Kategoria: Ideat

B2B-liiketoiminnassa asiakassuhteet ovat kaiken keskiössä, ja tapahtumat ovat tutkitusti yksi asiakkaiden ostopolun vaikuttavimmista pisteistä. Jos ihmettelet, miksi yritystapahtumasi silti epäonnistuvat tavoitteissaan, sille on useimmiten yksi ja sama selkeä syy.

Yritystapahtumien merkitys on noussut entisestään vastatrendinä pandemia-aikana kiihtyneelle digitalisaatiokehitykselle. Toisiaan seuraavien Teams-kokousten ja työn ohessa kuunneltujen webinaarien sijaan livetapahtuma irrottaa hybridityöläisen arjen palaveriputkesta. Läsnä ollessa vieraat keskittyvät järjestäjän tarjoamaan ohjelmaan ilman, että huomiosta kilpailevat kesken jääneet työt toisella välilehdellä. Luottamuksen rakentamisessa yhdessä vietetty aika on yhtä tärkeä nyt kuin aina ennenkin.

Tapahtuma ei ole – tai ainakaan sen ei pitäisi olla – massamedia sanan varsinaisessa merkityksessä. B2B-tapahtuman potentiaali saadaan nimittäin parhaiten hyödynnettyä, kun paikalle saadaan juuri oikeat vieraat ja hetkestä saadaan luotua heille merkittävä. Nykyisin kynnys lähteä liikkeelle ja osallistua yritystapahtumiin on noussut, kun paikalle pitäisi lähteä toimiston sijaan kotoa tai mökiltä, mutta vaikutus on sitä suurempi, jos paikan päälle on kerrankin lähtenyt ja kokee vielä saavansa vastinetta käytetylle ajalle.

Kohtaamisten laatu määrittelee, ollaanko Teams-kavereita vai oikeita kavereita

Tässä ajassa kannattaa luoda muistijälki tapahtumalla: olla paikalla ihmisiä varten, verkostoitua ja luoda hetkiä, joiden aikana jokin muuttuu paremmaksi. Moni uskoi messujen olevan kuoleva konsepti, mutta nekin elävät pandemian jälkeen uutta kukoistuskautta. Etätyöaika paljasti sen, että messuissa on ennen kaikkea kyse ihmisten kohtaamisista. Missä muualla tapaisit yhtä laajasti liiketoiminnallesi tärkeitä ihmisiä, jos toimialamessut häviäisivät maailmasta?

Harvalla on varaa olla rakentamatta suhteita maailmassa, jossa digitalisaation myötä etäännytään koko ajan toisista. Teamsin kautta jutellessa etäisyys säilyy, ja kun kadulla näkee sattumalta Teamsistä tutun kontaktin, ei toista aina tunnista tai ainakin miettii vielä toisenkin kerran, ollaanko riittävän tuttuja moikkaamaan. Mitä enemmän digitaalisia välineitä käytetään, sitä tärkeämmäksi ajan viettäminen yhdessä ja tunteiden liekittäminen muuttuu. Jos suhde ei ole henkilökohtainen, väliin on helpompaa tulla. Siksi sidosryhmätapaamisia ei kannata loputtomasti hoitaa etänä eikä jatkuvia asiakkuuksia yrittää hankkia pelkillä digitaalisilla kohtaamisilla. Tapahtuman suurin arvo järjestäjälle onkin suhteiden ylläpitäminen, rakentaminen ja sujuvan kanssakäymisen mahdollistaminen sitten myös digitaalisessa maailmassa.

Jos et tiedä, keitä haluat paikalle, kutsujen massapostitus ei auta

Samalla kun uudet teknologiset ratkaisut mahdollistavat markkinoinnin toimenpiteiden aiempaa kustannustehokkaamman toteuttamisen ja tarkemman mittaamisen, olemassa olevat teknologiat myös ohjaavat tekemistä suuntaan, joka ei aina ole järkevä. Maailmassa, jossa kaikkia tarpeita yritetään ratkoa digitaalisilla massaviestinnän välineillä, päädytään helposti kyseenalaistamatta tehostamaan prosesseja sen sijaan, että aidosti mietittäisiin, miten saadaan aikaan haluttu vaikutus haluttuihin vieraisiin. Jos olet koskaan kutsunut vieraita tapahtumaasi massasähköpostilla, tiedät luultavasti, mistä tässä puhutaan.

B2B-liiketoiminnassa asiakassuhteet – ennen kaikkea hyvät ja toimivat suhteet asiakkaiden avainhenkilöihin – ovat business-kriittinen asia. Siksi on erikoista, että tapahtumia suunniteltaessa ollaan toistuvasti tilanteessa, jossa järjestävässä organisaatiossa ei osata sanoa, keitä asiakkaita ja vieraita paikalle oikeasti halutaan. Tapahtumakutsuissa kun ei ole kyse digimarkkinoinnin tapaan kohderyhmien tavoittamisesta, vaan valittujen yksilöiden saamisesta paikalle, jotta heidän kanssaan voidaan rakentaa luottamuksellista suhdetta.

Tärkeimpien vieraiden määrittelyyn ja houkuttelemiseen paikalle kannattaa nähdä vaivaa sen sijaan, että suhtautuisi tähän tapahtumajärjestämisen tärkeimpään vaiheeseen tehostamisen logiikalla. Massasähköposti isolle joukolle on aikainvestointina tehokas mutta kilpistää tärkeimmät vieraat osaksi sitä kasvotonta porukkaa, joista joku olisi ihan kiva saada mukaan. Geneerinen yhteydenotto laskee tapahtuman ja saadun kutsun koettua arvoa. Joten mitäpä jos lähestyisit ensi kerralla asiaa uudesta näkökulmasta. Jos tiedät 10–20 tärkeintä ihmistä ja saat heidät houkuteltua innostavalla kutsulla paikalle, ei tapahtuman ROI:ta oikeastaan edes tarvitse enää yrittää laskea.

Tapahtuman vahvuudet x 3

• Tapahtumassa brändi herää eloon, se koetaan kaikilla aisteilla ja voidaan luoda hetkiä, jotka myös tuntuvat joltain.
• Vieraalta on vahva valinta tulla paikalle. Se viestii, että hän on valmis hylkäämään muut houkutukset ja ajankäytöstä kilpailevat tehtävät. Kun saatua luottamuksenosoitusta kunnioittaa antamalla ohjelman ja tarjoiluiden avulla odotuksille vastinetta, ollaan jo pitkällä luottamuksellisen suhteen rakentamisessa.
• Tapahtumassa syvennytään hetkeen ja huomion saa usein jakamattomana. Missään muussa välineessä ei pystytä samaan.

Etkö saa tapahtumiisi oikeita ihmisiä paikalle tai irti haluamaasi hyötyä? Osaava tapahtumanjärjestäjä saa halutut vieraat paikalle.

Jos tapahtumaan ei saada oikeita ihmisiä, investointi ei tuota haluttuja tuloksia. Wolttigroupin työpajamuotoinen prosessi auttaa yrityksiä onnistumaan tilaisuuksien järjestämisessä ja varmistaa, että jo kutsu sytyttää vieraat liekkeihin.

Wolttigroupin selvityksen mukaan onnistuneen tapahtuman järjestelyissä jopa 30 prosenttia budjetista käytetään sen varmistamiseen, että paikalle saadaan juuri ne ihmiset kuin halutaan. Myyntitiimillä projektiin kuluvasta ajasta kannattaa varata 30–60 prosenttia oikeiden ihmisten kutsumiseen. 

“Näin toimivilla yrityksillä tilaisuudet ovat kaiken kaikkiaan menestyksellisiä. Sen lisäksi, että paikalla ovat oikeat ihmiset ja no shown määrä pysyy pienenä, tilaisuudet ovat suunnitelmallisia, niillä on tavoitteet ja tavoitteiden saavuttamista myös seurataan. Homma ei pääty siihen, että viimeinen vieras saatellaan taksiin”, Wolttigroupin Business Director Jarkko Kivikoski sanoo.

Valitettavan usein tavanomaisissa B2B-tilaisuuksissa budjetista vain 0,5–5 prosenttia käytetään oikeiden ihmisten kutsumiseen, eikä myyntitiimi panosta ajallisesti kuin korkeintaan 10 prosenttia haluttujen ihmisten houkuttelemiseen paikalle. 

“Koska haluamme, että asiakkaittemme tilaisuudet onnistuvat, olemme kehittäneet työpajamuotoisen prosessin, joka auttaa yrityksiä onnistumaan tilaisuuksien järjestämisessä. Keskeisessä fokuksessa on tilaisuuden kohderyhmän määritteleminen. Ilman sitä tilaisuuden järjestely on herkästi hakuammuntaa.”

Järjestelmällinen tilaisuuksien suunnittelu on Kivikosken mukaan erityisen tärkeää juuri nyt, kun tapahtumatarjonta on koronasulkujen jälkeen lisääntynyt huimasti. 

“Kiinnostavia tapahtumia järjestetään paljon, mutta ongelma on usein se, ettei niihin saada riittävästi oikeita ihmisiä. Silloin investointi tapahtumaan ei tuota haluttuja tuloksia. Prosessimme avulla tapahtuman osumatarkkuus paranee, ja se takaa jopa alle 10 prosentin no shown halutuissa kohderyhmissä.”

Tilaisuuden järjestämisessä aikaa kannattaa käyttää alkuvaiheen suunnitteluun

Suunnittelun pääpainon kääntäminen tilaisuuden kohderyhmän työstämiseen voi tuntua suurelta satsaukselta, mutta onnistunut kutsuprosessi poistaa kustannuksia muualta. 

“Jos tilaisuudesta puuttuvat yrityksen liiketoiminnalle tärkeät ihmiset, esimerkiksi myynti joutuu menemään näiden ihmisten luo erikseen. Se vie aikaa ja resursseja.”

Kivikosken mukaan tilaisuuden kohderyhmä löytyy yhteistyössä myynnin ja markkinoinnin kanssa. Kannattaa miettiä, ketkä ovat ne 10 tai 20 ihmistä, jotka ainakin halutaan paikalle. Ja miten se onnistuu. 

Massameilin lähettäminen yrityksen postituslistalla oleville ei välttämättä tuo hyvää tulosta. 

“On mietittävä yksilöllisiä toimenpiteitä. Se, mitä nämä toimenpiteet ovat, riippuu niin yrityksestä, toimialasta kuin tapahtuman luonteestakin. Myyjä voi vaikka tehdä pienen kännykkävideon huippukontaktilleen, jossa kertoo lähettävänsä kohta meilitse kutsun. Videossa pääsee kertomaan yksilöllisesti, mitä juuri tätä asiakasta kiinnostavaa tilaisuudessa tapahtuu ja miksi hänen kannattaisi tulla paikalle. Tai tärkeimmille kontakteille voi vaikka soittaa.”

Kirkasta, mitä hyötyä tilaisuuteen osallistumisesta saa

Wolttigroupin työpajoissa mietitään myös yhdessä, mitä höytyä osallistuminen tuo. Usein perusteluna on jokin järkisyy: uuden oppiminen tai vaikka tuotelanseeraus. 

Käytännössä me ihmiset toimimme silti pitkälti tunteella. Niinpä myös kiinnostava, uusi lokaatio, huipputason catering tai hauska ohjelma voikin olla ratkaiseva syy tulla paikalle.

“Todella tärkeää on sosiaalinen viitekehys. Eli mahdollisuus näyttäytyä ja tutustua uusiin ihmisiin, verkostoitua huipputyyppien kanssa. Niinpä voi vaikka kysyä top 10 kutsuttuihin kuuluvilta, saako muille osallistujille kertoa heidän tulevan paikalle”, Kivikoski vinkkaa. 

Kutsut tarvitsevat projektipäällikön

Tapahtuman järjestäminen on yllättävän työlästä ja aikaavievää. Tyyppillisesti suunnittelu ja järjestelyt hoidetaan yrityksissä muiden töiden ohella. Jotta tilaisuus onnistuisi ja se myös hyödyttäisi yritystä, järjestelyihin on panostettava.

Wolttigroup on ollut suunnittelemassa yhdessä asiakkaittensa kanssa lukuisia tilaisuuksia. He ovat huomanneet, että ulkopuolinen sparraaja auttaa toimimaan järjestelmällisemmin ja tilaisuuden tavoitteet saavutetaan varmemmin.

Asiakastilaisuuteen kannattaisikin asennoitua kuin mihin tahansa projektiin. Se tarvitsee onnistuakseen projektipäällikön.

“Ulkopuolinen projektipäällikkö huolehtii siitä, että asiat hoituvat oikeaan aikaan ja tehdään oikeita asioita. Hän tsekkaa viikoittain, mitä on tehty, mitä tehdään seuraavaksi ja kuka tekee mitäkin.”

Eikä tilaisuuden järjestely tai itse tilaisuus lopu h-hetkeen, kun vieraat saapuvat paikalle. Sen jälkeen alkaa se työ, jonka vuoksi tilaisuus ylipäätään järjestettiin: kontakteihin otetaan yhteyttä ja rakennetaan koukkuja, jotka auttavat viemään keskustelut maaliin.

“Tämä puoli tapahtuman järjestelyissä unohdetaan usein suunnitella huolella.”

3 x kutsuprosessin kulmakivet

1) Suunnittele etukäteen – aloita nyt!

Asiakastilaisuuksien järjestämiseen kuluu yllättävän paljon aikaa, eikä onnistunut tilaisuus synny vasemmalla kädellä. Aloittaa kannattaa mieluummin nyt kuin myöhemmin.

2) Sitouta omat ihmiset

Onnistunut asiakastilaisuus syntyy myynnin ja markkinoinnin yhteistyönä. Myös yrityksen johdon on oltava sitoutunutta. Tilaisuudesta innostuneet ja sen järjestämisestä ylpeät työntekijät luovat tunnelman, siksi kaikkien panosta tarvitaan.

3) Varaudu vaivannäköön

Kaikkein olennaisinta tilaisuuden onnistumisen kannalta on se, että paikalle saadaan oikeat ihmiset. Tarvitaan huolellista kohderyhmän analyysiä ja kohderyhmään sopivaa tapaa kutsua ihmisiä paikalle. Tämä vie aikaa ja resursseja.

Useimmiten tapahtuma järjestetään muiden töihin ohella. Siksi avuksi kannattaa pyytää ammattilaiset. He pitävät huolen siitä, että suunnitelmat toteutetaan oikeassa järjestyksessä ja oikeaan aikaan. 

Haluatko saada oikeat ihmiset paikalle tapahtumaasi? Ota meihin yhteyttä! 

Virtuaalitapahtumat ovat jääneet uutena muotona perinteisten tapahtumien rinnalle, koska niiden avulla voi tavoittaa moninkertaisen määrän ihmisiä, sijainnista riippumatta. Tv-tuotannon tasoisena tehty laadukas virtuaalitapahtuma on mainio keino rakentaa brändiä.

Moni kuvitteli, että virtuaalitapahtumat jäivät korona-ajan korvaushoitona historiaan. Toisin on käynyt. On tilanteita, joihin virtuaaliset tapahtumat sopivat erinomaisesti. Virtuaalitapahtumat ovatkin muuttaneet pysyvästi tapaa, jolla kohtaamme toisemme.

Tapahtumien tuottaminen tv-tuotannon laatuisena yleistyy erityisesti informaation jakamisessa ja kouluttamisessa. Wolttigroupin broadcasting-tasoisessa Studio 33:ssa syntyvät laadukkaat tuotannot, koulutukset ja uudenlaiset virtuaalitapahtumat.

“Eräs studiotamme käyttävä yritys kysyi asiakkailtaan palautetta. Asiakkaat sanoivat, että livetapahtumia kaivataan, mutta pitäkää ehdottomasti uudenlaiset virtuaaliset koulutukset, joita olemme Studio 33:ssa tehneet”, Roy-Petri Pashur kertoo.

Tv-tuotannon yhdistäminen virtuaalisiin koulutukseen on tehokas tapa järjestää monenlaisia koulutuksia sekä tuotelanseerauksia myyjille ja jälleenmyyjille.

“Esimerkiksi tuotelanseerauksessa saadaan tuotetieto ja tuotteen peruskoulutus kaikille samaan aikaani ympäri maailmaa.”

Yhtenä uutena genrenä on tehdä television ajankohtaisohjelmien tyyppinen live-lähetysten sarja halutulle kohderyhmälle organisaatiolle tärkeästä teemasta kuten yritysvastuusta, kestävästä kehityksestä tai hybridityöstä.

Toinen nouseva trendi on podcast-tyyppinen teemoitettu ja asiantuntijavierailla toteutettu ohjelmasarjatuotanto, jonka osat voidaan lähettää ajastetusti haluttuina ajankohtina.

“Lopputulos on kuin perinteinen videocast mutta laadukkaampana television tyylisenä sisältönä”, Pashur kertoo.

Kansainväliset yritykset käyttävät Studio 33:a tai muita vastaavia laadukkaita studiota sisäisessä viestinnässä, kun yritykselle tärkeä viesti pitää saada eri puolilla maailmaa eri aikavyöhykkeillä lähetettyä saman vuorokauden aikana.

Kaupungin paras studio helpottaa laadukkaiden sisältöjen tuotantoa

“Täällä on tv-studiovalaistus tapahtumatuotantovalaistuksen sijaan. Näin kuva näyttää paljon paremmalta, ihan kuin missä tahansa television keskusteluohjelmassa, “ Roy-Petri Pashur esittelee Wolttigroupin Studio 33:a. “Isoihin taustasceereneihin ja vihreään seinään saa lisättyä haluttua kuvaa, videota ja grafiikkaa ihan kuin missä tahansa tv-tuotannossa.”

Studio 33 on syntynyt tv-tuotantoja tehneiden ammattilaisten toteuttamana, mikä näkyy niin laadussa kuin asiakkaiden kommenteissa.

“Erityisesti esiintyjät ovat kertoneet, että heillä on rauhallinen olo miettiä mitä sanoa ja keskittyä omaan sisältöön. Tekniikka toimii intuitiivisesti ja screeneistä esiintyjät näkevät koko ajan tilanteen ja ajankäytön, mikä tekee studion käytön esiintyjille helpoksi. Tämä näkyy laadukkaampana lopputuloksena”, Pashur kertoo.

Viihdettä ja musiikkia kuin televisiossa

Kun virtuaalitapahtuman studiossa pystyy tekemään tv-tuotantoja, se luo uusia mahdollisuuksia viihteen hyödyntämiseen tapahtumissa. Studio 33:n isoihin tiloihin mahtuu samaan aikaan niin puhetta kuin jopa kuuden hengen bändikin soittamaan. “Usein mukana on DJ soittamassa musiikkia ennen tapahtumaa ja tapahtuman tauoilla.”

Studio 33 yhdistää tv-tuotannoista tutut ratkaisut verkkolähetyksen mahdollisuuksiin ja digitaaliseen vuorovaikutukseen.

“Lähetykset toteutetaan vuorovaikutteisen alustan kautta. Alusta voidaan tehdä graafisesti asiakkaan ilmeellä ja sen interaktiivisia palveluja, kuten chattia, äänestysintegraatiota, some-kuvaseinää ja keskusteluhuoneita, voidaan hyödyntää ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana sekä tapahtuman jälkeen. Interaktiivisuus on mukana oikeastaan jokaisessa Studio 33:ssa tehdyssä tapahtumassa”, Pashur kertoo.

Studio 33 on Wolttigroupin huippuammattilaisten operoima virtuaalisten tapahtumien tuotantostudio hyvien yhteyksien päässä Vallila33 Business Parkin tiloissa (Teollisuuskatu 33 Helsinki). Studio palvelee alkuideoinnista valmiiseen lähetykseen. Yhdistämme TV-tuotannoista tutut ratkaisut verkkolähetyksen mahdollisuuksiin. Innostamme katsojat osallistumaan, vaikutamme ja luomme uudenlaista viestintää. Kiinnostaako tutustua uudenlaiseen tv-tuotannon tasoiseen tapahtumaformaattiin? Ota yhteyttä ja kerromme lisää.

Massapostituksilla, löysillä lupauksilla ja me-ajattelulla yritystapahtumat kärsivät osallistujakadosta. Wolttigroupin nelivaiheisen kutsuprosessin avulla tapahtumiin saadaan osallistumaan oikeat ihmiset.

