näyttäviin sisältöihin ja toimintoihin, jotka synnyttävät vaikutuksen tapahtumaan osallistuvien aivoissa ja sydämessä.

2. Tapahtumakonseptin toistaminen. Varsinkin pienissä tilaisuuksissa on kannattavaa rakentaa tapahtumalle konsepti, jota voi toistaa tapahtumasta toiseen. Tällöin samoja rakenteita, lavasteita, tekniikkaa ja visuaalista ilmettä voi hyödyntää useasti ja tapahtumakohtainen kustannus pienenee.

3. Valitse ajankohta ja kesto oikein. Tapahtuman ajankohta ja kesto vaikuttavat kustannuksiin monellakin tapaa. Esimerkiksi kannattaako tapahtuma suunnitella siten, että sen aikana on asiakkaiden luonnolliset ruoka-ajat – lounas ja päivällinen – jotka pitää tarjoilla? Kuinka pitkään tapahtuma jatkuu illalla? Esimerkiksi jatkot klo 23 jälkeen eivät yleensä tuo enää mitään hyötyä mutta rahaa palaa kyllä merkittävästi.

4. Valitse sijainti ja paikka oikein. Eksoottinen ja harvinainen paikka tapahtumana herättää varmasti kiinnostusta, mutta silloin kaikki tapahtuman rakenteet pitää pystyttää alusta lähtien, jolloin rahaa palaa. Vaihtoehtoisesti voi valita paikan, johon vaikuttava tapahtuma voidaan rakentaa vähemmällä vaivalla ja rahalla. Vaikeasti saavutettava sijainti tarkoittaa että sinne pitää järjestää erikseen kyydit, mikä lisää kustannuksia.

5. Kutsuprosessilla iso merkitys kustannuksiin. Miten saat oikeat ihmiset paikalle ja halutun määrän ihmisiä tulemaan? Hyvin mietitty ja suunniteltu kutsutut sitouttava kutsuprosessi vastaa tähän kysymykseen, ja tuo samalla merkittäviä säästöjä. Jos tapahtumaan tulee liiketoiminnan tavoitteiden kannalta vääriä ihmisiä, he ovat turha kustannus. Tai jos paikalle tulee puolet vähemmän ihmisiä, mihin olet varautunut, maksat turhasta.

6. Säästä vain oikeissa paikoissa. Pieni säästö väärässä paikassa saattaa lisätä kustannuksia merkittävästi, ja toisaalta vähentää tapahtuman vaikuttavuutta. Kun tapahtumasta halutaan säästää kustannuksia, pitää nähdä koko kokonaisuus eikä höylätä kustannuksia tasaisesti joka paikasta. Mitä tapahtuman elementtejä pidetään ja mitä poistetaan? Mikä niiden vaikutus on toisiinsa ja tapahtuman vaikuttamiseen? Säästämällä väärässä paikassa voi vaarantaa koko investoinnin ja tämä voi olla usein tosi pienestä kiinni.

7. Osta alihankinta oikein. Tapahtuman järjestäminen vaatii hyvää projektinjohtoa ja hyvin erilaisten osien ostamisen osaamista. Mikä on oikea hinta kullekin asialle halutulla laadulla? Mistä kaikkialta sen voi saada? Oikea-aikainen ostaminen ja alihankinta-verkoston tunteminen säästää niin rahassa kuin säätämisen vähenemisessä.

8. Päätä budjetti ja pysy siinä. Tapahtumat voi rakentaa tuhannella eri tavalla. Mitkä ovat tapahtuman tavoitteet ja kuinka paljon tavoitteiden saavuttamiseen kannattaa investoida? Siitä syntyy tapahtuman budjetti, jossa kannattaa pysyä, ja lähteä yhdessä tapahtumatoimiston kanssa miettimään, mikä on paras ja vaikuttavin ratkaisu tällä budjetilla halutun vaikuttavuuden synnyttämiseen. Paras säästö syntyy siinä vaiheessa, kun päättää tapahtuman budjetista.

Haluatko tietää enemmän, kuinka tapahtumat rakennetaan kustannustehokkaasti ja vaikuttavasti. Ota meihin yhteyttä!

Wolttigroupin perustaja ja toimitusjohtaja Jyrki Aittola kertoo vinkit, miten järjestää tapahtumia kannattavasti.