Elämme aikakautta, jolla Helsingin Sanomien etusivu tai suosikkiohjelman tauolla esitetty mainos Maikkarilla ei välttämättä enää tavoitakaan kaikkia suomalaisia. Ajankäyttömme on sirpaloitunut henkilökohtaisten mieltymyksien mukaan eri kanaviin, ja kanavia on tarjolla valtava määrä.

Muuttuneet mediankäyttötavat ovat vaikuttaneet tapahtuma-alaan merkittävästi. Osallistujat on aiempaa vaikeampi tavoittaa ja saada osallistumaan.

“Korona on vauhdittanut kehitystä entisestään. Se lisäsi pakkaan hybridityön. Jokainen järjestelee arkensa nykyään haluamallaan tavalla. Ihmiset saattavat viettää työpäivän vaikka mökillään”, Wolttigroupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola sanoo.

“Aiemmin voitiin olettaa, että ihmiset voivat esimerkiksi kesken työpäivän helposti osallistua tapahtumaan”, Aittola jatkaa.

Toisaalta viime vuosien kehitys on tuonut mukanaan myös hyvää: virtuaalitapahtumilla on luotu ennätyksiä.

“Aiemmin onnistuneeseen tapahtumaan saatettiin saada esimerkiksi 150 ihmistä. Nyt onnistuneen virtuaalitapahtuman osallistujia voi olla 800. Menestys tapahtumien suhteen on täysin toimiala- ja tilanneriippuvaista.”

Wolttigroupin menestysreseptillä tuloksiin

Sen ydin, saapuvatko ihmiset järjestettyyn tapahtumaan – livenä tai virtuaalisesti – löytyy Wolttigroupin Business Directorin Jarkko Kivikosken mukaan yhdestä asiasta: “Se voittaa, joka ymmärtää parhaiten kohderyhmäänsä. “

Wolttigroup on seurannut tapahtuma-alaa 20 vuotta. Täällä tiedetään, että tapahtumat ovat asiakkaille kallis investointi, mutta niiden vaikutusta on vaikea saada aikaan muilla välineillä.

“Vaikka tapahtumiin osallistuminen vie aikaa, ne voivat synnyttää jotain odottamatonta, luoda vuorovaikutusta ja mahdollistaa kohtaamisia”, Aittola sanoo.

Wolttigroup on luonut nelivaiheisen kutsuprosessin, jolla tapahtumiin käytetty työ ei valu hukkaan, vaan kohderyhmä saadaan kiinnostumaan ja osallistumaan.

Näin tapahtumakutsuilla saadaan aikaan tuloksia:

1. Pohjalla kohderyhmätyö

Tapahtumien osallistujakatoa ei ratkaista kutsumassaa lisäämällä. Sen sijaan kutsut on osattava lähettää oikein ja oikeille ihmisille.

“On mietittävä, mitä hyötyä kutsuttavalle tarjotaan ja miten kutsukokemus yksilöidään. B2B-tapahtumissa jokainen kutsuttava on varsinkin alkuvaiheessa todella tärkeä”, Jarkko Kivikoski sanoo.

Kutsuprosessi on aloitettava ahkeralla kohderyhmätyöllä.

“Tämä on vaihe, jossa moni menee metsään, koska siinä oikaistaan niin usein”, Kivikoski ja Aittola tietävät.

“Jos asiakas haluaa tapahtumaan 300 ihmistä, mutta ei osaa sanoa, ketkä ovat 50 kaikkein tärkeintä kutsuttavaa, mennään metsään. Oikeiden ihmisten kutsuminen liittyy vaikuttavuuteen. Kutsumalla paikalle oikeat ihmiset, tapaa myös oikeita ihmisiä”, Aittola sanoo.

Hyvä yhteistyö myynnin kanssa helpottaa myös kohderyhmäymmärrystä.

2. Lupaus kirkkaaksi

Kun ymmärretään, ketä tapahtumaan halutaan kutsua, pitää kirkastaa, mitä erinomaista ja poikkeavaa kutsuttavat voivat saada tapahtumassa, johon he tulevat käyttämään aikaansa.

“Jotain hyödyllistä mutta yllättävää. Tästä keskustelemme paljon asiakkaiden kanssa”, Kivikoski ja Aittola summaavat.

Myös kristallinkirkkaan lupauksen keksiminen helpottuu, jos kohderyhmä tunnetaan hyvin.

“Silloin heitä ei esimerkiksi yritetä kutsua yritykselle vuoden tärkeimpään tapahtumaan samaan aikaan kuin lasten kesäjuhlat ovat. Sellaista taistelua on nimittäin vaikea voittaa ellei tapahtuman lupaus ole jotain todella mehevää. Pelkät pullakahvit ja tiedonvälitys eivät riitä kilpailuun.”

3. Oikeat kanavat käyttöön

Kun kutsumista ja sen ympärillä tapahtuvaa markkinointia suunnitellaan, luovuudelle on tilaa. Digitalisaatio on kuitenkin saanut aikaan päinvastaista: moni luottaa sokeasti markkinoinnin automaatioon eli sähköpostikutsuihin ja listoihin pohjaaviin massapostituksiin.

“Tapahtuma on tuhoon tuomittu, jos  kutsua ei edes huomata tai se päätyy roskapostiin. Silloin kutsuttava ei voi edes harkita osallistumista”, Aittola sanoo.

Kivikosken mukaan sähköposti ei ole huono kanava, mutta sen ei pitäisi olla ainoa.

“Sähköposti voi olla osa kanavavalikoimaa. Kannattaa kuitenkin käyttää kanavakohtaista markkinointiälykkyyttä, jotta ihmiset tavoitetaan oikeasti. Miten myyjät esimerkiksi sitoutuvat pitämään yhteyttä asiakkaisiin, jotka tapahtumaan halutaan? Kuinka tässä onnistumista seurataan?” Kivikoski kysyy.

Hyvä esimerkki kutsukanavan pohdintaan on miettiä omia häitä tai vaikkapa presidentin Linnan juhlia. Kuinka moni kutsuisi tällaiseen tärkeään tapahtumaan ihmiset vain sähköpostilla?

4. Kutsulle tarpeeksi resursseja

Oikeiden ihmisten saaminen tapahtumaan vaatii paljon aikaa ja vaivannäköä. Ajan- ja rahankäytön kokonaisbudjetista kutsuprosessille varataan silti vain alle prosentti resursseja.

“Onnistuneet tapahtumat ovat olleet sellaisia, joissa rahaa ja resursseja kutsumiseen on käytetty huomattavasti enemmän, useampia prosentteja”, Aittola muistuttaa.

Onnistunut kutsuprosessi poistaa kustannuksia muualta. Vaihtoehto tehokkaille kutsuille nimittäin on se, että myyjät joutuvat tapaamaan asiakkaita.

“Kutsuprosessi on siis merkittävä osa kokonaisinvestoinnin tuottoa”, Aittola muistuttaa.

Parhaimmat onnistumiset tietysti syntyvät, kun hyvään kutsuprosessiin yhdistyy myynnin ja markkinoinnin saumaton yhteistyö, hän lisää.

Haluatteko panna kutsuprosessinne kuntoon? Wolttigroup konsultoi yrityksiä työpajamuotoisesti. Ota yhteyttä ja pyydä tarjous!

Mihin tapahtumamarkkinointi on menossa vuonna 2023? Mitä olemme oppineet koronapandemiasta ja miten tapahtuma-ala muuttuu? Toimivatko virtuaalitapahtumat edelleen?  Kysymyksiä, joihin Wolttigroupin Jyrki Aittola vastaa.

Vuosi 2022 oli epävarmuuden aikaa myös tapahtuma-alalla. Koronapandemian mukanaan tuomat isot muutokset ovat tulleet jäädäkseen. Kun paluuta entiseen ei ole, mikä on uusi suunta? Mitä olemme oppineet tästä vuodesta? Mihin tapahtumamarkkinointi on menossa vuonna 2023, Wolttigroupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola?

“Näimme tänä vuonna tapahtuma-alalla koronan jälkeisen elpymisen. Live-tapahtumat ja messut käynnistyivät, mutta samanlaiseen flow´hun kuin aikaisemmin emme ole niissä palanneet. Virtuaalitapahtumat tulivat jäädäkseen ja hybriditapahtumien parhaat käytännöt ovat vasta hahmottumassa”, Aittola vastaa.

Tapahtuma-ala on pirstaloitunut vanhoihin ja uusiin muotoihin aivan samalla tavalla kuin työn tekemisen tavat ovat hybridityön myötä pirstaloituneet. Osa toimistotyöläisistä on palannut tekemään töitä toimistolle, osa taas jatkaa etätöiden tekemistä ja suurin osa tekee jonkinlaista joustavaa lähi- ja etätöitä yhdistävää hybridityötä. Aiemman kaltaista joka arki toimistolle -työn tekemisen mallia ei enää asiantuntijatehtävissä ole.

“Hybridityön yleistymisen seurauksena valta omasta ajankäytöstä on siirtynyt entistäkin enemmän yksittäiselle ihmiselle. Hän tekee joustavasti töitä niin toimistolta, kotoa, mökiltä kuin matkoiltakin. Tällainen pirstoutunut arki on iso haaste tapahtumille: miten löytää yhteinen nimittäjä ja tarpeeksi kova lupaus, että minkäänlainen tapahtuma nousee yhdeksi ajankäytön vaihtoehdoksi?” Aittola kysyy.

Mihin eri tapahtumien muodot sopivat parhaiten?

Korona-aika on opettanut, että oikeanlaisilla tapahtumilla voidaan tehokkaasti saada haluttu kohderyhmä liikkeelle ja vaikutettua heihin.

“Virtuaalitapahtumat ovat erinomainen, nopea ja kustannustehokas vaihtoehto, kun pitää jakaa tietoa ja inspiroida. Ihmisten on helppo osallistua niihin, kun ne eivät vie niin paljon aikaa kuin livetapahtumat. Virtuaalitapahtumat ovat edullisempia ja niissä voi laittaa kaikki panokset ylivertaiseen sisältöön”, Aittola kertoo yli 200 virtuaalitapahtuman kokemuksen jälkeen.

Suhdanteiden epävarmuus suosii virtuaalitapahtumia, koska niitä voidaan suunnitella ja  toteuttaa nopeammin ja edullisemmin kuin livetapahtumia.

“Live-tapahtumat taas ovat parhaat, kun pitää oikeasti sitouttaa ja tavata asiakkaita. Livetapahtumien vahvuus on luottamuksen rakentamisessa ja verkostoitumisessa. Onkin vaarallista ja virheellistä ajatella, että livetapahtumat ja virtuaalitapahtumat olisivat toistensa vaihtoehtoja. Niiden roolit viestinnän arvoketjussa ovat erilaiset, ja samalla kohderyhmälle kannattaa tehdä niin virtuaalitapahtumia kuin livetapahtumiakin.”

Livetapahtuman ja virtuaalitapahtuman yhdistävien hybriditapahtumien erityisenä haasteena on osallistujakokemuksen rakentaminen. Jos hybriditapahtuman osallistujakokemuksen rakentaa livetapahtuman ehdoilla, jää virtuaalitapahtuman kokemus vaillinaiseksi, ja päinvastoin.

Kutsuissa onnistumisen merkitys kasvaa

Kaikkia tapahtuman muotoja yhdistää yksi haaste: miten tavoittaa haluttu kohderyhmä ja miten kutsua ihmiset tapahtumaan?

“Kyse on edelleen taistelusta ihmisten ajasta ja huomiosta. Tapahtumiin kutsumisissa olen huolestunut tehokkuutta lisäävien kutsutyökalujen käytöstä. Nehän perustuvat sähköpostiin, mutta kutsuisitko tärkeään tapahtumaan ihmisiä vain sähköpostin välityksellä?”, Aittola kysyy.

Jos haluaa saada jonkun ihmisen paikalle, hänet pitää ensinnäkin tavoittaa ja sen jälkeen saada hänen kiinnostuksensa heräämään sisällöllisesti huomiota herättävällä viestintätavalla.

“Itse peräänkuulutan luovuutta ja vaikuttavuutta siihen, miten kutsutaan ihmisiä tapahtumiin, koska jos yritys ei onnistu kutsumaan haluttuja ihmisiä, koko tapahtumalla ei ole enää mitään merkitystä.”

Ihmisten työarjen pirstoutuminen lisää kutsumisen vaikeusastetta. “Tapahtumien järjestejien pitää entistäkin paremmin ymmärtää yksittäisen ihmisen työarkea, työtapoja ja työn tekemisen sijainteja. Minä päivänä hänet parhaiten saa livetaopahtumaan ja milloin taas virtuaalitapahtumaan? Mitkä asiat häntä motivoivat?”

Epävarmaan tulevaisuuteen Aittola suhtautuu mahdollisuutena: “Vuonna 2023 yrityksillä on mahdollisuus rohkeasti ja oikein toimimalla vallata kilpailijoilta markkinoita myös tapahtumamarkkinoinnin keinoin.”

Kun ajat ovat epävarmat, on erityisen tärkeää olla aktiivinen asiakasrajapinnassa. Siihen messut ja tapaamiset ovat erinomainen väline, sillä ihmisiin pystyy vaikuttamaan parhaiten kohtaamalla heidät kasvokkain.

Maailmanlaajuisesti epävarmat ajat, pienenevät budjetit ja korkea inflaatio luovat monelle yritykselle paineita etsiä säästökohteita. Nyt ei kuitenkaan ole oikea hetki käpertyä synkistelemään. Päin vastoin olisi tärkeä löytää innostunut fiilis ja draivi, joka saa liiketoiminnan kukoistamaan.

“Vaikeassakin taloudellisessa tilanteessa pärjääviä yrityksiä yhdistää useimmiten se, että ne pitävät aina aktiivisesti yhteyttä asiakkaisiinsa ja sidosryhmiinsä. Siinä messut ja tapahtumat ovat toimiva väline ja loistava paikka tavoittaa niin nykyiset asiakkaat kuin uudetkin kontaktit”, Wolttigroupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola sanoo.

Messuille ei kuitenkaan kannata lähteä suunnittelematta. Pelkkä ständipaikan varaaminen ei riitä. On hahmotettava, mitä messuosallistumisella haetaan.

“Hyvin suunnitellut ja toteutetut tapahtumat ja messut maksavat itsensä takaisin. Autamme mielellämme yrityksiä kirkastamaan, mitkä messut palvelevat yritystä parhaiten ja toisaalta minkälaisella viestillä kannattaa edetä. Meillä on kymmenien vuosien kokemus messu- ja tapahtumasuunnittelussa. Tiedämme mikä toimii ja mikä ei”, Wolttigroupin myyntijohtaja Ninni Arion sanoo.

Wolttigroupin työpajoissa voidaan esimerkiksi kiteyttää, mikä tapahtuman kohderyhmä on, miten edistetään yrityksen kaupallisia tavoitteiden saavuttamista ja millä keinoin oikeat ihmiset saadaan pysähtymään juuri omalla ständillä. Ja ennen kaikkea, minkälainen messuosasto palvelee näitä tavoitteita parhaiten.

Myynnin ja markkinoinnin yhteistyöllä parempi lopputulos

Aittola ja Arion muistuttavat, että parhaimmillaan messut ovat myynnin ja markkinoinnin yhteisponnistus. Ei siis vain niin, että yrityksen myyntiosasto pyytää markkinointiosastoa hankkimaan ständin, hoitamaan järjestelyt ja myynti tulee paikan päälle sovittuna päivänä.

“Lopputulos on aina hedelmällisempi, kun myynti- ja markkinointi suunnittelevat tapahtuman, sen tavoitteet ja viestinnän yhdessä: Mikä on se tarina, joka jäisi parhaiten asiakkaiden ja kävijöiden mieleen? Miten ja ketä kutsutaan? Järjestetäänkö dinnereitä, aamiaisia tai etukäteistapahtumia? On tärkeä löytää punainen lanka, joka ohjaa tekemistä”, Arion sanoo.

“Myynnin- ja markkinoinnin yhteistyönä suunniteltu messuosallistuminen ei näytä irralliselta tai keskeneräiseltä heitolta, vaan mietityltä kokonaisuudelta, johon myös henkilökunta sitoutuu innostuneesti”, Aittola jatkaa.

Yrityksen innostus nimittäin näkyy ja sillä on tärkeä merkitys sille, että investoinnille saadaan vastinetta. Kun messuosastolla on energisiä ja osastosta ylpeitä ihmisiä, heidän viihtymisensä välittyy myös messukävijöille.

Messuille ihmisten vuoksi

Aiemmin on saatettu luottaa siihen, että messuorganisaatio saa oikeat ihmiset saapumaan messupaikalle, mutta tapahtumien ja messujen kävijämäärät ovat hieman laskeneet aiemmasta. Tapahtuman onnistumista ei voikaan laittaa vain järjestäjän vastuulle. Messut tehdään yhdessä ja jokainen näytteilleasettaja voi tehdä osansa, jotta tapahtuma onnistuu.

“Messuille mennään nimenomaan ihmisten takia. Niinpä on tiedettävä jo etukäteen, mitä messuilla ja messuosastolla halutaan tapahtuvan. Oikean kohderyhmän tavoittaminen lähtee jo kutsuprosessista”, Arion sanoo.

“Suosittelen asettumaan tapahtuma- tai messukävijän saappaisiin. Miltä maailma näyttää heidän silmissään? Minkälaisena juuri yrityksen presenssi näyttäytyy, mitä lisäarvoa tapahtumaan tulemalla saa?” Aittola listaa mietittäviä asioita.

Yksityiskohdat ratkaisevat. Vaikka raha on tiukassa, kaikessa ei kannata säästää.

“Joku voi miettiä, että messulippujen lähettäminen asiakkaille maksaa – hehän tulevat joka tapauksessa paikalle. Mutta kun kutsuu asiakkaita käymään ständillä, mikä merkitys sillä on kun saakin lipun kilpailijalta? Omista asiakkaista kannattaa aina pitää huoli”, Arion muistuttaa.

Investoinnista kaikki irti

Messut, etenkin kansainväliset, ovat taloudellisestikin iso ponnistus. Siksi investoinnin on oltava mietitty.

“Toisaalta muutaman viikon myyntireissu maksaa myös, eikä sellaisilla tavoiteta koskaan yhtä paljon ihmisiä kuin messuilla. Maailmalle on kuitenkin mentävä, sillä vaikka me Suomessa teemme hienoja tuotteita, harvat tulevat niitä täältä etsimään. On mentävä kertomaan omaa tarinaa sinne, missä muutkin ovat.”

Kun talous mataa, voi tuntua houkuttelevalta jättää messut väliin.

“Silloin kannattaa punnita, minkälaisen viestin se välittää asiakkaille, kun kilpailijat ovat paikalla, mutta itse ei. Olemassa olevien asiakkaiden tapaaminen on tärkeää. Se on merkki siitä, että ollaan markkinassa vahvoja ja pysytään asiakasta lähellä”, Aittola sanoo.

Messutärpit x 3

1) Panosta suunnitteluun yhdessä myynnin ja markkinoinnin kanssa

Jotta kalliista messuinvestoinnista saa kaiken mahdollisen irti, kannattaa suunnittelu toteuttaa myynnin ja markkinoinnin yhteistyönä. Näin messuosallistumiselle löydetään yrityksen liiketoimintaa tukeva punainen lanka. Osastosta ja yrityksen viestistä ylpeä henkilökunta on innostunutta, ja se näkyy myös kontaktien määrässä ja laadussa. Lue lisää:  Messutyö alkaa työpajasta 

2) Tavoita oikea kohderyhmä

Mieti tarkoin, kenet haluat messuilla tavoittaa ja miksi. Miten oikea kohderyhmä houkutellaan paikalle? Lue lisää: Älä unohda messuja

3) Kirkasta itsellesi, mitä lisähyötyä messukävijä saa osastolla vierailusta

Tuote-esittelyn sijaan messukävijälle olisi hedelmällisempää tarjota ongelmanratkaisua, jotain helpotusta heidän liiketoimintaansa. Mitä se on konkreettisesti? Ja jos tilanne tai olosuhteet eivät anna mahdollisuutta loistaa messuilla, vaihtoehtona on myös järjestää oma varjotapahtuma. Lue lisää: Messut ulkomailla

Messuille menossa? Anna meidän auttaa ja ota yhteyttä!

Wolttigroupin liekittäjät listasivat vuoden kohokohtia ja kertovat, mitä kannattaa odottaa B2B-tapahtumilta vuonna 2023.

Vuosi 2022 on ollut kiistatta elpymisen vuosi koko tapahtuma-alalle. Messujen paluu, pitkästä aikaa järjestetyt massatapahtumat, hybridi- ja virtuaalitapahtumien vakiintuminen osaksi repertuaaria… Samalla kun Wolttigroupin Account Director / Partner Jyri Räsänen kertaa vuoden 2022 tapahtumia ja muutostrendejä alalla, hän toteaa, että vuoden kohokohtiin on kuulunut myös se, että monessa yrityksessä johto on viimein ymmärtänyt tarpeen laittaa itsensä likoon B2B-tapahtumissa.

“On ymmärretty, että yritystapahtumien avulla on mahdollista päästä paljon parempaan vaikuttavuuteen kuin Powerpoint-sulkeisilla ja paukuttamalla esityksiä peräjälkeen. Kaikista tärkeintä on käsikirjoitus ja siihen keskittyminen, millä palikoilla jengi saadaan liekkiin.”

Wolttigroupin strategian ydin, tunteiden liekittäminen, onkin resonoinut alalla ja asiakkaissa laajasti. Parin vuoden webinaariputken jälkeen tapahtumissa korostuu nyt osallistujien innostaminen ja tunnejäljen jättäminen. Tapahtumien elämyksellisyyteen on alettu panostaa taas uudella tavalla.

Kuluneen vuoden kohokohdat – ja mitä trendejä nähdään vuonna 2023?

1. Virtuaalitapahtumat voivat olla kuin yrityksen oma tv-kanava

Osa yrityksistä on jo huomannut, mitä kaikkea virtuaalitapahtumat hyvin konseptoituna mahdollistavat. Laadukas studioympäristö ja nykyteknologia mahdollistavat paljon, ja toistuvan virtuaalitapahtuman avulla saadaan kiinni enemmän ihmisiä kuin saataisiin livenä.

“Yrityksille on luotu studiossa toteutetuista virtuaalitapahtumista omia interaktiivisia tv-kanavia, joihin tehdään kuukausittain tai kvartaaleittain ohjelmaa määrätyille kohderyhmille. On mieletön mahdollisuus, jos saat 200–500 ihmistä linjoille kerran kuussa kuulemaan heille viestittävää ilosanomaa – oli kyseessä sitten strateginen tai taktinen markkinointiviesti”, Jyri Räsänen sanoo.

2. Hybriditapahtumat mahdollistavat uusia lähestymistapoja

Hybriditapahtumat ovat tehneet tuloaan koko vuoden, ja niitä nähdään varmasti entistä enemmän myös tulevaisuudessa. Hybridikonsepti avaa uusia mahdollisuuksia esimerkiksi perinteisille strategiatapahtumille.

“Leadership-eventeissä on ennen saattanut olla satakunta osallistujaa, joille kirkastetaan strategiaa. Nyt hybriditapahtuman avulla osa strategisesta sisällöstä voidaan lähettää vaikka tuhansille työntekijöille ympäri maailmaa.”

Myös B2B-tapahtumissa hybridimalli mahdollistaa huikeita tuloksia, kun myynti saadaan sitoutettua tiiviisti tekemiseen.

“Olemme muun muassa rakentaneet sabluunan, jolla saatiin Supplier day -tapahtumaan hybridin avulla kolme kertaa enemmän osallistujia kuin koskaan aiemmin”, Räsänen sanoo ja jatkaa, että odottaa mielenkiintoisista hybridiratkaisuista tulevan vuoden makeimpia juttuja – oli kyse sitten rock-konserteista tai yritystapahtumista.

“Tulevaisudessa hybrideissä yhdistyvät vielä nykyistä enemmän virtuaalimaailman avatarkokemukset ja live, jotka keskustelevat keskenään.”

3. Makea sisältö tekee tapahtumasta menestyksen

Siitä ei pääse mihinkään, että vaikuttavuuden kannalta kasvotusten kohtaaminen pyyhkii pöytää digitaalisilla tapaamisilla. Muistijälki vahvistuu tuoksuista, äänistä ja kokemuksista, siksi läsnätapahtuma jättää jo lähtökohtaisesti vahvan jäljen.

“Face to face -tapaaminen on aina vaikuttavinta, siinä feromonit liikkuvat, mutta siitä seuraavaksi parasta on liikkuva kuva. Tarinallisuus, vuorovaikutus, musiikki, melodisuus ja tunteisiin vaikuttaminen ovat asioita, joilla saadaan myös digitaalisissa kohtaamisissa aikaan sellainen läikähdys sydämessä, joka muuttaa arkista toimintaa haluttuun suuntaan”, Räsänen toteaa.

Onnistuminen lähtee liikkeelle kristallinkirkkaasta tavoitteesta ja siitä, että toteutusta lähdetään suunnittelemaan avoimin mielin ja kohderyhmien tarpeet ja osallistumistavat huomioiden.

“Kun sisältö koskettaa, liekki on aistittavissa vaikka et edes näe yleisöä. Sen kuulee palautteista ja huomaa jengin fiiliksistä. Vaikka chat ei joka kerta laula, silti vuorovaikutus ja yhteisöllinen kokemus on tärkeintä myös digitaalisesti osallistuville.”

4. Messut ja suurtapahtumat vetävät maailmalle

Yksi kuluneen vuoden kohokohdista on ollut se, että ihmisiä on jälleen päästy tapaamaan kasvokkain messuilla. “Messumedialle povattiin jopa hiipumista koronan alkumainingeissa, mutta aika näytti, että tälle medialle on paikkansa”, toteaa Wolttigroupin myyntijohtaja Ninni Arion.

“Messuilla menestyvät tällä hetkellä erityisesti elämykselliset osastot, joissa tavallaan tuodaan tapahtuma tapahtuman sisälle. Yrityksen viesti on näissä mietitty kohderyhmää kiinnostavaksi ja se kerrotaan mieleenpainuvalla tavalla. Tällaiset osastot erottuvat selkeästi perinteisistä tuote-esittelyosastoista.”

Ensi vuonna Arion toivoo näkevänsä markkinassa uusia keinoja kerätä messuliidejä sekä fiksuja ja erilaisia keinoja kutsua vieraita osastolle. Eivätkä messut ole ainoa syy matkustaa maailmalle.

“Ehdoton tämän vuoden kohokohta oli Expo 2020 Dubai, jossa olimme mukana suomalaisten yritysten yhteistyökumppanina”, hehkuttaa Wolttigroupin tuottaja Martina Haglund, jolla on nyt takataskussaan tukku keinoja vuoden 2025 Osakan maailmannäyttelyn haltuun ottamiseksi.

“Suomen paviljongissa järjestettyjen tapahtumien lisäksi toteutimme tapahtumia myös Expon tiloissa ja pääsimme tutustumaan paikalliseen kulttuuriin ja työtapaan. Maailmannäyttely Dubaissa järjestettynä oli niin hulppea ja ainutlaatuinen elämys, että vielä viidenkin reissun jälkeen tuntui, että on suurin osa näyttelystä näkemättä!”

5. Tarve kasvokkain kohtaamiselle ei katoa – massatapahtumat pelillistyvät

Live-tapahtumien jälleen käynnistyttyä ihmisistä on voinut nähdä, kuinka paljon mahdollisuutta tavata muita kasvotusten on kaivattu. Ensi vuonna nähdäänkin luultavasti B2B-massatapahtumien, kuten isojen henkilöstötapahtumien ja vuosijuhlien paluu.

“Tapahtumia tehdään entistäkin laadukkaammin ja tarkemmin kriteerein, ja niissä kiinnitetään entistäkin enemmän huomiota tapahtumien kohderyhmiin ja sisältöihin sekä vaikuttamisen mekanismeihin”, toteaa Wolttigroupin Head of Production HP Hämäläinen.

“Odotan myös pelillistämisen saavan entistä enemmän jalansijaa tapahtumaympäristössä. Esimerkiksi koulutuksissa ja tuotelanseerauksissa voidaan käyttää pelillistämistä keinona kouluttautua ja tutustua tuotteisiin.”

Yritystapahtumien vastuullisuus, missä menet?

Kun tapahtumien tulevaisuudesta ja trendeistä puhutaan, on mahdotonta olla mainitsematta vastuullisuutta.

“Sustainability-vastuullisuustrendi tulee nyt oikealta ja vasemmalta. Mutta tapahtumiin ymmärrys vastuullisuudesta on vasta valumassa. Se on jo strategiassa ja sopimuksissa, ja hyvä niin, mutta ei vielä täysin näy tapahtumien arjen valinnoissa”, Jyri Räsänen sanoo.

Mutta muutos on jo ilmassa. “Silläkin saralla tullaan lähiaikoina tekemään ja näkemään ilmiöitä, jotka nousevat ihmisten puheisiin.”

Vuoden kohokohdiksi nousevat takuuvarmasti myös ensi vuonna tapahtumat, joissa onnistutaan vaikuttamaan tunteisiin ja liekittämään osallistujat niin, että tapahtuma jättää muistijäljen. Se vaatii aitoja kohtaamisia ja vuorovaikutusta muiden ihmisten kanssa.

“Yksi henkilökohtaisia highlightsejani tänä vuonna onkin ollut se, että meillä on wolttigroupissa aivan timanttinen jengi. Näiden nuorten asenne on 👌, diggaan siitä”, Räsänen peukuttaa.

Wolttigroupin tiimi vahvistuu jälleen. Tunteita liekittävät nyt myös Anu Reunanen ja Riikka Koivulehto.

Anu Reunanen, projektijohtaja

Kuka? Anu on jämpti mutta ihmisläheinen projektijohtaja, jolla on pitkä kokemus kansainvälisestä liiketoiminnasta, markkinoinnista, brändityöstä ja tapahtumista.

Mitä tekee? Jos projektiksi kaipaa lempeästi lujaa avaimet käteen -johtajaa, joka ottaa huomioon tapahtuman pienimmätkin yksityiskohdat, tarjoamme tapahtuman johtoon Anun.

Mistä liekittyy? Anu syttyy vastuullisista brändeistä ja hyvän mielen kohtaamisista.

Riikka Koivulehto, projektijohtaja

Kuka? Espanjassa vuosia asunut ja kansainvälisessä työympäristössä kannuksensa hankkinut Riikka on markkinoinnin, matkailun ja kestävän kasvun johtamisen asiantuntija.

Mitä tekee? Riikka vastaa projektien tavoitteiden saavuttamisesta ja laadukkaiden tapahtumakokemuksien mahdollistamisesta. Tämä tarkoittaa luovaa ideointia, yksityiskohtiin panostamista ja kokonaisuuksien hallintaa.

Mistä liekittyy? Riikka rakastaa olla mukana ideoimassa ikimuistoisia asiakaskohtaamisia ja tapahtumakokemuksia. Tapahtumien vastuullisuus on yksi tärkeimmistä arvoista Riikalle.

Kaipaatko osaavaa järjestäjää tapahtumallesi? Tutustu Wolttigroupin ihmisiin ja kulttuuriin ja ota yhteyttä! 

Kansainvälisillä messuilla kilpailu on niin kovaa, ettei muista erottuvan messuosaston suunnittelussa kannata tinkiä. Mitkä ovat Wolttigroupin suunnittelun kulmakivet?

“Tavoitteena on suunnitella sellainen messuosasto, että – kollegaani lainaten – messukävijän purkka pysähtyy suussa. Että osastossa on joku hieno juju, joka erottaa sen kaikista muista. Se on suunnittelun lähtökohta meillä”, Wolttigroupin suunnittelija Arina Habonen sanoo.

Kansainvälisillä messuilla kilpailu osastojen välillä ja messukävijöiden huomiosta onkin niin kovaa, että erottautuminen muista on aivan olennaista. Valitettavan usein yritykset luottavat kuitenkin tuttuihin kaavoihin.

“Monesti messuosastot suunnitellaan toimialauskollisesti. Ne voivat olla kivan näköisiä ja rakenteellisesti mielenkiintoisia, mutta aika usein vain niin sanotusti ‘printataan esitteet’ isosti seinille ja tullaan esiin tuotevetoisesti”, Wolttigroupin myyntijohtaja Ninni Arion sanoo.

Wolttigroupissa toimitaan toisin.

“Me haluamme tarinallistaa brändejä ja yrityksiä, niinpä käytämme messuosastojen suunnittelussa tapahtumamarkkinoinnista tuttuja kikkoja. Tavoitteena on saada yleisön huomio kiinnitettyä kiinnostavalla tavalla. Hyvän messuosaston suunnittelussa hyödynnetään kaikkia aisteja, parhaimmillaan ääniä, valoja, tuoksuja ja tunteita. Ja tässä me olemme hyviä”, Habonen jatkaa.

“Ylipäätään messuosastojen suunnittelussa kannattaisi hyödyntää enemmän teemallisuutta ja asiakaspolkuja”, Arion sanoo.

Yrityksen myynti- ja markkinointiosasto suunnitteluun mukaan

Wolttigroupin tavoitteena onkin suunnitella enemmän kuin messuosasto. Tähtäimessä on elämys, jossa yrityksen brändi, tavoitteet ja viestit näkyvät kautta linjan tapahtumassa. Kutsuja myöten.

Messuosaston on oltava yrityksen näköinen.

“On tärkeä ymmärtää, mihin messuilla pyritään, mitkä ovat sen kaupalliset tavoitteet, miksi sinne mennään. Muutoin on vaikea myöskään sanoa, milloin messut ovat onnistuneet”, Arion sanoo.

Juuri tämän vuoksi Wolttigroup ottaa alusta asti messuosaston suunnitteluun mukaan yrityksen markkinoinnin ja myynnin. “Kun osasto suunnitellaan yhteistyössä heidän kanssaan, myyjien ääni kulkee alusta asti mukana. Tämä on aivan olennaista, sillä myyjien pitää uskoa suunnitelmaan ja siihen juttuun, jota me rakennamme. Juuri hehän siellä osastolla useimmiten ovat ”, Arion sanoo.

Kokemus säästää rahaa

Wolttigroupilla on pitkä, yli 20 vuoden kokemus kansainvälisten messujen suunnittelusta. Oppirahat on jo maksettu.

“Se näkyy esimerkiksi siten, että tunnemme alan trendit ja asiakkaat ja pystymme näkemään mikä toimii, mikä ei. Arina on valtavan taitava poimimaan liiketoiminnasta sen kaupallisen kärjen, josta saamme idean osaston suunnitteluun”, Ninni Arion sanoo.

Tämä on tärkeää, sillä mitä kauempana messut ovat, sitä monimutkaisempaa kaikki on: kulttuurierot, paikalliset tavat, logistiset ratkaisut.

Myös kestävän kehityksen vaatimukset ja ympäristötietoisuus ovat iso haaste.

“Kestävän kehityksen mukaisesti olisi hyvä käyttää esimerkiksi puun sijaan putkirakenteita ja kierrätettäviä materiaaleja, mutta tähän etsitään koko ajan uusia, hyvältä näyttäviä ratkaisuja”, Habonen sanoo.

Milloin messut ovat onnistuneet?

Messujen onnistumista voi olla hankalaa mitata pelkästään myynnin kehittymisellä, sillä tulos saattaa näkyä vasta pitkä ajan kuluttua. Sen sijaan onnistumista voi mitata kävijämäärillä ja sillä, minkälainen puheenaihe osastosta syntyy.

Osasto on onnistunut, jos ihmiset siis pysähtyvät, jäävät juttelemaan ja jakavat osastosta postauksia esimerkiksi LinkedInissä ja muualla somessa.

“Toivoisikin, että yritykset olisivat rohkeita, uskaltaisivat rikkoa rajoja ja toteuttaa hyvännäköisiä, komeita messuosastoja. Parhaimmillaan oivaltava messuosasto jää myös elämään ja sen visuaalista materiaalia voidaan hyödyntää myös myöhemmin markkinoinnissa. Tämä säästää rahaa”, Habonen sanoo.

Motivoitunut ja osastostaan ylpeä henkilökunta valaisee osaston

Mitä tahansa yritys myykään, isoja laitteita tai vaikka koneita, tuote ei myy itse itseään. Myyntityön tekee ihminen ihmiselle. Siksi motivoituneen ja innostuneen henkilökunnan merkitys on äärimmäisen tärkeää.

“Messuosastolle pitää valita oikeat ihmiset hommiin. Sellaiset, jotka osaavat ottaa toiset ihmiset hyväntuulisesti ja motivoituneina vastaan. Meidän tehtävämme on auttaa messuosaston porukkaa olemaan hyvällä tuulella. Hyvin suunniteltu osasto luo motivoivat puitteet asiakaskohtaamisille ja työntekijät voivat olla ylpeitä edustamastaan yrityksestä messuilla. Silloin osastolle on mukava pysähtyä ja jäädä juttelemaan. Jos henkilökunta ei ole hommassa mukana, hienoinkaan osasto ei toimi”, Arion sanoo.

Näin onnistut kansainvälisillä messuilla

1) Kohderyhmä haltuun

Mieti jo ennen messuosaston suunnittelun aloittamista, kenet haluat osastollasi pysäyttää ja kenet tavoittaa. Kansainväliset messut ovat niin suuri satsaus, että sinne menemisen on oltava tavoitteellista.

2) Uskalla olla rohkea

Erotu messuosaston valtavirrasta poikkeavalla suunnittelulla. Kun toimii rohkeasti, toisella tavoin kuin muut, herättää usein enemmän julkisuutta ja keskustelua kuin tavanomaisella osastolla. Hyödynnä messuosaston ilmettä myös messukutsussa. Näin messukävijät saavat jo etukäteen maistiaisen osastosta.

3) Satsaa motivoituneeseen henkilökuntaan

Messuosastostaan ylpeä ja motivoitunut henkilökunta on tärkein menestystekijä messuilla. Iloinen hyväntuulisuus saa messukävijät pysähtymään juuri teidän osastollenne. Niinpä suunnitteluun kannattaa panostaa: nukkavierusta messuosastosta on vaikea olla ylpeä ja se näkyy herkästi henkilökunnasta. Toisaalta innostunut henkilökunta saa vaatimattomammankin osaston loistamaan.

Nyt on oikea aika hioa tapahtumakonsepti kuntoon ensi vuoden messuja varten. Lue lisää tapahtumakonseptin suunnittelusta messuille ja ota yhteyttä!

Tapahtumakonsepti ohjaa messusuunnittelua ja varmistaa, että myynti on oikein kohdennettua ja tehokasta. Konsepti syntyy 1–2 kuukaudessa workshopissa.

Tapahtumamarkkinointi on yrityksille kallis investointi, ja suuret messut yleensä vuoden suurin yksittäinen markkinointiponnistus. Messut vievät paljon aikaa ja rahaa, joten niitä ei kannata tehdä hutiloiden.

“Haluamme haastaa yrityksiä panostamaan messulogistiikan lisäksi suunnitteluun. Vaikka puitteet olisivat kunnossa, onko varmasti tiedossa, mitä ollaan tekemässä ja kenelle? Messuja varten pitäisi luoda kokonainen messustrategia, joka parhaimmillaan on osa tapahtumakonseptia. Tapahtumakonseptin avulla brändi elää eikä ole irrallinen”, Wolttigroupin Ninni Arion sanoo.

Tapahtumakonseptista on kaupallista apua yrityksille. “Sen avulla myynti kohdennetaan oikein ja toimintaa tehostetaan. Mietitään, mitä ollaan tekemässä ja mitä varten, mikä on tapahtuman haluttu lopputulema. Tapahtumakonsepti johtaa suoraan parempaan myyntiin.”

Tapahtumakonsepti syntyy workshopissa

Wolttigroup työstää messusuunnittelua ohjaavia tapahtumakonsepteja workshop-muotoisesti. Workshopiin osallistuu Wolttigroupin ihmisten lisäksi asiakkaan väkeä markkinoinnista, viestinnästä ja myynnistä. Tarkoituksena on häivyttää siilot asiakasyrityksessä.