1. Valitse tapahtumalle selkeä tavoite

Yrityksen tapahtuman avulla pyritään yleensä joko lisäämään myyntiä tai alentamaan myynnin kustannuksia. Tavoitteen asettaminen onkin ensimmäinen tehtävä, ja sen jälkeen kannattaa suunnitella tapahtuman ajankohta, sisältö, toteutus, mittarit ja jälkihoito valitun päämäärän mukaisesti.

Jos tapahtuman tavoitteena on lisätä myyntiä, tapahtuman suunnittelussa kannattaa miettiä, miten tapahtuma luo uusia kontakteja, tarjouspyyntöjä ja suoria kauppoja.

Kun tapahtuman liiketoiminnalliset hyödyt liittyvät myynnin kustannusten alentamiseen, kannattaa sen kustannuksia verrata sille vaihtoehtoisen toimenpiteen kustannuksiin. Jos yritys järjestää tärkeimmille asiakkailleen esittelytilaisuuden uudesta tuotteesta tai palvelusta, vaihtoehtoinen kustannus voisi koostua useista peräkkäisistä myynnin ja markkinoinnin toimenpiteistä.

2. Sisältö asiakkaiden kiinnostuksen mukaan

On tärkeää valita asiakkaan tarpeisiin ja kiinnostuksen kohteisiin vastaava tapahtumasisältö, sillä asiakkaan kallisarvoisesta ajasta ja huomiosta kilpailee moni.

Mitä paremmin tunnet asiakkaasi, tiedät heidän kiinnostuksensa ja intohimonsa kohteet ja ymmärrät heidän arkeaan, sitä todennäköisemmin tarjoat sisältöä, joka puhuttelee heitä ja saa heidät osallistumaan.

Ota siis selvää mitä asiakkaasi ajattelevat ja tuntevat, ja mistä he ovat intohimoisesti kiinnostuneita. Älä rakenna tapahtumaa oman yrityksesi näkökulmasta vaan asiakkaalle.

3. Mitä haluat asiakkaan aivoissa ja tunteissa tapahtuvan?

Tapahtuma vaikuttaa kaikilla asteilla ja tapahtumat ovat kestoltaan usein pitkiä. Tapahtuma onkin mediana kokonaisvaltainen ja tarjoaa lukuisia vaikuttamisen mahdollisuuksia.

Tapahtuman avulla voi jakaa tietoa, kouluttaa ja opastaa ja lisätä asiakkaiden osaamista valitusta aiheesta. Esimerkiksi isot kansainväliset IT-yritykset järjestävät asiakkailleen isoja konferensseja alan uusimman tiedon ja parhaimpien käytäntöjen jakamisen ympärille.

Toiseksi tapahtuman avulla voi muuttaa ihmisten tunteita ja asenteita myönteisemmiksi yritystä kohtaan. Tällöin tapahtuman kyky luoda ja ylläpitää tunteita on nostettava sen tärkeimmäksi asiaksi. Inspiroiminen ja näyttäminen väittämisen sijaan ovat tärkeässä roolissa.

Kolmas tapa on keskittyä tapahtumassa asiakassuhteen vahvistamiseen. Vahva asiakassuhde lisää molemminpuolista luottamusta. Tällöin liiketoimintaa kehitetään ja rakennetaan kumppaneina, eikä enää helposti kilpailutettavan tilaaja-alihankkija-suhteen pohjalta.

Olennaista on tunnistaa, mitä tietoja ja taitoja asiakkaasi tarvitsee tehdäkseen sinulle suotuisia pieniä tai suuria päätöksiä. Mitä suhteita tulee luoda, rakentaa tai syventää liiketoiminnan edistämiseksi. Ja tietenkin mitä tunteisiin perustuvia ennakkokäsityksiä halutaan muuttaa tai vahvistaa.

4. Mittaa systemaattisesti kehittymistä ja paranna

Tapahtuman tavoitteet kannattaa johtaa suoraan liiketoiminnan tavoitteista. Onko tavoitteesi esimerkiksi löytää uusia kontakteja myynnille, ylläpitää ja parantaa suhteita nykyisiin asiakkaisiin vai lanseerata uusi tuote? Tapahtuman avulla voi ratkoa hyvin erilaisia liiketoiminnan ongelmia.

Tapahtuman onnistumisen mittaaminen on tärkeää, jotta voi seuraavalla kerralla järjestää vielä paremman ja tuloksellisemman tapahtuman. Mittaaminen kannattaakin nähdä jatkuvana prosessina eikä yksittäiseen tapahtumaan kuuluvana projektina. Jos et mittaa tai mittaat vääriä asioita, et voi tietää miten parantaa seuraavassa tapahtumassa.

Haluatko tietää enemmän miten kytket tapahtumasi liiketoiminnan ytimeen? Ota meihin yhteyttä!

Yritysten toiminta on usein me-lähtöistä – ikään kuin aurinko paistaisi yrityksestä. Kokemuksellisessa markkinoinnissa asiakkaan tarpeet ja toiveet, hänen tunteensa ja kokemuksensa ovat kaiken toiminnan keskiössä. Kokemuksellisen markkinointi tuottaa ihmisille aitoa lisäarvoa.

Seuraava esimerkki voi olla korni, mutta se kertoo jotain oleellista lisäarvon tuottamisesta: Yritys voi hurmata ihmisen 15 sentin arvoisella kertakäyttöisellä sadetakilla, jos se onnistuu ojentamaan sadetakin ihmiselle silloin, kun sataa. Kokemuksellinen markkinointi luo kokemuksia, jotka yllättävät positiivisesti, antavat relevanttia tietoa tai viihdyttävät – mikä asiakkaan tarve milloinkin sattuu olemaan.

Erottautuminen on yritysten merkittävimpiä haasteita, sillä tuotteet ja palvelut ovat loppujen lopuksi hyvin samanlaisia. Samaan aikaan markkinoinnin ja markkinointikanavien määrä on räjähtänyt käsiin. Paras tuote ei välttämättä voita, vaan se, joka nousee oikealla tavalla esiin.

Näyttäminen toimii paremmin kuin kertominen

Vielä 15 vuotta sitten brändi saattoi pärjätä olemalla vahva printissä ja TV:ssä. Digitaalisen median aikakaudella menestyvät sen sijaan brändit, jotka osaavat luoda kokemuksia.

Yritykselle jokainen piste, jossa brändi kohtaa ihmisen, on tärkeä – oli kyseessä sitten puhelinpalvelu, myymälä, yrityksen sisäinen tapahtuma tai massatapahtuma. Jokaisessa kohtaamisessa syntyy jonkinlainen kokemus. Ja jos kokemus on huono, voivat seuraukset olla huomattavat.

Sillä miten yritys käyttäytyy, on paljon suurempi merkitys kuin sillä, mitä yritys sanoo tai väittää. Kokemuksellinen markkinointi on aina tekemistä. Tässä ajassa yrityksillä ei oikeastaan ole muuta vaihtoehtoa kuin olla aktiivisia. Näyttäminen toimii paremmin kuin kertominen.

Tunteiden merkitys korostuu ostopäätöksissä

Ostopäätökset tehdään tutkitusti tunteella. Nykymaailman vaihtoehtojen runsaudesta johtuen tunteiden merkitys korostuu entisestään. Hyvä brändi sitouttaa asiakkaat yritykseen luomalla halutun tunnepitoisen mielikuvan yrityksestä.

Kokemuksellinen markkinointi tarjoaa tehokkaimman tavan sitoa asiakkaat yrityksen brändiin ja samalla kehittää brändi-imagoa. Suuressa osassa yrityksiä kokemuksien merkitystä ei ole vielä kunnolla ymmärretty, vaikka kokemuksellisen markkinoinnin nostaminen strategian keskiöön voisi tarjota mittavan kilpailuedun.

Digitalisoituneessakin maailmassa kaikki kommunikaatio tapahtuu – edelleen ja tekniikasta huolimatta – ihmiseltä ihmiselle. Digitalisoituminen vain korostaa ihmisten välisten kohtaamisten merkitystä. Asiakastilaisuudet ja yritysten sisäiset tapahtumat ovat fantastinen tilaisuus luoda yritykselle tärkeälle ihmiselle kokemus, jonka hän kokee arvokkaaksi ja muistaa pitkään.

Haluatko kuulla enemmän kokemuksellisesta markkinoinnista? Ota meihin yhteyttä!

Ensimmäinen askel piilokustannusten välttämiseen on kristallinkirkaat tavoitteet. Kun tavoitteet ovat selvät, tapahtuma ja siihen liittyvät toimenpiteet voi suunnitella tavoitteen mukaisesti.

Mitä lyhemmällä aikataululla ja kiireellä tapahtuman suunnittelee ja järjestää, sitä enemmän tulee piilokustannuksia.