“Usein messujen suunnittelua tehdään viestinnän ja markkinoinnin kesken. Mukaan suunnitteluun kannattaa ottaa myös myyjät, sillä messut ovat heidän työvälineensä. Tapahtumakonsepti auttaa heidän työtään valtavasti”, Ninni Arion sanoo.

“Kun myyjät pääsevät jo workshop-vaiheessa työstämään tapahtumiin liittyvää konseptia ja tulevat kuulluksi, sitoutuvat he messuilla työskentelemiseen. Motivoitunut ja innostunut henkilökunta huokuu ylpeyttä ja positiivisuutta, joka houkuttelee ihmisiä osastoille. Innostuneisuus loistaa kauas”, Arion sanoo.

Tapahtumakonsepti valmiiksi 1–2 kuukaudessa

Wolttigroupin Riikka Koivulehto toimii tapahtumakonsepti-workshopeissa fasilitaattorina. Hänen tehtävänsä on muiden Wolttigroupilta työhön osallistuvien asiantuntijoiden kanssa nähdä ja kiteyttää tietoa, jonka asiakas hallitsee, mutta jolle on itse sokeutunut.

“Me autamme workshopien avulla ideoimaan keinot tavoitteisiin pääsemiseksi”, Koivulehto kiteyttää.

Workshop-työssä käytetään erilaisia luovuutta ruokkivia työkaluja, ja asiakas saa tehtäväkseen yleensä myös ennakkotehtävän. Ennakkotehtävä auttaa yrityksiä orientoitumaan aiheeseen. Workshop-työ kestää noin 1–2 kuukautta asiakkaan tarpeista ja toiveista riippuen.

“Fasilitoinnissa workshop-tilanteesta pyritään tekemään sujuvampaa ja tuloksellisempaa. Jos workshop-työskentely kestää liian kauan, osallistujien into lopahtaa. Sen takia kyse on tiiviistä ja tehokkaasta työskentelystä.”

Workshop-työn lopuksi asiakas saa yhteenvedon ja koonnin työskentelystä ja ehdotuksen tapahtumakonseptista tai osan siitä.

“Fasilitoidun workshopin tarkoituksena on luoda ryhmälle yhteinen suunta, johon kaikkien on helpompi sitoutua sekä auttaa ryhmää löytämään heille parhaat ratkaisut. Yhden asiakkaamme kanssa olemme esimerkiksi työstäneet workshopissa ostajapersoonat tapahtumakonseptiin. Ne paransivat merkittävästi yrityksen asiakasymmärrystä ja auttoivat hahmottamaan, ketkä messuille tulevat ja mitä he sieltä haluavat. Se taas vaikutti suoraan myyntiin”, Koivulehto kertoo.

Oletteko rohkeita ja uteliaita?

Workshopit ovat turvallinen tila hullutella ja löytää hölmöjäkin ideoita jatkojalostukseen.

“Käytämme erilaisia ideointityökaluja, joilla pyrimme aktivoimaan jokaista osallistujaa ajattelemaan ja keskustelemaan käsiteltävää asiaa tutun ja turvallisen ulkopuolelta. Etenkin kehitystyöpajoissa pitää antaa tilaa uusille näkökulmille ja päästää irti totutusta”, Koivulehto sanoo.

Arionin mukaan workshopit ovat hyvä tapa työstää tapahtumakonseptia, kun nykyiseen tekemiseen halutaan selkeitä muutoksia.

“Usein ne voivat sopia esimerkiksi brändiuudistuksen yhteyteen tai sellaiseen tahtotilaan, jossa vanhoista mielikuvista halutaan irrottautua. Ehkä ne sopivatkin parhaiten rohkeille ja uteliaille yrityksille, jotka haluavat haastaa itseään ja kokeilla uudenlaista lähestymistapaa, saada aikaa uusia tuloksia ja erottautua kilpailijoista”, Arion sanoo.

Nyt on oikea aika hioa tapahtumakonsepti kuntoon ensi vuoden messuja varten. Kiinnostuitko workshop-työskentelystä? Ota yhteyttä!

Miksi virtuaalitapahtuma sopii hyvin livetapahtumien ja digimarkkinoinnin välimaastoon? Miten tapahtuma saadaan onnistumaan virtuaalisesti?

Wolttigroupin virtuaalitapahtumien tuotantostudiossa on vilkasta. Studio 33:ssa tuotetaan viikoittain useita innostavia, inspiroivia ja yhteisöllisiä virtuaalisia tapahtumia. Yksin viime vuonna Studio 33:ssa tuotettiin yli 200 virtuaalitapahtumaa. Mitä niiden onnistumisista on opittu, Wolttigroupin toimitusjohtaja, Jyrki Aittola?

“Virtuaalitapahtumat ovat selkeästi löytäneet oman roolinsa ja paikkansa yritysten työkaluna. Ne ovat oikein käytettyinä kustannustehokas ja tuloksellinen työkalu livetapahtumien ja digimarkkinoinnin välimaastossa”, Aittola vastaa.

Kun tavoitteena on luoda suhteita ja verkostoitua, livetapahtuma on edelleen paras vaihtoehto. Se on myös virtuaalitapahtumaa kalliimpi vaihtoehto. Virtuaalitapahtuma on usein kustannustehokkain tapa saada joukko tarkkaan valikoituja ihmisiä kokoontumaan organisaatiolle tärkeän viestin äärelle.

“Virtuaalitapahtumassa jäävät kaikki logistiikkaan, tiloihin ja kestitykseen liittyvät kustannukset pois. Ihmisiä on myös helpompi saada virtuaalisesti oman viestin äärelle 2–3 tunniksi kuin matkustusta vaativaan livetapahtumaan. Eräällä asiakkaallamme livetapahtuma keräsi vaativassa kohderyhmässä 200 henkilöä kun sama tapahtuma virtuaalisesti toteutettuna saavutti 1600 henkilöä”, Aittola kertoo.

Onnistunut virtuaalitapahtuma vaatii kaksi asiaa: hyvän sisällön ja kyvyn esittää se kiinnostavasti.

“Virtuaalitapahtuma ei ole oikea työkalu, jos yrityksellä ei ole tarjota kohderyhmälle hyvää, kiinnostavaa sisältöä. Mutta erinomainen sisältö ei yksin riitä. Se pitää myös kertoa kiinnostavalla tavalla, koska online-kävijän on helppo lähteä pois, jos tapahtuman intensiteetti lopahtaa. Osallistujakokemus ratkaisee virtuaalitapahtuman onnistumisen.”

Virtuaalitapahtuma myös sopii hyvin nykyiseen epävarmaan toimintaympäristöön. Kun sisältö on valmista, tapahtuma pystytään järjestämään virtuaalisesti varsin nopealla aikataululla esimerkiksi Wolttigroupin modernissa tuotantostudiossa.

Studio 33 on moderni tuotantostudio virtuaalitapahtumien järjestämiseen

Wolttigroupin oma Studio 33 toimii nopeasti reagoivana ja monipuolisena tuotantostudiona virtuaalitapahtumien järjestämiseen. Puitesopimuksen avulla siitä tulee yrityksen oma, virtuaalinen kotistudio.

Moderniin Vallila33 Business Parkin toimistotilaan rakennettu 500 neliön virtuaalitapahtumien toteutukseen suunniteltu tuotantostudio sisältää kaiken, mitä hyvän tapahtuman järjestäminen helpolla ja rennolla tavalla vaatii.

“Pidän parhaana palautteena sitä, kun asiakas kertoo kuinka helppoa ja rentoa virtuaalitapahtuman järjestäminen oli. Kun tapahtuman tuotanto tehdään helpoksi, asiakas pystyy keskittymään sisältöön ja siihen miten hän sen esittää. Silloin onnistutaan”, Aittola kertoo.

Studio 33 sisältää kolme erilaista tilaa, joita voidaan käyttää samanaikaisesti. Studiossa on helppo tehdä visuaalisesti näyttäviä organisaation brändi-ilmeen mukaisesti räätälöityjä monipuolisia virtuaalitapahtumia.

Moderni lämpiö, ravintola, keskeinen sijainti Pasilan rautatieaseman lähellä ja hyvät pysäköintimahdollisuudet helpottavat virtuaalitapahtuman tuotantoon osallistumista. Wolttigroupin ammattimainen henkilöstö tekee tapahtuman suunnittelusta, konseptoinnista ja teknisestä tuotannosta vaivatonta.

Ota yhteyttä ja tule tutustumaan Studio 33:n moderneihin tiloihin.

Nopeimmat ja ketterimmät yritykset rakentavat vauhdilla uudenlaisia tunteita liekittäviä kohtaamisia avullamme. Wolttilaisten määrä kasvaa taas, joten esittelemme uusia Wolttigroupin liekittäjiä. Tutustu meihin!

Päivi Tähtinen, vastaava tuottaja

Kuka? ”Olen järjestelmällinen, ratkaisukeskeinen ja tavoitteellinen tapahtumatuottamisen kokenut ammattilainen. Vapaa-ajalla seikkailen luonnossa eräoppaan selviytymistaidoilla ja harrastan lännenratsastusta. Ison osan sydäntäni ovat vieneet moottoriajoneuvot ja erityisesti Jeepit.”

Mitä tekee? ”Wolttigroupissa vastaan projektien tuotannoista käytännöllisenä ongelmien ratkaisijana ja luotan monessa asiassa maalaisjärkeen. Asiaan kuin asiaan löytyy aina käytännönläheinen, tavoitteet täyttävä ratkaisu.”

Mistä liekittyy? ”Voimakkaimmat elämykset olen saanut suorissa livetapahtumissa, kun iso yleisö elää, maistaa ja haistaa samaa hetkeä, joka voimistuu ja lähtee resonoimaan koko yleisössä. Näistä tilanteista on aina jäänyt vahva tunnejälki, ja sehän meihin vaikuttaa! Sanaton viestintä, eleet ja ilmeet, välittyvät voimakkaammin livetapahtumissa.”

Matthias Möttö, tekninen projektipäällikkö

Kuka? ”Olen haasteista innostuva rauhallisen lempeä nuoren pojan isä. Tykkään olla mukana suunnittelemassa ja toteuttamassa mielenkiintoisia hankkeita yhdessä asiakkaiden kanssa. Tunnen tapahtumien takatilat, festarilavojen tekniikkateltat, jäähallien kattosillat ja valtameriristeilijän sokkelot kuin omat taskuni.”

Mitä tekee? ”Vastaan teknisenä projektipäällikkönä vaativien toteutusten järjestelemisestä suunnitelmalliseksi kokonaisuudeksi. Minulle on tärkeää ymmärtää asiakkaiden moninaisia tarpeita, ja haluan löytää juuri sopivan ratkaisun ja teknisen toteutuksen tilanteeseen kuin tilanteeseen.”

Mistä liekittyy? ”Vaikuttavasti tehty lanseerauksen avajaisshow, jossa taitavasti toteutettu oikean tilan, tunnelman, valon, äänen ja muiden elementtien sinfonia tukee tarinankerrontaa, on esimerkki tilanteista, jotka saavat minut liekkeihin. Tietenkin jo ammattini vuoksi teknisesti haastavat toteutukset, joissa uusin tekniikka saadaan palvelemaan tapahtuman sisältöä ja viestiä vaikuttavalla tavalla, inspiroivat minua.”

Arina Habonen, Designer

Kuka? ”Olen monipuolinen luova suunnittelija, ja erityisosaamiseeni kuuluvat tila- ja sisustussuunnittelu sekä animaatio ja liikegrafiikka.”

Mitä tekee? ”Wolttigroupin designerina haluan hahmottaa asiakkaiden tavoitteista ja viesteistä oleellisen ja innovoida sen pohjalta visuaalisesti vaikuttavia ja kaupallisesti toimivia tilasuunnittelun ratkaisuja asiakkaillemme.”

Mistä liekittyy? “Tapahtumissa liekityn hyvästä fiiliksestä ja hyvästä meiningistä. Se syntyy ympärillä olevista ihmisistä, tapahtuman sisällöstä ja visuaalisuudesta. Suunnittelijana etsin aina uutta inspiraatiota vaikuttavien ja mieleen jäävien visuaalisten efektien luomiseen. Työssäni minua liekittää onnistumisen kokemukset ja asiakkaiden hyvä mieli.”

Yrityksiltä odotetaan nyt vastuullisuutta ja kannanottoja yhteiskunnalliseen keskusteluun. SuomiAreena heinäkuussa on erinomainen tilaisuus tähän.

SuomiAreena kutsuu yrityksiä mukaan kesän suurimpaan yhteiskunnalliseen festivaaliin ja herättelee yrityksiä kertomaan, millaisia tekoja ne tekevät yhteisten asioiden eteen. Yksikään vakavasti yritysvastuun ottava yritys ei voi enää olla ottamatta osaa yhteiskunnalliseen keskusteluun. Yrityksiä suorastaan vaaditaan ottamaan kantaa yhteiskunnallisiin aiheisiin.

Niin työntekijät kuin asiakkaat odottavat, että yritykset osallistuvat yhteiskunnalliset ongelmien ratkaisemiseen. Parin viime vuoden aikana yrityksiä onkin herätelty yritysaktivismiin, joka on koko ajan voimistuva yritysvastuun muoto. Tällä tarkoitetaan sitä, että yritys ottaa kantaa ja tekee tekoja, jotka kytkeytyvät ajankohtaiseen yhteiskunnalliseen keskusteluun esimerkiksi liittyen rasismiin, tasa-arvoon, ilmastonmuutokseen – ja nyt viimeksi sotaan Ukrainassa.

SuomiAreena on erinomainen paikka paitsi kertoa, miten yritys osallistuu yhteiskunnalliseen keskusteluun, myös kuulla muilta, miten he sen tekevät, mitä ovat oppineet ja miten välttää virheitä. Keskusteluissa on mukana niin politiikan päättäjiä, kansalaisvaikuttajia, yrittäjiä, opiskelijoita, kokemusasintuntijoita, taiteilijoita, urheilijoita kuin oppilaitoksia ja järjestöjä.

Yritysaktivismia rakentavasti ja vastuullisesti

Yritysaktivismia tutkinut LUT-yliopiston tutkijatohtori Laura Olkkonen on Talk-verkkolehdessä kertonut, että jos yritys haluaa nykyaikana kilpailla asiakkaista ja työntekijöistä, neutraalina kantaa ottamattomana on hankala olla. Tutkimuksissa on havaittu, että yritysaktivismi tekee yrityksestä työntekijöille kiinnostavan silloinkin, kun työntekijä ei ole samaa mieltä yrityksen kannanottojen kanssa.

Toisaalta yrityksen ei kannata lähteä ajamaan asioita, joiden takana se ei oikeasti seiso. Yritysaktivismissa on aina riskinsä, jos siihen lähtee liian köykäisesti.

Meillä Wolttigroupissa on monivuotinen kokemus siitä, miten osallistua SuomiAreenan tapahtumiin ja yhteiskunnalliseen keskusteluun positiivisella, rakentavalla ja vaikuttavalla tavalla. Juuri nyt on oikea aika suunnitella ja miettiä ensin kesän yhteiskunnallista keskustelua.

Ota yhteyttä ja suunnitellaan yhdessä paras tapa, miten SuomiAreenan yhteiskunnallisessa keskustelussa kannattaa näkyä ja toimia!

Epävarmuuden keskellä on aika päästä positiivisten asioiden äärelle, kohti mukavia kohtaamisia. Onneksi niitä voi järjestää, niin pienesti kuin isosti.

Pieni yksityiskohta: Viime kesänä oli niin paljon yleisötapahtumia, että festaritelttoja ja bajamajoja ei kesän tapahtumiin tahtonut saada millään. Koronatalvien ja eristäytyneisyyden jälkeen kaipuu kohtaamisille on suuri Ukrainan sodan aiheuttamasta epävarmuudesta huolimatta.

“Sanonkin nyt kaikille, että tavatkaa ja viettäkää aika toisenne kanssa, kohdatkaa omalla tavallanne. Eristäytyneisyyden aika kannattaa jättää taakse”, sanoo Jyrki Aittola, Wolttigroupin Chief Flaming Officer.

Epävarmuuden maailmassa fyysisten kohtaamisten merkitys korostuu. Ne rakentavat luottamusta, synnyttävät uusia ideoita, laajentavat verkostoja ja luovat positiivisia tunteita. “Vaikka verkon yli pystytään tekemään paljon asioita, toisiin ihmisiin tutustuminen, yhteisen luottamuksen synnyttäminen ja uusien ideoiden luominen vaativat kaikki fyysisiä kohtaamisia, joihin meillä kaikilla on nyt iso kaipuu.”

“Kohtaamisten rakentamisessa ei nyt edes tarvita mittavia järjestelyjä. Koska olemme niin pitkään keskustelleet digitaalisissa kanavissa, nyt aluksi riittää pelkästään se että kohdataan. Ensin vaikka lounailla ja sitten erilaisissa henkilöstötapahtumissa ja asiakastilaisuuksissa”, Aittola kertoo.

Tapahtumat kiinnostavat taas yleisöjä

Erilaisten tapahtumien järjestäminen onkin alkanut elpyä.

“Nyt järjestetään yritysten sisäisiä tapahtumia nopeallakin aikataululla, sekä kansainvälisiä tapahtumia, joiden suunnittelujänne on paljon pidempi.”

“Tämä elpyminen on paljastanut, että tapahtumien järjestäminen ei välttämättä sujukaan niin kuin ennen. Alalta on kadonnut pieniä yrityksiä ja osaajia, joten näemme jo nyt että paikoin on pulaa esimerkiksi messurakentajista. Tietyt ajankohdat ja resurssit ovat jo loppuunmyytyjä”, Aittola pohtii.

Hän näkee, että kesän yleisötapahtumien virta muuttaa ihmisten ajatukset tapahtumiin osallistumisesta. “Syksyllä yritystapahtumiin on varmasti helpompi saada osallistujia tulemaan, kun eristyksissä ei enää tarvitse eikä haluta olla. Toisaalta taas syksyllä voi tapahtumien virta olla niin voimakas, että pitää olla mielenkiintoinen ja kiinnostava tapahtuma erottuakseen joukosta. Nyt keväällä voi vielä saada ihmiset liikkeelle organisoimalla kohtaamisia.”

Satunnaisten kohtaamisten voima näkyy myös Wolttigroupin omassa toimistossa. “Henkilökohtaisesti annan paljon arvoa sille, että kohtaamme kollegoja ja toisia ihmisiä fyysisesti, ihan oman jaksamisen ja hyvinvoinnin näkökulmasta. Toivon, että ajatuksissamme olisi muutakin kuin vain rutiininomaisia Teams-palavereja ja huolta kansainvälisestä tilanteesta. Että pääsisimme positiivisten asioiden äärelle, kohti mukavia kohtaamisia. Onneksi niitä voi järjestää, niin pienesti kuin isosti.”

Kaipaatko ideoita yleisön liekittämiseen ja innostamiseen? Ota yhteyttä!

“Maailmannäyttely on aivan ainutlaatuinen ja ikimuistoinen tapahtuma. Ei ole toista vastaavanlaista olemassa”, Wolttigroupin tuottaja Martina Haglund hehkuttaa.

Wolttigroup toteutti Business Finlandin kumppanina Dubain maailmannäyttelyssä Suomi-päivän ohjelman lokakuussa 2022. Perinteisten seremonioiden ja protokollien sijasta suomalaiset tarjosivat show’n, joka muistetaan Dubaissa pitkään.

“Me suomalaiset maailman onnellisimpana kansana halusimme nostaa iloisuuden ja erilaisuuden esille teemalla “Sharing Future Happiness”, tuottaja Martina Haglund sanoo.

Suomi-päivän ohjelmasta vastasi pop-kantelesoittaja Ida Elina ja Seminaarimäen laulajat. Ida Elina esitti version tapahtuman tunnusbiisistä, jonka esitysluvan saantia jännitettiin viime hetkeen saakka. Ainutlaatuinen ohjelmakokonaisuus keräsi valtavasti kehuja ja mediahuomiota.

Dubain maailmannäyttely eli Expo 2020 Dubai UAE järjestettiin koronan takia 1.10.2021–31.3.2022. Sinne odotettiin yhteensä 25 miljoonaa kävijää erityisesti Arabiemiraateista ja muista Persianlahden maista, mutta myös kävijöitä eri puolilta maailmaa.