”Kun koko tuotannon prosessi on suoraviivainen ja selvä, piilokustannuksia ei juurikaan tule”, kertoo Jyrki Aittola, Wolttigroupin perustaja ja toimitusjohtaja.

“Jokaisessa tapahtumassa käytetään alihankkijoita. Jos et ole ajoissa liikkeellä, neuvotteluasemasi alihankkijoiden kanssa on huonompi ja joudut maksamaan enemmän kuin tarvitsisi.”

Lisäksi kiireessä toteutettavassa tapahtumassa hyötyjä jää saamatta, kun yrityksen organisaation aika ja paukut menevät tapahtuman järjestämiseen. Tällöin hyötyjen suunnittelu ja asiakkaiden kanssa keskustelu jäävät toissijaiseksi kiireen keskellä.

“Olet tapahtumassa asiakkaita varten, et tapahtuman järjestämistä varten”, Aittola tiivistää.

Sitouta päättäjät ja sovi työnjaosta

“Piilokustannusten välttämiseksi on tärkeää sitouttaa ajoissa  tapahtuman järjestämiseen kaikki osallistuvien liiketoimintojen päättäjät yrityksessä. Jos osa yritysten päättäjistä herää tapahtuman suunnitteluun mukaan liian myöhään ja joudutaan tekemään tapahtuman tavoitteisiin, sisältöön ja tekniikkaan muutoksia loppusuoralla, niin lisäkustannuksilta ei voida välttyä”, Aittola kertoo.

Projektinhallinnan onnistuminen on avainasemassa tapahtuman kustannusten hallinnassa. “Kun koko projektissa on selkeä työnjako, kuka vastaa mistäkin asiasta, asiat sujuvat. Lisäksi yhdellä ihmisellä pitää olla kokonaisvastuu tapahtuman kustannuksista ja budjetista, ja kaikkien muiden on raportoitava hänelle”, Aittola kertoo hyvästä kustannusten hallinnan tavasta.

Yksi piilokustannuksen muoto on se, että omalle työlle ei lasketa arvoa.

“Tapahtumassa kannattaa budjetoida myös yrityksen henkilöstön oma työ ulkopuolelta ostettavan työn lisäksi. Jos tätä ei tehdä, jää piiloon esimerkiksi se, kun yrityksen myyntihenkilöt tekevät tapahtuman järjestämiseen liittyvää työtä sen sijaan että myisivät”, Aittola kertoo.

8 vinkkiä piilokustannusten välttämiseen

1. Luo tapahtumalle kristallinkirkkaat ja selvät tavoitteet
2. Ole ajoissa liikkeellä
3. Sitouta kaikki päättäjät ajoissa tapahtuman päätöksentekoon
4. Luo projektille rautainen projektinhallinta
5. Pidä työnjako ja vastuut selkeänä
6. Varo viime hetken muutoksia
7. Vastuuta budjetin ja kustannusten seuranta yhdelle henkilölle
8. Laske omalle työlle arvo ja käytä kumppaneita oikeissa paikoissa

Haluatko tietää enemmän piilokustannusten välttämisestä? Ota meihin yhteyttä!

Yksikään tapahtuma ei onnistu eikä tuo tuloksia sattumalta. Wolttigroupin Account Director, Partner Jyri Räsänen antaa vinkit parempaan tapahtumaan.

1. Asiakaslähtöistä ja tavoitteellista

Hyvä tapahtuma syntyy, kun tiedetään miksi ja kenelle se tehdään sekä mitä pitää ja voidaan saada aikaiseksi. On hyvä muistaa, että tapahtumaa ei tehdä itselle vaan kohderyhmälle, eli tekemisen on oltava koko ajan asiakaslähtöistä ja tavoitteellista. Luovan ja tuloksellisen ratkaisun rakentaminen alkaa kohderyhmätuntemuksesta.

2. Vaikuttamisen kokonaisuus haltuun

Itse tapahtuma ja livetilanne on asiakaspolun voimakkain vaikuttamisen hetki, mutta koko polku pitää ottaa haltuun. Ei suunnitella vain tapahtumaa, vaan vaikuttamisen kokonaisuus: mitä tapahtuu ennen ja jälkeen livekohtaamisen. Kohderyhmälle olisi hyvä tarjota relevanttia ja vaikuttavaa sisältöä silloin kun se sitä haluaa kuluttaa, jopa 365 päivää vuodessa. Osallistamalla kohderyhmä sisällön ympärille saadaan se myös sitoutettua. Me olemme jokainen media, sisältö ja kanava, joten kohderyhmää voi myös hyödyntää vaikuttamisen välineenä.

3. Räätälöity ja relevantti sisältö

Tapahtuman onnistumisessa avainasemassa on kohderyhmälle räätälöity, relevantti sisältö – inspiroivalla, yllättävällä ja ilahduttavalla sisällöllä saadaan aikaan tunteita. Informaatiosta ilman tunnetta ei jää muistijälkeä, ja ainutlaatuinen livekohtaaminen on hieno mahdollisuus saada  paikalla olevan kohderyhmän aivosähkökäyrät samalle taajuudelle. Ihmiset tekevät päätökset usein tunteen pohjalta, joka perustellaan rationaalisesti – auton osto on tästä hyvä esimerkki. Kun ollaan tavoitteellisen fiiliksen äärellä, sisältökin voi olla WOW-elämys.

4. Kerää dataa ja mittaa tuloksia

Avainsana on myös KPI (key performance indicator). Tapahtumalla pitää olla tavoite, mutta se pitää olla myös yksittäisillä henkilöillä, joilla on rooli tapahtuman onnistumisen kannalta. Selkeä henkilökohtainen tavoite ja vaatimus tuloksien raportoinnista mahdollistaa onnistumisen. Tähän liittyy selkeästi se, että tapahtumasta kerätään dataa ja hyödynnetään sitä. Datan laajan hyödyntämisen pitäisi olla jokaisen yrityksen arkea.

5. Tutustu ja ymmärrä

Kuten mitä tahansa palvelua ostettaessa, kannattaa tutustua hyvin yritykseen, jolta on tilaamassa tapahtumaan liittyvää palvelua. Kohtaavatko sen toimintamalli ja osaaminen tilaavan yrityksen tarpeet? Onko tarvetta luoville, tuloksellisille ratkaisuille, läpivientikyvylle, kotimaassa tai globaalisti – vai vain käsille, jaloille ja pakettiautolle? Pitkäjänteisessä ja toimivassa yhteistyössä tapahtumayrityksellä on oltava ymmärrys asiakkaan toimialasta ja strategiasta, ja myös asiakasyrityksen yhteyshenkilöillä on sen saavuttamisessa tärkeä rooli. Mitä syvempi on molemminpuolinen ymmärrys, sitä paremmin palvelu pelaa.

Jos haluat kuulla enemmän onnistuneista yritystapahtumista, ota meihin yhteyttä!

Muutoksen onnistumisen avainsana on jatkuvuus. Wolttigroupin Business Director Jarkko Kivikoski antaa viisi vinkkiä muutoksen läpiviemiseen.

1. Mieti tarinasi

Muutoksen johtamiselle pitää miettiä punainen lanka: miksi muututaan. Muutos pitää pukea innostavaksi mahdollisuudeksi, sen sijaan että se nähdään kauhistuttavana uhkana. Se, että otetaan käyttöön uusi järjestelmä tai näpräillään lukujen kanssa, ei riitä tarinaksi. Sen sijaan pitää etsiä uusia merkityksiä ja haastaa nykyistä liiketoimintaa. Strateginen suunnittelu ei ole kaikkien asia, eikä sen tarvitsekaan olla – siksi muutoshankkeen vetäjiltä ja johtoryhmäihmisiltä vaaditaan näkemystä ja viestin kiteyttämistä.

2. Sitouta avainhenkilöitä

Muutoksen läpivientiä varten pitää pystyä synnyttämään lähettiläisyyttä. Ennen kuin höyrytään eteenpäin, pitää valita ja sitouttaa ne airueet, joilla on kyky muuttaa maailmaa. He eivät saa olla vain directoreita ja vice presidenttejä, vaan läpi koko organisaation pitää olla työntekijälähettiläitä – ymmärrys pitää synnyttää joka puolella. Lähettiläiden löytämiseksi voi järjestää myös avoimen haun: ”Haluatko olla mukana vuosituhannen muutoksessa?”

3. Näytä esimerkkiä

Näytä itse esimerkkiä sitoutumisessa muutokseen. Eräs asiakkaani lupautui olemaan tavoitettavissa ja vastaamaan kaikiin mahdollisiin kysymyksiin. Hän lupasi vastata sähköposteihin vuorokaudessa, keskusteli Whatsupissa, puhui Skype-puheluita, järjesti kyselytunteja ja sitoutui kaikin puolin olemaan läsnä. Sellainen vaikuttaa.