Haglund veti Wolttigroupin tuotantotiimiä yhdessä Heli Katajamäen kanssa. Jutuntekohetkellä he olivat tuottamassa Fiskars Groupin kutsuvieraspäiviä.

Elämyksellisyys jättää tunnejäljen

Maailmannäyttelyissä on jo 170 vuoden ajan lanseerattu kunkin aikakauden ihmeellisimmät teknologiset innovaatiot. Esimerkiksi puhelin oli ensiesittelyssä Philadelphiassa vuonna 1876 ja vuonna 2005 Japanissa esiteltiin ihmisrobotti Nagoya. Dubain maailmannäyttelyn Al Wasl Plaza on tätä nykyä maailman suurin tukematon kupoli ja jäänee historiaan ikonisena tapahtumakeskuksena.

Suomalaisyrityksille expo on ainutlaatuinen paikka lanseerata uusia innovaatioita ja vahvistaa bisnessuhteita alueella. Dubaissa Business Finlandin koordinoimassa Lumi-paviljongissa oli mukana 120 suomalaisyritystä. Suomalaiset nostivat esille puhdasta teknologiaa, kiertotaloutta, kestäviä energiaratkaisuja, digitaalisuutta, koulutusta ja matkailua. Yksi suurimmista kumppaneista oli Fiskars Group.

Siinä missä Lumi-paviljonki oli avoinna kaikelle yleisölle ja Suomi-brändin rakentamiselle, yritysten kutsuvieraspäivät olivat tarkkaan harkittuja asiakastilaisuuksia. Wolttigroupin toteuttamassa Fiskars Groupin kutsuvierasnäyttelyssä tutkitiin ja opittiin uutta arjesta fiskarsilaisittain. Kutsuvieraat saivat esimerkiksi tehdä kukka-asetelmia floristin opastuksella Aalto-maljakoihin, kaivertaa Rogaška-kristallia tai pyörittää digitaalista onnenpyörää ja voittaa Fiskarsin tai Iittalan tuotteen.

“Haluamme jättää tunnejäljen ja siksi suunnittelimme näyttelyn toiminnalliseksi ja kokemukselliseksi Fiskars Groupin eri brändien ympärille”, Haglund korostaa.

Elämyksellisyyden lisäksi näyttely tarjoaa mahdollisuuden yksilöllisiin kohtaamisiin asiakkaiden kanssa. Näin tehdään arjen bisneksestä ainutkertaista, josta kertoo kutsuvieraiden hyvä palaute.

Haglund oppi projektista sen, että kutsuvieraiden ilmoittautumissykli Dubaissa on lyhyempi kuin Suomessa.

“Kun meillä ilmoittautumisia pyydetään hyvissä ajoin, ainakin viikkoja ennen tilaisuutta, niin täällä ilmoittaudutaan viime tingassa, eikä peruta, jos ei päästäkään paikalle.”

Ammattimainen tekemisen kulttuuri

Arabiemiraattien panostus maailmannäyttelyn puitteisiin on mittava.

“Puitteet ja palvelut ovat ainutkertaiset ja mahdollisuuksia unohtumattomiin toteutuksiin on ihan eri tavalla kuin Suomessa. Esimerkiksi vielä viisi vuotta sitten tapahtuma-alue oli aavikkoa. Nyt tämä on kaupunki metroineen ja moottoriteineen”, Haglund kertoo.

Katajamäellä on vankka kokemus tapahtumajärjestämisestä Lähi-idän alueella ja Haglund puolestaan kävi tutustumassa etukäteen Dubaihin. Paikalliset yhteistyökumppanit löytyivät Wolttigroupin omien kontaktien ja näyttelyjärjestäjän kautta.

“Paikalliset kumppanit ovat ammattitaitoisia ja yhteistyöhalukkaita. Kaikki ovat ihan fiiliksissä, kun saavat tehdä töitä suomalaisten kanssa. Yhteistyö on sujunut paremmin kuin mitä osasin odottaa. Kaikki on tehty, mitä on sovittu.”

Haglund kuitenkin tunnistaa kulttuurisia eroja. Tietyt asiat tehdään eri tavalla. Haglundin mukaan esimerkiksi rakentajaporukan kanssa työskentely on erilaista kuin Suomessa.

“Vaikka kaikki suunnittelu piirustuksineen ja tilauksineen on tehty etukäteen paikallisen kumppanin kanssa, rakentajaporukka pitää briiffata uudestaan paikan päällä. Suomessa hommat hoituvat useimmiten etukäteissuunnitelmien mukaan.”

“Pitää myös varautua siihen, että kun Suomessa pitkälti laskutetaan jälkikäteen, niin täällä pitää kaikki olla maksettuna ennen kuin mitään tapahtuu.”

Muista nämä asiat maailmannäyttelyssä

• Käy etukäteen tutustumassa kohteeseen ja luomassa suhteita paikallisiin tapahtumajärjestäjiin.
• Hanki erityisosaamista kohdemaasta esimerkiksi palkkaamalla tuottaja, jolla on kokemusta kohdemaasta.
• Suunnittele tapahtuma paremmin kuin koskaan ennen, mutta varaudu muutoksiin ja opettele elämään hetkessä.
• Maailmannäyttely on tapahtumajärjestäjän ultimate. Ota siitä kaikki ilo irti.

Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä!

Kuva: Carla Nacario

Hybriditapahtuman ei kannata olla livetapahtuma, joka vain striimataan verkossa. Wolttigroupin liekittäjä Jarkko Kivikoski kertoo, mitä  jokaisen kannattaa tietää hybriditapahtumista.

“Ei ole yhtä ainoaa oikeaa tapaa tehdä hybriditapahtuma. Hybriditapahtuma on oikeastaan erilaisten valintojen viidakko, jossa on tärkeää valita juuri ne oikeat valinnat. Hybriditapahtumassa rakennetaan samaan aikaan kahta eri kokemusta, joista toinen palvelee paikalle saapuvaa liveyleisöä ja toinen virtuaalisesti läsnä olevaa digiyleisöä”,  Jarkko Kivikoski kertoo.

Hybriditapahtumat voivat olla hyvin erilaisia lähtien yksinkertaisesta livetapahtuman ja digitapahtuman yhdistelmästä päätyen aina monipaikkaiseen tapahtumaan, jossa yhtenäinen tapahtumakokemus rakennetaan monen eri paikan ja studion yhdistelmällä, jopa ajallisesti useana eri hetkenä. “Hybriditapahtuman ei todellakaan kannata olla livetapahtuma, joka vain striimataan verkossa digiyleisöä varten”, Kivikoski painottaa.

Hybridi on tulevaisuuden tapahtumien vähäriskinen malli

“Meiltä kysytään usein, millaisia ovat tulevaisuuden tapahtumat. Vastaan aina, että hybridiys on tulevaisuudessa tapahtumien perusmalli. Se on tapahtuman sisältöalusta, josta digitaalisia tallenteita ja sisältöjä hyödynnetään yhä uudestaan niin livenä kuin diginä. Hybridimallin avulla tapahtuman vaikuttamisen aikajänne pitenee ja sen avulla voidaan tavoittaa enemmän ihmisiä”, Kivikoski kertoo.

Hybriditapahtuman suunnittelussa rakennetaan samaan aikaan sekä livetapahtuman osuutta että virtuaalitapahtuman osuutta. “Hybridi on myös helppo tapa hallita tapahtumien riskejä. Esimerkiksi pandemia-aikana voitiin lähteä turvallisesti suunnittelemaan tulevia hybriditapahtumia, koska niitä saattoi rajoitusten muuttuessa skaalata kumpaan suuntaan tahansa.”

Konkreettiset vinkin hybriditapahtumien järjestämiseen

Lukuisia hybriditapahtumia suunnitellut Jarkko Kivikoski painottaa valintojen, suunnittelun ja käsikirjoituksen merkitystä onnistuneen tunteita herättävän hybridikokemuksen luonnissa.

“Ensin pitää valita kenelle hybriditapahtuma ensisijaisesti tehdään, liveyleisölle vai digiyleisölle. Tämä valinta vaikuttaa niin käsikirjoitukseen, rytmitykseen, esitysten pituuteen kuin taukoihin. Joskus päätetään, että molemmat kohderyhmät ovat yhtä tärkeitä, mutta silloin kannattaa tehdä ajallisesti kaksi eri tapahtumakokemusta: esimerkiksi ensin tehdään livetapahtuma, ja sen jälkeen samasta materiaalista uudelleen käsikirjoitettu virtuaalitapahtuma”, Kivikoski opastaa.

“Meidän kokemuksemme mukaan hybriditapahtuman suunnittelu ja käsikirjoitus on aika suoraviivaista tekemistä sen jälkeen, kun tavoite on selvä: kenelle kokemusta tehdään, mitä tunteita halutaan herättää ja liekittää sekä millaisia sisältöjä ja osia kokemuksessa pitää olla.”

Koska digitaalinen kokemus ei ole sidottu tiettyyn paikkaan tai aikaan, hybriditapahtuman virtuaalisia osia voi palastella ja järjestää uudestaan. “Voimme esimerkiksi hyödyntää syntyneet tallenteet uudestaan luomalla useita reaaliaikaisia virtuaalitapahtumia juontajan ja interaktiivisten elementtien avulla. Näin voimme saada samalle investoinnille paljon suuremman yleisön.”

“Hyvä esimerkki on tekemämme verkkokauppatapahtuma, joka on perinteisesti koonnut livetapahtumaan 100–150 alan päättäjää. Hybriditapahtuman liveosuuteen osallistui 30–40 päättäjää ja virtuaalitapahtuman osuuteen 1400 osallistujaa. Tapahtuma saatiin levitettyä hybridinä kymmenkertaiselle joukolle”, Kivikoski kertoo.

Muista nämä asiat hybriditapahtumissa

• Päätä kenelle kaikille tapahtuman kokemusta rakennetaan ja mitä kaikkia osia siinä pitää olla.
• Valitse mikä on tärkein ensisijainen kohderyhmä.
• Luo erilliset käsikirjoitukset hybriditapahtuman liveosuuden ja virtuaaliosuuden kokemusten luomiseen.
• Ole kunnianhimoinen ja pyri luomaan ikimuistoinen ja tunteisiin vetoava tapahtuma.
• Älä tyydy siihen, että tapahtuman tekninen toteutus onnistuu hyvin. Saat moitteettoman suorituksen, joka ei kuitenkaan herätä tunteita.
• Käytä erilaisia keinoja, joilla teet hybriditapahtumasta mahdollisimman interaktiivisen ja tunteisiin vetoavan.
• Hybriditapahtumassa tunnetta voi luoda yllätyksellisyydellä, vaihtelevuudella, loppuhuipennuksilla ja leikkauksilla.
• Varo liiallista visuaalista näyttävyyttä silloin kun se vähentää yleisön vuorovaikutusta.
• Rakenna virtuaalisesti osallistuville kokemus, että tapahtumassa on paljon muita osallistujia, joiden kanssa voi olla vuorovaikuksessa.
• Kutsu jo hybriditapahtumia rakentaneet kertomaan, miten onnistua ja miten välttää sudenkuopat.

Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä!

Myyntityö on välillä hyvinkin haasteellista, mutta hyvin suunniteltu ja innostavasti toteutettu virtuaalitapahtuma tavoittaa paremmin asiakkaita. Lue missä ei kannata epäonnistua ja miten varmistat onnistuneen virtuaalisen myyntikohtaamisen.

Wolttigroupin myyntijohtaja Ninni Arion tuntee jokaisen b2b-myyjän tuskan. Miten tavoittaa uudet asiakkaat, kun digitalisaatio muuttaa työtapoja ja tekee monet perinteiset myyntikeinot vaikeiksi toteuttaa.

“Vaatiihan tämä myyntityö melkoista resilienssiä”, Arion tunnustaa, mutta saman tien innostuneena lisää: “En olisi vielä jokin aika sitten uskonut, kuinka inspiroivia ja mukaansatempaavia yksityiskohtia onnistuneissa virtuaalitapahtumissa voi olla. Toteutamme Wolttigroupissa vuosittain jopa 200 virtuaalitapahtumaa ja olemme hyvin oppineet, miten virtuaaliset kohtaamiset tehdään hyvin ja onnistuneesti muuta myyntityötä tukevaksi.”

Virtuaalitapahtuman hyviä puolia on myös nopeus. “Tapahtuman sisällöstä riippuen pystymme Wolttigroupissa suunnittelemaan ja toteuttamaan virtuaalitapahtuman teknisen toteutuksen jopa alle viikossa, mutta parhaisiin tuloksiin päästään aina silloin, kun tapahtuman tavoite on selvä ja se on huolella suunniteltu”, Arion kertoo.

Toimivien virtuaalitapahtumien salat

Virtuaalitapahtuman, oli se sitten puolen päivän iso tilaisuus tai puolen tunnin täsmäisku, lähtökohta on hyvä suunnittelu. “Se ei voi olla fyysisen tapahtuman toisinto verkossa, eikä ostos-tv-tyyppinen tykitys, joita näkee paljon, eikä Youtube-tallenne. Virtuaalinen kohtaaminen pitää suunnitella ja rakentaa uuden median keinoilla ja ehdoilla”, Arion kertoo.

Hyvä suunnittelu pitää sisällään tavoitteellisuuden: mitä halutaan tehdä ja miksi, kenet halutaan tavoittaa ja miten, mitä halutaan saavuttaa ja miten tunnistetaan se, kuinka hyvin ollaan onnistuttu. “Nämä ovat ihan perusasioita kaikessa tapahtumasuunnittelussa. Ne pitää tehdä virtuaalitapahtuman keinoja käyttämällä.”

Yksi ensimmäisistä epäonnistumisen paikoista on virtuaalitapahtuman kutsuprosessi. “Jokaisella meistä on lukemattomia kiinnostavien webinaarien kutsuja roskapostikansiossa. Totta kai sähköisiä kanavia pitää käyttää, mutta niihin ei kannata luottaa sokeasti vaan pitää eri keinoin varmistaa, että haluttu kohderyhmä saa varmasti tiedon virtuaalitapahtumasta.”

Virtuaalikohtaamisissa toimivien, inspiroivien ja osallistavien yksityiskohtien merkitys on suuri. “Mitä tapahtuu siinä ennen kuin tapahtuma alkaa? Tapahtuman alun tunnelmaa saa nostettua seuraavalle tasolle, kun kymmenen minuuttia ennen tapahtuman alkua paikalle tuleva näkee esimerkiksi behind the scenes -videon tai DJ:n soittamassa odotusmusiikkia”, Arion kertoo.

Sama yksityiskohtien merkitys näkyy itse virtuaalitapahtumissa. “Monen kiinnostavalta vaikuttavan webinaarin sisältö pilataan tylsällä esiintymisellä. Verkossa esiintymisen energiatasojen on oltava korkeammalla kuin livetapahtumissa: jopa yli-innostavia, energisoivia ja mukaansatempaavia. Tämän varmistamiseksi voidaan käyttää esimerkiksi tv-show’sta tuttuja keinoja, kamera-ajoja ja leikkauksia, sekä muita osallistavia interaktiivisia keinoja, joilla yleisö saadaan pysymään kiinnostuneena ja ruudun ääressä.”

“Hyvä käsikirjoitus ei pääty siihen, kun virtuaalitapahtuma loppuu, vaan antaa yleisölle mahdollisuuden jatkaa tapahtumaa esimerkiksi moderoidun virtuaalikeskustelun merkeissä”, Arion kertoo.

Näin varmistat onnistuneen virtuaalisen myyntikohtaamisen

Virtuaalitapahtumat ovat uusi ja jatkuvasti kehittyvä myyntikohtaamisten muoto. ”Sen sijaan, että yritykset itse opettelisivat yrityksen ja erehdyksen kautta, miten virtuaalisia kohtaamisia kannattaa rakentaa, kannattaa toimia kokeneen kumppanin kanssa. Hyvät kumppanit, kuten me wolttilaiset, tiedämme jo, miten eri tavoin tärkeillä yksityiskohdilla virtuaalitapahtumien intensiteetti rakennetaan onnistumaan ja tukemaan myyntiä asiakkaiden ostopolulla ja osana muita myynnin toimenpiteitä”, Arion kertoo.

Arionin kokemuksen mukaan avaimet onnistuneisiin virtuaalitapahtumiin ovat seuraavat:

• Tavoitteellisesti mietitty mitä tehdään, kenelle ja miksi.
• Hyvä ja yksityiskohtiin paneutunut suunnittelu kutsuista tapahtuman follow uppiin.
• Ammattitason studioympäristö käytössä.
• Kiinnostusta herättävästi käsikirjoitettu.
• Ammattilaisten juontama, jolloin kokemuksesta tulee sujuvampi.
• Yrityksen omat asiantuntijat keskittyvät ydinsisältöihin.
• Helppokäyttöinen ja intuitiivinen virtuaalitapahtuman käyttöliittymä. Turha kikkailla erikoisuuksilla, joita yleisö ei osaa käyttää.

Haluatko kuulla lisää? Ota meihin yhteyttä!

Osallistujan näkökulman huomioiminen ja tunnekokemuksen suunnitteleminen on aiempaakin tärkeämpää tapahtumien onnistumiselle. Inspiroimiseen, tutustumiseen ja yhteisöllisyyden rakentamiseen tarvitaan tunteiden herättämistä.

Työelämä on muuttunut pysyvästi. Hybridityöstä, etä- ja lähityön yhdistämisestä, on tulossa yritysten uusi toimintamalli. 

“Haluamme tulla toimistolle ja haluamme tavata kollegoja kasvotusten, mutta samalla haluamme pitää kiinni niistä hyvistä puolista, joita etätyö tuo mukanaan: ei turhaa istumista työmatkojen ruuhkissa, ei turhaa ryntäämistä paikasta toiseen. Odotukset sille, mihin haluamme aikaamme käyttää, ovat muuttuneet”, tiivistää Wolttigroupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola.

Odotusten muutos vaikuttaa myös tapahtumamarkkinointiin ja siihen, miten ja millaisia tapahtumia, fyysisiä ja virtuaalisia, yritysten kannattaa järjestää. Miten saada ihmiset liikkeelle ja osallistumaan erilaisiin tapahtumiin?

“Kaiken ydin edelleenkin on se, että tunnet omat asiakkaasi erittäin hyvin. Yritykset tietävät ja tuntevat hyvin oman brändinsä ja viestit, jotka he haluavat viesti asiakkailleen, mutta tapahtumien osallistujan näkökulma on vieläkin tärkeämpi onnistumiselle. On tärkeää tietää ja tuntea, mikä on omille asiakkaille merkityksellistä ja relevanttia, mitkä asiat saavat heidät liikkeelle ja mitkä ajankohdat heille sopivat. Vasta sitten voimme onnistua välittämään haluamamme viestit heille.”

Yhä useampi miettii mihin kannattaa osallistua ja mihin ei

Aittola ja wolttilaiset ovat pohtineet ja tutkineet, miten ihmisten odotukset yritystapahtumien suhteen ovat muuttuneet. “Yhä useampi miettii tarkasti, kannattaako hänen käyttää aikaansa ja energiaansa matkustamiseen mennäkseen seminaariin tai tapahtumaan, vai olisiko järkevämpää osallistua kodin tai mökin etätöimistolta virtuaaliseen tapahtumaan.”

Virtuaaliset tapahtumat ovat tulleet jäädäkseen, ja ne ovatkin hyvä ja edullinen tapa välittää kiinnostavaa ja merkityksellistä informaatiota omalle kohderyhmälle. Toisten ihmisten kohtaaminen jää niistä kuitenkin puuttumaan.

“Etätyön yleistymisen myötä meillä on kaipuu tavata toisia ihmisiä fyysisesti. Sen olemme jo nähneet. Mutta pelkkien kohtaamisten synnyttäminen tapahtumien keinoin ei enää riitä. Yritysmarkkinoinnin pelisäännöt ovat muuttuneet”, Aittola pohtii.

Tunteiden liekittäminen auttaa viestin perillemenossa

Kaikissa yritystapahtumissa tärkeintä on nyt se, miten niissä pystytään herättämään osanottajien tunteet. “Liekittämään heidän tunteitaan ja saamaan heidät kokemaan, että tämä tapahtuma oli tosi hyvä juttu, kannatti tulla ja osallistua”, Aittola kuvaa. 

“Tapahtuman osallistujakokemuksen suunnittelussa on tärkeää miettiä, miten osallistujat saadaan tuntemaan yhteisöllisyyttä, inspiroitumaan, energisoitumaan ja liekittymään.”

Myös Wolttigroupin strategia pohjautuu tunteiden liekittämisen filosofiaan.

Onnistumisen mittari on varsin yksinkertainen. “Kysytään oliko tämä kokemus erinomainen vastine käyttämällesi ajalle”. 

Tunteiden herättäminen tapahtumissa on myös modernin aivotutkimuksen mukaan ensiarvoisen tärkeää. “Kun tapahtumassa saadaan osallistujien tunteet heräämään, heidän aivonsa on tutkimusten mukaan avoimempia vastaanottamaan viestejä. Tunnemuutos avaa kanavan kommunikaatiolle, ja silloin on mahdollista saada halutut viestit jäämään osallistujien muistiin”, Aittola kertoo.

“Monella yrityksellä on erinomainen mahdollisuus rakentaa tunteita herättävistä tapahtumista kilpailuetu itselleen ja houkutella ihmiset oman viestinsä äärelle. Se ei varmasti ole helppoa, mutta ihmisillä on kaipuu nähdä ja tavata toisia ihmisiä. Meidän pitää vain synnyttää entistäkin paremmat ja tunteita herättävät tapahtumat, joihin osallistuminen koetaan kaiken vaivan arvoiseksi. Se on mahdollista ja se jää ihmisten mieliin”, Aittola kannustaa.

Miten osallistujien tunteet liekitetään hereille? Haluatko kuulla lisää? Ota meihin yhteyttä!

“Minulle on tärkeä olla mukana tekemässä asiakkaan menestystarinaa ja auttaa yrityksiä kasvamaan”, kiteyttää Wolttigroupin energinen myyntijohtaja Ninni Arion motivaationsa lähteen.

Ninni Arion on työskennellyt messujen ja tapahtumamarkkinoinnin parissa niin Suomessa kuin maailmalla vuodesta 2000 lähtien myyjän, myyntijohtajan ja toimitusjohtajan rooleissa. Monenlaista oppia on pitkän ja kansainvälisen uran aikana tarttunut mukaan. Miksi kokenut alan ammattilainen innostui juuri Wolttigroupista?

“Olin maailmalla tutustunut wolttilaisiin ja ihailin heidän työnsä jälkeä. Olen samaa mieltä Wolttigroupin kanssa strategisesta lähestymistavasta tapahtumamarkkinointiin. Siitä että mietitään oikeasti ja pitkäjänteisesti, miten asiakkaan liiketoimintaa voidaan auttaa eikä vain myydä palveluja yksi kerrallaan”, Arion kertoo.

“Erityisesti minuun vetosi Wolttigroupissa tunteiden liekittämisen filosofia. Kun voimme liekittää ihmisten tunteita ja herättää tunteet, saamme kanavan viesteille auki ja halutun viestin perille asti siten, että se jää muistiin.”

Kansainvälistä kokemusta viideltä mantereelta

Yksi parhaista palautteista Arionin uran alkuaikoina oli se, että hänen tiiminsä tekemä työ kestää kansainvälisen vertailun. Tämä kehu siivitti Arionin viemään messutapahtumien myyntiä ja palvelumyyntiä maailmalle.

“Olen oppinut valtavasti eri toimialoista, kun tällä alalla on saanut nähdä poikkileikkauksen suomalaisesta teollisuudesta kaikilla toimialoilla. Halusin maailmalle ja pääsinkin tekemään vientinäyttelyitä niin suomalaisille kuin kansainvälisille yrityksille viidellä eri mantereella. Parhaimmillaan myimme markkinointipalveluja 30:een eri maahan.”

Kansainvälinen ura messu- ja tapahtumamarkkinoinnissa on tuonut Arionille vahvan kokemuksen toimia eri maissa ja kulttuureissa sekä laajan verkoston.

“Haluan tuoda Wolttigroupin asiakkaille omasta kokemuksestani erityisesti sen, miten eri kulttuureissa kannattaa tapahtumissa toimia, sekä maailmalta nappaamiani toimivia ideoita kotimaisiin toteutuksiin. Lisäksi pystyn varmasti hyödyntämään omaa verkostoani monipuolisesti”, Arion pohtii.

“Olen utelias luonne ja haluan oppia koko ajan uutta. Esimerkiksi toisilta toimialoilta kannattaa oppia ja tuoda parhaita käytäntöjä omaan liiketoimintaan.”

Paljon energiaa ja jatkuvaa parantamista

Arionin energinen luonne tulee pian tutuksi Wolttigroupin asiakkaille. “Olen innoissani, että pystyn yhdessä Woltigroupin rautaisten ammattilaisten kanssa luomaan asiakkaillemme tapahtumamarkkinoinnin ratkaisuja, jotka tukevat yritysten strategisia tavoitteita – olivat ne sitten esimerkiksi myynnin edistämistä, maineen rakentamista, henkilöstön sitouttamista tai tuotteiden ja palveluiden lanseeraamista.”

“Pidän Wolttigroupin ajattelutavassa myös siitä, että tapahtumamarkkinoinnin mittarointi on miettitty ja toteuttu erinomaisesti. Näin pääsemme oikeasti näkemään, miten eri toimenpiteet auttavat saavuttamaan halutut strategiset tavoitteet.”

“Onnistumisen avainasemassa on se, miten hyvin yritys tuntee kohderyhmänsä, millainen henkilö on oikeasti ostopersoona ja mikä hänelle on tärkeää. Yritykset usein uskovat tuntevansa kohderyhmänsä hyvin, mutta onko todella näin”, Arion haastaa.

Hän kertoo omakohtaisen kokemuksen: “Muotoilimme erästä palvelua ja luulimme tietävämme, mikä on oleellista ja tärkeää asiakkaallemme. Onneksi käytimme ulkopuolista haastattelijaa, jonka avulla selvisi, että asiakkaat arvostavat palvelussa niitä asioita, joita me pidimme itsestäänselvyyksinä. Ne asiat, joiden luulimme olevan asiakkaille ongelmia palvelussa, olivatkin asiakkaiden mielestä hyvin, ja ongelmat johtuivat sisäistä prosesseistamme. Kun keskityimme palvelussa aiemmin itsestäänselvinä pitämiimme asioihin, myynti parani.”

Arionin energia ja into jatkuvaan parantamiseen on tarttuvaa. Sitä riittää vapaalle asti. “Minulla on paljon energiaa, ja johonkin sitä on purettava, joten harrastan paljon liikuntaa. Joogaan joka aamu, kesällä maastopyöräilen ja uin avovedessä, suunnistuksen löysin uudestaan ja talvella hiihdän paljon. Lumikenkäilyyn innostuin viime talvena. Nuuksio onkin toinen olohuoneemme”, hän naurahtaa.

Jos kohderyhmä on tärkeä, ei kannata jäädä odottamaan parempaa aikaa kohtaamiselle. Kun tapaamiset ovat säännöllisiä, on suhde paremmassa kunnossa sitten, kun vihdoin päästään näkemään kasvokkain. 

Suhde kuin suhde kaipaa säännöllistä huoltoa – oli kyse sitten asiakkaista tai omasta henkilökunnasta. Kun suhteita on hoidettu ja kohtaamiset olleet säännöllisiä, on suhde paremmassa kunnossa sitten, kun vihdoin päästään tapaamaan kasvotusten.

“Jos jokin kohderyhmä on yritykselle tärkeä, sitä ei voi jättää vain odottamaan. Nyrkkisääntö on, että kommunikaatiota ei voi koskaan olla liikaa”, painottaa Wolttigroupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola.

”Sama pätee niin ulkoisissa kuin sisäisissä tapahtumissa.”

Etätyö on muuttunut yrityksissä rutiiniksi, ja vaikka digitaalisessa arjessa on niin hyviä kuin huonoja puolia, ovat huonot puolet alkaneet nostaa entistä useammin päätään. 

“Niitä vastaan voi taistella tuomalla arkeen uusia asioita inspiroivalla tavalla ja sisältö edellä”, Aittola sanoo. “Digitaalisissa kohtaamisissa itsessään ei ole enää mitään uutuudenviehätystä.”

Saman sisällön voi toteuttaa monella tavalla. Virtuaalitapahtuman ja webinaarin ero on, että virtuaalitapahtumassa kokemuksesta tulee yhteisöllinen ja inspiroiva – ja juuri näitä ihmiset janoavat.

“Jotta saat jengin paikalle, pitää jo kutsussa pystyä lupaamaan jotain innostavaa. Sitä lupausta ja sisältöjä pitää miettiä osallistujakokemuksen kautta. Osallistujan pitäisi kokea, että olipa hyvä juttu: innostuin ja sain energiaa, tapahtumaa oli helppoa seurata ja tuntui että olin aidosti mukana.” 

Kutsua kalenteriin ja toimintamalli hybridiaikaan

Tärkeiden suhteiden ylläpito on monella perustunut jo useamman vuoden ajan satunnaiseen soitteluun ja videotapaamisiin. Suhteen rakentamisen kannalta se tarkoittaa tarvetta uudelleenkäynnistykselle. Edessä on paljon päivitettävää ja tapaamisvelkaa.

“B2B-puolella murheena on se, ettei tärkeitä ihmisiä päästä enää yhtä helposti tapaamaan kuin aiemmin. Voi olla ettei ole päästy pitkään aikaan. Itseltään voi kysyä, uskallammeko päästää meille tärkeät ihmiset lomille tapaamatta heitä” Aittola sanoo. 

“Moni kysyy suoraan, että mitä hittoa tässä voi tehdä”, Aittola sanoo ja muistuttaa, että lopullista tapahtuman muotoa ei tarvitse heti lyödä lukkoon – suunnittelun lähtökohdaksi riittää, kun sovitaan ajankohta ja aiheet. 

“Kohderyhmän näkökulmasta olennaista on tarjota näkymä tulevaan. Kutsu on ensimmäinen kohtaamispiste henkilökohtaisen kontaktin ottamiseen.”

Syksyn ensimmäisiin hybridi- ja livetapahtumiin kutsut lähtevät heti lomien jälkeen, sillä hybriditapahtuma pitää saada hyvissä ajoin kohderyhmän kalenteriin, jotta ihmiset tulevat paikalle. Digitaalisen tapahtuman järjestäminen ei vaadi yhtä paljon. Niihin osallistumisen suunnittelujänne on kohderyhmällä lyhyempi ja osallistujat voi saada mukaan lyhyelläkin aikataululla.

“Meiltä kysytään paljon sisäisten tapahtumien järjestämisestä etänä, ja monien kanssa on päädytty luomaan jatkuvia formaatteja sisäiseen viestintään. Työntekijäkokemus suunnitellaan uusiksi. Toistuvat virtuaalitapahtumat ja suunniteltu yhdessäolo synnyttävät yhteisöllisyyden, joka jää pois fyysisen läsnäolon puuttuessa.”

Hybridi-toimintamalli vaatii sekin sisäisten foorumien muuntamisen uudenlaisiksi. Yksittäisten tapahtumien sijaan yrityksille luodaan tällöin toimintamalli, joka antaa kyvyn reagoida ja elää uuden hybridimaailman mukaisesti. 

“Suurin etu jatkuvassa formaatissa on, että teknologia ratkaistaan kerralla. Näin kunkin tapahtuman suunnittelussa päästään keskittymään sisältöön, eikä joka kerta jouduta erikseen miettimään toteutustapaa.” 

Kaipaatko apua ihmisten tavoittamiseen ja kohtaamiseen etä- ja hybridiaikana? Ota meihin yhteyttä! 

Onnistunut virtuaalitapahtuma antaa osallistujilleen energiaa, inspiroi ja rakentaa yhteisöllisyyttä. Kun virtuaalinen tapahtuma päättyy, ihmisten on jäätävä haluamaan seuraavaa jaksoa.

Digitapahtumista odotetaan raikasta tuulahdusta etätyöarkeen, mutta aivan liian usein niiden sisältö on sanalla sanoen puuduttavaa. PowerPoint-sulkeiset Teamsissa ovat paikallaan tiedonjakoa varten, mutta presentoiminen on huono lähtökohta tapahtuman suunnitteluun silloin, kun tavoitteena on vaikuttaa, sitouttaa tai saada aikaan tunnekokemus osallistujissa.

Kun tapahtumat siirtyvät verkkoon, ne on mietittävä ja miellettävä kokonaan uudelleen. Onnistunut tekninen suoritus ei nimittäin riitä, jos tapahtumalla ei saada mitään muistijälkeä aikaan. Osallistujien kokemus vaatii digitapahtumissa vähintään yhtä paljon käsikirjoittamista kuin live-tapahtumissakin.

Virtuaalitapahtumassakin osallistujan kokemus on keskiössä

“Tapahtuman osallistujakokemuksen suunnittelu on pohjimmiltaan käsikirjoittamista”, kiteyttää Wolttigroupin toimitusjohtaja Jyrki Aittola. “Käsikirjoitus on onnistunut silloin, kun tapahtuman palaute on hyvää: inspiroivaa, energiaa antavaa, yhteisöllistä.”

Digitaalista tapahtumaa voi verrata tv-ohjelmaan, jossa välillä inserttien avulla luodaan uusia näkökulmia aiheeseen tai vieraillaan etäyhteyden avulla toisella paikkakunnalla. Mielenkiinnon ylläpitäminen vaatii yllätyksiä ja vaihtelua. Digitapahtuma on onnistunut ja hyvin rytmitetty, kun ruudun ääreltä ei uskalla poistua jääkaapille. Pelkän seuraamisen lisäksi yleisö pitää myös saada aktivoitua mukaan.

“Virtuaalitapahtumassakin osallistujat pitää saada innostumaan, niin sanotusti liekitettyä. Sitouttavaksi tarkoitettu tapahtuma ei ole minkään arvoinen, jos et saa ihmisiä osallistumaan, reagoimaan ja tunnereaktiota aikaan”, Aittola toteaa.

“Kokemuksen muuttaa radikaalisti se, mietitkö tapahtumaa suunniteltaessa vain esitettävää asiaa vai sitä, miten saat osallistujat hymyilemään ja sukat pyörimään jaloissa. Tunnekokemuksen syntyminen kun vaatii yleisöltä aitoa osallistumista, ei vain passiivista seuraamista.”

Yllätyksellisyys luo virtuaalitapahtumaan FOMO-efektin

Tuonne on pakko päästä! Siinä fiilis, joka osallistujille tapahtuman kutsuvaiheessa pyritään luomaan. Virtuaalitapahtumaankin on mahdollista luoda Fear of missing out -efekti, tunne, että tapahtumaan on pakko osallistua, jos tarjolla on jotain sellaista mielenkiintoista, josta ei missään nimessä halua jäädä paitsi.

“Odotusta on vaikea rakentaa pelkän Teamsin päälle, vaikkei se olekaan mahdotonta. Jos arvaat jo ennakkoon, miten tapahtuma tule menemään, on tapahtumaa helppo jäädä kuuntelemaan vain toisella korvalla ja keskittyä muuhun asiaan. Kaikkien osallistujien saaminen tunteella mukaan ei ole helppoa Teamsissa”, Aittola sanoo.

Virtuaaliympäristöissä on enemmän yllättämisen ja tekemisen mahdollisuuksia, ja siksi niiden päälle on helpompaa rakentaa myös odotusarvoa. Virtuaaliympäristö voidaan avata ajoissa ennen tapahtumaa ja sisältöä olla etukäteen tutustuttavana. On päälähetys, one-to-one-keskusteluja, ennakkoon rakennettuja sisältökokonaisuuksia… varsinaisen lähetyksen lisäksi kokonainen digitaalinen tila ja ympäristö, jossa on paljon muutakin aiheeseen liittyvää ajasta riippumatonta sisältöä, jonka saa myös tallennettua.

”Verkossa tapahtuma ei katso aikaa tai paikkaa, mutta jokainen virtuaalitapahtuma vaatii laadukkaan kotipesän, jonka ympärille lähetys kietoutuu”, toteaa Wolttigroupin Business Director Jarkko Kivikoski.

”Tällöin myös itse tapahtumassa syntyvä materiaali jää yrityksen käyttöön. Se voidaan tallentaa tapahtuman sivuille myöhemmin katsottavaksi tai sillä voidaan tukea yrityksen viestintää.”

Neljä keinoa osallistujien koukuttamiseen

1. Suunnittele ja fasilitoi yleisön osallistuminen

Paras keino luoda onnistunut tapahtuma on osallistaa yleisöä mukaan ohjelmaan. Vaatimus osallistumisestahan on jo sisäänrakennettuna sanaan osallistuja. Ei kuitenkaan riitä, että yleisön osallistaminen otetaan huomioon tapahtuman suunnittelussa, vaan siihen pitää kyetä myös itse tilanteessa.

Esimerkistä käy webinaari, jossa on päätetty hyödyntää kommentointi- tai äänestysalustaa, mutta syystä tai toisesta siihen ei vastaakaan kukaan. Tilanne vaatii reagoimista. Järjestäjät voivat esimerkiksi alkaa itse kirjoittaa kysymyksiä, ja siten laskea muiden kynnystä kommentin jättämiselle.

2. Rakenna huippusisällöstä vielä kiinnostavampi yllätysmomentilla 

Tapahtuman huipentumana on tunnetun artistin esiintyminen. Huippunimi voi toimia koukuttajana ennakoissa ja kutsuvaiheessa, mutta jos nimen painoarvoa ei välttämättä tarvita osallistujien mukaan saamiseen, voi olla hyödyllisempää jättää esiintyminen yllätykseksi. Jos huipentuma on tiedossa etukäteen, jännite ei välttämättä onnistu nousemaan samalle tasolle kuin millaisen tunteen tapahtuman sisäisen draaman kaaren avulla rakennettu yllätysesiintyminen saisi aikaan.

3. Varmista kiinnostavuus päälähetyksen ulkopuolisella lisämateriaalilla

Fyysisessäkin tapahtumassa osallistujien mielenkiinto pääsee välillä harhailemaan. Silloin lisäkiinnostavuutta tapahtumaan tuovat muut osallistujat ja lavan ulkopuolella olevat asiat. Sama mielenkiinnon harhailu kannattaa huomioida myös digitapahtuman suunnittelussa. Jo pääohjelman lähettäminen studiosta tuo lähetykseen kiinnostavuutta, koska studiolähetystä ei raskauta oletusarvo koneen edessä staattisena istuvasta puhuvasta päästä.

4. Luo syventäviä sisältöjä valmiiksi jaettavaksi

Ohjelman eri vaiheisiin kannattaa suunnitella valmiiksi ohjeistus, miten osallistuja pääsee halutessaan eteenpäin aiheessa. Se voi tarkoittaa syventävän aineiston tai muun lisämaterialin jakamista ennen tai jälkeen tapahtuman ja tapahtuman aikana.

Lisämateriaalin ei ole pakko aina olla asiapitoista. Se voi olla myös keventäviä sisältöjä tai vaikka kännykkävideoilla toteutettuja klippejä muilta osallistujilta tai kokoonkutsujilta.

Koukuttava sisältö houkuttaa seuraavan tapahtuman ääreen

Yksi tapa lähestyä digitapahtumia on muuttaa suhtautumista tapahtumiin uniikkinä yksittäisenä tapauksena. Yhden suuren, tiettyyn paikkaan ja aikaan sidotun tapahtuman sijaan digitapahtumat voi myös nähdä jatkuvana viestintäalustana.

”Jos perinteisen tapahtuman näkee elokuvana, jolla on juoni, voisi digitapahtumien viestintäalusta-ajattelua verrata Netflix-sarjaan, jossa seuraava jakso jatkaa siitä, mihin edellinen koukuttava jakso jäi”, Kivikoski kuvaa.

Kun viestittävään asiaan suhtaudutaan pitkäkestoisena kokonaisuutena, joka pilkotaan pienempiin osiin, voidaan jokaisesta osasta järjestää parin kolmen tunnin mittainen, interaktiivinen tapahtuma verkossa. Jos ensimmäinen tapahtuma onnistuu jättämään muistijäljen, on seuraaviin hyvin matala kynnys osallistua.