4. Innosta tapahtumalla

Varsinkin kansainvälisissä, isoissa yrityksissä yhteiset tapahtumat voivat olla kalliita. Mutta fyysisessä läsnäolossa on aina jotain taianomaista, ja ihmisten samaan paikkaan kokoamisella saa syntymään aitoa innostusta. Jos henkilöstöä on 10 000, on mahdollista yhdistää järkevästi livetapahtuma ja virtuaalisisällöt. On tärkeää tehdä mahdollisimman hieno kokemus myös niille, jotka eivät pääse paikalle.

5. Huolehdi jatkuvuudesta

Valmennuskonsultit sanovat, että tapahtuma on kuin tärpättiä: se on tehokasta, mutta haihtuu myös nopeasti. Ei riitä, että strategia jalkautetaan tapahtumassa powerpointeilla, vaan sanomaa pitää jatkaa ja toistaa suunnitellusti. Tapahtuma on osa yrityksen jatkuvaa sisällönsuunnittelua ja jakamista oikeissa kanavissa. Se, että viesti ei mene perille kerralla, ei ole ihmisten tyhmyyttä – se vain on ihmisten ominaisuus. Sitoutuminen syntyy jatkuvuudesta, ja tarinan pitää elää pitkään.

Jos haluat kuulla enemmän strategian jalkauttamisen tavoista, ota meihin yhteyttä!

Sisäiset tapahtumat ovat erityisesti muutoksen johtamisen ja toiminnan aikaansaamisen väline.

Hei, järjestetään kiva tapahtuma, jossa on paljon wow-elementtejä! Tällainen ei enää riitä yritystapahtuman perusteluksi. Tapahtumat pitää nähdä erityisesti muutoksen johtamisen ja toiminnan aikaansaamisen välineenä. Siksi niiltä vaaditaan neljää asiaa: ”Tavoitteellisuus, tuloksellisuus, innostavuus ja helppous”, luettelee Business Director Jarkko Kivikoski Wolttigroupilta.

”Tapahtumalle pitää antaa aina merkitys, onnistuminen syntyy tavoitteellistamisesta. Pitää perustella, mitä tai millaista muutosta tapahtumalla halutaan saadaan aikaan.”

Sitoudu tuloksiin

Tapahtuman sisäistä myymistä helpottaa se, että kaikki suunnitellaan tuloslähtöisesti. Budjetoidessa pitää näyttää, mitä ollaan saamassa aikaiseksi. Tuloksista pitää tehdä myös näkyviä. ”Sitoudutaan jo alussa siihen, että seurataan aikaansaannokset loppuun asti – olivat tulokset sitten hyviä tai huonoja”, Kivikoski sanoo.

Tuloksellisuuden ja tavoitteellisuuden lisäksi täytyy pitää mielessä innostaminen. ”Eivät ihmiset sitoudu vain faktoihin, vaan myös tunteisiin – ja aina ensin tunteisiin.”

Innostamisessa suomalaisilla on vielä oppimista. ”Kansainväliset huippujohtajat, esimerkiksi Elon Musk, ovat todella hyviä esiintymään ja innostamaan. Eivät he osaa välttämättä subtanssia muita syvemmin, mutta heillä on kyky saada ihmiset puolellleen.”

Ota kaikki mukaan

Tapahtuman sisäisen myynnin valttikortti on myös helppous, Kivikoski muistuttaa. ”Sen sijaan että korostetaan järjestämisen vaivoja, korostetaan sitä, että tehdään vaikuttavaa juttuja, jossa kaikki voivat jeesata. Kerrotaan selkeästi mitä keltäkin vaaditaan: ’toimittakaa meille nämä asiat ja nämä sisällöt, myynti ja markkinointi hoitaa nämä’.”

Tapahtuman sisäisessä myymisessä talousosasto ei ole suurin kanto kaskessa. ”Jos asiat on valmisteltu hyvin, ei talousosasto tai mikään muukaan organisaation osa ole jarruna. Suurin jarru on yrityksen vanha kulttuuri ja vanhojen tapojen muuttaminen.”

Jos haluat kuulla enemmän miten yritystapahtuman järjestäminen perustellaan, ota yhteyttä!