Osallistumiskokemuksen suunnitteluun pitää panostaa

Osallistumiskokemuksen suunnittelun ja käsikirjoittamisen pitäisi alkaa jo varhaisessa vaiheessa, kun tapahtuma ylipäätään päätetään järjestää. Suunnitteluvaiheessa on tärkeä myös miettiä, kuinka kokonaisuus saadaan palvelemaan tavoitteita parhaalla mahdollisella tavalla.

”Meidän työtämme on auttaa asiakastamme kysymään oikeat kysymykset ja luoda suunnitelmista hiottu kokonaisuus”, Jarkko Kivikoski kuvaa. “Haluamme luoda yhdessä asiakkaidemme kanssa alusta loppuun mietittyjä kokonaisuuksia.”

“Me olemme olemassa, jotta kokemus suunnitellaan niin, ettei kukaan ole vain passiivinen seuraaja”, Aittola vahvistaa. “Jos jostain haluamme olla kuuluisa niin siitä, että osaamme saada ihmiset mukaan.”

Mietitkö, miten saisit innostettua digitapahtuman osallistujat mukaan ja tapahtumasta parhaan mahdollisen hyödyn? Ota meihin yhteyttä!

Virtuaalisen tapahtuman tehtävä on irrottaa ihmiset digitaalisen arjen etäkokousrumbasta. Siksi tavallisimmat videoneuvottelualustat eivät aina ole paras valinta elämyksellisen digitapahtuman luomiseen.

Jos hieman liioittelee, on lähes se ja sama, millä ohjelmalla tai alustalla digitaalinen tapahtuma rakennetaan.

”Tärkeintä on, että ihmisten on helppoa osallistua. Digitaalisen tapahtuma arvo syntyy asiakkaan tarpeisiin räätälöidystä hyvin toteutetusta”, Wolttigroupin Business Director Jarkko Kivikoski tiivistää.

Digitaalinen tapahtuma voidaan järjestää vaikkapa yleisesti yrityksissä käytetyillä Teamsilla tai Zoomilla. Ne mahdollistavat yksisuuntaiset webinaarit tai pienen porukan ideariihet, ja niitä osataan myös käyttää. Koronavuoden aikana saatu kokemus on kuitenkin osoittanut, että suuremmat tapahtumat tarvitsevat monipuolisemmat käyttöliittymät.

”Ei siksi, että näissä olisi mitään vikaa, vaan siksi että käyttöliittymän sijaan digitaalinen tapahtuma syntyy hyvästä käsikirjoituksesta ja aidosta vuorovaikutuksesta. Ne puolestaan tarvitsevat toteutuakseen oikean tekniikan.” 

Ennakoitavaa yllätyksellisyyttä

Virtuaaliset kokoukset mahdollistavien toimistosovellusten vahvuus on samalla niiden heikkous. Niitä on helppo käyttää, ja siksi niitä käytetään etätyöaikana paljon. Todella paljon.

”Siksi virtuaalinen tapahtuma tarvitseekin jotakin aivan muuta. Sen tehtävä on irrottaa ihmiset digitaalisesta arjesta ja saada heidän huomionsa.”

Digitapahtuman tärkein rakennuspalikka on kuitenkin ajatus. Kun ihmiset kutsutaan kokoontumaan näyttöjensä äärellä yhteen, on käsikirjoituksen eli suunnittelun oltava vahvaa. Vasta suunnittelun jälkeen katsotaan, millainen tekninen alusta palvelee tavoitetta parhaiten.

”Kun käsikirjoitus on hyvä, ihminen ei halua missata hetkeäkään. Tarvitaan ennakoitavuutta ja turvallisuutta, mutta myös yllätyksellisyyttä. Jotakin sellaista, mikä on arkisen etäkokousrumban yläpuolella.”  

Jokainen tietää, kuinka helppoa etäkokouksen suvantovaiheessa on livahtaa jääkaapille tai jopa lenkille. Se pitää tehdä vaikeaksi!

Hyvän virtuaalitapahtuman resepti

Digitaalinen tapahtuma on vaikuttava, kun perusasioiden miettimiseen on käytetty aikaa. Virtuaalisen tapahtuman reseptiin kuuluvat seuraavat asiat:

1. Suunnittelulla liikkeelle. Oikea tekniikka riippuu siitä, mitä tapahtumalla sanotaan, kenelle ja miten. Sisältö ensin, tekniikka sitten.
2. Julkaisualusta jiiriin. Pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen: pienemmässä tapahtumassa Teams voi riittää, mutta interaktiivista vaikuttavuutta haluttaessa tarvitaan monipuolisempia ja laadukkaampia ratkaisuja.
3. Käsikirjoittaminen kannattaa. Hyvässä tapahtumassa vuorottelevat turvallinen ennakoitavuus ja yllätyksellisyys. Ilman käsikirjoitusta sitouttavaa sisältöä on vaikeaa, ellei jopa mahdotonta luoda. 
4. Viestintä uusiksi. Yksittäisen tapahtuman sijaan digitaalinen tapahtuma on nähtävä yhtenä palasena pitempiaikaisessa viestinnän kokonaisuudessa.

Digitaalista tapahtumaa järjestettäessä tyhmiä kysymyksiä ei ole

Tyhmiä kysymyksiä ei ole, sanotaan. Vanha klisee on vale, sillä kyllä tyhmiä kysymyksiä maailmaan mahtuu. Digitaalisia tapahtumia järjestettäessä niitä kuitenkaan ei ole.

”Vaikka olemme saaneet kuluneen vuoden aikana valtavasti kokemusta, tämä on vielä uusi alue niin meille kuin asiakkaillemmekin. Uusia toimintamalleja luodaan nyt, joten on aivan turha ajatella sen olevan noloa, jos ei tilaajan tai asiakkaan roolissa ymmärrä jotain.”

Monella on kokemus siitä, miltä näyttävät pikkujoulut tai uuden projektin kick off. Sen sijaan vastaavat kokemukset virtuaalimaailmasta ovat vasta syntymässä. Usein ahaa-elämykset syntyvät katsomalla, mitä muut yritykset ovat tehneet.

”Meidän tehtävämme on kertoa ja näyttää asiakkaallemme, kuinka hieno ja vaikuttava tapahtuma virtuaalisesti voi syntyä. Sopivat työkalut löytyvät jokaiselle.”

Jos kiinnostuit virtuaalitapahtuman järjestämisestä ja tarvitset apua sen suunnittelussa, ota meihin yhteyttä!

Punaisen Ristin yleiskokous laittoi luovuuden ja tekniikan koetukselle: yhdistimme yksitoista paikkakuntaa reaaliaikaisesti kahdella kielellä.

SPR on suuri ja monialainen kansalaisjärjestö, jonka sääntömääräinen yleiskokous pidetään joka kolmas vuosi. Kun globaali pandemia iski, kokousta ei voitu järjestää tuttuun tapaan kokoontumalla yhteen.

”Korona-aikana polttava ongelma oli, että yhdistysten on noudatettava yhdistysrekisteriin ilmoittamiaan sääntöjä. Yleis- ja vuosikokoukset oli pidettävä, vaikka kokoontuminen 0li vaikeaa”, Wolttigroupin asiakkuusjohtaja Jukka Mäkelä sanoo.

Alun perin SPR:n yleiskokous oli määrä pitää keväällä 2020 livekokouksena. Kun koronaepidemia iski, kokous päätettiin siirtää syksylle ja järjestää se alle 500 hengen tapahtumana. Viruksen nostaessa taas päätään paremmaksi vaihtoehdoksi osoittautui kokouksen järjestäminen hybriditapahtumana.

”Pääkokous pidettiin Vaasassa, josta oltiin yhteydessä verkon ylitse alueellisiin kokouksiin kymmenellä eri paikkakunnalla. Lisäksi muut kykenivät seuraamaan kokousta etänä”, Wolttigroupin teknologiajohtaja Roy-Petri Pashur kertoo.

Uusi tekniikka testattiin koelaboratoriossa

Tavallisiin webinaareihin verrattuna SPR:n kokous oli täysin eri kaliiberia. Tavallisesti kokous on kerännyt paikalle noin 1 200 henkeä, joista noin 500 on ollut eri paikallisosastojen äänivaltaisia edustajia. Nyt heidät yhdistettiin verkon avulla.

”Todellinen haaste näin suuressa kokouksessa oli asiakirjojen reaaliaikaisen muokkaamisen, puheenvuorojen jakamisen sekä koeäänestyksen järjestäminen. Nykyisin osaammekin sen aika hyvin”, Mäkelä sanoo.

Eri paikallisosastojen yhdistäminen vaati kattavaa teknisen henkilökunnan verkostoa, sillä kuva- ja äänitekniikka piti järjestää jokaisella paikkakunnalla. Puheenvuorojen pyytäminen ja koeäänestykset kokouspöytäkirjan päätöksiin toteutettiin Eventos-mobiilisovelluksella.

”Meillekin näin suuri kokonaisuus oli uutta, ja sitä piti harjoitella. Rakensimme hyvissä ennen kokousta tekniikkakumppanimme Brightin kanssa koelaboratorion, jossa testasimme ratkaisut pienintäkin yksityiskohtaa myöden”, Pashur sanoo.

Kokouksen lainmukaisuus vaati kahta kieltä

Minkä tahansa digiratkaisun käyttö on tuskaista, jos tekniikka tai yhteydet pätkivät. SPR:n yleiskokouksen tapaisissa vuosi- ja yhtiökokouksissa on kyse myös muusta: ”Jos yhteydet katkeavat, kokous ei ole päätösvaltainen ja se on järjestettävä uudelleen”, Mäkelä huomauttaa.

Yhdistyksen sääntöjä ei voi oikoa edes poikkeustilanteen muuttaessa kokoustapaa. Osa SPR:n paikallisosastoista on vahvasti ruotsinkielisiä, ja järjestön sääntöjen mukaisesti yleiskokous on järjestettävä kaksikielisenä. Hybriditapahtumassa Wolttigroup ratkaisi asian kahdella simultaanitulkilla, jotka käänsivät osallistujien puhetta vuoroissa. Etäosallistujat saivat valita kielen verkkosivulta.

”Sekoitimme äänikanavaan 80 prosenttia puheääntä ja 20 taustaääntä, sillä se tekee lähetyksen seuraamisen miellyttävämmäksi ja elävämmäksi kuin pelkän tulkin puheen kuunteleminen”, Pashur sanoo.

Testattu tekniikka pelastaa yhtiökokoukset

Globaalin pandemian vuoksi hybriditapahtumana järjestetty Suomen Punaisen Ristin yleiskokous onnistui teknisesti hyvin. Käsiteltävät asiat saatiin hoidettua kuten tavallisestikin, ja järjestö sai Elli Aaltosesta uuden puheenjohtajan. Kaikki siis hyvin?

”Siinä mielessä kyllä, että asiakas oli todella tyytyväinen ja olemme Wolttigroupissa oppineet toteuttamaan vaativia ja suuria kokouksia hajautetusti. Ne eivät kuitenkaan voi korvata sitä tärkeintä eli kohtaamisia. Isoissa kokouksissa tavataan ihmisiä, joihin muuten ei törmätä”, Mäkelä sanoo.

Hybridikokous on silti yhteisöille ja yrityksille hyvä työkalu.

”Kehittämämme ratkaisut sopivat sellaisenaan muillekin”, Pashur sanoo.

Haluatko kuulla lisää hybridinä toteutettavista vuosi- ja yhtiökokouksista? Ota meihin yhteyttä!

Virtuaalimessut yhdistävät yrityksen ja asiakkaat paikasta riippumatta. Digitaalinen läsnäolo sidosryhmille tärkeimmillä virtuaalimessuilla on tärkeä verkkonäkyvyyden  työkalu.

Virtuaalimessuilla voi kokea ilman lentokoneessa istumista lähestulkoon kaiken saman kuin perinteisillä messuillakin, ehkä yhteistä kahvi- tai oluthetkeä lukuun ottamatta. Virtuaalitapahtumassa ei ole kyse tavallisten messujen korvaamisesta, vaan uudesta tavasta tavata ihmisiä. Kiinnostava tapahtuma syntyy verkon yli helposti. 

Vaivannäkö edeltää hyvää tapahtumaa

Hyvän virtuaalisen tapahtuman eteen on nähtävä hieman vaivaa. Luova ja räätälöity lähestymistapa kannattaa, sillä hyvin ennakkoon markkinoidulla digitapahtumalla tavoitetaan suuri määrä ihmisiä. Moni messujärjestäjä tarjoaa geneerisiä ratkaisuja yritysten tuotteiden tai palveluiden esittelyyn. Usein ongelmana on webnaarimainen yksisuuntaisuus, kun taas virtuaalisen tähtitapahtuman edellytyksenä on ennen kaikkea interaktiivisuus.

Osaava tapahtumajärjestäjä kykenee luomaan vetävän digitapahtuman nopeastikin, mutta sisällön ja tavoitteiden teroittamiseen on varattava aikaa. Perinteisten tapahtumien tavoin digimessut taistelevat ihmisten huomiosta ja ajasta. Huolella mietitty, osallistujia aktivoiva sisältö on tärkeää. Tapahtuma onnistuu, kun jo kutsun saadessaan ihminen huomaa, ettei halua olla sieltä pois.

Paljon kontakteja pienellä vaivalla

Teknisesti virtuaalimessujen toteutus vaatii vain selaimella toimivan internet-alustan, joka kokoaa ihmiset yhteen. Virtuaalimessuilla kantavia voimia ovat valovoimaiset juontajat sekä esiintyjät, joiden puheet striimataan televisiolaatuisella kuvalla suoraan studiosta. Lisäksi yritykselle voidaan luoda 3D-tila, jossa vieraat voivat navigoida ihmisten ja asioiden äärelle.

Virtuaalimessut ovatkin helppo tapa luoda kontakteja. Ihmisten kanssa voi jutella avatarina 3D-tilassa, videopuhelun tai chatin kautta, ja paikalla oleville yrityksen edustajille voi helposti tehdä yhteydenottopyyntöjä.

Tärkeimmät syyt virtuaalimessujen järjestämiselle on kohtaamiset asiakkaiden kanssa ja yrityksen diginäkyvyyden kohentaminen. Sivutuotteena tulee mahdollisuus tavoittaa kansainvälistä yleisöä aiempaa helpommin.

Virtuaalisten messujen hyödyt pähkinänkuoressa

Jonakin päivänä pandemia on ohi, mutta virtuaaliset messut ovat tulleet markkinoinnin työkalupakkiin jäädäkseen. Virtuaalimessujen hyödyt avautuvat usean näkökulman avulla:

1. Kävijöiden määrää ei ole millään tavalla rajattu, eikä tilavarauksista tarvitse huolehtia.
2. Virtuaalitapahtumaan voi saapua mistä päin maailmaa tahansa tai fyysisistä esteistä riippumatta. 
3. Yksittäisen kontaktin ja liidin hinta on huomattavasti perinteisiä messuja edullisempi.
4. Messuilla viestittävät asiat ovat integroitavissa helposti yrityksen muuhun digitaaliseen viestintään.
5. Hyvin tehdyt sisällöt jäävät elämään ja ovat hyödynnettävissä markkinoinnissa pitkään tapahtuman jälkeen.

Virtuaalimessut ovat ympäristöystävällinen teko

Kokonaan virtuaalisesti järjestettävät messut eivät perinteisiä tapahtumia korvaa. Ihmisille on tärkeää tavata toinen toisiaan kasvotusten. Virtuaaliset messut ovat kuitenkin tehokas ja vastuullinen tapa pienentää hiilijalanjälkeä, mikä jokaisen yrityksen on tavalla tai toisella tehtävä.

Virtuaalimessut mahdollistavat sen, että osa myöhemminkin tapahtumista järjestetään digitaalisesti ja harvempiin livetapahtumiin voidaan panostaa vahvemmin. Jatkossa messuosaston oheen on tarjottava virtuaalinen mahdollisuus heille, jotka eivät pääse itse paikalle.

Haluatko kuulla lisää virtuaalisten tapahtumien järjestämisestä? Ota meihin yhteyttä!

Etätöiden aikana yrityksen sisäinen viestintä on tärkeämpää kuin koskaan. Virtuaaliset HR-tapahtumat luovat fyysisen etäisyyden aikaan henkistä läheisyyttä. 

Etätyö voi olla tehokasta, mutta ihmiset eivät ole tottuneita etätyön yksinäisyyteen. Valtaosin etänä työskenteleminen merkitsee myös turhan usein sitä, että yritysten perinteiset tähtihetket, kuten strategiajulkaisut, sisäiset kick-offit tai hauskat pikkujoulut jäävät pitämättä. Samalla jää syntymättä spontaanin läsnäolon taika, joka vie koko yhteisöä eteenpäin. Työyhteisön poissaoloon ei pidä turtua.

”Osallistava yhtiön sisäinen viestintä ja yhtiön kehittäminen on tärkeää silloinkin, kun työyhteisön ei ole mahdollista tavata fyysisesti samassa tilassa.  Yrityksillä on tarve viestiä ja ihmisillä on tarve tavata toisiaan”, Wolttigroupin Business Director Jarkko Kivikoski sanoo.

”Yritysten sisäiset virtuaalitapahtumat ovat silloin osoittautuneet tehokkaaksi ratkaisuksi ylläpitää läsnäoloa ja luoda yhteistä aikaa. Fyysinen etäisyys vaatii henkistä läheisyyttä.” 

Käsikirjoitus ja spontaani vapaus täydentävät toisiaan

Pääpiirteittäin virtuaalinen tapahtuma toimii niin, että osallistujat kutsutaan liittymään verkkotapahtumaan tiettynä aikana. Tapahtumatuottajan työkaluilla kyse on kuitenkin huomattavasti arjen Teams-rallia tai unettavaa webinaaria virkeämmästä kokonaisuudesta.

”Huolella mietitty virtuaalinen tapahtuma on kokemus, josta vieras ei halua lähteä pois. Voimme yhdistää siihen haastatteluja, arvostettuja puhujia sekä ryhmätyöt mahdollistavat 3D-virtuaalitilat”, Kivikoski luettelee.

Koukuttavuus ja läsnäolo syntyvät käsikirjoituksesta eli hyvästä suunnittelusta sekä erilaisen tekemisen rytmittämisestä. Painavan asian vastapainoksi tarvitaan viihdettä, katselukokemuksen puolestaan kruunaa televisiotasoinen ja ohjattu videokuva.

”Tärkeää on käsikirjoitus ja vuorovaikutus, mutta myös spontaanille läsnäololle on luotava puitteet. Kun osallistujat alkavat työskennellä jonkun annetun asian ympärillä, aletaan pian jutella jostakin sellaisesta mitä ei ole kirjoitettu agendalle. Kohtaamisten arvo syntyy siitä.”

Viisi näkökulmaa yrityksen sisäiseen virtuaalitapahtumaan

Eristäytymisen ja etätöiden aikana ihmisillä on tarve tavata toisiaan ja yrityksillä patoutunut tarve viestiä henkilöstölle strategiaansa ja tavoitteitaan. Virtuaalinen tapahtuma saa vahvan selkärangan näin: 

1. Monipolvinen kutsu sitouttaa. Tapahtuma alkaa ensimmäisestä kutsusta, jota seuraa kaksisuuntainen yhteydenpito. Virtuaalinen taianomaisuus saa pohjan, kun järjestäjä kuulee mitä osallistujat haluavat. 
2. Vaihteleva ohjelma vangitsee. Monipuolinen virtuaalitapahtuma sisältää hyvän tv-lähetyksen elementit ja draaman kaaren. Kahdeksan tunnin näyttösulkeisten tilalla on haastatteluja, vierailevia puheenvuoroja, pienryhmätöitä ja viihdettä.
3. Kaksisuuntaisuus on arvossaan. Kun osallistujat aktivoidaan mukaan 10 minuutin välein, tapahtuma alkaa elää. Osallistuminen voi olla äänestämistä tai kuvien julkaisua omasta osallistumisympäristöstä. Pääasia on, että tapahtumaa tehdään yhdessä.
4. Huomaamaton tekniikka mahdollistaa. Virtuaalisen työpajan pohja voidaan luoda moduuleista puolessa tunnissa. Sen sijaan huolelliseen käsikirjoitukseen ja innostavaan kutsuprosessiin on varattava aikaa.
5. Luovat ideat näkyvät. Sisältö yhdistettynä testattuihin ja toimiviin teknisiin mahdollisuuksiin synnyttää mieleenpainuvan tapahtuman.

Huomaavaisuus on korvaamatonta

Vaikka yrityksellä on jokaisessa tapahtumassa tavoitteet, suunnittelun lähtökohtia voi olla vain yksi. On kysyttävä, mitä osallistujat haluavat.

”Ihmisten on oltava innostuneita tapahtuman alkaessa, ja siksi etukäteen kannattaakin kysyä osallistujien tarpeita ja muokata sisältöä sen mukaan. Sen viestiminen kasvattaa tapahtuman arvoa.”

Suunnitteluvaiheessa on kyettävä asettumaan vieraan asemaan. Mikä on sopiva määrä vessataukoja, entä miten ohjelma lopetetaan niin, että vieraat eivät hairahda tauon aikana muualle? 

Usein hyvänä virtuaalikokouksen sitouttamiselementtinä toimivat oikean maailman elementit. Sellaisia ovat esimerkiksi etukäteen toimitetut laadukkaat kuulokkeet ja tarjoilun järjestäminen vaikkapa ruoan kuljetuspalvelun avulla.

”Virtuaalitapahtuma ei korvaa kokonaan aitoja kohtaamisia, mutta niiden järjestämistä ei myöskään kannata arastella.”

Haluatko tietää lisää sisäisten virtuaalitapahtumien järjestämisestä? Ota meihin yhteyttä!

Virtuaalinen elämys syntyy siitä, että vieras voi osallistua kuin paikan päällä.

Ihmissuhteet ja hyvät ideat elävät kohtaamisista. Mutta miten järjestää kohtaamisia virtuaalisesti?

Digitaalisen liikenteen suunnittelufoorumin ITS Finlandin yhdessä Wolttigroupin ja Wakeonen kanssa toteuttama kuusituntinen virtuaalikongressi mahdollisti kotisohvalta kaiken sen, mitä on totuttu aiemmin kokemaan vain paikan päällä.  Tapahtuma oli ensimmäinen todellinen virtuaalinen kongressi, jossa virtuaalisuus tarkoitti sitä, että ihmiset kykenivät oikeasti osallistumaan, eivät vain seuraamaan. 

ITS on yhteenliittymä kunta-alaa, oppilaitoksia ja yrityksiä, joita yhdistää halu tehdä maailman liikennevirroista aiempaa digitaalisempia, innovatiivisempia ja puhtaampia. Tapahtuman tavoitteena oli pitää tärkeät teemat keskustelussa covid-19-taudin säästötoimien aikana. Kohderyhmän edistykselliseen ajatusmaailmaan uusi tapa kokoontua oli kuin tehty”, Wolttigroupin teknologiajohtaja Roy-Petri Pashur kiteyttää.

Virtuaalimaailman käytön on oltava helppoa

ITS Finlandin kongressi muodostui kolmesta osasta. Striimattujen puheenvuorojen lisäksi tapahtuman verkkosivulle oli luotu virtuaalinen messuosasto sekä after work -tila. Kirjautuessaan virtuaalimaailmaan kutsuvieras saattoi luoda itselleen avatarin – ihmismäisen hahmon, jonka avulla hän pystyi liikkumaan virtuaalisesta tilasta toiseen. Virtuaalinen elämys syntyi laadukkaan televisiotekniikan ja pelimaailman elementtien yhdistämisestä.

Wolttigroup loi tapahtumalle käsikirjoituksen, sisällön ja vastasi lähetystekniikasta.  Yhteistyökumppani Wakeonen räätälöimän Hubs-virtuaalialustan etuna on käyttö suoraan nettiselaimessa ilman ohjelmien lataamista.

”Se on yritystapahtumissa tärkeää. Tietoturvasyistä yritysten laitteisiin ulkopuolisten sovelluksien asentaminen on harvoin sallittua, ja jokainen este nostaa osallistumiskynnystä maailmassa, jossa muutenkin taistellaan ihmisten ajasta”, Pashur sanoo.

Esiintyjä pääsee virtuaalikeikalle aina

Virtuaalitapahtuman etuihin kuuluu, että usein kiireisten esiintyjien pääsy paikalle ei ole sidottu kalenteriin. Helsingin pormestari Jan Vapaavuoren esitys oli kuvattu jo etukäteen kaupungintalolla, englantilaisen asiantuntijan Tara Shirvanin puhe puolestaan tallennettiin Wolttigroupin studion serverille reaaliaikaisesti etänä web-kameran avulla.

”Homman pitää olla esiintyjille helppoa. Studio juontajineen on paras, mutta jos se ei onnistu, lähetämme sähköpostilla linkin, jonka kautta avaamme yhteyden ja tallennamme kaiken tarpeellisen. Puhujan tarvitsee vain pitää esityksensä”, Pashur sanoo.

Interaktiivisuus syntyy nauhoitettaessakin siitä, että live-kongressissa myös ennakkoon kuvatut puhujat vastaavat yleisön kysymyksiin reaaliaikaisesti etänä. 

Vinkit virtuaalisen kongressin onnistumiseen

1. Panosta tapahtumasivustoon, jolla on yhtä tärkeä rooli kuin tapahtumapaikalla. Sen on luotava visuaalinen wow-elämys, mutta sen on oltava helppo käyttää ja navigoida.
2. Varaa aikaa suunnitteluun.
3. Panosta studioon ja lähetystekniikkaan. Näyttävä studio ja kunnollinen äänen- ja kuvanlaatu erottavat vakavasti otettavan virtuaalikongressin bulkkibiteistä.
4. Varaa riittävän suuri budjetti. Virtuaalikongressin järjestäminen vaatii panostuksia, mutta investointi virtuaalisuuteen myös kestää pitkään. Esimerkiksi virtuaalisille messuille rakennettua messuosastoa voi käyttää myöhemminkin yrityksen virtuaalisena showroomina. 
5. Muista olla rohkea. Kunnon grafiikka- ja koodaustyöllä on hintansa, mutta on huomattavasti helpompaa rakentaa firman osaamista kuvaava aurinkopaneelikenttä ja hiekka-aavikko virtuaalimaailmaan kuin messuhalliin!

Hybriditapahtumia tarvitaan vielä pitkään

Kun ITS Finlandin kongressin viralliset esitykset olivat ohitse, avatarit saattoivat jatkaa juttua virtuaalisissa löylyissä tai skoolata after work -tilassa ja seurata studiossa livenä soittavan DJ:n esitystä. Vieraat kohtasivat toisiaan ja keskustelivat spontaanisti. 

Se on tärkeää, sillä tapahtumien voima on juuri ihmisten kohtaamisissa. Tulevaisuudessa tarve ITS:ssä nähdylle virtuaaliselle kokoontumistavalle kasvaa.

”Tulevaisuudessa nähdään varmasti hybridikonferensseja, joissa osa ihmisistä on paikan päällä ja toiset jakavat tilaisuuden heidän kanssaan virtuaalisesti”, Pashur sanoo.

Haluatko kuulla lisää virtuaalisten tapahtumien järjestämisestä? Ota meihin yhteyttä!

Digitaalista tapahtumapaikkaa ei valita tekniikka edellä vaan tavoitteet ja vaikuttavuus mielessä. 

Kun puhutaan verkon yli ja virtuaalisesti tehtävistä tapahtumista, puhe kääntyy helposti tekniikkaan ja alustoihin. Vaihtoehtoja tapahtumien järjestämiseen digitaalisessa muodossa onkin lukuisia, mutta tarkoitukseen parhaiten sopivan teknisen ratkaisun valinta ei aina ole helppoa. 

“Digitapahtumissa etäosallistumisen mahdollistavaa teknistä ratkaisua voi ajatella tapahtumapaikkana”, Wolttigroupin Business Director Jarkko Kivikoski sanoo. 

Tilan valinta – digitapahtumien tapauksessa tarvittavan teknisen ratkaisun valinta – riippuu puolestaan tapahtuman tavoitteista, sisällöstä ja vieraista. 

“Auton lanseeraukseen tarvitaan tila, johon autot mahtuvat. Tuhannen ihmisen seminaaritapahtumaan tarvitaan tila, jossa kaikki pääsevät istumaan. Digitaalisten tapahtumien järjestämiseen pätee sama logiikka. Meidän tehtävämme on auttaa valitsemaan kuhunkin tapahtumaan parhaiten sopivat tekniset ratkaisut sen sijaan että suosittelemme yhtä alustaa kaikille.”

Useimpiin tarpeisiin löytyy digitaalinen ratkaisu

Tapahtumien uniikki vaikuttavuus syntyy yhteenkuuluvuuden tunteesta ja vuorovaikutuksesta muiden kanssa. Vaikka samaa ei etänä aivan saavutettaisikaan, useimpiin tarpeisiin löytyy kuitenkin toimivat ratkaisut, joiden avulla tapahtuma voidaan järjestää joko täysin digitaalisesti tai hybridinä, paikalla olevaa yleisöä ja etäosallistumista yhdistäen. 

“Tällä hetkellä yrityksillä on eniten tarvetta pitää yhteyttä omiin sidosryhmiinsä ja henkilökuntaansa laadukkaasti ja kustannustehokkaasti verkon yli siten, että tilaisuus mahdollistaa keskustelun sisällöistä ja myös spontaaneja vuorovaikutustilanteita. Olemassa olevien kanavien kautta voidaan tehdä paljon tai tilaisuus voidaan toteuttaa webinaarihenkisesti niin, että yleisökin osallistuu”, Jarkko Kivikoski sanoo. 

Kivikosken viesti on, että sopiva alusta ja tekninen ratkaisu löytyy aina. Se, mistä suunnittelussa pitää edelleen kuitenkin lähteä, on sisältö ja osallistujien kokemus. Tärkeintä on saada ihmiset innostumaan. 

“Nyt järjestetään hirveä määrä webinaareja, joissa ei selvästikään ole pysähdytty miettimään, mitä asiakkaille tarjotaan. Ollaanko luomassa asiakkaalle kokemusta vai jakamassa tietoa. Jos tavoitteena on myynti ja asiakkaan sitouttaminen, tapahtuman pitäisi toimia kimmokkeena yhteydenottoon. Se kannattaa silloin suunnitella niin, että myyjä voi tapahtuman jälkeen ottaa luontevasti asiakkaaseen yhteyttä ja kysyä, että saitko ruuat kotiin ja tykkäsitkö.” 

Digitapahtuman sisällöt pitää suunnitella erityisen huolella

Digitaalisen tapahtuman sisällöt vaativat omanlaistaan suunnittelua. Nyrkkisäntönä voi pitää 10 minuutin kultaista sääntöä: streamin kautta osallistuvaa yleisöä pitäisi aktivoida 10 minuutin välein, jotta ihmiset pysyvät mukana ja ohjelmaa jaksaa seurata.

Juontajan ja käsikirjoittajan roolit ovat digitapahtumissa tavallistakin tärkeämpiä, ja digitapahtumia voikin verrata tv:n puheohjelmaan. Jo alun on oltava mukaansatempaava ja pitkin matkaa on oltava elementtejä, jotka pitävät kiinnostusta yllä. 

Osallistujat kannattaa sitouttaa digitapahtumiin räätälöimällä sisältöä ja kuuntelemalla tarkalla korvalla yleisön tarpeita ja toiveita. Osallistujilta voidaan kerätä jo ennakkoon tietoa kiinnostuksen kohteista. Kun ihmiset ovat antaneet itse jotain, he ovat myös sitoutuneempia.

Osallistujat voidaan myös laittaa valitsemaan valmiiksi annetuista vaihtoehdoista itseään kiinnostavia aiheita ennen kuin he pääsevät sisään tapahtumaan. Näin heille voidaan tarjota suositeltua sisältöä. Samalla pystytään matchaamaan yhteen ihmisiä, joita kiinnostaa samat asiat.

Virtuaalitapahtumat mahdollistavat spontaaniuden kokemuksen

Mikään olemassa olevista digitaalisen tapahtumaosallistumisen tekniikoista ei pysty korvaamaan live-tapahtumassa koettua konseptikokemusta aivan sellaisenaan. Vaikuttavimmat kokemukset syntyvät, kun ihmiset ovat oikeasti tekemisissä keskenään.

Jos se ei ole mahdollista, 3D:hen ja pelimoottoreihin perustuvat alustat tarjoavat eniten mahdollisuuksia yhteiselle kokemukselle.  Niissä osallistuja osallistuu tapahtumaan virtuaalisesti esimerkiksi avatarin tai muun hahmon kautta ja voi itse valita, mitä hän tekee ja kenen kanssa. Virtuaalisia tapahtumia ei ole samalla tavalla suunniteltu kuin pelejä ja pelimaailmoja, mutta niistä tuttuja vapaan liikkumisen elementtejä pitäisi pystyä tuomaan myös tapahtumiin.

Teknisiä ratkaisuja valittaessa on tärkeä huomioida myös osallistujan tekniset valmiudet. Jos osallistumiseen vaaditaan sovelluksen lataus tai teknisiä härpäkkeitä, se rajaa osallistumista. Useimmiten ratkaisujen pitää olla selainpohjaisia ja toimia kaikilla. Siksi esimerkiksi messuilla usein käytetty 3D-ympäristö vaatii hyvän internet-yhteyden ja kuulokkeet, mutta ei muuta.

Hybriditapahtumat tulivat jäädäkseen

Tapahtuman järjestäminen yhtä aikaa digitaalisena ja fyysisenä ei periaatteessa vaadi enempää resursseja kuin pelkkä fyysinen tapahtumakaan. Tärkeintä on huomioida tapahtuman sisällössä ja viestinnässä mahdollisuus osallistua etänä. Tapahtumatilan esitystekniikan – näyttöjen, valojen ja äänentoiston – on myös oltava hyvä, jotta tilaisuus voidaan kuvata ja streamata laadukkaasti. 

Ennakkosuunnittelua hybriditapahtumien järjestäminen kuitenkin vaatii.  Digitaaliseen tapahtumaan suunniteltavat osallistujien aktivoinnit voivat olla kiinnostava lisä myös paikan päällä osallistuville. Fyysisissä tapahtumissa on jatkossa myös hyvä olla tarpeeksi screenejä, joista näkee etänä osallistuvat. Ei ole hullumpi ajatus tuoda fyysisiinkin tapahtumiin yhtä usein toistuva aktivoiva elementti kuin online-tapahtumissa on vaatimuksena. 

Jos on selvää, että tapahtumaan osallistutaan sekä paikan päällä että kodeista, jonkinlainen tapahtumasovellus, event app, on olennainen. Sen kautta pystyy lähettämään tapahtuman aikana muille yksityisviestejä ja yhdistämään osallistujat riippumatta siitä, missä he ovat. Tähän on useita teknisiä ratkaisuja olemassa, joista Wolttigroupissa on otettu käyttöön toimivimmat. 

Jarkko Kivikoski muistuttaa, että digitaalinen tapahtumatuotanto ei ole vaikeaa. 

“Teemme tälläkin hetkellä digitapahtumia studioympäristöistä, oman toimiston studioltamme sekä joustavasti asiakkaan tiloista. Sisältö, tavoitteet ja budjetti ratkaisevat toteutustavan. Tärkeintä on käydä ensin läpi, mitä tapahtumalla pitäisi saada aikaiseksi. Meidän asiantuntemustamme on sitten kertoa vaihtoehdot teknisiksi ratkaisuiksi, ja yhdessä valitaan niistä parhaat.”

Haluatko kuulla lisää digi- tai hybriditapahtumista? Ota meihin yhteyttä!

Tarve uudelle toimitilalle oli tapahtumatoimisto Wolttigroupille mahdollisuus laittaa vastuullisuusarvot käytäntöön ja tavoitella WWF Green Office -sertifiointia.

We care, me välitämme. Siinä sanapari, joka kiteyttää Wolttigroupin lupauksen olla itse muutos, jonka haluaa nähdä maailmassa.

Päätös muuttaa uusiin toimitiloihin toimi wolttilaisille alkusykäyksenä sitoutua YK:n Global Compact -aloitteeseen ja WWF:n Green Office -järjestelmään. Vastuullisuusnäkökulmia on huomioitu jo vuosia asiakkaiden tapahtumia suunniteltaessa ja toteutettaessa, mutta toimistotyön käytännöissä tunnistettiin olevan parantamisen varaa. Muutos vastuullisemmaksi yritykseksi kattaa asiakkaiden tapahtumien lisäksi ennen kaikkea sen, että Wolttigroupissa sitoudutaan vastuullisuusteen omassa arjessa.

Uudet toimitilat laittoivat arvot käytäntöön

Wolttigroupin uusi toimitila suunniteltiin kivenheiton päähän vanhasta, Konepajan alueen kupeeseen osoitteeseen Teollisuuskatu 33.

Ympäristövastuu oli tilan suunnittelussa kantava teema, josta keskusteltiin arkkitehtitoimiston kanssa. Asiaan on kiinnitetty huomiota niin materiaalivalinnoissa kuin itse kiinteistön valinnassa. Valitun toimitilan talotekniikassa ympäristönäkökulmat on huomioitu niin tunnistimilla toimivissa led-valoissa, roskien lajittelussa kuin kiinteistössä toimivassa ravintolassa. Sen tavoitteena on minimoida ruokajätteen hävikki.

“Halusimme uudesta toimistosta mahdollisimman ympäristöystävällisen ja toimivan juuri meille. Töitä riittää paljon, mutta paljon jo tehtykin vastuullisuusnäkökulmien huomioimiseksi. Hyödynsimme esimerkiksi mahdollisimman paljon huonekaluja vanhalta toimistolta. Työn alla taas on vielä elektronisten laitteiden näyttöjen kulutuksen vähentäminen”, wolttilaiset kertovat.

“Myös tupaantuliaisissa pyrimme mahdollisimman pitkälle toteuttamaan vastuullisten tapahtumien suunnittelumallia ja haastamaan itseämme siitä, onko kaikki toteutettu mahdollisimman vastuullisesti. Huomiota kiinnitettiin ruokahävikin vähentämiseen, paikallisen ja luomun hyödyntämiseen ja kaiken turhan karsimiseen. Esimerkiksi somisteita on mahdollista käyttää uudelleen ja teippaukset jäivät pysyvään käyttöön.”

Tavoitteena WWF Green Office -sertifikointi

Kun arki on hektistä ja muutos jatkuvaa, on helpompaa toimia vastuullisesti, kun siihen on selkeät ohjeet. Siksi Wolttigroupissa päätettiin osallistua WWF Green Office -ohjelmaan, joka antaa systemaattisen mallin työpaikan ympäristöjohtamiseen. Päätöksen jälkeen toteutettiin Green Officeen valmistava itsearviointi ja henkilöstö sitoutui ohjelmaan.  Lähtötaso oli kohtuullinen mutta parannettavaakin on.

Moni wolttilainen on huomannut vastuullisemman työarjen näkyvän myös kotonaan. Suurin muutos vastuullisuuteen sitoutumisessa onkin, että työpaikan arvot muuttavat pikkuhiljaa myös yksilöiden arvomaailmaa. Jotta pitkän aikavälin muutoksia saadaan, myös yksilöiden arvomaailman on muututtava aidosti.

”Homman pitää lähteä sydämestä ja olla arvopohjana ihmisessä.  Kun teemme asioiden eteen kollektiivisesti konkreettisia muutoksia, jotka näkyvät kaikessa meidän arjessa, alkaa tulla vaikutuksia. Silloin vastuullisuustyö ei ole myöskään päälle liimattua viherpesua vaan kunkin yksilön arvovalinta, merkityksellinen ja arvokas asia ja osa minuutta”, wolttilaiset muistuttavat.

Global Compact on YK:n aloite, jossa yritykset sitoutuvat toimimaan kymmenen periaatteen mukaan ihmisoikeuksiin, työelämän standardeihin, ympäristöön ja korruption kitkemiseen liittyen. Green Office on WWF:n ympäristöjärjestelmä, jonka avulla yritykset ja organisaatiot voivat pienentää hiilijalanjälkeään ja kuluttaa luonnonvaroja järkevästi. Wolttigroup auttaa asiakkaitaan järjestämään vastuullisia tapahtumia ja vaikuttavia kohtaamisia asiakkaiden ja tärkeiden sidosryhmiensä kanssa.